Профессиональный блог Евгении Кожановой

Примечания в Word

PrimechaniyaРаботая над текстовым документом, редактируя его или вычитывая, мы часто делаем пометки на бумаге. Между тем, в Word есть функция проставления таких пометок прямо в тексте. Она называется «примечания», иногда ее еще называют комментарии. Секретарю они могут понадобиться, например, если она проверяет оформление реквизитов документов перед тем, как они придут на подпись директору. В статье посмотрим, как сделать примечания в Word (у меня версия 2010), как их редактировать, отвечать на них и удалять.  (more…)

Чт, Август 25 2016 » MS Office » No Comments

Возложение обязанностей

возложение обязанностейУход в отпуск или на больничный многих специалистов сопровождается возложением на коллег части их обязанностей. Конечно, очень здорово, когда коллектив работает как слаженный механизм, и единая команда не дает простаивать всему процессу из-за одного заболевшего или уехавшего отдыхать винтика… Только руководство часто забывает о том, что возложение обязанностей нужно а) оплачивать и б) производить с согласия работника. Согласие, так и быть, может быть и условным, а вот оплата дополнительной работы – только реальной. В статье мнение трудового законодательства по поводу возложения обязанностей, алгоритм действий и образцы служебных записок и приказов.  (more…)

Ср, Август 24 2016 » Отдел кадров » No Comments

Полное оформление дел

полное оформление делНа рекламных картинках нам показывают архивы, состоящие сплошь из ровных рядов ярких папок-регистраторов. Или, наоборот, строго и по всем правилам сшитых в картонные обложки томов. А в реальности неверно и то, и то. Часть дел можно хранить в папках, другие же нужно обязательно оформлять в картон. Какие дела подлежат полному оформлению, а какие частичному, и что это за оформление, разбираемся в статье. (more…)

Вт, Август 23 2016 » Хранение документов » No Comments

Журнал регистрации приказов

журнал регистрации приказовВ статье «Регистрация внутренних документов» мы уже говорили о том, что внутренние документы регистрируются а) отдельно от внешних (входящих и исходящих), б) отдельно друг от друга. В этой статье рассмотрим отдельно журнал регистрации приказов по основной деятельности. Приказы – особенные документы, и их учет заслуживает повышенного внимания. Сказать журнал в формате .xlsx тоже можно здесь. (more…)

Пн, Август 22 2016 » Создаем документы » No Comments

Акт об отсутствии вложений в письме

акт об отсутствии вложений в письмеЧто делать, если курьер принес письмо, в котором заявлено десять приложений, а по факту их – девять или еще меньше? Если вложены не те приложения? Или письмо в пути пострадало: залито водой, испачкано едой или его, прежде чем отправить, дали пожевать собаке? В таких случаях составляется акт об отсутствии вложений в письме или о повреждении письма. В статье – два образца. Первый – акт об отсутствии вложений в письме. Второй – о повреждении письма. Об акте как о документе написано в этой  статье, останавливаться на этом не будем. (more…)

Чт, Август 4 2016 » Создаем документы » No Comments

Хранение документов по личному составу

хранение документов по личному составуЧасто организации на вопрос о необходимости создания архива говорят, что у них нет документов для хранения: все давно уже ведут свои дела в электронном виде, а «бумажки» мы бодро отправляем в шредер сразу после прочтения. Правы ли они? Действительно ли нет архива у организации, даже если принять тот факт, что они действительно ведут все дела по электронной почте? Оказывается, нет. Архив хотя бы в минимальной форме должен быть в любой компании. Хранение документов по личному составу обязательно для всех. Бухгалтерию не рассматриваем: любой вменяемый бухгалтер и так хранит документы как зеницу ока, а вот кадровое делопроизводство в компаниях довольно часто хромает.  (more…)

Вт, Июль 26 2016 » Хранение документов » No Comments

Как сделать колонтитул в документе Word

как сделать колонтитулУмение работать с колонтитулами может пригодиться секретарю, например, при оформлении локальных нормативных актов, собственного резюме и других документов. В этой статье разберемся, как сделать колонтитул в ворде версии 2007, а именно, научимся добавлять в документ: свое имя, номера страниц, а также информацию о документе.  (more…)

Пн, Июль 18 2016 » MS Office, Создаем документы » No Comments

Как составить опись документов

опись документовОпись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые Правила работы архивов. Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).  (more…)

Чт, Июнь 30 2016 » Хранение документов » No Comments

Сроки хранения документов: определяем по разным источникам

сроки хранения документовОпределить сроки хранения документов – пожалуй, самое главное при создании номенклатуры дел. Ведь, в конце концов, переписать все документы организации в один список не такая уж и сложная задача. Трудности начинаются, когда напротив каждого из них нужно написать срок его хранения, да не просто написать, а с обоснованием. В этой статье попытаемся разобраться в источниках сроков хранения документов.

(more…)

Ср, Май 18 2016 » Хранение документов » No Comments

Расчет отпускных в 2016 году

расчет отпускных в 2016В ближайшие месяцы многие из нас отправятся в отпуск. Напомню: работодатель обязан осуществить отпускные выплаты ДО того, как начнется отпуск работника, а не во время и не, тем более, после него. По закону – за три дня (ст. 136 ТК РФ). Расчет отпускных – дело бухгалтерии (не секретаря), но каждый уважающий себя и свои деньги сотрудник должен знать, как это делается. В статье вы найдете пример расчета отпускных выплат и алгоритм расчета, который сможете применить к себе.  (more…)

Пн, Апрель 18 2016 » Отдел кадров » No Comments