Профессиональный блог Евгении Кожановой

Регистрация входящих документов

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте – регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс (номер), присвоенный каждому письму. 




Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии. Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота. В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию

Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. Исключение – те конверты, на которых стоят пометки «Конфиденциально» или «Лично». В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:

а) письмо пришло от физического лица (так называемое обращение по какому-либо вопросу),

б) иначе, как по конверту, нельзя установить обратный адрес отправителя,

в) принципиально важно по штемпелям на конверте установить, когда было отправлено и получено это письмо.

Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам:

— доставка курьером,

— электронная почта,

— факс,

— экспресс-почта.

Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию.Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие:

— счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям);

— коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы;

— поздравительную корреспонденцию;

— журналы, газеты, каталоги;

— приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно. Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма. Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.

Регистрация входящих документов: основные правила

Правило №1. Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз.

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Правило №2. Входящий номер документа должен быть уникален.

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Процесс регистрации

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп (или делается запись от руки):

регистрация входящих документов

Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре (он называется визовый) проделывается все то же самое.

Приведенный штамп – самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие – количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации.

Что касается номера, то нумерация может быть простая валовая — №1, №2, №3 и так далее, а может быть и более сложная. Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: №1/123, №2/48 и т.д. Такая система индексации – вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным.

После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Скачать Журнал регистрации входящих документов

Скачать Образец заполнения журнала входящих документов

Универсальный журнал регистрации входящих документов может содержать следующие графы:

— входящий номер документа;

— дата регистрации;

— отправитель;

— заголовок (тема) документа (даже если она не указана на документе, при регистрации нужно коротко написать, о чем письмо);

— приложение (с указанием количества листов и экземпляров);

— получатель (если организация небольшая, то обычно это генеральный директор; в более крупных компаниях директор делегирует прием документов компетентным руководителям);

— исполнитель (работник, который отвечает за выполнение задания по письму согласно резолюции);

— ссылка на электронную копию документа (если регистрация происходит в электронном журнале, то письмо настоятельно рекомендуется отсканировать и поместить в эту колонку гиперссылку на скан);

—   примечание.

Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю.

Сб, Июль 2 2011 » Учет документов

387 Responses

  1. Лунный цветок Август 7 2011 @ 17:09

    если письмо принесли из какой либо организации лично и просят зарегистрировать, то есть поставить штамп в оригинале,который они оставляют в нашей организации и в штамп на копии и их письма всегда ли я должна их регистрировать?и в каком случае я могу отказать в регистрации?дело в том, что принесли письмо в нашу орг-цию и попросили зарегистрировать их письмо,я зарегистрировала и занесла директору для того, чтобы он отписал исполнителю это письмо.Директор же меня отругал сказал, что нужно было сначала занести ему этот письмо и потом уже регистрировать.Но как же тогда быть?Не может же человек который принес это письмо ждать пока его отпишут…

  2. Евгения Кожанова Август 7 2011 @ 19:01

    Лунный цветок, я вас хорошо понимаю. Моя коллега однажды точно так же попала под раздачу, зарегистрировав письмо, содержание которого не понравилось шефу. Но и она, и вы всего лишь сделали свою работу.
    Могу вам посоветовать следующее: определите круг «больных» тем. Если принесут письмо на одну из этих тем – несите напрямую директору (главному юристу, начальнику СБ, любому компетентному руководителю). Отпишут – регистрируйте. Не отпишут – скажите курьеру, что руководитель оставил письмо у себя, а приказывать директору вы не можете. Дальше по обстоятельствам.
    Можно с чистой совестью не регистрировать письмо, если оно поступило от юридического лица, но написано не на фирменном бланке, от руки, не зарегистрировано как исходящее, подпись на оригинале поставлена черной ручкой. На одном из семинаров я услышала, что можно не принимать письмо от юридического лица, если на нем рядом с подписью не стоит печать этого ЮЛ. Правда, назвать документ, где прописано это требование, лектор не смогла.
    Еще посмотрите ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — там указаны требования к фирменным бланкам организаций. Если бланк письма, которое вы не хотели бы принимать, выбивается из правил, отказывайте. (Но будете не правы – ГОСТ носит рекомендательный характер.)

  3. Ирина Декабрь 20 2011 @ 22:46

    Здравствуйте, Евгения! Очень рада, что нечаянно попала на ваш сайт. Я тоже бывший секретарь руководителя небольшой организации, ныне числюсь там же ведущим специалистом отдела кадров. Почему числюсь? В декрете с января 2008 года. Я думаю мне будет полезен ваш сайт, для обновления в памяти разных аспектов. И надеюсь найду у Вас что-нибудь новенькое (столь нужное для моего дальнейшего развития в этой области) — ведь с января 2008 многое чего изменилось. Подписываюсь.

  4. Ирина Декабрь 20 2011 @ 22:47

    А где подписаться не нашла. Нет подписки на обновления или рассылку? Пока кину в закладочки.

  5. Евгения Кожанова Декабрь 21 2011 @ 03:30

    Ирина, здравствуйте!
    Можно подписаться на RSS проекта здесь http://thebestsecretary.ru/?page_id=1983
    И на рассылку «Ваше трудовое право в вопросах и ответах» здесь http://thebestsecretary.ru/?page_id=1505
    Надеюсь оправдать ваши надежды :)))

  6. Влада Апрель 24 2012 @ 19:02

    Здравствуйте, Евгения! Я недавно начала работать делопроизводителем, но любовь к систематизации и порядку у меня с детства. Раньше я работала в библиотеке. Закончила курсы, открыла для себя не просто новую специальность, но целую науку, и не устаю восхищаться продуманностью и выверенностью приемов работы. Удачно нашла работу, втянулась. Мне повезло, что мной руководит опытный специалист, с таким же трепетным отношением к каждой бумажке. Документооборот на фирме очень активный, часто требуется отследить движение письма, найти что-нибудь в архиве или в реестре за прошедшие месяцы. Реестры! Благодаря современным технологиям мы можем задавать различные параметры поиска и находить искомое. Но наш директор, до сих пор читавший реестры ежедневно для правки конечного сохранения документов, требует теперь регистрировать почту по другим критериям, пренебрегая выверенной системой. При новом порядке мы даже в течение недели не сможем отследить документ, исполнители растащат все по папкам, переименуют, потеряют… А потом снова придут к нам и будут недовольны. Мы с коллегой решили вести два реестра — для директора и для себя. Объем работы увеличится, но это единственная возможность сохранить информацию…

  7. Евгения Кожанова Апрель 26 2012 @ 10:09

    Влада, спасибо за ваш комментарий!
    К сожалению, так случается часто. Некоторые руководители, лишь поверхностно представляя процесс работы, требуют сохранения ненужной информации. Выход только один — регистрировать один и тот же документ в двух, а иногда и более, реестрах. В одной из компаний, с которой я работаю, девочки вынуждены вести один реестр для клиентов, один для начальства (от этого зависит квартальная премия), да еще и вносить информацию в систему электронного документооборота. Боремся 🙂

  8. Татьяна Июнь 9 2012 @ 08:58

    Добрый день. Помогите пожалуйста разобраться. Я помню с обучения, что бух.док-ты(акты, счета) не регистрируются. Это же нашла и вашей статье. Но не могу найти официального источника на который могу сослаться. Возник спорный вопрос на работе. Спасибо

  9. Евгения Кожанова Июнь 9 2012 @ 10:13

    Добрый день! Можете сослаться на «Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» (утв. Приказом ФТС РФ от 18.10.2004). На ее основе рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству в коммерческих организациях.

  10. Юлия Июнь 27 2012 @ 11:00

    Добрый день! Зарегистрировала письмо из суда и подшила его в папку. Юрист строго запретил мне это делать (особенно подшивать с помощью дырокола). Скажите, имею ли право не регистрировать письма из суда (или занести в реестр, но не писать на самом письме вх.номер?, а так же исковые письма и претензии или письма-определения из суда?

  11. Евгения Кожанова Июнь 27 2012 @ 15:00

    Добрый день!
    В этой ситуации рекомендую вам прислушаться к требованиям юриста. Судебные письма — особая категория. Лучше всего договориться с юристом, чтобы он дал вам перечень писем (исполнительные листы, повестки, иски и т.д.), которые вы без регистрации будете передавать ему и регистрировать только то, что он сочтет нужным. Это обычная практика в организациях.

  12. Юлия Июнь 28 2012 @ 09:38

    Добрый день!
    Возникла сегодня другая ситуация! По электронной почте пришло письмо от 13.06 с требованием предоставить сведения в течение 10 дней (до 23.06). Опять же возник спорный вопрос о регистрации, имела ли я право его регистрировать сегодняшним числом, т.к. оно уже просрочено (вообще сказали выкинуть!!!)

  13. Евгения Кожанова Июнь 28 2012 @ 10:06

    Добрый день!
    Так иногда бывает, что приходит заранее просроченное письмо. Главное здесь, чтобы вы могли доказать, что оно пришло именно сегодня, а не 13, 23 или в другой день. Электронная почта фиксирует такие вещи. Вы все сделали правильно: зарегистрировали письмо именно в тот день, когда оно пришло в вашу организацию. Что делать с этим письмом, пусть решает тот руководитель, которому оно адресовано, а вы свою работу сделали.

  14. Султанова Мария Август 24 2012 @ 10:52

    Добрый день!
    Подскажите, пожалуйста, чем-нибудь регламентируется обязательность или необязательности регистрации входящего письма в коммерческой организации?
    То есть, если мне принесли письмо на имя организации и просят зарегистрировать и на их экземпляре поставить отметку о том, что документ принят, зарегистрирован, я обязана это сделать или нет? могу ли я отказать в регистрации письма, если мне не нравится его содержание? Есть какие-то нормативы, госты или другие законодательные документы, регламентирующие мои действия в такой ситуации?
    Спасибо!

  15. Евгения Кожанова Август 24 2012 @ 11:50

    Добрый день, Мария!
    Регистрировать письмо или нет, если организация коммерческая, — это ваше дело. Регистрация нужна вам для того, чтобы письмо было легче искать и работать с ним. Правила регистрации каждая компания разрабатывает для себя сама и прописывает их в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.
    Другое дело прием писем.
    Если речь идет об обращении от физического лица, то вы обязаны рассмотреть это письмо (ФЗ от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»). В законе сказано: «обращение… подлежит обязательному рассмотрению». А как вы рассмотрите письмо, не приняв его? Можете не ставить входящий номер (см. выше), но тогда придется написать на втором экземпляре «Приняла, ФИО, должность, дата».
    Если письмо пришло от контролирующей или вышестоящей организации — сами понимаете, не принять себе дороже.
    Относительно всех остальных. Да, нет такой нормы закона, что вы обязаны принимать каждое входящее письмо. Но при желании его все равно до вас донесут: письмо можно отправить заказным по почте, вручить при свидетелях, наконец, записать вручение и отказ принять на камеру. Если вопрос больной и дойдет до суда, то отказ в принятии письма сыграет против вашей компании.

  16. Евгения Сентябрь 17 2012 @ 09:40

    Подскажите пожалуйста. Мы сегодня с начальником поспорили из за того где ставить номер входящего письма. Она говорит, что только в нижнем углу, а я считаю, что надо еще этот номер и дату писать в штампе направляющей организации (на________ №____). Кто из нас прав? Заранее спасибо.

  17. Евгения Кожанова Сентябрь 17 2012 @ 10:14

    Добрый день, Евгения!
    Принято ставить штамп преимущественно в нижнем правом углу документа. А если у письма слишком узкие поля для штампа, то в любом свободном месте.

    На фирменных бланках, действительно, есть поле «На №__________ от ___________». Это поле должна заполнять организация-отправитель для того, чтобы вам было легче формировать историю переписки. Туда вписывается ваш исходящий, на который дается ответ. Просто далеко не все это делают, поэтому поле часто пустует. Об этом подробнее можно почитать в этой статье http://thebestsecretary.ru/?p=2131

  18. Светлана Декабрь 5 2012 @ 05:02

    Добрый день!
    Подскажите пожалуйста как правильно поступить – в нашей организации офис находится отдельно от обособленных подразделений (их у нас больше 60 по краю), и всю документацию (приказы об отпуске, графики работы, табели учета рабочего времени, заказ-наряды, при удаленном приеме на работу приходят целые пакеты кадровых документов –труд.договора, личные карточки, листы ознакомления с ЛНА, обязательства о неразглашении конфиденциальной информации и пр.)мы направляем на пункты с водителями, и оттуда они привозят уже подписанные документы. Зачастую на пунктах подписывают не везде где нужно и кадры заново отправляют эти документы им на подпись. Необходимо ли регистрировать эти внутренние документы? Или это лишняя, ненужная работа?
    Благодарю за ответ!

  19. Евгения Кожанова Декабрь 5 2012 @ 10:06

    Добрый день, Светлана!
    Обязанности регистрировать внутренние документы нет, так что только вам решать, насколько эта работа нужная или не нужная. Если вам с ней будет легче, ускорится процесс и повысится его качество — значит, нужно.

  20. Мадлен Декабрь 10 2012 @ 07:05

    Здравствуйте! Стыдно, конечно, задавать такие вопросы, но все же…По стечению обстоятельств мне уже 3 месяца приходится работать секретарем в образовательном учреждении. До меня работала на этом месте женщина 20 лет…и все же правила ведения и хранения документов не были соблюдены…Сейчас от меня просят сделать все»по уму». Сложно это сделать не имея образования секретаря9я педагог) так вот в чем вопрос…Сколько должно быть папок с входящей документацией? Все в одной или 1 папка для писем из департамента образования, 2я для писем из прокуратуры и т.д.? То же самое в приказах..допустимо ли, чтобы приказы по личному составу и основной деятельности хранились в одной папке(архив не проверяется) Заранее спасибо за ответ.

  21. Евгения Кожанова Декабрь 10 2012 @ 10:17

    Добрый день, Мадлен!
    Ваши вопросы вовсе не глупые. Даже в крупных организациях нет единства по поводу того, как хранить переписку.
    Я работала с такой формой хранения, когда исходящие письма в одной папке, входящие в другой. Их удобно и быстро подшивать, зато когда нужно составить историю переписки — караул. Искать можно часами. Поэтому я за раздельное хранение по темам и контрагентам. Например, у вас будет папка «Переписка с департаментом образования», где будут храниться и входящие, и исходящие письма в порядке «запрос-ответ». Так постепенно сформируется номенклатура дел.
    По второму вопросу — однозначно раздельно. Если архив по общему делопроизводству мало кого интересует даже в самой организации (лишь бы был в порядке), то кадровое делопроизводство рано или поздно будет проверено инспекцией по труду. Приказы по личному составу не только хранятся, но и регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. Кроме того, приказы по ЛС хранятся 75 лет, а приказы по основной деятельности имеют разные сроки хранения (см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558). Лучше всего передать эти приказы в отдел кадров — это их сфера ответственности.

  22. Мадлен Декабрь 26 2012 @ 07:06

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, до сих пор ли следует руководствоваться Приказом от 23 мая 1988г ГосДОУ, где прописаны основные положения и общие требования к документам?

  23. Евгения Кожанова Декабрь 26 2012 @ 12:35

    Добрый день, Мадлен!
    Этот приказ не отменен, а стало быть, действует до сих пор.

  24. Мария Январь 18 2013 @ 04:06

    Евгения, подскажите пожалуйста! Работаю секретарем — референтом первую неделю. Принесли письмо (претензию) на имя ген. директора. Она незамедлительно передала его юристу. Номер какого отдела прописывать в регистрационном номере? Приемной или юридического? (т.е. кому предназначено письмо отправителем или кому переадресовывает его адресат?)

    Заранее, спасибо!

  25. Евгения Кожанова Январь 18 2013 @ 05:54

    Добрый день, Мария!
    Все зависит от правил работы вашей компании. Но по общим правилам исполнитель письма юрист, а значит он и должен быть указан во всех регистрационных формах.
    Удачи вам на новой работе, если будут вопросы — пишите! =)

  26. Мария Январь 21 2013 @ 06:20

    Евгения, спасибо!) И Вам успехов!)

  27. Мадлен Январь 29 2013 @ 05:47

    Здравствуйте! Это снова я! Подскажите нормативный документ в котором указывается количество обязательных книг приказов в образовательном учреждении 9книга по личному составу, по основной деятельности, по личному составу учащихся и т.д.) Заранее спасибо.,

  28. Евгения Кожанова Январь 29 2013 @ 09:26

    Здравствуйте, Мадлен!
    Думаю, вам помогут Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утв. письмом Минобразования России от 20.12.2000 №03­-51/64

  29. Мадлен Февраль 1 2013 @ 09:48

    Здравствуйте, каков срок действия номенклатуры дел?

  30. Евгения Кожанова Февраль 2 2013 @ 04:59

    Здравствуйте, Мадлен!
    Номенклатура дел составляется и утверждается заново каждый год.

  31. Марина Февраль 6 2013 @ 08:44

    Добрый день! Возникла такая проблема. Работаю в Канцелярии энергоснабжающей организации. Недавно человек принес на регистрацию письма 500 ШТУК (заявление каждого жильца многоквартирного дома о заключении договора э/снабжения) и потребовал, чтобы каждое зарегистрировали да еще и отметку на каждом 2-м экземпляре сделали. Обязана ли была я принимать каждое письмо отдельно или имела право потребовать реестр на каждый многоквартирный дом? Заранее спасибо!

  32. Евгения Кожанова Февраль 6 2013 @ 10:05

    Здравствуйте, Марина!
    Это нужно смотреть отраслевые нормы, я думаю вам поможет Постановление Правительства РФ от 04.05.2012 №442 «О функционировании розничных рынков электрической энергии, полном и (или) частичном ограничении режима потребления электрической энергии».
    Мой опыт работы в энергоснабжающей компании подсказывает, что подключается многоквартирный ДОМ, а не каждая квартира по отдельности, т.е должно быть одно заявление от обслуживающей этот дом организации.

  33. Ирина Февраль 8 2013 @ 07:48

    Подскажите пожайлуста, у нас большая организация и существуют 4 разных юридических лица, журнал регистрации входящих и исходящих документов может быть единый? Или нужно делать на каждое юр.лицо отдельно? Спасибо

  34. Евгения Кожанова Февраль 8 2013 @ 10:09

    Здравствуйте, Ирина!
    Рекомендую вам сделать отдельные журналы для каждого юридического лица.

  35. галина Февраль 18 2013 @ 10:20

    здравствуйте. Подскажите пожалуйста, у нас на работе возникла такая ситуация. Администрация регистрирует входящую корреспонденцию, глава отписывает по отдела, но наш Комитет по имуществу раньше имел свою и имеет входящую регистрацию, но потом нас ввели в состав администрации, сейчас они отписывают нам письма со своим номером но мы ставим свой номер рядом с их ним (так было все годы). Но с орготдела настаивают что бы мы не ставили свой номер, но как нам отслеживать свои документы в своем отделе. Посоветуйте как нам быть. Спасибо

  36. Евгения Кожанова Февраль 19 2013 @ 06:32

    Добрый день, Галина!
    Насколько я поняла из письма, вы работаете в районной администрации. Тогда ваша система делопроизводства регламентирована на государственном уровне Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477). Кроме того, в администрации наверняка действует инструкция по делопроизводству, которая обязательна для всех подразделений. Так что скорее всего орготдел прав. Посмотрите, что написано в инструкции по этому поводу. Также рекомендую переговорить с другими подразделениями — как отслеживание документов происходит у них.

  37. Мадлен Февраль 19 2013 @ 06:36

    И снова я,:-) Является ли инструкция по делопроизводству обязательным документом? И где это прописано? Заранее спасибо. P.S. Много спрашиваю, потому что волею судьбы занимаюсь делом мне не знакомым, вот и постигаю, отчасти с помощью вас…нет толковых советчиков рядом((

  38. Евгения Кожанова Февраль 19 2013 @ 09:18

    Здравствуйте, Мадлен!
    Спрашивайте на здоровье, помогу чем смогу!)))
    Насколько я помню, вы работаете в образовательном учреждении? Тогда инструкция по делопроизводству обязательна. Письмом Министерства образования РФ от 22 июня 2000 г. №22-06-723 утверждается примерный акт о готовности образовательного учреждения к новому учебному году. Также есть более свежий документ (если вы в Москве) — Приказ Департамента образования города Москвы от 12 мая 2012 года №303 «О приемке государственных образовательных учреждений, подведомственных Департаменту образования города Москвы, к новому 2012/2013 учебному году», в качестве приложения к обоим документам идут формы акта и паспорта готовности. И акт, и паспорт проверяют в том числе наличие в образовательном учреждении номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству.

