Профессиональный блог Евгении Кожановой

Деловое письмо

деловое письмоУ любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.




Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

  • информационное письмо;
  • сопроводительное письмо;
  • гарантийное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • жалоба;
  • претензия;
  • предложение (не коммерческое);
  • коммерческое предложение;
  • приглашение;
  • поздравление;
  • извинение;
  • сообщение;
  • заявление;
  • подтверждение;
  • предупреждение;
  • уведомление;
  • напоминание;
  • рекомендация;
  • отказ;
  • заказ;
  • запрос;
  • справка;
  • просьба;
  • job offer.

Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

Деловое письмо: структура

Скачать схему делового письма

Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

  1. Адресат.
  2. Тема письма.
  3. Заголовок или обращение.
  4. Вступительная часть.
  5. Основная часть.
  6. Заключительная часть.
  7. Приложение (если есть).
  8. Подпись.
  9. Исполнитель.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

Адресат

Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать список рассылки.

В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Генеральному директору

ООО «Энерготрас»

О.Р. Зазублину

Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

ЗАО «Бутиль-Экспресс»

Начальнику производства

Р.Н. Табуреткину

Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

ОАО «Мистик Про»

Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

Комаровой С.В.

ул. Полевая, д. 5, кв. 457,

г. Москва, 123456

Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

Тема письма

Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

Например:

О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

Запрос информации

Заголовок или обращение к адресату

Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

УВЕДОМЛЕНИЕ

ПРЕТЕНЗИЯ

Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:

Уважаемая Галина Викторовна!

Уважаемый Евгений Борисович!

Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

Уважаемый г-н Петров!

Уважаемая г-жа Лисицына!

Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

Текст письма

Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую. Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине. Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

Вступление

Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

Вступление это одно предложение или даже его часть.

Например:

На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

Согласно нашей договоренности…

Основная часть

Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

 «Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

Например:

       Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

       Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

Заключение

Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

С уважением,

С чувством глубокой признательности

С наилучшими пожеланиями

Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма. Если взять, к примеру, религиозные организации, то свои письма они заканчивают достаточно объемными и эмоциональными фразами. Но если в претензии написать «С уважением» будет смотреться не уместно. Поэтому следует подумать, нужна ли такая фраза.

В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

Подпись

Здесь указывается название должности, далее идет свободное место для личной подписи, следом инициалы и фамилия того, кто подписывает письмо.

Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

Например:

Главный архитектор ОАО «Строй-Сити»                                                             А.Д. Семенец

 

Начальник Департамента клиентского

сопровождения ООО «Телеконтакт»                                                                 А.В. Гавриленко

Приложение

Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие. Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров. В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

Например:

Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

Или

Приложения:

  1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
  2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

Исполнитель

Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Например:

Исп.: Антон Соломонович Леприков

Тел. (499)123-45-67

e-mail: a.s.leprikov@sitename.ru

Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

Вс, Июль 3 2011 » Виды деловых писем

30 Responses

  1. Вера Январь 29 2016 @ 09:55

    Здравствуйте!
    Ответьте,пожалуйста, на следующие вопросы:
    1) Если письмо посылается в два адреса, то первое письмо отправляется на бланке организации и ставится подпись руководителя, а как оформить письмо в другой адрес?
    Это будет копия или тоже подлинник?
    Какой статус у экземпляра письма, которое остается в организации (подлинник или копия) и как его оформить?

    2) Для чего оформляется реквизит «исполнитель» внизу письма? Для связи с исполнителем или для придания ему юридической силы?

    Спасибо.

  2. Евгения Кожанова Февраль 1 2016 @ 04:27

    Добрый день, Вера!
    1) Письмо во второй адрес оформляется не на бланке, а на обычной бумаге. На нем стоит точно такая же «живая» подпись, а регистрационные данные вносятся в штамп. Это второй «визовый» экземпляр письма, он имеет такую же юридическую силу, как и тот, что отправлен адресату. Подробнее — здесь http://thebestsecretary.ru/?p=1248
    2) Реквизит оформляется для связи с исполнителем.

  3. Наталия Декабрь 1 2016 @ 09:43

    Здравствуйте, Евгения! И снова вопрос. Чем отличается реквизит тема письма от заголовка? И если во всех остальных видах документов требуется ставить реквизит заголовок от левого поля после реквизита регистрационный номер, то где можно найти обоснование того, что в письмах этот реквизит ставится в центре? или в письмах используется только обращение вместо заголовка? И можно ли вообще не ставить в письмах заголовок или обращение ,если письмо информационного характера? В нашей организации очень большой поток писем и зачастую они содержат только текст.
    Заранее спасибо!

