21 комментарий

  1. Елена говорит:

    Сопроводительное письмо — необходимый документ современного делопроизводства и деловых отношений.

  2. ЛЮДМИЛА говорит:

    Очень часто организации начинают написание сопроводительного письма со слов ООО «Поиск» направляет вам следующие документы… По моему это как-то не по-русски, «оно» не может направлять, просить и т.д.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Людмила! Вы правы, такое написание встречается очень часто, поскольку является нормой делового обращения, свойственной официально-деловому стилю речи русского языка.

  3. Светлана говорит:

    как правильно написать сопроводительное письмо об отсутствии в организации конфликта интересов?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана!
      Сопроводительное письмо пишется к пакету документов, направляемому в другую организацию, а в вашем случае это либо информационное письмо, либо справка, либо заявление в определенной форме. Если нет специальной формы для этого сообщения, то текст пишется просто: Настоящим уведомляем об отсутствии (где, у кого) конфликта интересов.

  4. Анна говорит:

    Здравствуйте. Подскажите, мы отправили пакет документов с сопроводительным письмом курьером. На копии сопроводительного получатель поставил отметку о вручении и входящий номер. Вопрос таков, когда копия сопроводительного, со всеми отметками, поступает обратно в офис регистрируется ли оно как входящее. Сижу голову ломаю, вроде бред, а вроде не бред.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день! Нет, не регистрируется, т.к. это не входящее письмо, а исходящее.

  5. Анна говорит:

    Здравствуйте Евгения! Я так поняла из статьи, что регистрировать входящие документы без сопроводительного письма нельзя?! а как же тогда делать если приходит много писем без сопроводительных писем? или иметься список документов которые можно регистрировать без сопроводительного письма?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Вы правильно поняли. В качестве входящего документа всегда регистрируется письмо. Если письма нет, то и регистрировать нечего.
      Например, вам прислали (или принесли) оферту договора в двух экземплярах без сопроводительного письма. Регистрировать как входящее ее нельзя: это не письмо. Оферта передается в юр.отдел или исполнителю, и если вдруг она превратится в договор, то будет зарегистрирована как договор, а не как письмо. То же самое с бухгалтерскими документами и со всеми остальными, которые поступают без сопроводительного. Принимать их можно: отсутствие сопроводительного письма — не преступление, это всего лишь нарушение порядка делового оборота, причем не критичное. Но регистрировать здесь нечего.
      Некоторые организации внутренними правилами устанавливают, что без сопроводительных писем документы от курьеров не принимают. Если документы принесли в канцелярию, то письмо пишется прямо там, или курьер звонит в свою компанию и просит срочно дослать сопроводительное.
      Вот здесь статья о том, как не потерять незарегистрированные документы и подробнее о приеме документов без сопроводительного: http://thebestsecretary.ru/?p=3686

  6. Лариса говорит:

    Второй экземпляр сопроводительного письма, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. например, Начальнику ООО
    Направляем в Ваш адрес……..
    Приложения: Акт № 00000, Экз. №____.
    Ведомость № 000000, Экз.№_____.
    В отправляемом экземпляре я ставлю экз.№ 1, а в экземпляре что остаётся, какой ставить номер экземпляра приложения? тоже №1 или который остался( №2).

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день! Нумеровать экземпляры исходящих писем не нужно.

  7. анна говорит:

    Вопрос если приносят пакет документов с сопроводительным письмом, приложение получает сотрудник который занимается вопросом и ставит дату получения. но сам сопровод регистрирую через какое то длительное время, можно ли работать с приложением и отправлять его в другие организации официально??

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Почта регистрируется в день получения, максимум — на следующий день.
      Передавать приложение исполнителю и работать с ним можно только после регистрации сопроводительного письма.

  8. Ирина говорит:

    Добрый день! Как быть с исходящими бухгалтерскими документами? Пишется ли сопроводительное письмо к ним (например счета-фактуры, товарные накладные и т.д.)? Иногда их так много! Как быть?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина!
      Сопроводительное письмо к бухгалтерским документам пишется, как и к любым другим. Отсылаемые документы перечисляются в реквизите «Приложение», независимо от их количества.

  9. Наталья говорит:

    Добрый день, Евгения! Возможен ли вариант не регистрировать какие то сопроводительные письма? В организацию каждый день пачками приходят судебные приказы, исполнительные листы, решения, определения суда, и к каждому-каждому прикреплено сопроводительное на формате половина и треть листа А4 с минимумом информации:»Судебный участок…направляет судебный приказ №…от… Приложение: судебный приказ…» Юристы говорят, нам эти письма не нужны. Я дня за 2-3 наберу целую папку, если каждое буду регистрировать. А за год…

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья!
      Юристам эти письма, действительно, не нужны. Их интересуют приложения к ним. Но для вас это такие же входящие как и все. Поэтому регистрировать их надо. Если судебных писем много относительно всех остальных, они выделяются в отдельное дело «Судебная переписка», но учитываются в общем порядке.

  10. Наталья говорит:

    Евгения, спасибо за ответ! Правильно ли я понимаю, что срок хранения таких судебных сопроводительных будет 5 лет ЭПК, ст. 32, как у переписки с госорганами?

  11. Ирина говорит:

    Добрый день!
    Заранее оформили сопроводительное письмо к пакету документов. Документы собрали только через неделю. Действительна ли дата сопроводительного письма или надо его переделать?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина!
      Лучше переделать.

Оставить комментарий