  39. Елена Февраль 26 2013 @ 13:27

    Подскажите, пожалуйста, как в электронном журнале регистрации подпись ставить о получении письма

  40. Евгения Кожанова Февраль 26 2013 @ 15:38

    Здравствуйте, Елена!
    Вариант 1 — сканировать бумажное письмо с подписью о получении и вешать скан в журнал.
    Вариант 2 (для многопользовательских программ с возможностью ограничения прав доступа) — заставлять каждого, кто получил письмо, ставить отметку со своего аккаунта.

  41. Мадлен Март 4 2013 @ 04:37

    Здравствуйте, может ли компьютерная программа быть включена в номенклатуру дел? Директор включила в номенклатуру дел библиотеки программу «1С библиотека»…

  42. Евгения Кожанова Март 4 2013 @ 17:54

    Добрый день!
    Компьютерная программа не является документом, это средство их обработки. Мы же не включаем в номенклатуру Ворд или Эксель…
    Есть понятие Документ. Это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать (ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
    Есть понятие Электронный документ. Это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
    На мой взгляд ни под одно из этих определений компьютерная программа не подходит.

  43. Юлия Март 10 2013 @ 10:03

    Добрый день!
    Работаю в образовательном учреждении и хотелось бы посоветоваться.
    Скажите пожалуйста, имеет ли право доступа к документам секретаря директор? И кто еще имеет право доступа к этим документам кроме секретаря?

    Может ли, например, специалист по персоналу (или др.должность), которого директор попросил взять тот или иной документ, свободно брать документы, за которые несет ответственность секретарь? Или я имею право отказать,т.к.если я несу ответсвенность,значит нужно прежде всего спрашивать мое согласие?
    Или директор должен как то и где то это письменно указать, что этот человек может тоже иметь доступ к документам.

    Также интересует такой вопрос:
    У нас имеются 8 папок, например, за папку по персоналу отвечает специалист по персоналу, за папку учебного процесса отвечает завуч и т.д. Должен ли секретарь отдавать полностью на хранение эти папки лицам, которые отвечают за их содержимое или все эти папки должны находится у секретаря?

    Спасибо!

  44. Евгения Кожанова Март 10 2013 @ 12:09

    Добрый день, Юлия!
    1. Руководитель организации (учреждения) должен иметь доступ ко всем документам. На втором месте всегда секретарь.
    2. Остальные сотрудники должны иметь доступ к документам в рамках своих служебных обязанностей. Это регулируется должностными инструкциями, локальными нормативными актами, устными распоряжениями руководителя.
    3. Если у вас есть должностная инструкция, и из нее выходит, что вы отвечаете за определенные документы, вполне нормально, что вы следите за ними и никому не позволяете их брать, не поставив вас в известность.
    4. Письменно каждую ситуацию не учтешь. Во всем должен быть принцип разумности и целесообразности. Препятствовать людям пользоваться документами нельзя, но и позволять брать без разрешения тоже не стоит.
    5. По поводу хранения папок — логично, что тот, кто отвечает за папку, тот ее у себя и хранит. На месте кадровика я бы не хотела каждый раз ходить за своими документами к секретарю. Думаю, вы тоже 🙂

  45. Мадлен Март 14 2013 @ 08:55

    Здравствуйте. Созрел такой вопрос…Что делать если в личном деле сотрудников личный листок по учету кадров изрядно потрепался за давностью лет? та кже вопрос по поводу фотографий на этих самых листках по учету кадров, где то читала,что фото меняются после 25 лет и 45..это действительно так? (поясню: отдела кадров у нас нет, все личные дела хранятся у меня в сейфе) заранее спасибо! P.S. Ваши советы ,Евгения, действительно очень помогают мне в работе..СПАСИБО ВАМ!

  46. Евгения Кожанова Март 14 2013 @ 09:54

    Здравствуйте, Мадлен!
    Личные дела работников в большинстве случаев вещь необязательная. Обязанность вести их относится только к отдельным категориям работников и закреплена законодательно. Например, это относится к сотрудникам госслужб. Для них же и существуют инструкции по ведению личных дел.
    Все остальные действуют по своему усмотрению, но, если уж взялись за личные дела, лучше всего тоже сделать для себя какую-нибудь инструкцию по их ведению и обновлению. Думаю, не будет ничего страшного, если вы сделаете дубликат листка личного дела.
    Я тоже встречала рекомендации менять фотографии работников, но только в статьях и учебных пособиях. Ни в ТК, ни в каком-либо постановлении обязанности делать это нет.

    Благодарю вас за хорошие слова, такие отзывы очень помогают и поддерживают в работе!))

  47. Олеся Март 26 2013 @ 14:31

    День добрый Евгения!
    Подскажите пож-та есть ли документ на основании которого НЕ МОЖЕТ юр.организация отказать в регистрации входящего письма от юр.организации ( письмо оформлено по правилам: на фирменном бланке с оригинальной подписью и приложениями согласно перечня)?

  48. Евгения Кожанова Март 26 2013 @ 14:45

    Здравствуйте, Олеся!
    Такого документа нет. Нельзя обязать коммерческую организацию принять письмо, равно как и ответить на него.
    Можно посоветовать отправить письмо по почте заказным с простым уведомлением и описью вложения.

  49. Ольга Март 28 2013 @ 13:38

    Здравствуйте,у меня вопрос, могли бы мне помоч?
    Правильно ли зарегистрированы поступившие в организацию документы:
    вх № 980 от 02.12.2004 и вх. № 981 от 06.01.2005?
    А) да;
    Б) нет.
    Проведите регистрацию документов правильно___________________________________

  50. Евгения Кожанова Март 28 2013 @ 15:10

    Здравствуйте, Ольга!
    А) 🙂
    Но нумерацию в начале года все же лучше начинать с вх. 1.

  51. Мадлен Апрель 1 2013 @ 07:15

    Евгения, подскажите на основе чего я буду разрабатывать инструкцию по делопроизводству в образовательном учреждении?

  52. Евгения Кожанова Апрель 1 2013 @ 09:37

    Здравствуйте, Мадлен!
    Официального образца нет. Поищите в интернете, там достаточно чужих примеров, чтобы на их основе сделать свою инструкцию.

  53. Алина Апрель 3 2013 @ 12:57

    Добрый день, очень нужна Ваша помощь! Месяц назад назначили зав. канцелярией одной организации-в штате около 3 тыс. человек, 2 юр. отдела, 1 отдел госзакупок, ОК-8 человек, бухгалтерия — порядка 15(точное кол-во не могу сказать), плановики. Почему перечислила и почему именно их попытаюсь изложить. В канцелярии-3 человека. Вышеперечисленные отделы приносят, иной раз пачками, письма на отправку по почте. Я прошу их помочь — вписать в конверты адреса, вложить, запечатать письмо, а дальше канцелярия доставит до отделения почты. На что мне говорят что –это работа канцелярии (вписать в конверты адреса, вложить, запечатать письмо). При этом просят: регистрировать в журнале исходящей корреспонденции — но не ставить в документе штамп и номер, и не подшивать копию в канцелярские документы. Это касается всех документов, даже не за подписью руководителя. Это им нужно для того, чтобы они были убеждены в том, что документ был отправлен. Для этого я завела журнал учета писем отправляемых документов по почте, с графами- дата отправки, адресат, вид документа, отправитель. И просят меня в их документах их экземпляра ставить подпись о принятии и отправке по почте. Вопрос: 1. Должна ли я расписываться во внутренних документах о его получении на отправку. 2. Заполнять конверты? Инструкцией по делопроизводству эти моменты не регламентированы.спасибо!

  54. Евгения Кожанова Апрель 3 2013 @ 17:21

    Добрый день, Алина!
    Не знаю ваших объемов документооборота, но 3 человека на такое количество исполнителей — это довольно немного.
    По поводу почты у вас два варианта. Первый — внести изменения в инструкцию по делопроизводству, что письма на отправку принимаются в полностью оформленном виде. Люди будут сопротивляться, но именно поэтому и нужно зафиксировать эту норму в локальном нормативном акте. Правило есть правило, и тогда неоформленные письма вы будете иметь полное право игнорировать. Второй вариант — принять на работу еще одного человека, который будет заниматься только почтой. И то, и другое нужно делать с согласия руководства. Иначе, если кто-то в вашем отделе (не дай Бог) заболеет, вы просто зашьетесь, а впереди еще сезон отпусков.
    Что касается росписи о получении документов, это нормальная практика, страшного ничего тут нет. Но если в инструкции ничего про это не сказано, вы можете отказаться.

  55. Начинающий Апрель 30 2013 @ 06:01

    Добрый день!
    Скажите, пожалуйста, регистрируются ли в журнале регистрации входящих документов выписка из Единого гос. реестра юридических лиц и уведомлении о снятии с учета рос. организации в налоговом органе? Курьер вчера принес. Прочитала столько литературы, но такой информации не нашла.Работаю секретарем вторую неделю.

  56. Евгения Кожанова Май 6 2013 @ 05:29

    Здравствуйте!
    Я бы не стала регистрировать. Если беспокоитесь за сохранность документов, передайте ответственному лицу под роспись.

  57. Начинающий Май 6 2013 @ 12:05

    Благодарю, Евгения!)

  58. Лаура Июнь 6 2013 @ 07:35

    Здравствуйте! Я работаю в школе делопроизводителем. Хотела спросить в личном деле сотрудника нужно ли менять фото каждый год

  59. Евгения Кожанова Июнь 6 2013 @ 07:40

    Добрый день, Лаура!
    Я встречала рекомендации менять фотографии работников только в статьях и учебных пособиях. Ни в ТК, ни в каком-либо другом нормативном документе обязанности делать это нет.

  60. Екатерина Июнь 18 2013 @ 05:01

    Евгения, добрый день. Работаю на предприятии документоведом. Скажите, пожалуйста, права ли я в том, что каждое зарегистрированное на предприятии письмо должно уходить на резолюцию к руководителю?

  61. Евгения Кожанова Июнь 18 2013 @ 05:10

    Здравствуйте, Екатерина!
    Вы правы, каждое зарегистрированное письмо должно попадать на резолюцию к руководителю. Для этого они и приходят в компанию, чтобы попасть к адресату.
    На многих предприятиях генеральный директор передает полномочия своим заместителям или начальникам отделов, и некоторые (строго определенные!) письма идут сразу к этим лицам. Например, письма по ремонту идут к главному инженеру, минуя генерального директора.

  62. Юлия Июнь 19 2013 @ 09:58

    Добрый день! Простите за глупый вопрос. По почте в конверте пришло доп.соглашение для согласования нашей компанией. Сопровождающего письма нет, просто доп.соглашение с припиской — согласовать и подписать. Такое письмо нужно регистрировать? Где ставить вх.номер?

  63. Евгения Кожанова Июнь 19 2013 @ 10:04

    Добрый день, Юлия!
    Ваш вопрос вовсе не глупый. Входящий номер этому посланию не присваивается. Доп.соглашение можно сразу передать исполнителю. Можно передать под роспись, но это уже на ваше усмотрение.

  64. Вадим Июнь 24 2013 @ 12:36

    Евгения, здравствуйте!
    Работаю в кадрах. В нашей организации такой порядок: исходящее письмо печатается в 2-х экземплярах. На «нашем» экземпляре проставляются визы ответственных сотрудников, на «исходящем» экземпляре подписывается руководитель. Всегда руководитель подписывал оба экземпляра, «наш» подшивался в дело, «исходящий» отправлялся по адресу.
    С новым руководителем службы кадров пришло новое правило: подписывается только исходящий экземпляр, визовый не подписывается (на нем исполнителем ставится только пометка о подписании).
    Есть ли документы, регламентирующие процедуру подписания исходящего и визового документа? Как правильно поставить отметку о подписании на визовом экземпляре?

  65. Евгения Кожанова Июнь 25 2013 @ 05:27

    Добрый день, Вадим!
    У вас был порядок создания исходящих писем, полностью соответствующий правилам делопроизводства. На вашем месте я бы приложила все усилия, чтобы вернуть его.
    Подпись является обязательным реквизитом документа (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах). В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное или сокращенное, личная подпись, расшифровка подписи) — п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
    Нюанс в том, что перечисленные документы для коммерческих организаций носят рекомендательный характер. Но давайте представим такую ситуацию (ни в коем случае не желаю вам в нее попасть, но быть готовыми нужно всегда): компания судится с кем-то и в качестве доказательства предоставляет визовый экземпляр исходящего письма с отметкой о подписании. Может ли быть отметка доказательством того, что генеральный директор или другой подписант видел документ? На мой взгляд, не может. Отметку может шлепнуть кто угодно, и это не показатель того, что директор вообще в курсе происходящего. Т.е. юридическая сила документа серьезно снижена.
    Если вы все-таки хотите регламентировать отметки о подписании, то нужно назначить одного «главного» человека, который будет этим заниматься и второго — на случай если первый заболеет или уйдет в отпуск, сделать на них доверенность об этом, а затем создать приказ по основной деятельности, где будет написано, что именно эти люди на основании доверенности от …. №…. в таких-то ситуациях ставят отметки о подписании визовых экземпляров исходящих писем.

  66. Ольга Июль 1 2013 @ 13:00

    Здравствуйте, Евгения!
    Подскажите,пожалуйста,в каких документах РФ прописана обязанность секретаря префектуры при приеме писем от граждан проставлять в копии письма (или на втором экземпляре)свои ФИО, должность, роспись в получении, название организации, дату,вх.номер? Заранее спасибо.

  67. Евгения Кожанова Июль 1 2013 @ 13:23

    Добрый день, Ольга!
    ФЗ «Об обращениях граждан» и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти напрямую этого не требуют. Возможно, вы работаете по какой-либо другой инструкции, где такие требования есть.
    На мой взгляд, список указываемых сведений о приеме письма слишком большой. С названием организации понятно — это знак того, что письмо было принято именно этой организацией, как того требует ФЗ об обращениях. Номер и дата скорее нужны делопроизводителю, т.к. когда гражданин будет звонить и выяснять судьбу своего письма, именно делопроизводителю будет легче, если он станет искать «письмо №1234 от 01.07.2013», а не «письмо по деревне Березовка». Для чего кому-то нужны фамилия, должность и подпись регистратора, теряюсь в догадках 🙂

  68. Вадим Июль 10 2013 @ 06:49

    Евгения, большое спасибо!

  69. Nataly Июль 17 2013 @ 12:46

    Добрый день!
    Нигде не могу найти ответ на следующий вопрос: является ли ряд документов, создаваемых юридическим отделом нашей крупной компании (такие как: исковые заявления, претензии, различные письменные жалобы представителей в суде по доверенности) исходящей корреспонденцией, входят ли они в общий документооборот организации, и требуют ли они регистрации и нумерации (сквозной, как и все остальные)как исходящие письма? Если нет, то каким образом и чем должен регулироваться их учет?

  70. Евгения Кожанова Июль 17 2013 @ 13:24

    Здравствуйте!
    Да, это все исходящие документы. Обычно эти письма регистрируются в общем потоке исходящих писем, после чего подшиваются в отдельные дела. Если же организация принимает решение выделить судебные письма в отдельный поток, то они регистрируются отдельно и к их номерам добавляется какой-то индекс: например, если обычные письма идут как №123, 124, 125…, то судебные №123-С, 124-С, 125-С. Но так делают только в крупных компаниях, где поток юридических документов очень большой.

  71. Алла Август 28 2013 @ 14:17

    Добрый вечер!
    Хотелось бы уточнить можно ли ставить входящий номер на гарантийное письмо если оно пришло без сопроводительного письма?

  72. Евгения Кожанова Август 29 2013 @ 06:24

    Здравствуйте, Алла!
    Гарантийное письмо — это разновидность делового письма. При условии, что оно содержит все реквизиты (наименование организации-отправителя, ее справочные данные, рег.номер, дату, подпись и т.д.), оно не требует сопроводительного и само по себе подлежит регистрации.

  73. Алла Август 29 2013 @ 11:24

    Евгения, спасибо!

  74. Андрей Август 30 2013 @ 09:28

    Здравствуйте.
    Подскажите, нам в организацию человек (физ.лицо) принес заявление, в котором была просьба ответить ему в письменном виде.
    На заявлении наш секретарь поставил входящий номер как полагается.
    Такую же отметку секретарь поставила на копии заявления, которую человек унес с собой.
    Вопрос: по закону обязаны ли мы (юридическое лицо) отвечать на его заявление устно или письменно и вообще как-либо реагировать?
    P.S.: в заявлении содержалась по сути необоснованная и бездоказательная жалоба на нашего сотрудника. А наш письменный ответ этому человеку требуется для суда с этим сотрудником (-личные разборки у них).

  75. Евгения Кожанова Август 30 2013 @ 10:23

    Добрый день, Андрей!
    Лучше ему ответить. Есть закон «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 №59-фз. Недавно в него были внесены поправки, и теперь он распространяется в том числе и на организации «осуществляющие публично значимые функции». Причем это понятие законодатель не раскрывает, так что теоретически «привязать» эти функции можно к любой фирме, следовательно и обязать эту фирму ответить на обращение гражданина тоже.
    Если жалоба необоснованная и бездоказательная, то так и надо написать в ответе: благодарим за сигнал, но отреагировать не можем ввиду непредоставления Вами доказательств некорректного поведения нашего работника.

  76. Сергей Сентябрь 1 2013 @ 15:02

    Здравствуйте, подскажите пожалуйста, работники администрация сельского поселения отказываются принимать и регистрировать извещение из подразделения мвд, и не ставят на копии входящий штамп, каким приказом или законом регламентируется, что они обязаны это сделать?

  77. Евгения Кожанова Сентябрь 2 2013 @ 07:46

    Здравствуйте, Сергей!
    Правила делопроизводства органов местного самоуправления должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ч.2 ст.11 федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
    Согласно правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 №477), «14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела».

  78. Зульфия Сентябрь 27 2013 @ 10:56

    Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, если гражданин обращается с документом и просит поставить рег.номер, должна ли я (секретарь) делать ему копии документов, что бы и у него они были? т.к. гражданин этого требует, а на просьбу, придти со своей копией, ругается.мои действия и основания на которые нужно ссылаться?

  79. Евгения Кожанова Сентябрь 27 2013 @ 12:23

    Здравствуйте, Зульфия!
    Ссылаться не на что, потому что закон «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» такой обязанности при приеме обращения не содержит. Т.е. вы не обязаны делать эти копии
    С другой стороны, если вы сообщите рег.номер письма гражданину, легче будет в первую очередь вам: когда заявитель начнет вам звонить и узнавать судьбу письма, вам самой будет легче найти информацию по письму по номеру. Но для этого необязательно делать копию, можно, например, написать номер на визитке.

  80. Светлана Сентябрь 30 2013 @ 12:37

    Здравствуйте!В нашей компании регистрация входящей и исходящей коррепонденции происходит не в валовом порядке с № 1 и так далее,а (дата и количество писем поступивших в этот день) Скажите пожалуйста на какие регламентирующие документы я могу ссылаться, чтобы регистрация входящей и исходящей корр. была в порядковой нумерации вход.№1.вход №2. и т.д

  81. Евгения Кожанова Октябрь 1 2013 @ 07:48

    Добрый день, Светлана!
    Если организация коммерческая, ее правила делопроизводства утверждаются локально — Инструкцией по делопроизводству ООО «ХХХ» или Правилами делопроизводства ООО «ХХХ». Если такой порядок регистрации описан в регламентах, то изменить его можно только путем внесения изменений в эти регламенты. Если правила не утверждены, а этот порядок просто кто-то когда-то завел, нужно создать правила и описать в них тот порядок регистрации, который будет удобен организации сейчас.
    Для госучреждений правила делопроизводства могут быть разработаны специально (например, как для ФТС), либо установлены местными органами гос.власти, либо также определяются локальными нормативными актами.

  82. Дарина Октябрь 15 2013 @ 11:00

    Здравствуйте! Мне на собеседовании задали следующий вопрос: «Ведется журнал регистрации входящей корреспонденции, затем выясняется, что параллельно ведется еще один. Как ПРАВИЛЬНО в рамках делопроизводства (чтобы проверке подошло) объединить эти два журнала в один?» Помогите, пожалуйста найти ответ. Спасибо!

  83. Евгения Кожанова Октябрь 15 2013 @ 13:15

    Здравствуйте, Дарина!
    Объединить их, конечно, можно. Но это будет огромная лишняя работа. Придется заново регистрировать весь массив писем, отмеченных во втором журнале. На эти письма с ТЕМИ номерами ссылались в ответах, т.е. перепроверить придется весь массив переписки за тот период, когда в компании действовало 2 журнала.
    Я бы ответила, что:
    1. Нужно определиться, какой журнал главный, а какой второстепенный.
    2. С завтрашнего дня закрыть второстепенный журнал и произвести над ним все операции по направлению на хранение.
    3. До конца года вести только главный журнал.
    4. С 1 января вести один журнал входящих документов с №1.
    Это рекомендация из практики. Нормативной базы на эту тему нет. Максимум, что можно найти в ГОСТах, это то, что письма регистрируются. А уж как это происходит — дело организации (если речь о коммерческой). Правила делопроизводства гос.организаций ненамного лучше урегулированы, нужно смотреть их по отраслям. Но (опять из опыта) вряд ли в них сказано, как сделать из 2х журналов один.

