Отличный Секретарь. Работаем с документами правильно!

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Благодарственное письмо

Пожалуй, самые сложные для написания виды деловых писем – благодарственное письмо, письмо-извинение и письмо-рекомендация. Почему-то труднее всего нам говорить именно хорошие и искренние слова. Впрочем, ближе к делу: если вам нужно написать благодарственное письмо, читайте дальше. В статье вы найдете руководство по написанию благодарственных писем и готовые тексты.

Мы рассмотрим два вида благодарственных писем: направляемые в другие организации и собственным сотрудникам.

Объем стандартного благодарственного письма – строго одна страница, чтобы его можно было поместить в рамочку и повесить на стену.

Благодарственные письма партнерам

Благодарственные письма, помимо собственно выражения признания за что-либо, имеют ярко выраженную имиджевую нагрузку. Собственно, это и есть их главная функция. Несколько писем с благодарностью за качественно оказанные услуги, полученные от компаний с известными именами, подкрепят репутацию любой фирмы.

Оформлять такие письма лучше на своем фирменном бланке. Подписантом станет руководитель предприятия, и никто больше – никаких и.о. и замов. В единственном экземпляре, без регистрации, письмо передается компании-адресату.

Адресат письма пишется как обычно – это руководитель того предприятия, которое вы желаете поблагодарить:

Генеральному директору

ООО «Мёд»

М.К. Медведеву

Тема письма превращается в заголовок и объединяется с обращением. Лучше выделить тему полужирным и более крупным шрифтом, на один кегль больше, чем основной текст, чтобы был заметен даже со стены. Сразу под темой пишем обращение:

Благодарственное письмо

Уважаемый Михаил Константинович!

Переходим к тексту и помним о том, что он должен быть не слишком длинным, чтобы уместился на одном листе, но и не коротким, чтобы на листе не оставалось белых пятен. Лучше всего разделить весь текст на три абзаца-части.

Чтобы написать первую часть – вступление – ответьте на два простейших вопроса:

  1. Кого вы благодарите?
  2. За что?

Теперь подберите несколько положительных оценочных слов к результату вашей совместной деятельности. В универсальный набор входят:

  • надежный,
  • качественный,
  • великолепный,
  • активный,
  • четкий,
  • прекрасный,
  • отличный,
  • блистательный,
  • превосходный,
  • особенный,
  • добросовестный,
  • безупречный,
  • блестящий.

Например:

ООО «Зеленый свет» выражает искреннюю признательность лично Вам и всему коллективу ООО «Прохлада» за качественную и оперативную установку кондиционеров в нашем офисном здании.

Основная часть содержит в себе описание того, насколько ценны для вас были действия ваших партнеров. Подчеркивается качественная составляющая их работы. Здесь же можно упомянуть (по желанию и если позволяет ситуация) кого-то из сотрудников ваших партнеров. Допустим, менеджера, который с вами работал.

Например:

В первый год работы для нас особенно важна качественно разработанная рекламная стратегия, грамотно спланированная и проведенная кампания по продвижению наших услуг. Мы рады, что нашли достойных партнеров в лице сотрудников ООО «Дом рекламы» и лично Вас, госпожа Сидорова. Ваши сотрудники отнеслись к нам с большим вниманием и проявили себя настоящими профессионалами, знающими и любящими свое дело. Особую признательность хочется выразить менеджеру по работе с клиентами Сергею Васильеву, который был с нами с самого первого дня работы с Вашей компанией.

В заключении перечислите свои пожелания партнерам и выразите надежду на дальнейшее сотрудничество:

Хочется пожелать Вам, Виктор Викторович, и Вашим сотрудникам дальнейших успехов в работе, удачи и благополучия, а Вашему бизнесу – процветания. Убежден, что наше сотрудничество будет долгим, приятным и взаимовыгодным!

Подпись оформляется как обычно, предваряясь какой-нибудь эмоциональной фразой вместо стандартного «с уважением»:

С искренним уважением,

Генеральный директор ООО «Виктория»            В.С. Мельникова

С глубоким уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество,

Генеральный директор ООО «Виктория»            В.С. Мельникова

С искренней признательностью,

Генеральный директор ООО «Виктория»            В.С. Мельникова

Благодарственные письма сотрудникам

Такие письма считаются прекрасным мотивирующим фактором для работников. Что же, в этом есть доля истины. Любому сотруднику приятно получить в честь юбилея или профессионального праздника благодарственное письмо, подписанное лично директором его компании.

Прямо противоположный эффект руководитель получит, если возьмет шаблонную форму письма с линией, на которой секретарь красивым почерком напишет имя очередного отблагодаренного сотрудника. Поэтому, раз уж вы решили награждать работников благодарственными письмами, для каждого придется писать уникальный текст. Но смелее! Это не так тяжело, как кажется.

Для таких писем подойдут типографские бланки, которые продаются в магазинах канцтоваров. Они красивые, яркие, на них надо только распечатать текст. Но можно использовать и фирменные.

В обращении крупно, полужирным шрифтом пишем имя и отчество сотрудника:

Уважаемая Виктория Борисовна!

Если благодарственное письмо сотруднику пишется в честь юбилея или какой-либо другой значимой даты, вступление следует начать с короткого поздравления:

Позвольте поздравить Вас с юбилеем и выразить искреннюю благодарность за многолетнюю добросовестную работу в ОАО «Ветер».