  4. Евгения Кожанова Декабрь 1 2016 @ 23:54

    Здравствуйте, Наталия!
    Если речь идет о письмах, то ничем не отличается. Обоснования того, что реквизит ставится в письмах в центре нет, потому что он всегда оформляется от левого поля. «Уважаемый Иван Иванович» это не заголовок к тексту документа, а обращение к адресату — уже фрагмент реквизита «текст документа».
    Заголовок принято оформлять на всех письмах.

  5. Наталия Декабрь 2 2016 @ 12:26

    Спасибо за консультацию, Евгения!

  6. SF Декабрь 3 2016 @ 10:02

    «С уважением» пишется без запятой, как справедливо указано в других двух Ваших примерах: «С чувством глубокой признательности» и «С наилучшими пожеланиями». Собственно они ничем не отличаются от «С уважением», кроме количества букв.

  7. Тамара Декабрь 12 2016 @ 23:29

    Добрый день. Встречала разные вариации написания реквизита адресат (полагаю, связно с переизданием ГОСТа, или чем-либо подобным ранее). В разных источниках нахожу:
    Органам гос. власти….
    Органы гос.власти… (с точки зрения 2003 — правильно это, однако в примерах встречается и первый вариант). Что верно в данном случае?

    А теперь этот же пример с рассылкой:
    Руководителям аппаратов
    или
    Руководители аппаратов (в данном случае, полагаю, это не орг-ия и не структурное подразделение, поэтому работает дат.падеж?)

  8. Евгения Кожанова Декабрь 14 2016 @ 09:37

    Здравствуйте, Тамара!
    На мой взгляд, правило однозначно: если адресуем письмо организации или учреждению (или нескольким) — ставим именительный падеж. Должностному лицу (лицам) — дательный. И в ГОСТ-2003, и в методических рекомендациях для ФОИВ так.
    Строгих нормативов на этот счет нет. ГОСТ доброволен к применению, а правила для ФОИВ распространяются только на гос. учреждения.

  9. Марина Декабрь 27 2016 @ 12:34

    Добрый день! В официальном деловом письме пишется «сообщаем, направляем» или «сообщаю, направляю»? Заранее спасибо за ответ.

  10. Евгения Кожанова Декабрь 27 2016 @ 14:37

    Здравствуйте, Марина!
    Возможны оба варианта. Организации рекомендуется выбрать один и придерживаться его во всех своих письмах.

  11. Анастасия Март 17 2017 @ 02:40

    Здравствуйте! В официальном письме при обращении «Уважаемый…» в конце пишут «С уважением…». Не является ли это тавтологией?

  12. Евгения Кожанова Март 17 2017 @ 12:01

    Здравствуйте, Анастасия! Не является. Более того, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает использовать в тексте письма обращение «Уважаемый (ая, ые) ….!», а в конце — этикетную формулу «С уважением, …».

  13. Ольга Октябрь 19 2017 @ 10:54

    Хочу уточнить по оформлению реквизитов письма. Сама также использую формат (меня так научили много лет назад):
    Генеральному директору
    ООО «Энерготрас»
    О.Р. Зазублину (И.О. Фамилия)

    В новом ГОСТе указано, что при адресовании письма пишется Фамилиия И.О. Или опять же ссылаемся на рекомендательный характер ГОСТа?

  14. Евгения Кожанова Октябрь 19 2017 @ 21:51

    Здравствуйте, Ольга!
    С новым ГОСТом меняются правила и приводится к единообразию написание ФИО как должностных лиц, так и физических. Если вы принципиально хотите настоять на именно таком написании, то да, можно вспомнить о рекомендательном характере ГОСТ-2016. Кроме того, он еще не вступил в силу. Наконец, если в вашем ЛНА по делопроизводству закреплено такое написание, то вам в любом случае нужно ему следовать.

  15. Елена Октябрь 24 2017 @ 17:12

    Здравствуйте. Подскажите, правильно ли регистрировать справки о заработной плате сотрудников в общем журнале регистрации и хранить их вместе с исходящими документами, ведь это коммерческая тайна? У нас есть номенклатура и по ней у этих документов разные сроки хранения. У справок — 3 года, у остальных исходящих -5. Кто должен регистрировать эти справки: бухгалтерия или секретарь и у кого они должны храниться?

  16. Евгения Кожанова Октябрь 24 2017 @ 21:29

    Здравствуйте, Елена!
    Это не коммерческая тайна, но вы совершенно правы в том, что это конфиденциальная информация — персональные данные работников. И они защищены законом. Выдавать эти справки и регистрировать их должен сотрудник, который дал обязательство о неразглашении персональных данных.