  84. Нина Октябрь 25 2013 @ 11:35

    Здравствуйте! Я работаю секретарем вторую неделю, организация у нас большая и те или иные входящие документы порой теряются после того, как я их уже передала адресатам. Это накладные, счета-фактуры, акты сверки. Словом, то, что не должно подлежать регистрации. Ситуация выглядит так, что я отдаю полученное письмо отделу-адресату, а после этого они мне говорят, что я им его не отдавала. Могу ли я регистрировать в журнале (у меня это файл Excel) подобные документы тоже, в том числе, информационные письма рекламного характера, чтобы мне было удобнее находить информацию, но не ставить на них печать и входной регистрационный номер? Или это противоречит правилу и все официально зарегистрированные входящие документы (с печатью и входным номером) должны идти в строгом порядке? Скажем, я заношу в журнал все входящие письма, но на одном, который должен подлежать регистрации, я ставлю печать и номер 1, а на следующем подобном ставлю печать и номер 5, поскольку промежуточные были — акты, счета-фактуры и накладные? Могу я это делать? Заранее спасибо за ответ.

  85. Евгения Кожанова Октябрь 28 2013 @ 10:02

    Добрый день, Нина!
    Рекомендую вам все же разделять документы на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрируемые должны получать входящий номер и содержаться в строгом порядке.
    Нерегистрируемые документы вы можете отмечать так, как сочтете удобным. Главное, не путать их с регистрируемыми. Это повлечет за собой нежелательную путаницу. Но отмечать надо, т.к. вы правы — исполнители теряют документы и предъявляют претензии секретарю.
    Варианты отслеживания нерегистрируемых в канцелярии документов:
    — вести второй журнал, надписывая номера на нерег-х документах карандашом с оборотной стороны,
    — передавать исполнителям под роспись.
    Чаще встречается второй вариант: в свободной форме составляется опись передаваемых документов и тот, кто получает их в отделе, расписывается.

  86. Ольга Октябрь 30 2013 @ 06:38

    Представитель организации принес документ, но он был зарегистрирован ошибочно, потому что был не на фирменном бланке, без исходящего номера, штампа. Как теперь отменить эту регистрацию и чтобы она была не действительной.

  87. Евгения Кожанова Октябрь 30 2013 @ 08:49

    Добрый день, Ольга!
    Вот здесь http://thebestsecretary.ru/?p=3636 этому вопросу посвящена целая статья.

  88. Ткаченко Юлиана Декабрь 16 2013 @ 05:56

    Здравствуйте Евгения!
    В канцелярию муниципального образования поступает судебная корреспонденция (иски, представления, запросы и т.д.), она регистрируется и передается в правовое управление, где проходит еще раз регистрацию (так им удобно и необходимо). Вопрос: можно ли не проводить регистрацию такой корреспонденции в канцелярии, а отдавать сразу в правовое управление. Заранее спасибо за ответ!

  89. Евгения Кожанова Декабрь 16 2013 @ 07:58

    Здравствуйте, Юлиана!
    Не просто можно, а желательно передавать эти письма в подразделение, где они проходят регистрацию. В двойной регистрации ничего хорошего нет, ведь получается, что канцелярия делает ненужную работу: наверняка юристы оперируют своими номерами и номер канцелярии никак и никем не используется. Главное — все правильно оформить, т.е. четко расписать в каком-либо локальном нормативном документе, какие письма передаются в правовое управление, в какие сроки и т.п., чтобы исключить возможные накладки.

  90. Инна Январь 9 2014 @ 08:31

    Здравствуйте!!!
    Евгения, а Вы можете подсказать бесплатную удобную программу для учета вх. и их. писем))))

  91. Евгения Кожанова Январь 9 2014 @ 10:17

    Здравствуйте, Инна!
    К сожалению, не могу помочь, таких программ не знаю. Если в организации нет системы электронного документооборота, я обычно пользуюсь пакетом Office или Гугл-Драйвом / Яндекс.Диском. В Office все уже известно, понятно и нет ничего лишнего. Журналы можно вести в экселе (это самое простое), можно в эксессе (посложнее разобраться, зато шире функционал). Согласование и контроль можно делать в аутлуке. Гугл и Яндекс дополнительно дают возможность настроить совместный и удаленный доступ к журналам регистрации плюс предоставляют место для хранения информации.

  92. Инна Январь 10 2014 @ 07:45

    здравствуйте Евгения!
    Надо внести изменения в НД а я не могу найти по типовому перечню статью и срок хранения приказы по дополнительным услугам. Или это все одно и то же Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: статья 19

  93. Евгения Кожанова Январь 10 2014 @ 14:22

    Добрый день, Инна!
    перечень выделяет 3 вида приказов: по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Если ваши приказы относятся к основной деятельности, то хранить их надо постоянно, если это АХО — 5 лет.

  94. Дарья Январь 29 2014 @ 08:47

    Добрый день!
    Я работаю в компании секретарем,а так же приходиться заниматься кадрами. Предыдущая сотрудница в декрете, заглянув в оформление документов пришла в ужас не знаю с чего начать. Личные карточки не велись, графика отпусков нет и я в растерянности. Опыта работы в этой стези 0. Помогите с чего начать. И еще вопрос, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с каждым годом начинается заново?

  95. Евгения Кожанова Январь 30 2014 @ 05:52

    Здравствуйте, Дарья!
    Всего одновременно вы все равно не сделаете, поэтому спокойно и в порядке очереди занимайтесь документами, которые обязательно должны быть у работодателя. О них написано в этой статье http://thebestsecretary.ru/?p=2622, плюс оформление работников. Очередность создания этих документов не имеет особенного значения.
    Регистрация документов с каждым годом начинается заново.

  96. Вероника Январь 31 2014 @ 05:33

    Добрый день! Получила следующий пакет документов: письмо, все необходимые приложения к письму и опись передаваемых документов в 2-х экз. Письмо зарегистрировала, как входящее. А что делать с описью? Регистрировать отдельно? Подскажите правильный ход регистрации данного пакета документов? Нигде не могу найти правила регистрации вх.документов относительно описи передаваемых документов..
    Заранее спасибо.

  97. Евгения Кожанова Февраль 3 2014 @ 05:38

    Здравствуйте, Вероника!
    Не совсем понятно, что за опись, да еще в двух экземплярах — почтовая опись вложения или аналог сопроводительного письма, в котором еще раз перечислены все приложения. Не видя описи, сказать трудно. Скорее всего, отправитель хочет, чтобы на одном экземпляре описи вы поставили отметку о том, что письмо и весь пакет документов приняты, и отправили эту опись обратно.
    Если так, то главное здесь — письмо с заполненными реквизитами (фирм. бланк, исх. номер, дата, подпись и т.п.). Его нужно зарегистрировать в общем порядке как входящее.

  98. Наталья Февраль 20 2014 @ 07:55

    Добрый день! Отправила по электронной почте в две организации письмо, т.е., ООО «ХХХХХ», копия: ООО «УУУУУУ». В ООО «ХХХХХХ» входящий номер мне дали, а в ООО «УУУУУУ» мне сказали, что на копии они не ставят входящий номер. Правы ли они?

  99. Евгения Кожанова Февраль 20 2014 @ 08:49

    Здравствуйте, Наталья!
    Слишком мало информации, чтобы ответить на ваш вопрос. Уточните, 1) государственная организации ООО «УУУУУУ» или нет, 2) имело ли ваше письмо юридическую силу, т.е. были ли заполнены все необходимые реквизиты (исх. номер, дата, фирм.бланк, подпись должностного лица) или же речь идет об обычном электронном сообщении.

  100. Наталья Февраль 20 2014 @ 09:21

    ООО «УУУУУУ» — Закрытое Акционерное Общество. Письмо было отправлено с вложением, т.е. отсканировано, это письмо на фирм. бланке, с исх. №, датой отправления, подписью должностного лица. P.S. Письмо-претензия.

  101. Евгения Кожанова Февраль 21 2014 @ 05:25

    Добрый день, Наталья, спасибо за уточнение.
    В данном случае ЗАО не обязано регистрировать письмо. Дело не в том, копия или нет, а в том, что для негосударственных организаций нет обязанности регистрировать корреспонденцию, поступающую от других юридических лиц. Если вам нужно документальное подтверждение получения претензии, рекомендую доставить письмо нарочно и взять подпись секретаря о приеме или отправить заказным письмом с уведомлением.

  102. Наталья Февраль 21 2014 @ 07:20

    Спасибо большое за ответ.

  103. Татьяна Февраль 24 2014 @ 12:44

    Добрый день,Евгения.Можно вести регистрацию вход. и исход. корреспонденции только в электроном виде(в word, excel т.п.) или нужно вести дополнительно журнал регистрации вход. и исход. корреспонденции?Заранее спасибо.

  104. Евгения Кожанова Февраль 24 2014 @ 15:14

    Здравствуйте, Татьяна!
    Можно вести регистрацию только в электронном виде. Для отправки журнала на хранение в конце года можно либо сохранять файл с журналом на внешнем носителе, либо распечатывать и хранить в бумажном виде.

  105. Елена Февраль 27 2014 @ 05:49

    Добрый день. Подскажите, пожалуйста, если забыли зарегистрировать исходящее сопроводительное письмо, но в банке куда отправляли документы, на копии поставили печать, что документы приняты. Возможно ли, что на приеме документов не заметили, что письмо зарегистрировано, а когда передадут в нужный отдел, не будут рассматривать?

  106. Евгения Кожанова Март 3 2014 @ 09:53

    Добрый день, Елена!
    Если письмо принято, то отсутствие на нем исходящего номера никак не повлияет на его рассмотрение.

  107. Людмила Март 3 2014 @ 04:23

    Здравствуйте! Я работаю в школе секретарем недавно, соответствующего образования у меня нет. Интересует такой вопрос: Сколько книг регистрации входящих документов и заявлений должно быть в образовательном учреждении? У меня имеется 2 журнала от старого секретаря. Это журнал регистрации входящей корреспонденции, куда я регистрирую письма от учреждений и т.д. и журнал регистрации заявлений для выдачи архивных справок. Можно ли регистрировать заявления от родителей в журнале входящей корреспонденции или нужно завести отдельный журнал регистрации обращения граждан и заявления родителей, касающиеся образовательного процесса, регистрировать в нем?

  108. Евгения Кожанова Март 3 2014 @ 09:38

    Добрый день, Людмила!
    Делопроизводство в школе рекомендуется вести по Методическим рекомендациям по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (см. Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64). В этих рекомендациях ничего не говорится о том, что нужно вести раздельную регистрацию входящих писем от учреждений и обращений граждан (п. 3.2). Главное зарегистрировать, а как именно — уже остается на ваше усмотрение.

  109. Александра Апрель 25 2014 @ 08:56

    Спасибо, разобралась и буду применять на практике!!!

  110. Евгения Май 22 2014 @ 05:52

    Добрый день, подскажите пожалуйста; секретарь высшего учебного заведения при приеме письма на втором экземпляре не ставит роспись. Ставит только дату и свою фамилию полностью, но не расписывается. А у нас суд с ними и от меня требуют заставить её ставить роспись.Есть ли вообще документ регламентирующий отметки на втором экземпляре при приеме? ( что там должны быть дата, роспись, расшифровка, должность).

  111. Евгения Кожанова Май 23 2014 @ 06:00

    Добрый день, Евгения!
    ВУЗы работают по Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении (утв. Приказом Минобразования России от 24.07.2000 №2286).
    П.п. 5.1 — 5.5. говорят о приеме и регистрации корреспонденции. Прямого указания на то, что секретарь должна расписаться, в них нет. Только в п. 5.1. говорится о «корреспонденции, получаемой под расписку (с нарочным, заказная и т.п.)», при этом не уточняется, что именно должно входить в расписку.

  112. Алиса Май 27 2014 @ 09:01

    Добрый день!
    Работаю в строительной компании. Идет судебный процесс с Заказчиком. В суде сказали, что если Заказчик не признает подлинность наших исходящих в их адрес писем, несмотря на наличие их отметки о получении, то нам нужно будет предоставить журнал регистрации писем. Журнал конечно ведется. Подскажите, пожалуйста, из-за отсутствия каких отметок (подписи, ФИО, даты) письмо не будет иметь юридической силы и считаться принятым? И какие отметки в журнале регистрации так же могут дать суду подтверждение об отправке нами/ получении Заказчиком письма?
    Спасибо!

  113. Евгения Кожанова Май 28 2014 @ 05:58

    Добрый день, Алиса!
    Главное доказательство принятия письма — как раз отметка секретаря адресата или его канцелярии. Регламента о том, как проставлять эти отметки и что должно в них содержаться, нет.
    Письмо имеет юридическую силу, если оформлено на вашем бланке, подписано вручную уполномоченным руководителем и зарегистрировано.
    Как вы отправляли письма? По почте, факсу, нарочно? Если по почте, то простыми или заказными письмами?

  114. Александра Июль 11 2014 @ 12:05

    Добрый день!
    Подскажите пожалуйста, нужно ли регистрировать требования из налоговой, постановления от судебных приставов или передавать сразу на исполнение без регистрации секретаря? Если регистрировать, то отдельно журнал завести или можно в общий поток входящей корреспонденции и ставится ли входящий номер на данных документах? Спасибо

  115. Евгения Кожанова Июль 15 2014 @ 13:12

    Здравствуйте, Александра! Такие документы регистрируются в общем потоке входящих.

  116. Елизавета Август 7 2014 @ 03:50

    Подскажите,если в организации приняли заявление от клиента,зарегистрировали как входящий документ и передали в другой отдел по другому адресу для обработки.Вопрос:необходимо ли регистрировать этот документ еще раз как входящий при получении в другом отделе?начальство настаивает. Если нет необходимости,какую систему учета можно применить?

  117. Евгения Кожанова Август 7 2014 @ 05:26

    Здравствуйте, Елизавета!
    Документ регистрируется как входящий только один раз — при поступлении в организацию.
    Подтвердить поступление документа в отдел можно разными способами.
    1 — передать под роспись. Если документов много, то по реестру.
    2 — переслать по электронной почте с запросом подтверждения. Например, в аутлуке есть функция «создать задачу». По ней можно отправить файл и потом контролировать работу над ним.
    3 — назначить исполнителем документа начальника отдела, в котором будет идти работа, путем резолюции руководителя. Например, заявление передали генеральному директору, он написал на нем — Иванову. Тогда автоматически Иванов становится исполнителем по этому заявлению и отвечает за него.

  118. Вера Август 12 2014 @ 07:11

    скажите пожалуйста, если в конверте несколько разновидностей документов (входящих) , то можно ли регисрировать их под общим номером?

  119. Евгения Кожанова Август 12 2014 @ 12:52

    Добрый день, Вера! Если в конверте несколько писем, то они регистрируются под разными номерами.

  120. Юлианна Август 25 2014 @ 06:34

    Добрый день! Подскажите пожалуйста, если я поставила печать организации на входящей документации на экземпляр автора, то какие могут быть последствия? Страшно ли это, если это была жалоба+запрос на предоставление информации?

  121. Евгения Кожанова Август 26 2014 @ 05:38

    Здравствуйте, Юлианна! Ничего страшного, все ошибаются. Сама по себе печать ничего не означает и никаких последствий не повлечет.

  122. Мария Октябрь 2 2014 @ 04:04

    Здравствуйте! У меня такая ситуация. Предприятие где я работаю на данный момент находится в процессе суда с уволенным сотрудником. Его адвокат приходит обычно за три дня до начала суда и приносит различные «обращения» на которые нам необходимо отвечать именно в эти три дня! Хотя между слушаниями обычно месяц-полтора. Понятно, он это делает специально, чтобы мы не успели подготовиться. Так вот, сегодня я отказалась взять у него письмо и сказала «высылайте заказным письмом». Скажите, имела ли я право отказать ему в приеме письма «здесь и сейчас», и, если имела такое право, то чем его можно подкрепить??

  123. Евгения Кожанова Октябрь 2 2014 @ 08:25

    Добрый день! У вас государственное или коммерческое предприятие?

  124. Мария Октябрь 3 2014 @ 01:17

    У нас ФГУП при Министерстве промышленности и торговли.

  125. Евгения Кожанова Октябрь 6 2014 @ 06:39

    Здравствуйте, Мария! В этом случае нужно читать правила делопроизводства для МПТ и искать ответ в них. Велика вероятность, что вы обязаны принимать вообще все письма, которые приходят в ваш адрес.

  126. Галина Октябрь 24 2014 @ 05:33

    Здравствуйте,подскажите пожалуйста, у меня начальник сначала описывает документ (ставит дату и исполнителя), а на следующий день мне для регистрации. Какую дату ставить мне на входящий документ?

  127. Евгения Кожанова Октябрь 24 2014 @ 09:45

    Здравствуйте, Галина!
    В этой ситуации рекомендую вам регистрировать документ датой резолюции.

  128. Анна Ноябрь 20 2014 @ 11:40

    Добрый день,

    принесли одно и тоже письмо+доп.соглашение к договору ххх в двух экземплярах. руководитель написал свою резолюцию на одном письме. я сделала копию письма с резолюцией директора. копию подшила, а оригинал письма с резолюцией и плюс 2 допсоглашения отдала исполнителю. вопрос: что мне делать со вторым оригиналом письма? для чего мне принесли 2 оригинала? спасибо

  129. Евгения Кожанова Ноябрь 21 2014 @ 05:32

    Добрый день! По всей видимости, отправитель хотел, чтобы вы поставили входящий номер на втором экземпляре и вернули его с номером, а курьер либо забыл об этом, либо не понял.
    Если с контрагентом хорошие отношения, можно передать экземпляр письма с вашей отметкой вместе с доп.соглашением.

  130. Ольга Декабрь 1 2014 @ 10:18

    добрый день! Работаю в организации офис менеджером недавно, журнал входящей корреспонденции не велся, даты когда получены документы не везде проставлены, сейчас нужно привести его в порядок что делать?

  131. Евгения Кожанова Декабрь 1 2014 @ 11:26

    Добрый день!
    В первую очередь нужно начать вести журнал входящей корреспонденции так, как нужно, причем желательно прямо сейчас 🙂
    Привести в порядок журнал за прошлый период будет трудно, вы же не знаете, когда поступил тот или иной документ. Сам журнал нужен для того, чтобы идентифицировать документы. Постарайтесь максимально сделать так, чтобы каждое письмо журнала было легко найти по входящему номеру.

  132. Ольга Декабрь 2 2014 @ 01:53

    Спасибо большое)

  133. Анна Декабрь 11 2014 @ 11:01

    Добрый день,

    все время говорится о том, что в папки ложить оригиналы писем. я отдаю шефу оригинал. а когда этот ориг должен вернуться в секретариат? вдруг он отдаст сразу кому нибудь, напр исполнителю….минуя секр.?или исполнитель потеряет его? может мне сразу при регистр делать копию и эту копию пускать в обработку? а ориг сразу подшить себе? можно так?

  134. Евгения Кожанова Декабрь 12 2014 @ 05:53

    Добрый день, Анна! Не нужно делать лишних копий документов. Ценится именно тот экземпляр письма, где стоит «живой» штамп входящего, затем резолюции, затем пометка о помещении в дело. Надо просто проговорить с руководителем, чтобы он не отдавал документы никому мимо секретаря. Это абсолютно нормальная практика, и руководство всегда идет навстречу, т.к. правильно поставленный документооборот в интересах их фирмы.

  135. Екатерина Декабрь 23 2014 @ 07:44

    Здравствуйте!Подскажите, пожалуйста! Пришло письмо из суда — на конверте адрес нашей организации, а внутри — Постановление, совсем не нам адресованное, а другой организации. Как быть в этом случае — просто отправить им обратно или составить ответное письмо, что Постановление пришло не по адресу? Заранее большое спасибо за ответ.

  136. Евгения Кожанова Декабрь 23 2014 @ 13:19

    Добрый день, Екатерина! Если есть контакты исполнителя, проще всего связаться с ним и сообщить об ошибке. Если контактов нет, такие письма отправляются обратно с коротким письмом-пояснением.

  137. Анна Декабрь 26 2014 @ 09:04

    добрый день Евгения, спасибо Вам за вашу помощь!

