Профессиональный блог Евгении Кожановой

Сопроводительное письмо к документам

Направляя контрагентам документы, необходимо прикладывать к ним сопроводительное письмо. Неважно, состоите ли вы в электронной переписке, отправляете все почтой или курьером. Сопроводительные письма удобны и вам, и адресату. Чем именно?

Во-первых, в этом письме описано содержимое всего пакета ваших документов. Никто не сможет сказать, что не отправлял чего-то или не получал.

Во-вторых, канцелярии крупных компаний попросту не принимают документы без сопроводительных писем.

В-третьих, вы регистрируете у себя это письмо как исходящее в едином реестре. Искать один документ по регистрационному номеру гораздо проще, чем перерывать кипу разнообразных бумаг.

В-четвертых, адресат регистрирует это письмо у себя как входящее, что является подтверждением того, что он принял документы, а значит, несет за них ответственность.

В-пятых, создания сопроводительного письма к документам требуют правила деловых коммуникаций. Вы же не хотите показаться невеждой в области делового этикета?




Сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и подписывается руководителем предприятия, направления, либо начальником структурного подразделения.

Адресат пишется так же, как и в стандартном деловом письме:

Генеральному директору ЗАО «Шмель»

Д.Д. Сотникову

или

ООО «Дымок»

Главному бухгалтеру

С.В. Прекрасной

Тема уже известна: Сопроводительное письмо, или О направлении документов, или более конкретно О направлении схемы №546-ПСА-12а.

Обращение – тоже стандартное, называем адресата по имени и отчеству:

Уважаемый Виктор Иванович!

Текст сопроводительного письма пишется в официально-деловом стиле, он предельно короток, прост и строится по следующей схеме:

Направляем – что направляем – примечание

Например:

Направляю Вам для согласования проект строительства №67388-Р-О-74743. Прошу рассмотреть его в возможно короткие сроки. Обращаю Ваше внимание, что пакет строительной документации носит конфиденциальный характер.

Или:

Высылаю Вам для рассмотрения протокол разногласий к договору оказания услуг между ООО «Василек» и ОАО «Ромашка». По всем вопросам прошу обращаться к юрисконсульту Жесткову Н.Л. по телефону 987-65-43.

Или:

По Вашему запросу представляю Вам для рассмотрения информационные материалы по продукции ООО «Шоколадка».

Приложениям в сопроводительном письме уделяется особое внимание, фактически это главная часть этих писем. Четко и скрупулезно здесь перечисляется весь пакет направляемых документов.

Подпись оформляется как обычно.

Исполнитель указывается обязательно: у адресата сообщения должен быть надежный канал обратной связи с вами.

Чт, Июль 28 2011 » Виды деловых писем

21 Responses

  1. Елена Июль 30 2011 @ 17:32

    Сопроводительное письмо — необходимый документ современного делопроизводства и деловых отношений.

  2. ЛЮДМИЛА Июль 4 2013 @ 15:50

    Очень часто организации начинают написание сопроводительного письма со слов ООО «Поиск» направляет вам следующие документы… По моему это как-то не по-русски, «оно» не может направлять, просить и т.д.

  3. Евгения Кожанова Июль 5 2013 @ 05:03

    Добрый день, Людмила! Вы правы, такое написание встречается очень часто, поскольку является нормой делового обращения, свойственной официально-деловому стилю речи русского языка.

  4. Светлана Ноябрь 30 2013 @ 17:06

    как правильно написать сопроводительное письмо об отсутствии в организации конфликта интересов?

  5. Евгения Кожанова Декабрь 3 2013 @ 05:51

    Здравствуйте, Светлана!
    Сопроводительное письмо пишется к пакету документов, направляемому в другую организацию, а в вашем случае это либо информационное письмо, либо справка, либо заявление в определенной форме. Если нет специальной формы для этого сообщения, то текст пишется просто: Настоящим уведомляем об отсутствии (где, у кого) конфликта интересов.

  6. Анна Июль 29 2014 @ 14:10

    Здравствуйте. Подскажите, мы отправили пакет документов с сопроводительным письмом курьером. На копии сопроводительного получатель поставил отметку о вручении и входящий номер. Вопрос таков, когда копия сопроводительного, со всеми отметками, поступает обратно в офис регистрируется ли оно как входящее. Сижу голову ломаю, вроде бред, а вроде не бред.

  7. Евгения Кожанова Июль 31 2014 @ 05:48

    Добрый день! Нет, не регистрируется, т.к. это не входящее письмо, а исходящее.

  8. Анна Декабрь 8 2015 @ 13:51

    Здравствуйте Евгения! Я так поняла из статьи, что регистрировать входящие документы без сопроводительного письма нельзя?! а как же тогда делать если приходит много писем без сопроводительных писем? или иметься список документов которые можно регистрировать без сопроводительного письма?

