48 комментариев

  1. Вера говорит:

    Здравствуйте!
    Ответьте,пожалуйста, на следующие вопросы:
    1) Если письмо посылается в два адреса, то первое письмо отправляется на бланке организации и ставится подпись руководителя, а как оформить письмо в другой адрес?
    Это будет копия или тоже подлинник?
    Какой статус у экземпляра письма, которое остается в организации (подлинник или копия) и как его оформить?

    2) Для чего оформляется реквизит «исполнитель» внизу письма? Для связи с исполнителем или для придания ему юридической силы?

    Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Вера!
      1) Письмо во второй адрес оформляется не на бланке, а на обычной бумаге. На нем стоит точно такая же «живая» подпись, а регистрационные данные вносятся в штамп. Это второй «визовый» экземпляр письма, он имеет такую же юридическую силу, как и тот, что отправлен адресату. Подробнее — здесь http://thebestsecretary.ru/?p=1248
      2) Реквизит оформляется для связи с исполнителем.

  2. Наталия говорит:

    Здравствуйте, Евгения! И снова вопрос. Чем отличается реквизит тема письма от заголовка? И если во всех остальных видах документов требуется ставить реквизит заголовок от левого поля после реквизита регистрационный номер, то где можно найти обоснование того, что в письмах этот реквизит ставится в центре? или в письмах используется только обращение вместо заголовка? И можно ли вообще не ставить в письмах заголовок или обращение ,если письмо информационного характера? В нашей организации очень большой поток писем и зачастую они содержат только текст.
    Заранее спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталия!
      Если речь идет о письмах, то ничем не отличается. Обоснования того, что реквизит ставится в письмах в центре нет, потому что он всегда оформляется от левого поля. «Уважаемый Иван Иванович» это не заголовок к тексту документа, а обращение к адресату — уже фрагмент реквизита «текст документа».
      Заголовок принято оформлять на всех письмах.

  3. SF говорит:

    «С уважением» пишется без запятой, как справедливо указано в других двух Ваших примерах: «С чувством глубокой признательности» и «С наилучшими пожеланиями». Собственно они ничем не отличаются от «С уважением», кроме количества букв.

  4. Тамара говорит:

    Добрый день. Встречала разные вариации написания реквизита адресат (полагаю, связно с переизданием ГОСТа, или чем-либо подобным ранее). В разных источниках нахожу:
    Органам гос. власти….
    Органы гос.власти… (с точки зрения 2003 — правильно это, однако в примерах встречается и первый вариант). Что верно в данном случае?

    А теперь этот же пример с рассылкой:
    Руководителям аппаратов
    или
    Руководители аппаратов (в данном случае, полагаю, это не орг-ия и не структурное подразделение, поэтому работает дат.падеж?)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Тамара!
      На мой взгляд, правило однозначно: если адресуем письмо организации или учреждению (или нескольким) — ставим именительный падеж. Должностному лицу (лицам) — дательный. И в ГОСТ-2003, и в методических рекомендациях для ФОИВ так.
      Строгих нормативов на этот счет нет. ГОСТ доброволен к применению, а правила для ФОИВ распространяются только на гос. учреждения.

  5. Марина говорит:

    Добрый день! В официальном деловом письме пишется «сообщаем, направляем» или «сообщаю, направляю»? Заранее спасибо за ответ.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Марина!
      Возможны оба варианта. Организации рекомендуется выбрать один и придерживаться его во всех своих письмах.

  6. Анастасия говорит:

    Здравствуйте! В официальном письме при обращении «Уважаемый…» в конце пишут «С уважением…». Не является ли это тавтологией?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анастасия! Не является. Более того, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает использовать в тексте письма обращение «Уважаемый (ая, ые) ….!», а в конце — этикетную формулу «С уважением, …».

  7. Ольга говорит:

    Хочу уточнить по оформлению реквизитов письма. Сама также использую формат (меня так научили много лет назад):
    Генеральному директору
    ООО «Энерготрас»
    О.Р. Зазублину (И.О. Фамилия)

    В новом ГОСТе указано, что при адресовании письма пишется Фамилиия И.О. Или опять же ссылаемся на рекомендательный характер ГОСТа?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      С новым ГОСТом меняются правила и приводится к единообразию написание ФИО как должностных лиц, так и физических. Если вы принципиально хотите настоять на именно таком написании, то да, можно вспомнить о рекомендательном характере ГОСТ-2016. Кроме того, он еще не вступил в силу. Наконец, если в вашем ЛНА по делопроизводству закреплено такое написание, то вам в любом случае нужно ему следовать.