    у нас молодая (4мес) стройкомпания, имеем 3 стройобъекта, думаю в новом году будет немалое кол-во вход. и исход. корреспонденции.с нов.года хочу разделить всю корресп. по объектам.
    1. заводить 3 папки для вход. и 3 папки для исход по объектам? или создать напр папки Х,У, Z и создавать историю переписки…?как это делается? напр. вход. письмо №1 по объекту Х. на него ответ исход письмо №5, я подшиваю письмо № 5 к №1? в исходном журнале пишу №5 подшит к №1? как мне потом найти это письмо №5?

    2. мне нужно будет завести еще 1 папку для общей корресп(для писем касающихся всех объектов и т.д.)?

    или же дальше вести 2папки раздельно исходящие и входящие и не морочить голову? как же будет лучше? просто с нов года есть шанс сделать все как мне нужно и удобно). …спасибо вам заранее.

  138. Евгения Кожанова Декабрь 29 2014 @ 06:02

    Здравствуйте, Анна!
    Получается, у вас три крупных объекта плюс переписка по другим вопросам. В этом случае удобнее завести один журнал регистрации входящих документов и один журнал регистрации исходящих документов. Делить документацию на три объекта + все остальное не очень правильно. Лучше по объектам и по другим темам по отдельности. Так у вас будет постепенно формироваться номенклатура дел. Например, объекту А вы присваиваете индекс 01-05, объекту Б 01-06, объекту В 01-07. Потом пришло письмо с приглашением директора на совещание, у него будет индекс 01-08. Потом поставщик воды запросит сверку расчетов — 01-09 и так далее. Это не номера писем, а именно индексы дел. Почитайте здесь про номенклатуру. Вы правы, у вас идеальная ситуация, чтобы начать все делать по правилам и удобно для себя: начало года, молодая компания и небольшой объем документов 🙂
    Все эти письма регистрируются в одном журнале входящих. Номера можно присваивать в валовом порядке (1, 2, 3, 4, ……), а можно дополнить номер индексом дела: 1/01-06, 2/01-08, 3/01-05 и т.д.
    Так же и с исходящими.
    Что касается хранения, то под каждое дело заводится отдельная папка: «01-05 Переписка по объекту А», «01-06 Переписка по объекту Б», «01-07 Переписка по объекту В», «01-08 Приглашения на совещания. Сообщения об отмене или переносе сроков совещаний. Протоколы совещаний с участием представителей ООО …», 01-09 «Переписка по финансово-экономическим вопросам» и т.д. В эти папки помещаются и входящие, и исходящие письма в порядке «запрос-ответ».

  139. Анна Декабрь 29 2014 @ 10:17

    Спасибо Вам Евгения!

    простите меня пож-та, но я хочу понять механизм: т.е. если пришло письмо по объекту А в ответ на наш напр исход № 4 от .. Я должна найти письмо №4 и подшить это вход письмо к нему? правильно? а в журнале регистрации в пункте «куда подшит д-т» указываю папку А? эта пометка будет путем поиска письма?

  140. Евгения Кожанова Декабрь 29 2014 @ 10:28

    Не за что)
    Да, если пришел ответ на ваш запрос исх. №4, то входящее подшивается после вашего исх. №4.
    Что касается пометок по поиску, то вы тоже все правильно говорите, единственное, по правилам указывается номер дела, в который подшит документ. Каждому делу соответствует своя папка. В принципе, мы с вами имеем в виду одно и то же, просто дело — более широкое понятие, чем папка для хранения. У него есть срок хранения, это учетная единица в делопроизводстве и т.д. Вы пока строите систему делопроизводства, собирайте документы по папкам (= по делам), а позже, когда все наладите и отточите, можно будет заняться архивом. Главное, не уничтожайте до тех пор никакие документы :).

  141. Анна Декабрь 30 2014 @ 04:49

    Уважаемая Евгения! Поздравляю Вас с наступающим Новым годом! Удачи, здоровья, благополучия! Спасибо вам!!!

  142. Евгения Кожанова Декабрь 30 2014 @ 05:21

    Анна, благодарю вас за поздравление, и вас с наступающим праздником, успехов вам, радости и счастья!

  143. Светлана07 Январь 8 2015 @ 08:56

    Здравствуйте,Евгения. Это опять я. Я еще плохо разобралась в том ли месте я задаю вопрос.
    У нас нет своих кадров. Кадровыми вопросами занимается отдел в нашем Министерстве. Они присылают нам копии приказов по личному составу (перевод на должность, звание и т.д). Мне завести журнал учета таких приказов и подшивать их в отдельной папке и регистрационный номер лучше наверно не ставить, просто записать его(дата, о чем и т.д)? Я Вас сколько вопросов задаю, спасибо за внимание.

  144. Евгения Кожанова Январь 12 2015 @ 08:26

    Приказы по личному составу должны храниться отдельно от приказов по основной деятельности. Регистрировать их не нужно — их уже зарегистрировали в министерстве. Что касается учета и журнала, то это на ваше усмотрение — если считаете нужным фиксировать их поступление, фиксируйте. Но никаких «своих» номеров и дат присваивать этим приказам уже нельзя.

  145. Александр Январь 28 2015 @ 06:20

    Здравствуйте, Евгения.
    Я работаю в администрации города. У нас иногда замглавы отписывает документ одновременно и начальнику структурного подразделения, и начальнику отдела этого же структурного подразделения. То есть получается два адресата в одном структурном подразделении, причем один в подчинении у другого. У нас документооборот ведется в электронном виде. Сколько карточек должно придти в структурное подразделение — одна или две? И как правильно оформить входящий документ? И вообще насколько это правильно с точки зрения стандартов ведения докуметооборота?

  146. Евгения Кожанова Январь 28 2015 @ 15:18

    Здравствуйте, Александр!
    Такая резолюция некорректна. Единственная ситуация, когда так можно делать — у начальника отдела есть некий специальный функционал, который подчиняет его напрямую руководителю, минуя непосредственного начальника.
    Что касается карточек, то по моему мнению, их должно быть две, т.к. в резолюции получаются два равноценных исполнителя. Входящий документ оформляется в общем порядке в СЭД.
    Правила составления резолюций должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству. Скорее всего, такая есть в вашей администрации. Надо переговорить с замглавы и разъяснить ему эти правила.

  147. Александр Январь 29 2015 @ 05:30

    Спасибо за ответ. Но проблема как раз в том, что канцелярия боится делать замечания зам.главе. А в нашей Инструкции по делопроизводству эта ситуация не разъяснена. Поэтому не могли бы подсказать ссылка на пример в фед.органе инструкции где разъяснялась бы именно эта ситуация — или какое-нибудь разъяснение по данному положению.
    Спасибо.

  148. Евгения Кожанова Февраль 2 2015 @ 06:48

    Здравствуйте, Александр! О том, как выносить резолюцию, хорошо написано, например, в п.3.13. документа «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом). Как не надо ставить резолюцию, правил, к сожалению, нет. Вы можете инициировать изменения в инструкцию по делопроизводству и внести отдельный пункт о том, что должностное лицо при составлении резолюции выбирает исполнителя среди непосредственно подчиненных ему работников.

  149. Александр Февраль 2 2015 @ 13:20

    Спасибо Вам большое!

  150. Арина Февраль 9 2015 @ 09:58

    Добрый день!
    Произошла ситуация — не приняла документы от водителя транспортной компании, т.к. у данного водителя отсутствует доверенность на право предоставления документов от данной компании. Законно ли я поступила?
    Просто представитель транспортной компании, позвонив по телефону стала выяснять на каком основании отказала и угрожать.
    P.S. мы судимся с этой фирмой, юристы наши, конечно, поясняют. Но хотелось бы услышать Ваше мнение по этому вопросу.
    Заранее спасибо.

  151. Евгения Кожанова Февраль 9 2015 @ 10:07

    Добрый день, Арина! Водителям, курьерам и другим работникам не нужна доверенность для доставки и передачи документов в другую организацию.

  152. Вероника Февраль 19 2015 @ 11:07

    Евгения, добрый день. У меня два вопроса, крайне для меня важных. Работаю начальником ООД в крупной компании чуть больше года. Компания со своими сложными традициями и особенностями, в том числе и в части делопроизводства. Столкнулась с проблемой регистрации, ведения и хранения документов ДСП. В ходе проведенной проверки были вынесены замечания. Одно из которых касается того, что форма журнала учета документов ДСП отличается от приложения к Инструкции по документам ДСП. Требование комиссии — завести новый журнал. Я согласна, но при этом требуют завести его с момента введения в действие той самой инструкции — а это 2011 год! Правомерно ли данное требование? Как я могу переписать журнал? На мой взгляд, это противозаконно. Объем документов ДСП небольшой, допускается регистрация в системе электронного документооборота вместе с несекретными документами, что мы, собственно, и делаем, не размещая при этом образ документа в электронном виде. Но еще одно замечание после проверки — это регистрация документов ДСП только в бумажном журнале. Что в таком случае делать с прежними записями? менять их номера? Я согласна завести журнал по новому образцу с текущего момента, после получения замечаний. Но как быть в итоге с прошлыми записями? Не понимаю также, какое количество журналов я должна завести (в Инструкции об этом речи не идет): отдельно на вх., исх., внутр. и ОРД? Заранее спасибо за ответ

  153. Евгения Кожанова Февраль 20 2015 @ 05:28

    Здравствуйте, Вероника! Чтобы ответить, нужно больше информации. У вас коммерческая организация или госструктура? Какими документами регулируется использование грифа ДСП, какой конкретно инструкцией вы пользуетесь? Кто проводил проверку?

  154. Вероника Февраль 25 2015 @ 14:42

    Добрый день еще раз. Проверку проводила комиссия, назначенная приказом генерального директора, в ее числе был представитель РСП, вот от нее как раз и была получена масса замечаний. У нас внутренняя инструкция о порядке обращения с ДСП,весьма далекая от совершенства, со ссылкой на общеизвестный ГОСТ Р 6.30-2003, который к ДСП отношения не имеет

  155. Евгения Кожанова Февраль 27 2015 @ 08:47

    Здравствуйте, Вероника!

    Насколько я поняла, у вас коммерческая организация. Законодательно установлено, что пометка ДСП используется в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях (Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 №1233). Если ваша организация относится к одной из перечисленных категорий – нужно работать по этому постановлению. Всем остальным использовать пометку ДСП не запрещено, но регулировать ее использование они в таком случае должны сами и не обязаны следовать постановлению.

    У вас есть инструкция (несовершенная, но какая есть), утвержденная руководством именно для вашей организации. Значит, работать нужно по ней.

    Таким образом, если форма журнала учета не соответствует этой (вашей корпоративной!) инструкции, то это ошибка и ее нужно исправить. (Или, если выбранная вами форма регистрации лучше изложенной в инструкции, то она легализуется – в инструкцию вносятся изменения и с определенного периода мы пользуемся именно этой формой). По поводу переписывания журнала с 2011 года: не могу сказать, насколько правомерно это требовать и какие могут быть последствия того, что это будет или не будет сделано. Это оценивать вам и вашему руководству.

    То же касается и требования регистрировать документы ДСП только в бумажных журналах. Если в вашей инструкции есть на это прямое указание – да, регистрировать.

    Что касается количества журналов, то конфиденциальное делопроизводство в целом строится так же, как и общее: входящие и исходящие учитываются отдельно, то же касается записок, актов, протоколов, приказов и т.д.

  156. Светлана2611 Март 14 2015 @ 15:13

    Здравствуйте. Я работаю в спортивной школе секретарем. Недавно мне принесли заявление о приеме на работу в двух экземплярах с приложением копии трудовой и диплома, и попросили зарегистрировать с отметкой на втором экземпляре. Я зарегистрировала. Директор когда увидела заявление сказала, что я не имела право этого делать. Что таким образом я автоматически взяла ее на работу. Но ведь это бред. Кто из нас прав? Директора на тот момент не было на месте и спросить ее мнения я не могла.

  157. Светлана2611 Март 15 2015 @ 18:20

    И вот еще вопрос, имеют ли право из-за этого случая изъять у меня книгу регистрации входящей документации без моего согласия и не в моем присутствии,без каких либо документов. И что мне делать? Куда я могу пожаловаться на такое самоуправство? Директор всему этому способствовала.она была в курсе.

  158. Евгения Кожанова Март 16 2015 @ 05:27

    Добрый день, Светлана!
    Прием заявления еще не означает прием на работу. Есть Трудовой кодекс РФ, где подробно описана процедура приема работника на работу. Это а) заключение трудового договора, б) издание приказа, в) запись в трудовой книжке. Есть категории работников, которым нельзя отказать в приеме на работу, они перечислены в ст. 64 ТК РФ. Но в любом случае принимает (или не принимает) на работу не секретарь, а руководитель организации.
    Что касается изъятия книги регистрации, директор могла забрать ее без вашего ведома и в ваше отсутствие. Эта книга — собственность организации, а не ваша.

  159. Светлана2611 Март 27 2015 @ 18:39

    Здравствуйте. Теперь директор требует от меня объяснительную по поводу регистрации заявления, а я не понимаю, в чем моя вина, я ведь делала свою работу, регистрировала входящую документацию. Она настаивает на том, что я не права. А если я напишу объяснительную, автоматически на меня составят приказ о дисциплинарном взыскании? Кто из нас прав?

  160. Светлана2611 Март 27 2015 @ 18:56

    И вот еще вопрос. Глав.бухгалтер ведет табель учета рабочего времени, я одно время в этой же организации по совмещению была просто бухгалтером. Как секретарь сидела в своем кабинете, распоряжений, что я должна сидеть еще и в кабинете главного бухгалтера не было. В конце месяца, когда выдали зарплату, я обнаружила, что мне не до платили за 8 дней. На что главный бухгалтер сказала, что она поставила мне прогул по совмещению, а как секретарю что я ходила все дни. Директор не хочет это выяснять. А я не пойму, как так можно. Ни докладных, ни выговора по этому поводу не было. Обещали мне график предоставить, я его тоже не увидела. Имеет ли право главный бухгалтер ставить прогулы? Куда мне обратиться по этому вопросу и могу ли я добиться, чтобы мне выплатили за эти 8 дней?

  161. Евгения Кожанова Март 29 2015 @ 05:31

    Добрый день!
    Объяснительная записка не влечет за собой автоматически дисциплинарного взыскания.
    Обратиться можно с заявлением в Государственную инспекцию труда. По заявлению будет проведена проверка, запрошены все документы, связанные с вашей ситуацией и, если найдут нарушения, то а) организации выдадут предписание с требованием устранить их, б) оштрафуют.

  162. Евгения Апрель 14 2015 @ 10:26

    Добрый день, Евгения! У меня к вам следующий вопрос: директор не желает, чтобы я регистрировала такую внутреннюю документацию, как заявления на увольнение сотрудников по собственному желанию (кадровая служба тоже не принимает заявления, пока не будет визы директора), служебные записки и т.д., дабы продлить срок ответа/реагирования на данный документ. Как мне поступить? Заранее спасибо.

  163. Евгения Кожанова Апрель 14 2015 @ 11:08

    Добрый день, Евгения!
    Что касается регистрации заявлений на увольнение, то «продлевать срок ответа» на них бессмысленно. Он установлен ТК: максимум через 14 дней с момента подачи заявления трудовой договор расторгается. Все остальное — нарушение, за которое можно получить штраф. Главное здесь не регистрационный номер, а фиксирование даты подачи работником заявления. Вместо регистрации вы можете расписаться на копии заявления, написать «Принято» и поставить дату его получения. Отказываться это делать не рекомендуется. Все равно есть способы доставить заявление с подтверждением даты 🙂 Резолюция руководителя тоже не играет здесь особой роли: работник письменно предупредил о своем желании расторгнуть трудовой договор, может подтвердить факт получения заявления — этого достаточно. Через 14 дней он получит трудовую книжку и расчет, а мнение отдела кадров никого не интересует.
    Что касается служебных записок, то нужно знать, что именно за служебки. Если по вопросам кадровой работы, то тянуть с ними тоже не стоит: часто в них счет идет на дни (например, служебка о замещении заболевшего работника). Если по общим внутренним вопросам, то срок ответа на служебную записку и порядок ее регистрации определяется организацией и закрепляется в Инструкции по делопроизводству.
    То есть вам можно порекомендовать объяснить руководителю, что тянуть с реакцией на внутренние документы кадрового делопроизводства нельзя, это может привести к нарушению законодательства.

  164. Евгения Апрель 15 2015 @ 03:32

    Огромное Вам спасибо!!!!!!!!!!

  165. Фирдаус Май 20 2015 @ 02:57

    Добрый день, существует ли обязанность у МКП «Дирекция муниципального заказа» регистрировать входящими документы с сопроводительным письмом от школ на публикацию исполнения договоров и расторжении исполненных договоров? Дело в том, что специалисты отдела отказываются принимать наши сопроводительные письма с указанными исходящими номерами и датами, не регистрируют наши письма в день подачи, а ставят рег. номер по дате публикации сведений на сайте ООС в соответствии с тем, когда до наших документов дойдет очередь. Часто это приводит к нарушению сроков (согласно ч.3 статьи 103, ч.11 статьи 94 ФЗ от 05.04.2013 № 44-ФЗ и статьи 3 постановления Правительства РФ от 28.11.2013 №1093) срок не должен превышать 3-х дней. В результате при проверке контрольно-счетная палата указала нам это как нарушение. Мы же не можем доказать, что нарушение существует, но от нас не зависит. Будем признательны за ответ.

  166. Евгения Кожанова Май 20 2015 @ 05:37

    Добрый день!
    Действительно, работники МКП должны регистрировать ваши документы (сопроводительные письма к ним) в день получения. Но единственный нормативный документ, где это может быть прописано — их собственная инструкция по делопроизводству, если она у них есть. Но это внутренний документ МКП и вам его не покажут. Других обязательных нормативов, на которые вы могли бы сослаться, нет.
    С другой стороны, вам нужен не их входящий номер, а документальное подтверждение факта получения пакета документов в определенный день. От этой даты идет трехдневный срок. Самый простой способ получить это подтверждение — отправить пакет по почте заказным письмом с уведомлением. Вам вернется уведомление, на котором будет стоять дата получения пакета и подпись получившего. Смотрим статью 165-1 ГК РФ: «Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю».
    Таким образом, вы покажете комиссии уведомления и этим докажете, что вашей вины в просрочке нет.

  167. Виктория Июнь 10 2015 @ 11:10

    Добрый день. Мы отправили с курьером письмо в организацию с исковым заявлением. Секретарь не отметил наш экземпляр письма, ссылаясь на закон (какой не спросили)и сказала что нет таких полномочий. Я знаю что письмо обязаны отметить, подскажите на какой закон ссылаться и что им отвечать. Спасибо!

  168. Евгения Кожанова Июнь 14 2015 @ 17:28

    Добрый день, Виктория! Если речь идет о негосударственной организации, то обязанности делать отметку на визовом экземпляре письма нет. Если нужно документальное свидетельство того, что письмо доставлено в организацию, его лучше отправить по почте заказным с уведомлением.

  169. Валентина Июль 7 2015 @ 05:49

    У нас коммерческая организация.Приходит в одном письме очень много счетов, фактур, актов, но нет сопроводительного письма. из выше приведенных комментариев я поняла, что входящий я на каждом не ставлю, а присваиваю им один номер и переписываю все под ним.

  170. Евгения Кожанова Июль 7 2015 @ 08:24

    Здравствуйте, Валентина!
    Не совсем так. Вы присваиваете номер только сопроводительному письму. Если сопроводительного нет, эти документы секретарь не регистрирует (у них уже есть номера, обратите внимание: СЧЕТ №0000454 и т.д.), а передает в бухгалтерию. Вот здесь об этом написано подробнее: http://thebestsecretary.ru/?p=3686

  171. Юлия Июль 28 2015 @ 11:21

    В нашей компании 10 юр.лиц. Должны ли быть зарегистрированы все журналы по каждой организации (Входящяя/Исходящая корр-ция и т.к.) в журнале регистрации журналов организации (соответственно по каждому юр.лицу)

  172. Евгения Кожанова Июль 29 2015 @ 05:16

    Здравствуйте, Юлия! Журналы регистрации не нужно регистрировать в отдельном журнале.

  173. Ольга Июль 31 2015 @ 14:41

    Добрый вечер! В нашей компании входящая корреспонденция это в основном письма -корректировки, которые не требуют ответа письменного, но есть, конечно, и письма, требующие ответа. Зачастую одно и то же письмо должно быть передано на исполнение-отработку в разные филиалы компании. Было принято решение-передавать все письма иcполнителям как в центральном офисе, так и в филиалы в виде копий. Если письмо требует ответа, то к исходящему письму прикладывается копия письма входящего. Если письмо -корректировка, то копия остается в филиале компании. Все оригиналы писем хранятся в канцелярии. таким образом, в центральном офисе у нас образовываются папки, где хранятся входящие документы. Верно ли это?спасибо заранее.