  9. Евгения Кожанова Декабрь 9 2015 @ 04:44

    Здравствуйте, Анна!
    Вы правильно поняли. В качестве входящего документа всегда регистрируется письмо. Если письма нет, то и регистрировать нечего.
    Например, вам прислали (или принесли) оферту договора в двух экземплярах без сопроводительного письма. Регистрировать как входящее ее нельзя: это не письмо. Оферта передается в юр.отдел или исполнителю, и если вдруг она превратится в договор, то будет зарегистрирована как договор, а не как письмо. То же самое с бухгалтерскими документами и со всеми остальными, которые поступают без сопроводительного. Принимать их можно: отсутствие сопроводительного письма — не преступление, это всего лишь нарушение порядка делового оборота, причем не критичное. Но регистрировать здесь нечего.
    Некоторые организации внутренними правилами устанавливают, что без сопроводительных писем документы от курьеров не принимают. Если документы принесли в канцелярию, то письмо пишется прямо там, или курьер звонит в свою компанию и просит срочно дослать сопроводительное.
    Вот здесь статья о том, как не потерять незарегистрированные документы и подробнее о приеме документов без сопроводительного: http://thebestsecretary.ru/?p=3686

  10. Лариса Октябрь 1 2016 @ 09:11

    Второй экземпляр сопроводительного письма, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. например, Начальнику ООО
    Направляем в Ваш адрес……..
    Приложения: Акт № 00000, Экз. №____.
    Ведомость № 000000, Экз.№_____.
    В отправляемом экземпляре я ставлю экз.№ 1, а в экземпляре что остаётся, какой ставить номер экземпляра приложения? тоже №1 или который остался( №2).

  11. Евгения Кожанова Октябрь 3 2016 @ 10:07

    Добрый день! Нумеровать экземпляры исходящих писем не нужно.

  12. анна Октябрь 30 2017 @ 12:28

    Вопрос если приносят пакет документов с сопроводительным письмом, приложение получает сотрудник который занимается вопросом и ставит дату получения. но сам сопровод регистрирую через какое то длительное время, можно ли работать с приложением и отправлять его в другие организации официально??

  13. Евгения Кожанова Октябрь 30 2017 @ 19:41

    Здравствуйте, Анна!
    Почта регистрируется в день получения, максимум — на следующий день.
    Передавать приложение исполнителю и работать с ним можно только после регистрации сопроводительного письма.

  14. Ирина Ноябрь 23 2017 @ 15:39

    Добрый день! Как быть с исходящими бухгалтерскими документами? Пишется ли сопроводительное письмо к ним (например счета-фактуры, товарные накладные и т.д.)? Иногда их так много! Как быть?

  15. Евгения Кожанова Ноябрь 23 2017 @ 20:25

    Здравствуйте, Ирина!
    Сопроводительное письмо к бухгалтерским документам пишется, как и к любым другим. Отсылаемые документы перечисляются в реквизите «Приложение», независимо от их количества.

  16. Наталья Ноябрь 24 2017 @ 10:51

    Добрый день, Евгения! Возможен ли вариант не регистрировать какие то сопроводительные письма? В организацию каждый день пачками приходят судебные приказы, исполнительные листы, решения, определения суда, и к каждому-каждому прикреплено сопроводительное на формате половина и треть листа А4 с минимумом информации:»Судебный участок…направляет судебный приказ №…от… Приложение: судебный приказ…» Юристы говорят, нам эти письма не нужны. Я дня за 2-3 наберу целую папку, если каждое буду регистрировать. А за год…

  17. Евгения Кожанова Ноябрь 24 2017 @ 11:30

    Здравствуйте, Наталья!
    Юристам эти письма, действительно, не нужны. Их интересуют приложения к ним. Но для вас это такие же входящие как и все. Поэтому регистрировать их надо. Если судебных писем много относительно всех остальных, они выделяются в отдельное дело «Судебная переписка», но учитываются в общем порядке.

  18. Наталья Ноябрь 24 2017 @ 12:09

    Евгения, спасибо за ответ! Правильно ли я понимаю, что срок хранения таких судебных сопроводительных будет 5 лет ЭПК, ст. 32, как у переписки с госорганами?

  19. Евгения Кожанова Ноябрь 24 2017 @ 19:45

    Да, можно по этой статье.

  20. Ирина Май 14 2018 @ 10:13

    Добрый день!
    Заранее оформили сопроводительное письмо к пакету документов. Документы собрали только через неделю. Действительна ли дата сопроводительного письма или надо его переделать?

  21. Евгения Кожанова Май 15 2018 @ 11:18

    Здравствуйте, Ирина!
    Лучше переделать.

Добавить комментарий