Или:

В день, когда исполнилось 30 лет Вашей работы на заводе «Моторстальрезерв», от лица всего коллектива позвольте выразить благодарность за Ваш труд и неоценимый вклад в развитие нашего предприятия.

В основной части нужно показать значимость работы сотрудника, при этом дать понять, что руководство знакомо с его трудовой биографией.

Например:

Придя в нашу компанию простым инженером, всего за несколько лет Вы, Александр Павлович, настолько выросли профессионально, что смогли возглавить сначала проектное управление нашей компании, а затем занять пост заместителя генерального директора по вопросам строительства. Как об исключительно профессиональном и приятном в работе руководителе о Вас отзываются все без исключения наши сотрудники, клиенты и партнеры. Я, как руководитель компании, всегда уверен в том, что Ваша работа будет выполнена в срок и на исключительно высоком профессиональном уровне.

В заключении подводится итог комплиментам и выражается надежда на дальнейшее сотрудничество с этим сотрудником (или гордость за то, что пришлось с ним работать – это если вы, например, провожаете человека на пенсию). Если благодарственное письмо адресовано женщине, недурно сделать ей и личный комплимент – не все же о работе :) Здесь же можно разместить несколько пожеланий.

Например:

Уважаемая Елена Семеновна! В день Вашего юбилея позвольте пожелать Вам счастья и благополучия, здоровья и процветания. Вы прекрасный сотрудник, обаятельная женщина и блестящий руководитель. Коллектив ООО «Дорожный знак» и я лично гордимся работой рядом с Вами и надеемся, что она продлится еще долгие годы.

Подпись руководителя (обязательно это должно быть первое лицо компании!) оформляется так же, как и в благодарственном письме партнерам.

Отличный секретарь

Работаем с документами правильно!

добавить на Яндекс

Вт, Июль 26 2011 » Виды деловых писем

19 Responses

  1. Ирина Июль 26 2011 @ 14:07

    Темы мне знакомы. Статья написана хорошо, доступное изложение.
    Молодец Евгения. Нужный сайт.

  2. Татьяна Июль 26 2011 @ 15:43

    Ваши бы статьи, да руководителю на ноутбук!!!
    Пусть пишут благодарственные письма своим сотрудникам!!!
    Дело полезное и приятное!

  3. Ольга Июль 26 2011 @ 19:05

    Вы делаете очень полезное дело, обучая написанию различных официальных бумаг, в частности, благодарственных писем. Такие письма могут как поднять престиж фирмы, так и подорвать ее авторитет.

  4. Ирина Июль 26 2011 @ 19:26

    Благодарственные письма, к сожалению, очень редки. Спасибо за предложенные шаблоны, дальше будем творить сами.

  5. Александра Июль 26 2011 @ 22:50

    Очень полезная для меня информация. Всегда не хватало мне четкости и продуманности в таких письмах.Спасибо. Ваш сайт для меня очень полезен. Спасибо.

  6. Александра Июль 27 2011 @ 06:36

    Спасибо за инструкции.Хороший ориентир для меня при заполнении подобных писем.

  7. Михаил Июль 27 2011 @ 11:08

    согласен, что поблагодарить в письме не просто, но в письме наверно легче, чем в живую

  8. Роман Июль 27 2011 @ 12:42

    Возьму за образец. Спасибо.

  9. Солодовник Евгения Июль 27 2011 @ 19:34

    Здорово! Очень полезные шаблоны, сохраню себе с Вашего позволения.

  10. Любовь Июль 29 2011 @ 09:04

    Евгения, соглашусь с Вами, людям порой сложно говорить, и даже, писать адресованную другим благодарность и похвалу, поэтому Ваши подсказки многим очень помогут.

  11. Карина Октябрь 27 2011 @ 09:56

    Хорошие образцы. Спасибо!

  12. viariana Март 16 2012 @ 11:46

    Спасибо )

  13. Реутов Дмитрий Май 10 2012 @ 16:44

    Порой людям действительно сложно написать и ,возможно ,для таких случаев есть консультации не только в Интернет . К примеру ,в Правительстве Ярославской области успешно работает общественная приемная по правовым вопросам при губернаторе , настоящий TextSale для простых граждан.Дмитрий Реутов,Ярославль

  14. Alla Июнь 6 2012 @ 09:34

    Спасибо большое! такие образцы пригодятся обязательно!

  15. Татьяна Декабрь 25 2012 @ 17:47

    Спасибо,очень нужная информация. Как часто нам не хватает времени сказать «спасибо» своим коллегам! Ваши комментарии омогут самому занятому руководителю

  16. Евгения Кожанова Декабрь 25 2012 @ 18:05

    Татьяна, большое спасибо за отзыв! =)

  17. Андрей Январь 22 2013 @ 07:47

    Раньше мне до этого и дела небыло, а теперь столкнувшись, понял, что это очень серьёзная тема. Спасибо огромное многому научился на этом сайте.

  18. Елена Май 20 2013 @ 07:41

    Большое спасибо за информацию. В Интернете всего очень много, но на вашем сайте все четко расписано.

  19. Светлана Июль 30 2013 @ 05:23

    Большое спасибо за информацию по написанию благодарственных писем , очень помогли……

One Ping

  1. Создаем оберег. | Путь к успеху. Август 13 2011 @ 16:24

Добавить комментарий

Content Protected Using Blog Protector By: PcDrome.