  174. Евгения Кожанова Август 3 2015 @ 05:20

    Здравствуйте, Ольга! Это не столько неправильно, сколько нерационально. Первое: на хранение (независимо от срока) должен быть отправлен оригинал документа. А у вас, если я правильно поняла, в работе копия, а оригинал с резолюцией руководителя остается в папке. На копии же — рабочем варианте письма — могут создаваться другие резолюции, всевозможные пометки и так далее, т.е. то, что отражает ход работы над письмом и в случае спора может служить доказательством действий или бездействия. Тогда, если хранить правильно, в папку надо подшивать одно письмо в нескольких вариантах: оригинал и рабочую копию. Второе: документы в папках (в делах) надо формировать по принципу запрос-ответ, т.е. оригинал письма-запроса и оригинал письма-ответа (визовый экземпляр) надо хранить вместе. У вас эти письма хранятся в разных местах. Это не большое нарушение, но времени на поиск и формирование истории переписки, если будет нужно, придется потратить в разы больше. Ну и плюс в масштабах офиса с филиальной сетью расходы на бумагу тоже получаются немаленькие.

  175. Ольга Август 3 2015 @ 04:54

    Доброе утро!В нашей ООО входящая корреспонденция это в основном корректировки, которые требуют отработки, не требуют ответа. Конечно, есть и письма, требующие ответа. Корректировки-письма должны передаваться на отработку исполнителям как в главном офисе, так и в офисы по всему городу. чтобы не происходило путаницы мы передаем письма на исполнение в виде копий, а оригиналы храним у себя. таким образом, у нас в офисе образовываются папки-дела с только входящими документами по порядку и папки-дела с исходящими документами (к которым исполнители прикладывают копии вход документов). вопрос-правильно ли то, что мы передаем на исполнение копии? или надо отдавать оригиналы?спасибо заранее.

  176. Мария Август 14 2015 @ 07:55

    Добрый день, Евгения.
    Прошу помочь! По эл.почте поступило письмо, адресованное не нам. Но в тексте письма идет речь о нашей организации. Его нам переслали в качестве подтверждения работ.
    Как быть?

    Спасибо!

  177. Евгения Кожанова Август 17 2015 @ 05:59

    Добрый день, Мария!
    Регистрировать письмо не нужно, если оно адресовано не вам. Рекомендую вам передать его исполнителю для помещения в дело.

  178. Виктория Август 17 2015 @ 08:14

    Добрый день! Поступило письмо в нашу организацию в ответ на исходящий от нас. Нужно ли его регистрировать как входящее?

  179. Евгения Кожанова Август 17 2015 @ 08:33

    Здравствуйте, Виктория!
    Да, нужно регистрировать. Это входящий документ.

  180. Катерина Август 27 2015 @ 19:19

    Добрый день, Евгения! Возможно, Вы сможете помочь разобраться в ситуации. Работаю секретарем директора в бюджетной организации. По приказу генерального директора вся исходящая документация учреждения подписывается им лично. Сейчас от нашего учреждения в рамках работы по закупкам с котировками в Комитете экономической политики города требуют официально зарегистрированного письма-запроса коммерческого предложения (отдел снабжения рассылает один и тот же запрос адресно в не менее, чем пять разных фирм), зарегистрированного нами ответа на эти запросы (сопроводительных писем нет, компании-поставщики присылают просто счет на оплату, коммерческое предложение, или просто шлют электронное письмо сотруднику отдела закупок с ценой). Возник спор с отделом снабжения: кто должен регистрировать данную документацию. Исходящую документацию должна регистрировать я, но в день рассылается по 30-40 запросов! это помимо текущих писем других отделов. Допускается ли создание приказа по учреждению о предоставлении права подписи на запросах начальнику отдела снабжения при условии создания ими своего журнала регистрации с присвоением порядковых номеров и добавлением аббревиатуры отдела (в этом случае исключается совпадением номеров с моей общей документацией)?
    И ещё вопрос: как всё-таки быть с регистрацией коммерческих предложений? Счета и бухгалтерские документы никогда не регистрировались, сейчас же отдел закупок требует на каждом штамп и входящий номер!

  181. Евгения Кожанова Август 31 2015 @ 10:43

    Здравствуйте, Катерина!
    Можно издать приказ по организации (или внести изменения в инструкцию по делопроизводству), что отел снабжения ведет учет своих исходящих писем, при этом нумерация имеет собственные индексы. Право подписи начальнику этого отдела тоже передается приказом — это уже решает директор. Возможно, понадобится доверенность.
    То же касается и исходящих КП: если хотите их учитывать, это можно делать отдельно от общей переписки.

  182. Оксана Сентябрь 30 2015 @ 06:37

    Добрый день, Евгения. Работаю в строительной организации начальником отдела документооборота. В целом, все основные правила делопроизводства выполняются, но, иногда возникают вопросы.
    Сегодня получила поручение сделать дополнение в положение о документообороте организации в части работы с входящей корреспонденцией. Просят ввести пункт, который гласит, что входящая корреспонденция не принимается к регистрации после 16:40 ч, и регистрируется следующим рабочим днем. Особенно, это касается вх.документов, принесенных курьером в ПЯТНИЦУ в 17:00, ибо в понедельник в 9:00 конрагент заявляет, что, мол, у нас был аж 3 дня на рассмотрение и выдачу ответа!!! 🙂
    Помогите, пожалуйста, правильно сформировать текст о приеме корреспонденции после 17:00?

  183. Евгения Кожанова Октябрь 1 2015 @ 08:02

    Здравствуйте, Оксана!
    Инструкцию можно дополнить таким пунктом:
    n.n. Документы, поступившие в отдел документооборота после 16 ч. 40 мин. (в сокращенные рабочие дни после 15 ч. 40 мин.), регистрируются на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного исполнения.
    По поводу рассмотрения и выдачи ответа, те пункты в инструкции, которые устанавливают сроки на это, нужно поправить: вместо просто «в течение трех дней» написать «в течение трех рабочих дней». Но при этом стандартный срок ответа на письмо — 30 дней — измеряется календарными днями.

  184. Мария Ноябрь 27 2015 @ 08:51

    Евгения, добрый день!
    Такой вопрос: регистрация входящих ведется в бумажном виде. Спустя какое-то время обнаружила, что по ошибке пропустила номер, т.е. идет нумерация 66, 67, 69. Причем, входящий с номером 68 существует, просто случайно пропущена запись. Как внести исправление, при том, что нумерация уже дошла до 80 номера?

  185. Евгения Кожанова Ноябрь 27 2015 @ 10:01

    Здравствуйте, Мария!
    Можно внести запись на верхнее или нижнее поле страницы журнала. В примечании сделать пометку, как написано в этой статье.

  186. роман Ноябрь 29 2015 @ 02:25

    При подаче заявление в жкх , один экземпляр отдаем им ,а
    на втором экземпляре, предназначенном для вас, обязательно
    должны стоять входящий номер, дата регистрации, штамп организации, фамилия, имя и отчество, должность и подпись лица, который регистрирует ваше обращение.

    Скажите пожалуйста это все должно быть так по закону ?
    или можно просто печать организации и число ?
    Укажите пожалуйста ссылку на закон , нормативный акт , где будет четко прописано статья и конкретно действие принимающего заявление гражданина ?

  187. Евгения Кожанова Ноябрь 30 2015 @ 05:44

    Здравствуйте, Роман!
    Вам нужен Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В статье 8 описан порядок приема и регистрации обращения. При этом действия принимающей стороны (штамп, подпись и т.д.) никак не отражаются, а значит, регулируются либо вашей внутренней инструкцией, либо — если вы попадаете под их действие — Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В них тоже ничего нет о порядке подтверждения приема документов.
    То, что написано в первом абзаце вашего вопроса, конечно, красиво и интересно, но обязанностью принимающей стороны не является. В законе этого нет. Канцелярия может принимать до нескольких сотен писем в день, и если на каждом писать все это, то придется нанимать для этого специальных работников.
    Гражданину нужно подтверждение того, что его обращение принято/зарегистрировано. Обратите внимание: по закону между этими событиями может пройти до 3 дней. Варианты подтверждения приема/регистрации:
    — штамп входящего с номером и датой на втором экземпляре/копии обращения;
    — надпись «принято», должность, фамилия, инициалы, подпись принявшего обращение;
    — все перечисленное вместе (но это, по моему мнению, явно лишнее);
    — ксерокопия письма со штампом (не очень убедительно).
    Если заявление отправляется по почте заказным письмом с уведомлением, то вернувшееся гражданину уведомление — гарант приема письма.
    Таким образом, порядок приема обращений граждан вы можете прописать во внутреннем нормативном акте. Главное — проследить, чтобы положения этого акта не спорили с положениями закона 59-ФЗ.

  188. Вероника Декабрь 1 2015 @ 08:09

    Евгения, добрый день. Помогите, пожалуйста, разобраться со следующим вопросом, возникшим в результате смены генерального директора. Ранее, в четком соответствии со стандартами нашей негосударственной организации, при подготовке исходящих документов и доверенностей за подписью генерального директора, эти документы готовились и подписывались в двух экземплярах, визовый оставался у исполнителя и подшивался в дело. Новый гендиректор категорически отказался подписывать их в двух экземплярах, подписывает в одном. Как лучше поступить в этой ситуации? Знаю, что можно заверять штампом «Подпись подтверждаю» и заверять подписью исполнителя документа. Есть ли четкие и жесткие требования к оформлению данного штампа, и является ли предполагаемый вариант, по Вашему мнению, выходом из этой ситуации? Переубедить в чем-то нового руководителя, как Вы понимаете, не представляется возможным по многим причинам…

  189. Евгения Кожанова Декабрь 1 2015 @ 10:20

    Здравствуйте, Вероника!
    Я бы все равно попыталась объяснить. Пусть не с первого раза, но чтобы постепенно дошло до него.
    А как директор мотивирует свое нежелание? Просто «не хочу» или есть конкретная причина?
    Штамп, на мой взгляд, не выход: это генеральный директор может заверить подпись своего сотрудника, а не наоборот. Делайте пока в одном экземпляре, оставляйте себе копии отправленных документов. Если понадобится заверение копии, то заверите по ГОСТу.

  190. Вероника Декабрь 1 2015 @ 11:22

    Мотивирует тем, что в структуре, из которой он пришел, было заведено именно так)Большое спасибо за ответ, будем думать дальше…

  191. Вадим Декабрь 3 2015 @ 08:36

    Евгения,добрый день!
    Означает ли роспись в приеме документов на втором экземпяре, тому что в аналогичном (в оригинальном) эти документы соответствуют их наличию согласно описи; и какими нормативными актами это определено. Спасибо.

  192. Евгения Кожанова Декабрь 3 2015 @ 10:57

    Здравствуйте, Вадим!
    Означает. Любой вменяемый делопроизводитель, принимая пакет документов с сопроводительным письмом, прежде, чем регистрировать, проверяет наличие приложений. Если приложений не хватает, то письмо либо не принимается и доносится потом с полным пакетом, либо составляется акт. Акта нет, подпись о приеме есть = пакет передан/получен в том составе, как заявлено в письме.
    С нормативами туго. Правила приема документов большинством организаций должны быть прописаны в Инструкции по делопроизводству. Это локальный нормативный акт. Если учреждение попадает под действие Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, то см. п.15: первичная обработка поступившей корреспонденции подразумевает проверку наличия документов и приложений к ним. Также может действовать отраслевая или ведомственная инструкция по делопроизводству.
    Но поскольку сообщить о недостаче — в интересах принимающей стороны, то в особенном регулировании этот вопрос не нуждается.

  193. Вадим Декабрь 4 2015 @ 20:10

    Спасибо Евгения! Правильно Вы написали насчет вменяемости. Если бы у нас были вменяемые представители власти, в частности ФАС и Судов, то дела бы не рассматривали по шесть месяцев. В рамках моего вопроса 7 числа будет очередное заседание. Если желаете по присутствовать на этом концерте и послушать весь этот бред напишите на мою почту. Вход свободный без регистрации. До свидания.

  194. Ксения Декабрь 7 2015 @ 12:00

    Евгения, здравствуйте! Возник такой вопрос: гражданин принёс обращение, просит принять его и поставить отметку на копии обращения (оба документа отксерокопированы, документа, написанного ручкой — нет), я ставлю отметку о получении, дату, свою подпись и расшифровку, а от меня требуют поставить ещё и штампик. В штампе у нас указывается номер и дата. Правильно ли я поступила отказав ставить штампик с номером, сказав, что моей записи о получении вполне достаточно. Имеют ли право требовать от меня поставить штамп?

  195. Евгения Кожанова Декабрь 8 2015 @ 08:41

    Здравствуйте, Ксения!
    По закону об обращениях граждан, неважно, копию письма ли принес гражданин в качестве обращения или оригинал. Перечень необходимых сведений, которые должны содержаться в обращении, приведен в ст.7 закона.
    По поводу штампа все не так однозначно. С одной стороны, в законе нигде не сказано, что принимающий должен ставить штамп на экземпляр обращения, который остается у гражданина. Сказано только, что оно подлежит обязательной регистрации (ст. 8). Но с другой стороны, есть статья 5 этого же закона, где говорится, что гражданин имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения. В любом случае, входящий номер и дата регистрации не являются государственной тайной, и почему бы не сообщить их гражданину, если он так этого хочет. Я бы скорее воздержалась от указания своих фамилии, должности и т.д. — это все-таки персональные данные.

  196. Кирилл Декабрь 15 2015 @ 13:36

    Здравствуйте! А подскажите пожалуйста возложена ли обязанность на организацию регистрировать входящие документы, направленные нарочно при условии их соответствия всем нормам? И если да, есть ли ссылка на нормативные правовые акты в которых это прописано?

  197. Евгения Кожанова Декабрь 16 2015 @ 04:22

    Здравствуйте, Кирилл! Организация государственная или негосударственная? Если государственная, то какая сфера деятельности?

  198. Кирилл Декабрь 17 2015 @ 08:00

    Организация не государственная (ООО, ЗАО, ОАО)

  199. Евгения Кожанова Декабрь 17 2015 @ 09:08

    Обязанности регистрировать письмо у негосударственных организаций нет, если это письмо поступило от другой организации. Прием и регистрация письма — не одно и то же. Принимать письма обязанности тоже нет, но можно сделать так, что а) письмо в организацию попадет, б) это будет документально доказано.
    Если письмо принес гражданин (физическое лицо), то у организации есть большой шанс попасть под действие закона «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»: он распространяется и на негосударственные организации, оказывающие «публично значимые функции». Определения этих функций в законодательстве нет, зато уже есть судебная практика, когда организацию признавали таковой. Поэтому письмо от физика лучше зарегистрировать.

  200. Elizaveta Декабрь 18 2015 @ 13:12

    Добрый день. Скажите, пожалуйста, входящую документацию обязательно хранить в оригинале (письмо), или я могу оставить себе копию и выдать под роспись оригинал исполнителю? И еще, если нашему директору пишут письмо(ставят ФИО и ООО в копию), а основное письмо идет генподрядчику нашей организации (письмо от подрядчика), надо ли регистрировать это письмо у себя в журнале? организация ООО.

  201. Евгения Кожанова Декабрь 21 2015 @ 04:26

    Здравствуйте, Елизавета!
    В дело лучше помещать оригинал документа, а исполнителю для работы в большинстве случаев вполне хватает копии. Копия не имеет юридической силы, в отличие от оригинала, и ее можно «потерять». Оригиналы очень желательно держать все в одном месте (например, у вас), чтобы в случае необходимости не разыскивать по всей организации.
    Если в письме в реквизите «Адресат» фигурирует ваш директор и ваша организация, то это письмо, в том числе, и вам. Нужно регистрировать.

  202. Ника Декабрь 22 2015 @ 18:30

    Добрый Вечер! Предстоит вести письмо в организацию, везем в двух копиях, одну копию организации, вторую нам, соответственно на нашей копии необходимо что бы поставили дату и время о том что принято наше письмо…Вопрос: могут ли отказать нам в подписи нашей копии? если откажутся ставить печать на нашей копии о принятии как нам действовать?

  203. Евгения Кожанова Декабрь 23 2015 @ 03:55

    Здравствуйте, Ника!
    У организации-адресата нет обязанности делать какие-либо отметки на вашем письме. Это только их право, и отметку о принятии они могут ставить в соответствии со своими внутренними правилами. Например, не дату и время, а штамп со входящим и дату и т.д. Вы можете попросить их указать на своей копии нужные данные, но никак не обязать. Впрочем, в норме обычно делопроизводители идут навстречу.
    Однозначно подтвердить доставку письма позволяет отправка его по почте заказным с уведомлением. Вам придет карточка с указанием даты и подписью получателя. В этом случае доставку вами письма подтверждает третья сторона — Почта РФ.

  204. Ольга Декабрь 25 2015 @ 03:37

    Здравствуйте!
    В нашей организации произошла такая ситуация — приставы выписали нам постановление от 16.12.15 заказным письмом с уведомлением, оно к нам поступило 19.12 и было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции. В суде нам пришлось доказывать, что мы получили его именно 19.12, а не 16, прикладывать копию журнала, писать справки и т.д. Подскажите, нужно ли вообще хранить конверты от заказных писем?

  205. Евгения Кожанова Декабрь 25 2015 @ 04:33

    Здравствуйте, Ольга!
    Статья об этом: http://thebestsecretary.ru/?p=4367

  206. Екатерина Январь 12 2016 @ 10:25

    Здравствуйте , хотела у Вас уточнить можно ли ставить входящий номер на Постановление Администрации города?

  207. Евгения Кожанова Январь 12 2016 @ 12:36

    Добрый день, Екатерина! В качестве чего попало к вам это постановление? Прислано с сопроводительным письмом?

  208. Екатерина Январь 13 2016 @ 03:30

    Нет, мы работаем в Муниципальном Учреждении, так что Постановление(оригиналы) Администрации нам приходят частенько. Так вот у меня возник вопрос можно ли ставить на нем входящий номер, и может ли Директор отписывать данное постановление в оригинале?

  209. Евгения Кожанова Январь 13 2016 @ 04:56

    Доброе утро, Екатерина!
    Можно ставить и номер, и резолюцию. Администрация должна присылать эти постановления с сопроводительными письмами, но если они этого не делают, то приходится обращаться с постановлениями как с входящими. Можно заменить резолюцию на лист резолюции, если сомневаетесь. Вот здесь статья про лист: http://thebestsecretary.ru/?p=2687#more-2687

  210. Екатерина Январь 14 2016 @ 03:42

    Спасибо Вам огромное!

  211. Алия Январь 15 2016 @ 02:56

    Добрый день! Пожалуйста, подскажите, зарегистрированные входящие письма — оригиналы передаются исполнителю или копия, а оригиналы надо подшивать в папку? И, есть ли ссылка на это правило?
    В ожидании ответа.
    Спасибо!

  212. Евгения Кожанова Январь 15 2016 @ 04:31

    Здравствуйте, Алия! Это определяет организация своими внутренними правилами. Можно передавать и копию, и оригинал. В первом случае переписку в дела формирует секретарь, во втором — исполнитель. Только выбрать что-то одно из этого, комбинированный подход тут неприемлем. Мое мнение, что исполнителю достаточно электронной копии (скана), а все оригиналы должны подшиваться в дела и храниться в одном месте.

  213. Иван Январь 25 2016 @ 21:18

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, каким постановлением регулируется вопрос подготовки двух копий исходящих писем, их подписания руководителем и хранения одной из них? В чем практический смысл? Почему недостаточно хранить обычные копии исходящих писем? Спасибо.

  214. Евгения Кожанова Январь 26 2016 @ 04:27

    Здравствуйте, Иван!
    Строго говоря, обязанности делать это у негосударственных организаций нет. Это правило содержится во многих ведомственных инструкциях по делопроизводству (ФССП, ФТС).
    Практический смысл в том, что копия не имеет юридической силы, и если придется доказывать факт хозяйственной деятельности в суде или при проверке организации гос.органами, прокуратурой и т.п., то высока вероятность, что копия письма не будет принята в качестве доказательства.
    Необязательно создавать в двух экземплярах абсолютно все исходящие. Это зависит от способа отправки: если адресату будет отправлен факс или скан-копия, то письмо создается в одном экземпляре, отправляется и помещается в дело.

  215. Иван Январь 26 2016 @ 20:13

    Спасибо, все понятно.

