Профессиональный блог Евгении Кожановой

Регистрация документов

При своей внешней простоте, регистрация документов – это базовая основа в поддержании порядка во всей системе документооборота на предприятии. В последнее время я наблюдаю в разных компаниях странную тенденцию регистрировать все документы (и входящие, и исходящие, и даже внутренние) в одной регистрационной форме. Сегодня наша статья о том, почему следует разделять по разным учетным формам […]

more... »

Вт, Ноябрь 7 2017 » Учет документов » No Comments

Документы, которые нельзя регистрировать

Нередки скандалы, когда юристы или бухгалтерия настаивают на так называемой «официальной» регистрации бумаг, которые по классическим правилам документооборота не требуют этого вовсе. Какой – единственный! – вид документов попадает в журналы входящих и исходящих и документы, которые нельзя регистрировать как поступившие/отправляемые, тема нашего сегодняшнего разговора.

more... »

Ср, Октябрь 18 2017 » Учет документов » No Comments

Итоговая запись к номенклатуре дел

Мы помним, что номенклатура дел – учетный документ архива. Целый год она помогала нам вести дела и определять для них сроки хранения. А сейчас, в середине февраля, когда абсолютное большинство дел должно быть уже закрыто, составляется итоговая запись к номенклатуре дел. Теперь нужно учесть количество дел всех категорий и свести их в единую таблицу.

more... »

Пн, Февраль 20 2017 » Учет документов, Хранение документов » No Comments

Закрытие журналов регистрации

С новым годом, дорогие мои читатели! Сегодня первый рабочий день, и сегодня же можно начинать процесс закрытия ушедшего 2016 года. Традиционно первое, что можно и нужно сделать в первые же рабочие дни – это закрыть прошлогодние учетные формы. В этой статье рассмотрим закрытие журналов регистрации документов со всех сторон: какие бывают журналы, и как именно […]

more... »

Пн, Январь 9 2017 » Учет документов » 7 комментариев

Регистрация внутренних документов

Эта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке. 

more... »

Чт, Декабрь 3 2015 » Внутренние документы, Учет документов » 3 комментария

Регистрация договоров

Договоры, как и любые документы, должны быть зарегистрированы. Учет соглашений ведется в специальной регистрационной форме отдельно от других внутренних документов. В этой статье вы найдете журнал регистрации договоров в формате .xlsx, который сможете скачать бесплатно, а также описание порядка регистрации договоров в организации. Речь пойдет об обычных гражданско-правовых соглашениях, вопрос государственной регистрации договоров в статье […]

more... »

Чт, Сентябрь 10 2015 » Учет документов » No Comments

Учет нерегистрируемых документов

В статье о регистрации входящих документов есть список тех бумаг, которые не подлежат регистрации. Поступив в организацию, они сразу передаются исполнителям для работы. Тут-то и начинается самое интересное. Исполнитель может сделать с документом все что угодно: случайно смешать с другими бумагами, забыть в курилке, порвать… А потом прийти к секретарю со словами «вы мне ничего […]

more... »

Ср, Ноябрь 13 2013 » Учет документов » No Comments

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. К примеру, помощник или секретарь нажал на ненужную цифру или же упустил несколько сотен номеров, из-за чего после письма №1234 идёт сразу письмо №1435. В этой статье будут представлены вашему […]

more... »

Чт, Сентябрь 19 2013 » Учет документов » 92 комментария

Отчет по делопроизводству за год

Эта статья посвящена проведению статистической оценки системы делопроизводства вашего предприятия. Что это даст?  Компании, уделяющие достаточно внимания ведению своей документации, становятся обладателями особенно ценной информации. Так, анализ отчетности дает возможность определить, что процент сокращения претензий и жалоб в 2014 году составил 30%, в то время как благодарностей стало на 15% больше (что станет поводом премировать […]

more... »

Чт, Декабрь 20 2012 » Учет документов » No Comments

Учет отправления факсов

Добрый день, дорогие читатели! Помимо общих отзывов, предыдущая статья о регистрации факсов вызвала целую волну вопросов о том, нужно ли регистрировать факсы в отдельном журнале, а если да, то как этот журнал должен выглядеть. Поэтому, по вашим просьбам, в этой статье я отвечу на вопрос о необходимости регистрировать факсы в отдельном журнале и предложу вам […]

more... »

Пн, Август 6 2012 » Учет документов » No Comments