  8. Елена говорит:

    Здравствуйте. Подскажите, правильно ли регистрировать справки о заработной плате сотрудников в общем журнале регистрации и хранить их вместе с исходящими документами, ведь это коммерческая тайна? У нас есть номенклатура и по ней у этих документов разные сроки хранения. У справок — 3 года, у остальных исходящих -5. Кто должен регистрировать эти справки: бухгалтерия или секретарь и у кого они должны храниться?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елена!
      Это не коммерческая тайна, но вы совершенно правы в том, что это конфиденциальная информация — персональные данные работников. И они защищены законом. Выдавать эти справки и регистрировать их должен сотрудник, который дал обязательство о неразглашении персональных данных.

  9. Елена говорит:

    Евгения, спасибо за скорый ответ. Хотелось бы уточнить: могут ли справки о зарплате храниться с обычными исходящими документами и если они по номенклатуре дел относятся к документам бухгалтерии, у кого они должны храниться — у исполнителя справок (сотрудника бухгалтерии) или у секретаря? Обязательств о неразглашении персональных данных официально у нас никто не давал. Спасибо заранее за ответ.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Елена!
      Если по номенклатуре это дело бухгалтерии, то и храниться оно должно в бухгалтерии.

  10. Георгий говорит:

    Приветствую!

    Составляю сопроводительное письмо в ИФНС 28 по г. Москве. для предоставления сведений с разъяснениями от организации. И сейчас ломаю голову на двумя вопросами:
    1) Лучше письмо адресовать в организацию (ИФНС) или начальнику ИФНС — есть ли какие-то правила или рекомендации на этот счет? В Интернете в примерах я находил и такие и такие варианты, но разъяснений нет.
    2) Если брать второй случай, то каким будет дательный падеж фамилии Чиглий? (Чиглию? Чиглему?…)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Георгий!
      1. Оба варианта абсолютно равнозначны. Руководитель представляет свою организацию, так что письмо, адресованное в ИФНС, в любом случае попадает или к руководителю, или в тому, кто уполномочен решать вопрос, поднятый в письме.
      2. На мой взгляд, склоняется: Чиглию. Но лучше уточнить: я бы попросила секретаря позвонить в приемную и узнать. Думаю, что такому звонку и вопросу там не удивятся.

  11. Георгий говорит:

    Евгения, еще один вопрос. По поводу бланков. До сих пор не очень понял разницу: чем принципиально будет отличаться простое письмо от письма, напечатанного на бланке, если оба составлены по ГОСТ-2003? Поскольку, как я понимаю, особая бумага и цветные элементы в бланке — это опция.

    • Евгения Кожанова говорит:

      «Простое» письмо от организации, составленное по ГОСТ-2003, — это и есть письмо на бланке. В ГОСТ написано: документы составляются на бланках.

  12. Георгий говорит:

    Евгения, благодарю за оперативное разъяснение. По поводу фамилии — на удивление — не склоняется, хотя и мужская.

    Если оформление по ГОСТу и есть по сути оформление на бланке, тогда возникает другой вопрос: ранее были зарегистрированы компании с таким же как и у меня названием. В предыдущем вопросе я хотел выяснить как обойти вопрос использования фирменного названия (организационно-правовая форма + название компании) на бланках (ввиду их преимущественного права). Я понимаю, что вряд ли кто придерётся, и всё же хотелось бы исключить такую ситуацию даже теоретически. Может быть, есть какие-то соображения — как лучше поступить?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Георгий, по ГОСТу на бланке письма, как раз с целью однозначной идентификации, кроме названия, располагаются справочные данные об организации, которые уникальны: ОГРН, ИНН, кроме того на нем расположены адрес, телефон. Это обязательные реквизиты для бланка письма по ГОСТу.

  13. Елена говорит:

    Добрый день, Евгения!
    Формула вежливости «С уважением» печатается с абзаца (исполнителем) или пишется от руки (руководителем) в служебных письмах (переписке)? Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елена!
      Можно и так, и так. Если написать от руки, то это будет формула «супер-вежливости»))
      В обычном порядке набирается на компьютере.

  14. Георгий говорит:

    Евгения, здравствуйте!
    Благодарю за ответы.
    Ещё такой момент: в каком месте писать «С уважением,» до реквизита «приложения» или после?

  15. Василий говорит:

    Здравствуйте скажете в конце электронного письма по мимо подписи чесло месяц год нужно вставить

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Василий.
      Не нужно.

  16. Наталья говорит:

    Подскажите, пожалуйста, если письмо отправляется в два адреса, есть Приложение, которое так же направляется в два адреса, как следует правильно оформить:
    Приложение:
    1. Название на 1 л. в 1 экз.
    1. Название на 1 л. в 1 экз. в оба адреса
    1. Название на 1 л. в 2 экз.

    Спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья!
      Так можно. Но я бы написала два письма в два адреса с разными комплектами приложений.