  216. Наталия Февраль 4 2016 @ 08:33

    Здравствуйте!
    Я работаю спец. по документообороту в международной компании. Недавно пришли письма — решения из налоговой: можно ли ставить на них регистрационный штамп вх. письма или лучше приклеить бумажку и на ней проставить штамп и номер? Есть ли какие-либо регламенты, освещающие тему проставления рег. штампов на документах из налоговых, судов и т.д.?

  217. Евгения Кожанова Февраль 4 2016 @ 09:27

    Здравствуйте, Наталия!
    Письма из судов, налоговых, и даже из администрации Президента — такие же, как и все остальные. Не нужно ничего на них клеить, штамп и номер ставятся на свободное место на нижнем поле письма справа.

  218. Наталия Февраль 4 2016 @ 13:52

    Спасибо за ответ!
    У меня созрел еще один вопрос. Обязан ли делопроизводитель, регистрирующий корреспонденцию, проверять текст исх. письма на наличие ошибок и, в случае их нахождения, передавать обратно исполнителю на исправление? Могу ли я отказаться регистрировать письмо, в связи с большим наличием ошибок в тексте?

  219. Евгения Кожанова Февраль 5 2016 @ 04:52

    Здравствуйте, Наталия!
    Обязанность секретаря проверять грамотность написания письма может содержаться в должностной инструкции и в инструкции по делопроизводству. Можно проговорить этот вопрос с директором, чтобы он озвучил всем новое правило.

  220. Жанна Февраль 18 2016 @ 15:09

    Добрый день. Сегодня возник спор с начальником юр.отдела. Суть вот в чем, на нашу рабочую электронную почту приходят исковые заявления от субподрядчиков. Юрист заявляет, что они не имеют юридическую силу и я не должна их регистрировать в журнале входящей корреспонденции, до тех пор пока не будет это письмо прислано по почте России или нарочным. Что необходимо вести еще один журнал, для регистрации писем полученных по эл.почте. Но ведь я письмо отдаю руководителю, который пишет резолюцию и направляет в юр.отдел для дальнейшей работы.
    Что предпринять в ситуации?

  221. Евгения Кожанова Февраль 19 2016 @ 04:11

    Здравствуйте, Жанна!
    Юрист прав:
    «3. Истец обязан направить другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и прилагаемых к нему документов, которые у них отсутствуют, заказным письмом с уведомлением о вручении». (ст. 125 Арбитражно-процессуального кодекса РФ).
    Не нужно отдельно регистрировать письма, пришедшие по электронной почте. Можно ставить пометку в общем журнале, что оно пришло так, но это не обязательно: канал доставки письма не обеспечивает юридическую силу документу.

  222. Жанна Февраль 19 2016 @ 10:37

    Спасибо за ответ.

  223. Наталия Февраль 25 2016 @ 06:41

    Доброе утро. Сегодня возник вопрос, нужно ли создавать приказ на изменение наименования штампа? Штамп мы проставляем на конвертах, чтобы не заполнять поля вручную, т.е. там отображено название организации и адрес. К тому же штампы мы готовим по служебным запискам, а не приказам. Как в таком случае поступать?

  224. Евгения Кожанова Февраль 25 2016 @ 07:30

    Добрый день, Наталия!
    Штампы не нужно вводить приказом. Печати и штампы учитываются в специальной учетной книге. О ней здесь: http://thebestsecretary.ru/?p=2725

  225. Наталия Февраль 25 2016 @ 08:02

    Большое спасибо!

  226. Наталия Март 4 2016 @ 09:04

    Добрый день!
    Подскажите, пожалуйста, можно ли всю корреспонденцию не сортировать по содержанию или адресатам для формирования дел, а назвать дело «входящая корреспонденция» и дело «исходящая корреспонденция»? Пытаюсь понять, как создавать номенклатуру и формировать документы в дело.

  227. Евгения Кожанова Март 4 2016 @ 09:16

    Здравствуйте, Наталия! Такой подход в корне неверный. От тематики переписки зависит срок ее хранения, от года до бессрочного. Дела с разным сроком хранения по-разному оформляются на хранение. Также нужно формировать письма по принципу «запрос-ответ», чтобы история переписки хранилась в одном деле. Как составить номенклатуру дел, статья здесь: http://thebestsecretary.ru/?p=3314

  228. Алекса Март 6 2016 @ 08:25

    Доброе утро
    Поздравляю с наступающим праздником — международным женским днем! Здоровья,счастья,любви

    Евгения,а вопрос у меня такой можно ли при регистрации входящих дату и год записи писать синей ручкой, а потом все черной, а то при поиски сливается все

  229. Евгения Кожанова Март 9 2016 @ 04:43

    Здравствуйте, Алекса! Благодарю за поздравление, и вас с праздником!
    Можно писать разными ручками, если только для вашей компании нет отраслевых правил делопроизводства, и в этих правилах нет специальных требований.

  230. Алекса Март 12 2016 @ 07:53

    Спасибо

    Прочитала всю инструкцию,но так и не нашла только упоминание про цвет чернил

  231. Евгения Кожанова Март 14 2016 @ 04:27

    Доброе утро! Значит, можно использовать разные цвета.

  232. Наталия Март 15 2016 @ 08:51

    День добрый!
    Недавно спрашивала у Вас про сортировку писем для дальнейшего хранения по номенклатуре. Я знаю, что нужно формировать письма принципом «запрос-ответ», а как в таком случае упорядочить письма, если по одной теме идет несколько запросов и ответов? Подряд складывать в один файл? И как складывать те, что являются дополнением к ранее написанному письму? Также прикладывать их к предыдущим письмам?

  233. Евгения Кожанова Март 15 2016 @ 09:48

    Наталия, здравствуйте!
    Этот «файл» и называется «дело»: переписка по конкретному вопросу. Это дело может появиться и среди года, когда номенклатура уже утверждена. Например, было дело 01-12 «Переписка по профильным направлениям деятельности». В нем образовался такой файл, и тогда, чтобы был порядок, или внутри дела 01-12 надо сделать дело 01-12-01 «Переписка по вопросам сотрудничества», или сделать отдельное дело 01-… (следующий порядковый номер). И складывать в него письма в порядке «запрос-ответ».

  234. Наталия Март 15 2016 @ 10:39

    Я хотела оформить дело с названием «Переписка с Корпорацией развития по вопросам строительства», тем касаемо строительства довольно много. Значит лучше разбить эту переписку на несколько дел по отдельным вопросам?

  235. Евгения Кожанова Март 15 2016 @ 11:47

    Можно разбить на отдельные дела. Еще один вариант — разграничить документы внутри дела с помощью разделителей. Например, дело «Переписка…», а внутри письма разложены по контрагентам или по вопросам. Размещайте документы так, как удобно в первую очередь вам.

  236. Наталия Март 15 2016 @ 12:03

    Большое спасибо за разъяснение!

  237. Наталия Март 15 2016 @ 13:37

    Евгения, прошу прощения за назойливость, но у меня появился еще один вопрос. У нас в штате пока что всего около 20 человек и официально мы не разделены на отделы, есть только Админитсративный и строительный. Однако не гласно мы делимся на бухгалтерию, кадры и т.д. Мне при создании номенклатуры вписывать два кода официальных отделов или можно вписать коды всех отделов, которые есть, пусть даже они не официальны?

  238. Евгения Кожанова Март 16 2016 @ 07:39

    Здравствуйте, Наталия!
    В вашей номенклатуре может быть только два раздела, а индексы начинаться с цифр 01-… и 02-….
    Но внутри этих подразделений можно разделить документы на группы «Управленческие документы», «Кадровые документы», «Бухгалтерские документы» и т.п. с кодами соответственно 01-01-…, 01-02-…. 01-03-… . Можно не делать таких разделов, а просто группировать документы блоками (без разделений), тогда не будет трехэтажных индексов.

  239. Айя Апрель 1 2016 @ 11:45

    Добрый день!
    ПодскажитЕ, нужно ли регистрировать входящее письмо, отправленное на имя сотрудника, а не руководителя предприятия?

  240. Евгения Кожанова Апрель 4 2016 @ 04:17

    Здравствуйте, Айя!
    ДА, нужно, если письмо служебное.

  241. Айя Апрель 4 2016 @ 11:38

    Здравствуйте, Евгения! Спасибо Вам за ответ)
    Появился еще один вопрос, но уже по части договоров.
    У нас в компании заключили договор с номером и датой как у договора предшествующего, только с другой компанией. Т.о. есть два договора с разными контрагентами, но с одинаковым номером и датой. Их оба заключал наш горе-юрист. Откуда он брал номера неизвестно, действителен ли предшествующий договор также неизвестно. Стоит ли мне регистрировать второй договор? И как вообще стоит поступать в таких случаях?

  242. Евгения Кожанова Апрель 5 2016 @ 04:17

    Добрый день! Дата и номер не влияют на юридическую силу документа, придется различать два договора по контрагентам.
    Не совсем понятно, зачем вам его регистрировать, если дата и номер уже есть.
    Поступать очень просто: вести единую базу данных договоров. Возможно, еще эта статья вам поможет: http://thebestsecretary.ru/?p=3636

  243. Елена Апрель 14 2016 @ 09:21

    Добрый день!
    При направлении письма-запроса в другую организацию, получаем письмо-ответ. Нужно ли регистрировать данный ответ во входящем журнале (как входящий документ) и присваивать порядковый номер?
    Спасибо.

  244. Евгения Кожанова Апрель 14 2016 @ 09:46

    Добрый день! Да, нужно регистрировать.

  245. Светлана Апрель 21 2016 @ 08:14

    Здравствуйте Евгения!
    Встал вопрос, как формировать переписку.? Я формирую как запрос-ответ, на что говорят, что это не удобно, потому что если запрос был ,например в январе, а ответ в апреле, как это всё искать. И тем более разделять на тома при подшивке.?

  246. Евгения Кожанова Апрель 21 2016 @ 08:25

    Здравствуйте, Светлана!
    Принцип формирования переписки «запрос-ответ»наиболее удобен, так как позволяет видеть историю решения определенного вопроса полностью. Вопрос поиска конкретного письма решить можно, если при регистрации ставить отметку, к какому исходящему/входящему каждое конкретное письмо относится. Например, если письмо-ответ на январский запрос получено в апреле, то при регистрации ставится отметка «в ответ на исх. №123», и письмо подшивается к исх. №123. «Тома разделяются стандартно: не более 250 листов в каждом.

  247. Сергей Апрель 22 2016 @ 06:49

    Здравствуйте, Евгения! Написал на работе заявление на отпуск, попросил секретаря зарегистрировать — она сказала, что это не «тот» документ, который подлежит регистрации, а если и зарегистрирует, то после подписания его всеми ступенями руководства.Так вот какой у меня вопрос: подлежит ли заявление на отпуск регистрации входящих (внутренних) документов и на какой стадии?

  248. Евгения Кожанова Апрель 22 2016 @ 07:30

    Здравствуйте, Сергей!
    Секретарь права в том, что ваше заявление на отпуск — не входящий документ. В качестве внутреннего документа оно может быть зарегистрировано, в том числе ДО того, как будет согласовано и подписано. Это уже документ. Сослаться не на что: правил и нормативов здесь нет. ТК РФ вообще не предусматривает такой документ как заявление на отпуск. По правилам, если есть график отпусков, то это отдел кадров должен следить за тем, чтобы вас вовремя отправили в отпуск, выдав за три дня до него отпускные. Если этого не произойдет (при условии, что есть график и вы идете день в день), то у кадровиков будут неприятности.

  249. Айя Апрель 28 2016 @ 05:49

    Евгения, здравствуйте!
    Наша компания является дочерней, а «материнская» компания находится в другой стране с совершенно другими нормами и правилами. У нас встал вопрос по нумерации документов и их регистрации, а именно: нужно ли нам регистрировать документы (в основном внутренние), относящиеся только к материнской компании? Спрашиваю, потому что недавно задали вопрос по нумерации документов (протоколов, заявлений, служебок, положений), которые к нам, как дочерней компании, не имеют никакого отношения.

  250. Евгения Кожанова Апрель 29 2016 @ 10:09

    Здравствуйте, Айя!
    Внутренние документы внутри одной компании имеют единый номер. Для удобства учета вы можете добавлять к номерам свои индексы, например, пришел документ №2334, а у вас он превратился в №2334/2. Новых номеров давать не нужно.

  251. Алекса Май 6 2016 @ 11:25

    Добрый день Евгения
    С праздником поздравляю
    А вопрос такой при проверке делопроизводства,на что проверяющие обращают внимание в первую очередь м что нужно обратить мне внимание? И будут ли придираться к мелким исправлениям и к тому что некоторые письма еще не загнали в дела, что кое-где есть помарки и другие вот ляпы и не только мои.
    И вот еще такой при регистрации входящего документа,в журнале число не поставила ,а он пришел сегодня ,а запись была последняя вчера,не пропустили строку стали писать вх.номер, можно ли сверху написать,что число ,например,6 мая или так нельзя делать
    Заранее спасибо

  252. Евгения Кожанова Май 10 2016 @ 07:56

    Здравствуйте, Алекса! И вас с праздником!
    Так как делопроизводство очень слабо регулируется государством, то порядка проведения проверок нет. Если аудит внутренний, т.е. выполняется работниками вашей же организации, то проверяют в первую очередь самые проблемные участки. Напишите, кто и с какой целью проводит проверку, может быть, станет понятнее, на что обратить внимание.

  253. Сергей Май 13 2016 @ 10:07

    Здравствуйте, Я Обратился в областную поликлинику с заявлением (запросом) предоставление мне информации о моем здоровье, копии карточки и т д, Секретарь приняла заявление и объяснила что регистрация заявление как «входящее» осуществляется в течении 3 дней и ответ на мой запрос ждать 1 месяц, правомерны ее действия ? куда жаловаться ?, как доказать ее неправоту если видео съёмка в мед учреждении запрещена ?

  254. Евгения Кожанова Май 16 2016 @ 03:58

    Здравствуйте, Сергей! Секретарь права: в соответствии с федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
    письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления (п.2 ст.8) и рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (п.1. ст. 12). Поликлиника — бюджетное учреждение, и попадает под действие этого закона.

  255. Владислава Май 17 2016 @ 12:01

    «Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю.»
    Здравствуйте! Подскажите,что это за акт и есть ли у него установленная форма?

  256. Евгения Кожанова Май 18 2016 @ 04:24

    Здравствуйте, Владислава!
    Формы нет, обычный акт. Пишется, что доставлено письмо, в котором должны быть документы А, Б, В, а по факту есть только А и В. Письмо возвращено курьеру (подпись курьера) либо отправлено назад по почте (данные об отправке).

  257. Алекса Май 25 2016 @ 02:58

    Доброе утро

    а у меня еще такой вопрос — при регистрации исходящей и входящей документации, дату (например сегодня, пишу отдельно, а не в графе, а то текст сливается), можно так делать или это считается ошибка, а то проверяющий написал замечание, аргументировав это тем, что так нельзя делать?
    заранее спасибо

  258. Евгения Кожанова Май 25 2016 @ 04:29

    Если для указания даты на бланке есть специальная отметка, то дата вписывается туда. Если из-за этого она нечитаема, то нужно подкорректировать бланк.
    Архив — сам по себе закрытое помещение. Дополнительно в запирающихся шкафах хранятся конфиденциальные документы, документы по личному составу и любые другие на усмотрение организации. Документы в еще не закрытых делах хранятся в соответствии со своим статусом: конфиденциальные закрываются или помещаются в сейфы, обычные — в папках на полках или в шкафах.

  259. Алекса Май 25 2016 @ 03:03

    а проверяют все, и делопроизводство в том числе, и еще вопрос, дела (не ДСП ) как они хранятся, должны ли запираться и пломбироваться, как ДСП? или только не подшитые письма в дела???

  260. Евгения Кожанова Май 25 2016 @ 04:29

    Если для указания даты на бланке есть специальная отметка, то дата вписывается туда. Если из-за этого она нечитаема, то нужно подкорректировать бланк.
    Архив — сам по себе закрытое помещение. Дополнительно в запирающихся шкафах хранятся конфиденциальные документы, документы по личному составу и любые другие на усмотрение организации. Документы в еще не закрытых делах хранятся в соответствии со своим статусом: конфиденциальные закрываются или помещаются в сейфы, обычные — в папках на полках или в шкафах.

  261. Юлия Июнь 16 2016 @ 06:27

    Добрый день. Подскажите пожалуйста, входящий документ с пометкой ДСП Экз№75 делопроизводитель отдает исполнителю или хранит у себя, а исполнителю копию?? Заранее спасибо.

  262. Евгения Кожанова Июнь 17 2016 @ 04:59

    Здравствуйте, Юлия! Если ваша компания попадает под действие Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в
    федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии (утверждено Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 №1233), то передать нужно, а передачу зафиксировать в специальном журнале. Если под положение вы не попадаете, то это зависит от внутренних правил вашей организации.

  263. Юлия Июнь 16 2016 @ 06:34

    И ещё один вопрос, у нас назначили человека ответственным за архив,кто должен составлять номенклатуру дел ответственный за архив или делопроизводитель?

  264. Мария Июнь 16 2016 @ 08:11

    Добрый день,Евгения!
    Искала на разных форумах, но информации много, а по существу ничего и нет. Может быть, Вы сможете подсказать по моему вопросу. Ситуация такая: может ли секретарь иностранной организации, работающей в России (работник — местный житель), НЕ принимать и НЕ регистрировать письмо от другой иностранной организации, тоже работающей в России, на иностранном языке без перевода (человек не понимает иностранного)? И есть ли какие-нибудь законы, разрешающие подобную неоднозначность?

  265. Евгения Кожанова Июнь 17 2016 @ 04:37

    Здравствуйте, Мария!
    Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», статья 3:
    1. Государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию:
    1) в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства;
    Можно и нужно не принимать. Я работала с иностранными компаниями, практика такая: бланк письма делится на два столбца, в одном из них текст письма на родном языке компании, в другом — на русском. Либо полностью пишется письмо на русском языке, даже если его составил и подписал представитель иностранной компании.

  266. Мария Июнь 20 2016 @ 06:15

    Премного Вам благодарна за ответ! Как я теперь понимаю, от этого может зависеть репутация секретаря как компетентного работника, в частности, умение отстоять свою точку зрения. Спасибо еще раз!

  267. Юлия Июнь 22 2016 @ 13:33

    Добрый день!

    С регистрацией обращения граждан благодаря Федеральному закону №59-ФЗ все предельно ясно: обязаны регистрировать, срок ответа — 30 дней и т.д. А как быть, если входящее письмо поступает от органов власти, например УФМС. Т.е. приносит письмо в канцелярию сотрудник того же УФМС и просит сразу зарегистрировать, а в тексте требование дачи пояснений по письму не позднее чем через 3 дня после регистрации письма. Сотрудник канцелярии регистрирует письмо и позже сталкивается с недовольством руководства. Есть ли документ, обязывающий принимать такого рода входящую корреспонднцию?

  268. Евгения Кожанова Июнь 23 2016 @ 04:17

    Здравствуйте, Юлия!
    Если вы коммерческая организация, то нигде прямо не написано, что письма от гос.органов обладают каким-то приоритетом и нужно выполнять их требования. Если руководство готово нести ответственность за невыполнение этих требований, то можно и не принимать письмо (хотя есть способы доставить его так, что оно будет принято), и не соблюдать сроки. В следующий раз работник канцелярии может в срочном порядке подойти к руководству и спросить, что делать с письмом. Курьеру он скажет, что инструкция обязывает его сделать так. Но как показывает практика, с гос.органами, тем более контролирующими, лучше не ссориться.

  269. Юлия Июль 15 2016 @ 06:39

    здравствуйте.

    Как поступать, если принесли документ, в котором не хватает приложений? У меня возникла ситуация, принесли документ с полиции, прописали, что приложений должно быть 10 листов, а по факту 9. Могу ли я принимать документы на регистрацию?

  270. Евгения Кожанова Июль 15 2016 @ 10:07

    Здравствуйте, Юлия!
    В таких случаях составляется акт «О неполном пакете документов» в трех экземплярах: один — в дело, второй — к документу (если принимаете), третий — курьеру или отправителю. Принимать или нет, решает руководитель, которому адресовано письмо: если оно может быть взято в работу и с неполным пакетом приложений, то взять можно. Если нет, то письмо нужно вернуть, приложив к нему акт. Если вы не принимаете письмо, то акт составляется в двух экземплярах: один — вам, другой — отправителю.

  271. Наталия Август 4 2016 @ 06:10

    Здравствуйте, я работаю специалистом по делопроизводству в администрации города совсем недавно. Пытаюсь навести порядок в документах одного управления.За прошедшие годы тут все очень запустили, нет четкой системы документооборота, несмотря на то, что инструкция по делопроизводству существует. Мною была разработана номенклатура и инструкция по делопроизводству в управлении на основе инструкции администрации, но в процессе работы возникают вопросы, которые невозможно было заранее предусмотреть. Например, каким образом формировать дело по протокольным поручениям? Выделить отдельное дело по номенклатуре или складывать все в дело «Переписка…»?