  17. Елена Октябрь 25 2017 @ 09:23

    Евгения, спасибо за скорый ответ. Хотелось бы уточнить: могут ли справки о зарплате храниться с обычными исходящими документами и если они по номенклатуре дел относятся к документам бухгалтерии, у кого они должны храниться — у исполнителя справок (сотрудника бухгалтерии) или у секретаря? Обязательств о неразглашении персональных данных официально у нас никто не давал. Спасибо заранее за ответ.

  18. Евгения Кожанова Октябрь 25 2017 @ 20:02

    Добрый день, Елена!
    Если по номенклатуре это дело бухгалтерии, то и храниться оно должно в бухгалтерии.

  19. Георгий Ноябрь 21 2017 @ 21:55

    Приветствую!

    Составляю сопроводительное письмо в ИФНС 28 по г. Москве. для предоставления сведений с разъяснениями от организации. И сейчас ломаю голову на двумя вопросами:
    1) Лучше письмо адресовать в организацию (ИФНС) или начальнику ИФНС — есть ли какие-то правила или рекомендации на этот счет? В Интернете в примерах я находил и такие и такие варианты, но разъяснений нет.
    2) Если брать второй случай, то каким будет дательный падеж фамилии Чиглий? (Чиглию? Чиглему?…)

  20. Евгения Кожанова Ноябрь 22 2017 @ 09:00

    Здравствуйте, Георгий!
    1. Оба варианта абсолютно равнозначны. Руководитель представляет свою организацию, так что письмо, адресованное в ИФНС, в любом случае попадает или к руководителю, или в тому, кто уполномочен решать вопрос, поднятый в письме.
    2. На мой взгляд, склоняется: Чиглию. Но лучше уточнить: я бы попросила секретаря позвонить в приемную и узнать. Думаю, что такому звонку и вопросу там не удивятся.

  21. Георгий Ноябрь 21 2017 @ 22:10

    Евгения, еще один вопрос. По поводу бланков. До сих пор не очень понял разницу: чем принципиально будет отличаться простое письмо от письма, напечатанного на бланке, если оба составлены по ГОСТ-2003? Поскольку, как я понимаю, особая бумага и цветные элементы в бланке — это опция.

  22. Евгения Кожанова Ноябрь 22 2017 @ 09:01

    «Простое» письмо от организации, составленное по ГОСТ-2003, — это и есть письмо на бланке. В ГОСТ написано: документы составляются на бланках.

  23. Георгий Ноябрь 22 2017 @ 15:30

    Евгения, благодарю за оперативное разъяснение. По поводу фамилии — на удивление — не склоняется, хотя и мужская.

    Если оформление по ГОСТу и есть по сути оформление на бланке, тогда возникает другой вопрос: ранее были зарегистрированы компании с таким же как и у меня названием. В предыдущем вопросе я хотел выяснить как обойти вопрос использования фирменного названия (организационно-правовая форма + название компании) на бланках (ввиду их преимущественного права). Я понимаю, что вряд ли кто придерётся, и всё же хотелось бы исключить такую ситуацию даже теоретически. Может быть, есть какие-то соображения — как лучше поступить?

  24. Евгения Кожанова Ноябрь 22 2017 @ 21:39

    Георгий, по ГОСТу на бланке письма, как раз с целью однозначной идентификации, кроме названия, располагаются справочные данные об организации, которые уникальны: ОГРН, ИНН, кроме того на нем расположены адрес, телефон. Это обязательные реквизиты для бланка письма по ГОСТу.

  25. Елена Ноябрь 28 2017 @ 10:49

    Добрый день, Евгения!
    Формула вежливости «С уважением» печатается с абзаца (исполнителем) или пишется от руки (руководителем) в служебных письмах (переписке)? Спасибо.

  26. Евгения Кожанова Ноябрь 28 2017 @ 11:04

    Здравствуйте, Елена!
    Можно и так, и так. Если написать от руки, то это будет формула «супер-вежливости»))
    В обычном порядке набирается на компьютере.

  27. Георгий Ноябрь 28 2017 @ 20:23

    Евгения, здравствуйте!
    Благодарю за ответы.
    Ещё такой момент: в каком месте писать «С уважением,» до реквизита «приложения» или после?

  28. Евгения Кожанова Ноябрь 29 2017 @ 20:27

    Здравствуйте, Георгий!
    После.

  29. Василий Декабрь 7 2017 @ 20:25

    Здравствуйте скажете в конце электронного письма по мимо подписи чесло месяц год нужно вставить

  30. Евгения Кожанова Декабрь 8 2017 @ 04:15

    Здравствуйте, Василий.
    Не нужно.

Добавить комментарий