  17. Лариса говорит:

    Здравствуйте , подскажите пожалуйста .
    В реквизите подпись правильно будет:
    С уважением,
    Генеральный директор
    или должность со строчной буквы ?

  18. Марианна говорит:

    Здравствуйте! Обязательно ли указание фио исполнителя письма полностью, почему не достаточно фамилии и инициалов?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Марианна!
      С сегодняшнего (1 июля) дня обязательно в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. А до сих пор это был вопрос делового этикета: если мы звоним исполнителю в другую организацию, то лучше попросить к телефону по имени и отчеству, чем только по фамилии.

  19. Анна говорит:

    Евгения, добрый день.
    Подскажите пожалуйста по целому ряду ошибок.
    1) Вести журнал начала с марта и первое же исходящее письмо было под №13, до него писем нет вообще, коллегам показалось не солидно, в марте, ставить письмо №1!!!))) Поэтому №13.
    2) у нас Существует 2 организации (для вас определю их организация А и организация Б) и я начала вести эл.таблицу писем по порядку, не разделяя организации, НО глав. бух. вчера сказала что это в корне неправильно и я тут же словесно разделила их и дала ей повторный №27 от 03.07.18 по орг-и А, но у этой организации уже есть номера 28,30,31 и тд. датированные Июнем, просто я решила заполнить пробел… Почитав сегодня чат, поняла что я накосячила везде) Не подскажите как мне быть в данной ситуации? Вопрос: 1)Стоит ли мне разбить организации и потом написать о несуществующих письмах? 2) Можно ли оставить №27 от 03.07.18, если уже были ( №30 от 05.05.2018 и т.д.)? Заранее Огромное Спасибо. Я в панике.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Вот чего точно не надо делать, так это паниковать))
      1. Не правильно, но и не смертельно. Организация вольна присваивать своим документам такие номера, какие считает нужными. Главное, чтобы через несклько лет не пришлось искать первые 12.
      2. Я бы оставила №27 от 03.07.18. Но с ближайшего дня (например, с понедельника) начала бы раздельную регистрацию. Есть журнал по организации А и есть журнал по регистрации Б. Они никак не пересекаются, это отдельные документы. Если по существующему единому журналу можно определить, какие письма А и какие Б, то они переносятся в новые журналы с уже существующими номерами: 13,15,25, 27, 31… и т.д. Затем нумерация будет продолжаться: 32, 33…
      Если разделить письма нельзя (не помните, какое письмо к какой организации относится), то старый журнал продолжается для той, у которой писем больше, а для второй заводится новый. Новый журнал правильно начать с №1.

  20. Татьяна говорит:

    Здравствуйте!
    Подскажите, пожалуйста, при составлении письма, как правильнее написать: вначале контактное лицо потом приложение, подпись руководителя и исполнитель или вначале приложение потом контактное лицо и т.д.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна!
      Текст, приложение, подпись, отметка об исполнителе.

  21. Александра говорит:

    Подскажите, пожалуйста. Если у меня в письме больше 4 приложений и все на 50+ листах, которые не пронумерованы,то мне стоит самостоятельно сосчитать листы или можно не указывать их количество, а указать только количество экземпляров? Приложения не сброшюрованы.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Александра!
      Все листы нужно пронумеровать: по ГОСТу, если в документе больше 1 листа, то все последующие листы нумеруются. Можно сделать это от руки или распечатать заново с номерами. Номер ставится вверху, в середине.
      В приложении указывается количество листов и экземпляров.

  22. Наталья говорит:

    Здравствуйте! Скажите пожалуйста, если у меня будет список рассылки письма, должна ли я его указывать в приложении к письму?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья! Список рассылки не офорлмяется как приложение. В Адресате пишется «согласно списку рассылки», и список рассылается вместе с письмом.

  23. Людмила говорит:

    Добрый день, Евгения. Подскажите, правильно ли будет указать в поле адресат не только руководителя, но и исполнителя (того, кому, собственно, и нужен ответ на запрос)? Например:
    Директору ООО «23»
    АА.Иванову
    вниманию АА.Петрова
    (Петров — исполнитель запроса, на который даем ответ)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Людмила!
      Это не по правилам документооборота и противоречит этикету деловой переписки. Получается, вы решаете за директора-адресата, кому он должен показать или отписать письмо. Петрову лучше позвонить и сказать о письме, он сам его найдет в своей конторе и ознакомится.

  24. Венера говорит:

    Здравствуйте!
    Подскажите пожалуйста, если коммерческое предложение на двух страницах, то нужно ли на второй странице в шапке (колонтитул)снова ставить реквизиты/логотип компании ил достаточно, того что уже есть на первой странице?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Венера!
      Не нужно. Вторая страница — обычный лист бумаги.

Оставить комментарий