  272. Наталия Август 4 2016 @ 06:15

    И еще. Управление обслуживает финансовое учреждение, имеющее статус МБУ, которое от лица управления готовит ответы на запросы по отрасли в целом. Причем, эти запросы учреждение получает по системе электронного документооборота. Они эти запросы, ответы и документы к ним распечатывают и хранят у себя в учреждении. Какое имя возможно присвоить данному делу? Заранее спасибо! очень много полезного почерпнула, случайно попав на ваш сайт.

  273. Евгения Кожанова Август 4 2016 @ 10:14

    Здравствуйте, Наталия!
    1. «Протокольные поручения»: если вы имеете в виду внутреннюю переписку по исполнению заданий по протоколам совещаний, то можно а) вести отдельное дело «Переписка по исполнению протокольных поручений», б) внести эту переписку в дело «Протоколы и переписка по их выполнению», в) учитывать их в массиве всей внутренней переписки. Как вам удобнее, в зависимости от объема дела и его востребованности.
    2. Ответы за запросы в МБУ: дело можно назвать «Переписка по запросам о….», вместо многоточия указав тематику запросов.

  274. Наталия Август 8 2016 @ 06:55

    Евгения, спасибо большое за консультацию! А то я по каждому вопросу к архивистом бегаю в гос.архив)) Можно я еще у Вас буду консультироваться?
    С уважением к Вашему опыту и знаниям

  275. Наталия Август 11 2016 @ 07:19

    Евгения, здравствуйте, снова Вас беспокою. Подскажите, пожалуйста, что делать с документами, которые не были зарегистрированы предыдущим секретарем?! Пытаюсь разобраться с кипой бумаг, которые она оставила, уволившись со скандалом. Теперь есть документы ,которые она не зарегистрировала, есть разные документы под одним номером и наоборот, один документ под разными номерами. Нужно ли мне попытаться задним числом зарегистрировать документы или оставить все как есть? и начать все с чистого листа?
    И еще. Обязаны ли мы регистрировать документ, полученный из администрации (а мы являемся одним из управлений этой администрации) и оно уже зарегистрировано в канцелярии администрации?
    Спасибо большое заранее

  276. Евгения Кожанова Август 15 2016 @ 05:58

    Добрый день, Наталия!
    1) Чего точно не нужно делать, так это регистрировать документы задним числом. Начните все не с чистого листа, а с нового рабочего дня. Например, со вторника 16.08. все будет регистрироваться по правилам. А документы, которые вам достались в беспорядке, нужно а) разложить по видам и по хронологии, б) составить на них отдельный список. Так они не испортят вашу базу данных «задними числами», а вы будете знать, что конкретно досталось вам от прежнего секретаря и при необходимости сможете найти нужный документ.
    2) Это лучше уточнить в канцелярии администрации. Управление может быть как структурным подразделением, так и вполне самостоятельной единицей в составе администрации.

  277. Инна Август 24 2016 @ 07:33

    Добрый день, Евгения!
    Такой вопрос. В организацию пришел документ, я его зарегистрировала,а через некоторое время пришло дополнение к предыдущему документу. Должна я присвоить ему новый регистрационный номер или номер документа будет тот-же и только число будет другим?
    Благодарю за помощь.

  278. Евгения Кожанова Август 24 2016 @ 07:40

    Здравствуйте, Инна! Зависит от того, что за документ пришел во вторую очередь. Если это письмо, то оно получит отдельный номер и отметку в примечаниях, что оно связано в первым письмом. А если вам просто дослали пакет документов к первому письму (например), то они будут приложены к нему и пойдут как первый документ.

  279. Инна Август 24 2016 @ 08:20

    Спасибо за ответ.
    Подскажите пожалуйста основание, закон и т.д.

  280. Евгения Кожанова Август 24 2016 @ 10:17

    Инна, единственное основание — правила делопроизводства, обычай делового оборота. Нормативов на этот счет нет. Если организация, в которой вы работаете, попадает под определение «федеральный орган исполнительной власти», то Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Может быть, есть ведомственная инструкция. Но ни в одной из них это правило не написано прямым текстом.

  281. Инна Август 24 2016 @ 10:34

    Благодарю Вас.

  282. Татьяна Август 26 2016 @ 19:19

    Здравствуйте!

    Подскажите, если входящие письма в нашу компанию приходят на 90 процентов в электронном виде, а их оригиналы я почти никогда не получаю. То мне хранить их распечатанную копию? Или всегда запрашивать оригиналы?
    Начальство не требует оригиналов.

    И еще, что делать с сотрудниками, которые отправляют письма с номерами не по моему порядку. Сами берут любой номер, не спрашивая меня. Как это систематизировать. Я совсем запуталась. Журнала нет, регистра нет, голова пухнет.

    Спасибо заранее.

  283. Евгения Кожанова Август 27 2016 @ 11:28

    Здравствуйте, Татьяна!
    1. Вы можете хранить письма в электронном виде.
    2. Проблема с сотрудниками решается на организационном уровне: нужно внедрять правила делопроизводства, утверждать их у руководства, знакомить с ними под подпись коллег и приучать их к порядку. Это дело не одного дня, но ситуация обычная. Начните с издания приказа о правилах делопроизводства в компании, в котором напишите, что все исходящие документы регистрируются у секретаря и не допускается самостоятельное присвоение номеров документам.

  284. Юнона Сентябрь 6 2016 @ 16:53

    Добрый день, подскажите пожалуйста есть ли где нибудь информация в оф документах про разницу в датах входящх документах по СЭД. Пример: по СЭД прислали карточку с пометкой ДСП 31.08.16, а документ не поступил.5.09 исполнитель позвонил с уточнением как идет исполнение, секретарь в ответ письмо не поступало, письмо продублировали в котором срок ответа стоял 05.09. Я в регистрации отказала.

  285. Евгения Кожанова Сентябрь 6 2016 @ 19:50

    Здравствуйте, Юнона!
    В первую очередь нужно смотреть инструкцию по делопроизводству вашей организации. А по общим правилам неважно, в СЭД или нет, но регистрация поступившего документа происходит или в день его поступления, или на следующий день. Из официальных документов об этом говорят Правила делопроизводства в ФОИВ, но для коммерческих организаций они не нормативны. А у вас вообще странная ситуация: регистрация произошла раньше, чем поступил документ. Это неправильно: первичен именно документ, а не запись (карточка) о нем. В описанной ситуации я бы отказала в приеме карточки. Тем более, что речь идет о документе ограниченного пользования, им нельзя пропадать.

  286. Яна Сентябрь 9 2016 @ 05:51

    добрый день ситуация такая. я работаю секретарем. у меня два журнала входящие и исходящие. но зачастую работники приносят различные заявление. куда мне их регистрировать?правильно ли я сделала.завела отдельную тетрадь для внутренних документов.

  287. Евгения Кожанова Сентябрь 9 2016 @ 10:56

    Здравствуйте, Яна! Вы все сделали правильно. Внутренние документы должны регистрироваться отдельно от внешних и исходящих. Подробно прочитать о регистрации внутренних документов, скачать образцы журналов можно здесь: http://thebestsecretary.ru/?p=4381

  288. Наталия Сентябрь 12 2016 @ 11:16

    Евгения, здравствуйте, хочу снова обратиться к Вам за помощью.
    1.Подскажите, пожалуйста, нужно ли изображение герба на бланках документов муниципального бюджетного учреждения? Составляю для них инструкцию по делопроизводству и должна отразить это. Причем, это финансовое учреждение, которое обслуживает одно из управлений администрации города. Я считаю, что логически надо, хотя они не являются иссточником комплектования госархива. И на какой документ могу ссылаться в данном случае.
    2. Обязателен ли журнал регистрации внутренней документации в управлении? В управлении работает всего четыре человека, а обмен документами происходит с подведомственными учреждениями по типу входящие — исходящие в основном.
    Спасибо заранее!

  289. Евгения Кожанова Сентябрь 13 2016 @ 10:07

    Добрый день, Наталия! По поводу герба написано в этих статьях: http://thebestsecretary.ru/?p=3750 и http://thebestsecretary.ru/?p=3772 Посмотрите, попадает ли ваше учреждение под категории, которым можно размещать герб.
    Журнал регистрации не обязательный документ, и если в маленькой организации можно обойтись без него, то не нужно заводить. Заведете, когда появится необходимость.

  290. Яна Сентябрь 13 2016 @ 04:47

    Раньше я регистрировала все заявления рапорта в входящий журнал. как теперь начать нумерацию?с № 1?Заранее спасибо

  291. Евгения Кожанова Сентябрь 13 2016 @ 10:04

    Здравствуйте, Яна! Если вы имеете в виду, что выделяете часть документов для отдельной регистрации, то можно продолжать нумерацию до конца этого года. В начале журнала нужно сделать пометку, почему он начинается не с №1.

  292. Яна Сентябрь 14 2016 @ 02:53

    как конкретно сделать пометку?то есть продолжать нумерацию с входящего журнала? т.е допустим во входящем последний номер 600 а во внутреннем журнале следующий журнал регистрировать 601?

  293. Евгения Кожанова Сентябрь 14 2016 @ 12:49

    В новом журнале вы можете просто написать:»Нумерация начинается с №601, т.к. ранее внутренние документы регистрировались в журнале регистрации входящих документов».
    О номенклатуре дел можно почитать здесь. К обязательным документам она не относится.

  294. Яна Сентябрь 14 2016 @ 05:30

    и еще вопрос. обязательно ли секретарю вести номенклатуру дел?я ее никогда не вела и понятия не имею что это.

  295. Яна Сентябрь 15 2016 @ 02:44

    спасибо Вам огромное))

  296. Яна Сентябрь 15 2016 @ 02:45

    если я начала уже с первого номера это ошибка?

  297. Евгения Кожанова Сентябрь 15 2016 @ 16:25

    Здравствуйте, Яна.
    Не за что))
    Если вы начали с номера 1, то рано или поздно у вас будет пересечение по номерам: появится два внутренних документа с одинаковыми номерами, но разными датами. Если в общем журнале у вас была валовая нумерация, то, например, в январе вы зарегистрировали внутренний документ №5. И скоро у вас в новом журнале появится документ №5.

  298. Яна Сентябрь 16 2016 @ 03:09

    а как быть? если я продолжу нумерация допустим внутренний документ зарегистрирую след. порядковым номером а что написать в журнале входящей регистрации?там же получается номер пропадет как это записать?

  299. Евгения Кожанова Сентябрь 16 2016 @ 09:43

    Если в новом журнале зарегистрировано не много документов, то отметить их как зарегистрированные ошибочно и начать регистрировать с очередного номера (например, 601 и далее). Как делать пометку об ошибочной регистрации, написано здесь. И просто помнить о тех внутренних документах, которые уже внесли в журнал под номерами 1 и далее, пока они не будут отработаны и не уйдут на хранение. Не очень красиво получается, но проще помнить о 10, чем о 1000)) Страшного, на самом деле, ничего: накладка с внутренними документами, так что они в любом случае остались в организации и отрабатываются.
    Вот здесь статья о регистрации внутренних документов.

  300. Яна Сентябрь 19 2016 @ 02:57

    спасибо я поняла))))еще вопросик. вот допустим принесли заявление внутреннее я его зарегистрировала под номер 1025 в новом журнале. в в старом журнале входящем что написать? ведь получается я номер взяла оттуда записала во внутреннем журнале а там номер пропал как это записать?

  301. Евгения Кожанова Сентябрь 19 2016 @ 09:41

    Яна, там номер не пропал. У вас будет входящее письмо №1025 и внутренний документ №1025. Это разные документы и учитываются они по отдельности. В этом случае не страшно, что совпадают номера. В организации может быть очень много документов под №1, например.

  302. Екатерина Ноябрь 2 2016 @ 09:02

    Здравствуйте! Я, к сожалению, не успеваю прочитать все вопросы на этом сайте и ответы на них, поэтому подскажите мне, если тема уже обсуждалась. Вопрос в следующем: у нас в организации электронный документооборот на достаточно высоком уровне. Рассмотрение входящих документов производится руководителями также в электронном виде. То есть в регистрационную карточку документа вкладывается скан. образ документа и направляется на в электронном виде на рассмотрение. У руководителя, в свою очередь, есть кнопка «создать резолюцию». Путем выбора фамилий и написания текста резолюции документ (в электронном виде) уходит на исполнение. Вопросы: 1. как в классическом (бумажном, журнальном) документообороте производится регистрация дополнений к ранее направленным (для нас — входящим) документам? Или же это может быть письмо с тем же номером (исх.), но дополненного содержания. 2. как можно «дорегистрировать» дополнительную инфомацию (например, к письму нужно было приложить конверт, чтобы было выдно отметку почты), а сразу этого не сделали. Спасибо.

  303. Евгения Кожанова Ноябрь 2 2016 @ 09:17

    Здравствуйте, Екатерина!
    1. Если пришло дополнение к уже зарегистрированному письму, которое уже в работе, то его надо регистрировать как самостоятельное входящее. Так проще всего его учитывать. В обычных журналах ставятся отметки об этом в графе Примечание, а в СЭД можно просто связать эти два письма ссылкой между собой. Если в программе есть поле для комментария к зарегистрированному документу, там тоже можно написать коротко: «Дополнительно выслан …». В остальном этот досыл идет как стандартное входящее.
    2. По поводу хранения конвертов посмотрите эту статью. Я в СЭД конверты обычно не выкладываю, т.к. штампы не всегда хорошо получаются на сканах. Ставлю отметку: конверт сохранен. Сам конверт прикалываю к бумажному письму, а когда доходит до оформления документов на хранение, там уже решается, будет ли оно храниться вместе с конвертом или его можно выбросить.

  304. Екатерина Ноябрь 2 2016 @ 09:45

    Большое спасибо за быстрый ответ. По вопросу 1. Да, у электроники действительно намного более широкие возможности, в чем видятся неоспоримые преимущества, но порой и явные недостатки. Была (до вчерашнего дня) возможность дополнить карточку вложением и повтроно передать на рассмотрение руководителю (сначала поступил текст на англ. языке, затем его перевод), но руководителю этот документ поступил как ранее уже рассмотренный, о чем было сделано замечание и получено указание на запрет вмешательства в первичную регистрационную карточку. Рассматривается предложение создания так называемой «повторной» карточки: привязанной к первичной последством одинакового индекса и порядкового номера, но с пометкой (01)в конце регистрационного номера. У меня есть опасения, что возникнет неразбериха, т.к. таким жк образом в нащей электронной системе реализован функционал регистрации ответных писем. Это первое. Второе: руководитель не станет разбираться в регистрационных номерах, а накажет за то, что «ранее он это уже рассматривал, а, главное, отписывал» Но в новой карточке резолюция из первичной карточки не отразится… В общем, будем что-то изобретать… 2. по вопросу сканирования конвертов. Не всех поступлений, конечно, а строго выделенных (налоговики, юристы, обращения граждан) Т.к. документоборот действительно электронный, порой документы проживают долгую жизнь на предприятии, перемещаясь (в скане) от налоговиков, к юристам, бугалтерам и т.д. минуя (!!!)отдел документационного обеспечения. Таким образом мы здорово экономим время свое и исполнителей. За качеством электронных копий следим! 🙂 Спасибо.

  305. Alexandra Ноябрь 11 2016 @ 12:49

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, можно ли в коммерческой организации вести один журнал для исходящей и входящей корреспонденции (первая половина — исходящие, вторая — входящие).
    Спасибо!

  306. Евгения Кожанова Ноябрь 11 2016 @ 14:33

    Здравствуйте, Анна!
    Главное, чтобы исходящие и входящие документы регистрировались по отдельности. Как будет выглядеть журнал, решать вам.

  307. Яна Декабрь 5 2016 @ 05:27

    Здравствуйте. такой вопрос. у нас два офиса, главный и второстепенный. я работаю во второстепенном. получается приходят документы я их регистрирую отправляю в главный офис на подпись генеральному директору, там секретарь опять их регистрирует своим номером, и отдаёт ГД. я так думаю, что организация однга, соответственно и номер входящи

  308. Яна Декабрь 5 2016 @ 05:29

    Извините не до конца напечатала. как нужно в таком случае регистрировать документы? у нас получается документ с двумя входящими с одной орнанизации. мы находимся в разных городах.

  309. Евгения Кожанова Декабрь 5 2016 @ 08:37

    Здравствуйте, Яна! Вам нужно договориться с главным офисом об учете документов, поступающих из филиалов. Причем выстраивать эту систему должен главный офис: вы все сделали правильно. Как вариант, можно регистрировать письма из филиалов со специальным индексом. Например, главный офис в Москве, а филиал в Санкт-Петербурге. Тогда все письма, поступившие из филиала, получают индекс /СПб, и не нужно их еще раз регистрировать. Но разрабатываться и утверждаться эти правила должны «москвой». Их секретарь делает двойную работу.

  310. Яна Декабрь 5 2016 @ 10:28

    получается я тоже веду двойную работу, потому что мне тоже присылают документы с главного со своим номером, я опять их регистрирую своим. как быть тут? может отдельно завести журнал для такого случая, и просто писать входящий номер который поставила тот секретарь, и кому адресовано.

  311. Евгения Кожанова Декабрь 5 2016 @ 12:18

    Внутри организации у одного документа должен быть только один номер. Вариант с отдельным журналом — это выход на первое время, но в целом нужна единая система на уровне всей компании.

  312. Елена Декабрь 14 2016 @ 12:43

    Спасибо большое, узнала для себя много полезной информации! Буду в дальнейшем обращаться к Вам за советами.

  313. Евгения Кожанова Декабрь 14 2016 @ 13:07

    Елена, обращайтесь, буду рада)))

  314. Анна Декабрь 19 2016 @ 10:22

    Добрый день. При регистрации вход-ей документации ставят ФИО, должность и подпись. Только не по желанию, а именно официально.

  315. Евгения Кожанова Декабрь 19 2016 @ 10:27

    Здравствуйте, Анна! А можно ссылку на источник этого правила?

  316. Анна Декабрь 19 2016 @ 10:49

    Ссылки нет. Просто я интересуюсь, есть ли официальный док-т или правило.

  317. Евгения Кожанова Декабрь 19 2016 @ 11:52

    Анна, понятно. Я в вашем вопросе не увидела знака вопроса))) Официального правила нет. Это может быть написано только во внутреннем нормативном акте организации.

  318. Анна Декабрь 19 2016 @ 12:01

    Большое Вам спасибо.

  319. Фатима Декабрь 22 2016 @ 09:37

    Добрый день.
    Очень надеюсь на Вашу помощь. Работаю в организации недавно с октября месяца. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции не велась. Со слов сотрудников корреспонденции не было. Я начала вести новый журнал в электронном виде. Недавно мне принесли папку, которая все же существовала (без регистрации). Как мне теперь поступить? Как регистрировать письма ,которые были до октября?

  320. Евгения Кожанова Декабрь 22 2016 @ 10:06

    Здравствуйте, Фатима!
    Никак их не нужно регистрировать. Можете составить краткую опись: от кого письмо, его исх. номер, дата, тема. Только для себя, чтобы знать, что эти письма у вас есть.

  321. Фатима Декабрь 22 2016 @ 10:38

    Так же мне поступить и с предыдущими годами? Начальство просит навести порядок.

  322. Евгения Кожанова Декабрь 22 2016 @ 11:29

    Регистрация писем задним числом не допускается. Я бы распределила эти письма по делам (по темам) и составила опись каждого дела. Для основы можно взять журнал регистрации из этой записи и убрать из него графы о номере, дате документа и исполнителях. Вы же не знаете, в какой день поступило каждое из этих писем, это было еще до вашего прихода в организацию.
    Порядок будет заключаться в том, что у вас появится учетная форма, в которой будут описаны все эти письма. Если понадобится найти какое-то из этих писем, то по форме, ориентируясь на контрагента или на тематику, вы сможете это сделать.

  323. Фатима Декабрь 22 2016 @ 12:16

    Евгения, очень Вам благодарна. С наступающими Вас праздниками!

  324. Евгения Кожанова Декабрь 22 2016 @ 12:21

    Фатима, огромное спасибо, и вас с праздниками!!)))

  325. Надежда Март 3 2017 @ 11:53

    Подскажите пожалуйста!!! В штампах входящие и исходящие обязательно должно присутствовать наименование организации

  326. Евгения Кожанова Март 3 2017 @ 11:57

    Добрый день! Необязательно.

  327. Ксения Март 14 2017 @ 14:22

    Здравствуйте, я работаю в государственном учреждении.К нам на эл. почту часто приходят письма от учредителя со сроками выполнения. Письма могут приходить как в оформленном виде (сканированные,с подписью и исх. номером), так и простым сообщением с приложением формы, которую нужно заполнить (без бланка, исх. номера, подписи). В учреждении данные письма регистрируются, так как необходим контроль за их выполнением и ответы тоже (например эти же заполненные таблицы могут быть зарегистрированы как ответ, но без сопроводительного письма). Подскажите пожалуйста правильно ли это, что письма входящие отправленные простым сообщением регистрируются и ответы на них без сопроводительного?

  328. Евгения Кожанова Март 14 2017 @ 19:07

    Здравствуйте, Ксения! Конечно, неверно регистрировать простые электронные сообщения. Но если их направляет учредитель, то вряд ли можно что-то изменить. Вы можете со своей стороны только ввести правило отправлять заполненные формы с сопроводительным письмом.

  329. Ксения Март 14 2017 @ 21:49

    Спасибо большое, Вы мне очень помогаете!:)

  330. Юлия Март 31 2017 @ 22:47

    Здравствуйте, Евгения! Как Вы считаете, какое число писем должно быть, конечно приблизительно, для выделении их в дело «запрос-ответ»? Я на практике столкнулась с тем, что поиск для меня оказался выматывающим занятием, после того, как секретарь подшила всю корреспонденцию по принципу «запрос-ответ» в одну папку, не разделив по контрагентам, число общего объема приблизительно 350. Понятное дело, что и по хронологии сообразить где что находится было довольно сложно, т.к. вх был зарегистрирован одним числом, а подшитый к нему исх другим и т.д. Может быть удобнее в таком случае подшивать вх и исх раздельно, а на бланке ставить отметку «Исполнено» и указывать № док-та-ответа? И нужно ли сортировать по такому принципу бумажные док-ты, если ведется журнал электронных документов, с прикрепленным вложением? Прошу прощения если выразилась путано, заранее благодарю за ответ!

  331. Евгения Кожанова Апрель 1 2017 @ 13:48

    Здравствуйте, Юлия! Я считаю, что принцип «Запрос-ответ» — единственный верный способ хранения переписки, при условии, что все письма разделены по делам. Вот здесь подробная статья на эту тему: http://thebestsecretary.ru/?p=5596 Дела формируются по этому принципу независимо от того, есть электронный документооборот или нет.

  332. Юлия Апрель 2 2017 @ 18:41

    Большое спасибо за ответ!

  333. Жанна Май 30 2017 @ 12:13

    Добрый день!
    Дайте, пожалуйста, совет! Имеет ли право служба ДОУ заверять копии ВХОДЯЩЕЙ корреспонденции?Будет ли такая копия иметь юридическую силу?

  334. Евгения Кожанова Май 30 2017 @ 12:44

    Здравствуйте, Жанна!
    Заверенная копия имеет юридическую силу: ее придает именно отметка о заверении. Заверять копии должен работник, которому это право дано руководителем организации (обычно приказом).

  335. Жанна Май 30 2017 @ 13:18

    Спасибо, но как же можно заверить чужой документ, удостоверить его подлинность?

  336. Евгения Кожанова Май 31 2017 @ 15:54

    Жанна, можно заверить копию входящего документа после того, как он поступил в компанию и был зарегистрирован, т.е. стал «нашим». И заверяется в этом случае не исходящее компании А, а входящее компании Б с отметкой о поступлении в компанию Б. Для чего это нужно — второй вопрос, но теоретически это можно сделать. Вы такое заверение имеете в виду?

  337. Жанна Июнь 1 2017 @ 19:54

    Готовим для правоохранительных органов копии переписок (входящие+исходящие), оригиналов входящих я не вижу, в каком деле они хранятся информации нет. Не хочется такое заверять.

  338. Евгения Кожанова Июнь 2 2017 @ 10:54

    Жанна, понимаю вас. Я бы не стала такое заверять. Заверение копии — это отметка о том, что копия соответствует оригиналу, и ответственность за это берет на себя тот, кто заверяет. Не видя оригинала, заверять копии неправильно.

  339. Евгения Июнь 7 2017 @ 08:58

    Добрый день!
    Подскажите, пожалуйста, к нам в организацию пришло письмо и в нем содержатся два похожих, но разных документа. Мне необходимо к ним подшить конверт, но к какому документу приложить конверт? Ведь у них будут разные входящие номера.

  340. Евгения Кожанова Июнь 8 2017 @ 13:09

    Здравствуйте, Евгения! Можно подшить к тому, который регистрировали первым. На втором — сделать карандашом пометку, что конверт подшит к номеру такому-то.
    Подшивание конвертов к входящим должно быть оправдано. Вот здесь статья о том, в каких случаях это нужно делать.

  341. Наталия Июнь 14 2017 @ 12:33

    Здравствуйте, Евгения!
    К сожалению не осилила всю переписку с Вами за несколько лет. Возможно, я повторюсь, и такие вопросы уже были.Вчера наш сотрудник написал докладную на имя генерального на своего подчиненного и попросил меня зарегистрировать вх. №. Я так и сделала. Ген.директор отписал гл. инженеру разобраться в ситуации. Сегодня гл.инженер долго ругался с этим сотрудником, каждый доказывал свою правоту.Дело в том что сотрудник — заместитель гл.инженера. После этого генеральный сказал, чтобы я не регистрировала подобные докладные, а тот сотрудник вообще сначала писал на имя непосредственного руководителя, т.е. на главного инженера. В праве ли я в следующий раз отказать сотруднику в регистрации их заявлений, докладных и т.п.?

  342. Евгения Кожанова Июнь 14 2017 @ 16:35

    Здравствуйте, Наталия!
    Регистрировать документы нужно, и оснований отказать сотруднику в регистрации его докладной нет. Только регистрируется она не как входящих документ, а как внутренний. Вы, конечно, можете отказать в регистрации без объяснения причин, но тогда сотрудник отправит документ почтой на имя вашей организации, и прием почты будет доказательством получения генеральным директором этой докладной. Т.е. и ваш отказ в регистрации, и приказ директора не регистрировать «такие» документы особенной силы не имеют.

  343. Елена Сентябрь 15 2017 @ 13:59

    Здравствуйте, Евгения!
    Нужно ли регистрировать документ, присланный нашей организации по касающемуся нас вопросу, но адресованный не нам. Это переписка двух государственных структур.

  344. Евгения Кожанова Сентябрь 16 2017 @ 13:31

    Здравствуйте, Елена! Я бы не стала регистрировать: если документ адресован не вам, то он не ваш, даже если вопрос ваш. Рекомендую связаться с исполнителем и уточнить. Если письмо вам, а ошибка в адресате, пусть присылают письмо с правильным адресом.

  345. Ева Октябрь 27 2017 @ 12:13

    Здравствуйте, Евгения!
    Я в делопроизводстве так сказать первый день. Только начала работать и уже проблемы. Объяснить что и как мне было некому, долгая история, не буду вдаваться в детали. В общем, у меня вопрос такой, а точнее уточнение по выше изложенному Вами: к нам в компанию пришло письмо 17 числа, его зарегистрировал предыдущий секретарь-помощник (не знаю как даже назвать), кинул куда-то (журнала по входящей корреспонденции нет, а электронный абсолютно пустой), а при мне пришло как потом выяснилось такое же письмо и я его соответственно тоже зарегистрировала под другим конечно же номером, так как не знала, что такое письмо уже приходило в организацию. Вопрос: на сколько это критично и что с этим делать? Ведь как я понимаю, что не важно, что пришли два одинаковых письма, но в разные дни, раз у них Исходящий номер один, то и входящий тоже должен быть один, так как это один и тот же документ. Или я что-то не поняла?

  346. Евгения Кожанова Октябрь 28 2017 @ 17:35

    Здравствуйте, Ева!
    Не очень понятно, зарегистрировали это письмо в первый раз или нет. Если да, то это, конечно, не очень хорошо, что одно письмо в компании под двумя номерами, но не страшно. Тем более первое «кинули куда-то», а не отправили в работу. Есть шанс, что с Вашей помощью второе письмо все-таки дойдет до руководства))

  347. Алия Октябрь 27 2017 @ 13:32

    Здравствуйте! Я принесла в школу заявление о не согласии изучать родной язык. На моем заявление написали от руки только номер входящего и дату. Нужно ли мне просить поставить штамп школы?

  348. Евгения Кожанова Октябрь 28 2017 @ 17:33

    Здравствуйте, Алия!
    Не нужно. В школе все сделали правильно.

  349. Гульмира Ноябрь 8 2017 @ 08:48

    Добрый день! подскажите, на какие пункты необходимо ссылаться, если поступило входящее письмо без подписи, исходящего регистрационного номера и даты

  350. Евгения Кожанова Ноябрь 8 2017 @ 20:49

    Здравствуйте, Гульмира!
    Документ может быть не зарегистрирован, но без подписи он не имеет юридической силы. Если вы коммерческая организация, то ссылаться, к сожалению, не на что. Если бюджетная — Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

  351. Наталья Ноябрь 8 2017 @ 12:56

    Добрый день, Евгения! Помогите, пожалуйста, разобраться: К нам в компанию поступило постановление об обращении взыскания на з.пл. сотрудника. Читала, что заводится специальный журнал по регистрации исполнительных документов. Только не понимаю, как в данной ситуации быть с проставлением рег. номера на самом документе — можно карандашом или ручкой на обороте или нет? Ведь, потом оно отправляется обратно приставу и им ни к чему наша отметка. Либо делается копия, на которой проставляется отметка? И еще нужно ли ставить отметку только на 1-ом или на всех листах постановления? Буду очень признательна за ответ. Нигде не могу найти нужной информации.

  352. Евгения Кожанова Ноябрь 8 2017 @ 20:45

    Здравствуйте, Наталья!
    Из практики: номер можно ставить карандашом на обороте первого листа, а все листы сканировать, т.е. в остальном обрабатывать как обычное входящее.
    Специальный журнал можно завести, т.к. из-за того, что документ возвращают, в обычном потоке входящих получаются пробелы.

  353. Наталья Ноябрь 9 2017 @ 11:25

    Евгения, спасибо большое за ответ! А возвращать постановление нет необходимости, пристав пояснила, что у них сейчас все хранится в электронном виде и ей документ не нужен (хранить и подшивать все равно не планирует). Не знаете — это какое-то новшество или специфика построения работы конкретным приставом?

  354. Евгения Кожанова Ноябрь 10 2017 @ 08:53

    Не знаю, но судя по всему, приставы перешли на электронный документооборот. Тогда постановление можно вообще как обычное входящее обрабатывать, не выделять в отдельное производство.

  355. Владлена Ноябрь 10 2017 @ 09:31

    Здравствуйте! Сегодня (10 ноября) привезли претензию от 15 ноября. Не заметила и приняла этот документ, еще и свой входящий поставила. Подскажите, как зарегистрировать документ из будущего.

  356. Евгения Кожанова Ноябрь 12 2017 @ 09:53

    Здравствуйте, Владлена!
    Я бы позвонила автору претензии и задала вопрос о дате этого документа. Возможно, это опечатка или описка. Пусть скажет настоящую дату.
    Если клиент «проблемный», то это повод не принимать документ. Регистрацию можно аннулировать.

  357. ИРина Ноябрь 16 2017 @ 14:00

    Добрый день!
    Подскажите, подлежат ли регистрации на предприятии как входящие, судебные документы, такие как определения, постановления, решения и т.п. На предприятия такого типа документы направляются почтой России без сопроводительных писем.
    Или правильнее передавать такие документы без проставления входящего номера в юридический отдел?
    Спасибо!

  358. Евгения Кожанова Ноябрь 16 2017 @ 19:40

    Здравствуйте, Ирина!
    Это такие же входящие, как и все остальные. Если таких документов много и они выделяются из общей массы входящих, можно завести для них отдельный журнал регистрации.

  359. Людмила Ноябрь 22 2017 @ 10:47

    Здравствуйте! Нам пришло несколько писем в одном конверте ценным письмом с описью. Письма я зарегистрировала, а что делать с описью? Ее тоже регистрировать? Спасибо!

  360. Евгения Кожанова Ноябрь 22 2017 @ 21:33

    Здравствуйте, Людмила!
    Нет, опись не регистрируется, это не корреспонденция.

  361. Юлия Ноябрь 24 2017 @ 12:48

    Евгения, добрый день! Если принесли оригинал письма лично, а потом мы получили еще такое же по почте России. Как регистрировать в таких случаях.Подшивать к раннему письму с пометкой «получено и дата » ? С уважением, Юлия

  362. Евгения Кожанова Ноябрь 24 2017 @ 19:46

    Здравствуйте, Юлия!
    Письмо уже зарегистрировано. На оригинал ставится тот же номер и дата, письма сшиваются вместе.

  363. Ирина Декабрь 8 2017 @ 14:51

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в таком вопросе. В какой журнал входящей или исходящей корреспонденции регистрируются заявления сотрудников, например об отпуске и т.д. Или лучше завести журнал регистрации заявлений. Спасибо.

  364. Евгения Кожанова Декабрь 10 2017 @ 20:00

    Здравствуйте, Ирина! Входящие, исходящие и внутренние документы должны регистрироваться в разных журналах.

  365. Ксения Декабрь 12 2017 @ 07:07

    Здравствуйте! А входящие письма необходимо хранить в деле со всеми приложениями, или достаточно только одних писем?

  366. Евгения Кожанова Декабрь 15 2017 @ 12:14

    Здравствуйте, Ксения!
    Письма хранятся отдельно от приложений. Как правило, это сопроводительные письма. Они помещаются в дело, а приложения отправляются исполнителям в работу.

  367. Ксения Декабрь 19 2017 @ 19:34

    А к исходящим письмам это правило тоже относится (ответы на запросы и т.п.)?

  368. Евгения Кожанова Декабрь 20 2017 @ 07:59

    Ксения, добрый день! Правила регистрации общие для всех.

  369. Ксения Декабрь 25 2017 @ 10:12

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, можно ли в входящей и исходящей переписке хранить копии писем, а оригиналы передавать исполнителям в работу (если это не сопроводительные письма), или наоборот нельзя хранить копии? Каким нормативным документом данные правила установлены?

  370. Евгения Кожанова Декабрь 28 2017 @ 16:58

    Здравствуйте, Ксения!
    В любое дело попадает только оригинал документа. Это нигде не написано, потому что слишком очевидно: копия не имеет юридической силы, а оригинал — имеет. Поэтому хранить копии (кроме ряда отдельных случаев) бессмысленно.
    Исполнителям можно либо выдавать копии для работы, оставляя себе оригиналы, т.к. очень редко для работы над письмом нужен именно оригинал, чаще всего копии более чем достаточно, либо заставить их после завершения работы над письмом отдавать оригинал секретарю. Первый способ удобнее.

  371. Елена Февраль 26 2018 @ 12:39

    Подскажите, пожалуйста, что делать, если приложение на большом количестве листов и его нарочно получает исполнитель. Какая отметка должна быть и в каком законе это прописано?

  372. Евгения Кожанова Февраль 26 2018 @ 20:15

    Здравствуйте, Елена. Поищите на сайте статью «Учет нерегистрируемых документов». Нормативная база — Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

  373. Екатерина Бунтова Март 22 2018 @ 10:55

    Добрый день. Подскажите, как правильно вести учет хранения и передачи письма с приложениями. Например, пришло сопроводительное письмо с комплектом документов (договор от контрагента на подпись нашему руководителю, доверенность, другое). В этом случае мы регистрируем сопроводительное письмо в секторе делопроизводства, указываем, что к письму есть приложение на 10 листах. Процессы по данному письму никакие не инициируем, само письмо списываем в дело здесь же (в секторе делопроизводства). А приложения (договор) необходимо передать сначала руководителю на утверждение (в другое подразделение), а затем в Юридическое управление для списания в дело. Получается, что нужно вести учет передачи не документа в целом, а отдельных его приложений? Возможно ли отражать в Журнале передачи факт передачи только некоторых приложений входящего документа получателю? Отдельную графу для этого предусмотреть с номером приложения/количество листов? И насколько это правильно — списывать в дело письмо уже без приложений, хотя зарегистрировано оно с приложениями (в этом случае количество листов зарегистрированного документа не совпадает с количеством листов в списанном входящем документе)?

  374. Евгения Кожанова Март 22 2018 @ 12:32

    Здравствуйте, Екатерина!
    Поступившие письмо обязательно должно попасть к директору. Он его рассматривает, ставит резолюцию, а делопроизводитель по резолюции отдает исполнителю письмо и приложения. Как именно это происходит, в электронном или бумажном виде, уже второй вопрос, и решается у всех индивидуально. Но никакое письмо нельзя завершать делопроизводством и подшивать в дело до того, как его прочитает адресат.

  375. Ирина Март 31 2018 @ 18:52

    Здравствуйте! Подскажите, я недавно устроилась в компанию, секретарем-делопроизводителем, и встал вопрос регистрации, документы регистрируются в программе excel, и эта папка находится в общем доступе, т.е любой сотрудник может зарегистрировать свой документ, но если программа открыта у одного, то другой сотрудник работать в ней не может, т.е только для чтения, и в итоге там скопилось много копий этого журнала, с разными не поочередными номерами, и сегодня за это мне попало от руководителя, что там бардак, как можно все исправить?

  376. Евгения Кожанова Апрель 6 2018 @ 06:27

    Здравствуйте, Ирина! Выходов два: либо все регистрирует один сотрудник, либо устанавливать такую программу, с которой могут работать несколько человек одновременно.

  377. Елена Апрель 3 2018 @ 13:25

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, правильно ли я сделала. В нашу организацию обратился мужчина с заявлением. Я приняла его заявление, зарегистрировала в журнале входящей информации, на заявлении поставила входящий номер. После чего мужчина потребовал сделать копию с его заявления. Я отказала. В заявлении он написал: ответ на отказ не сделанной ксерокопии заявления направить по его адресу в письменной форме. На что можно сослаться в ответе?

  378. Евгения Кожанова Апрель 6 2018 @ 06:24

    Здравствуйте, Елена!
    Если вы не оказываете услуги по ксерокопированию документов, то вы не обязаны делать ему копию. Посмотрите порядок регистрации документов в Правилах делопроизводства для федеральных органов исполнительной власти (и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), и еще федеральный закон «Об обращениях граждан». Ни о каких ксерокопиях заявителю в этих нормативах не говорится.

  379. Ядвига Апрель 10 2018 @ 16:19

    Здравствуйте, к нам часто направляются документы без исходящего номера, регистрировать мы их не можем. Правильно ли я понимаю, что такие документы подлежат общей регистрации без номера. Есть ли на сей счёт какой-то закон?

  380. Евгения Кожанова Апрель 11 2018 @ 05:32

    Здравствуйте, Ядвига!
    Такое письмо можно зарегистрировать, просто в графе «исходящий номер» будет написано «б/н»

  381. Ольга Апрель 11 2018 @ 08:58

    Здравствуйте!
    У меня такой вопрос, можно ли в журнале входящих и исходящих документов графу «исполнитель» заменить на «принял» и «отправил». У нас небольшая контора офис-менеджер (я) и директора, остальные сотрудники программисты — они писем входящих не получают, а бухгалтер и юрист на аутсорсинге.

  382. Евгения Кожанова Апрель 12 2018 @ 10:29

    Здравствуйте, Ольга!
    Вы можете использовать любую удобную для вас форму журнала.

  383. Людмила Апрель 12 2018 @ 05:28

    Здравствуйте!Такой вопрос.Я секретарь-делопроизводитель,вчера нарочно принесли документ,я его зарегистрировала и меня попросили копию моего журнала входящих,ссылаясь на их приказ, якобы чтоб я ничего не стерла. Имею ли я право давать копию журнала входящей кореспонденции?

  384. Евгения Кожанова Апрель 12 2018 @ 10:28

    Здравствуйте, Людмила!
    Вы не обязаны выполнять приказ другой организации.

  385. Людмила Апрель 13 2018 @ 02:04

    Спасибо большое!

  386. Мария Июль 29 2018 @ 19:30

    Здравствуйте! Устроилась на работу в КЖРЭУП в аварийно-ремонтный участок секретарем-делопроизводителем. Первое полученное задание-это разобраться с однотипными договорами на обслуживание ЖСПК, все они хранятся в 2-х папках( всего около 300 штук). Также существует журнал учета договоров, но там учтено всего 120 договоров. С чего лучше начать? По какому признаку классифицировать договора-по дате создания?Алфавиту(название улиц)?

  387. Евгения Кожанова Июль 31 2018 @ 19:21

    Здравствуйте, Мария!
    В первую очередь по годам.
    Потом по тому признаку, который сочтете удобным.

Добавить комментарий