Профессиональный блог Евгении Кожановой

Письмо-справка

Существует очень много видов справок, их все можно разделить на две категории, это справки служебные и личные. Служебные справки представляют собой деловое письмо из одной организации в другую, которое содержит определенные сведения. Самый яркий представитель второй категории справок – это известная всем справка с работы, которая выдается работнику по его запросу для предоставления в различных учреждениях. В этой статье мы расскажем, как написать деловое письмо-справку. Образец справки с работы можно увидеть в конце статьи. 




Мы не будем рассматривать виды справок, которые имеют постоянную и устоявшуюся форму, к примеру, справка по форме 2-НДФЛ, или справка о ДТП, форма которой утверждена приказом МВД России. Мы рассмотрим справки, которые выдаются коммерческой компанией своим сотрудникам или в ответы на различные запросы, поступившие от иных организаций.

Справки, о которых пойдет речь, являются деловыми письмами. Характерная черта делового письма– довольно жесткая структура, задаваемая реквизитами.Со стандартными правилами оформления реквизитов можно ознакомиться в статье о деловом письме. Повторяться мы не будем и уделим внимание только тем из них, которые имеют характерные именно для справки особенности. Такого вида письма оформляются на фирменном бланке и подписываются только руководителем предприятия или лицом, которое уполномочено на это.

Из реквизитов делового письма в справке присутствуют:

  1. Все справочные данные об организации, которые входят в шапку фирменного бланка
  2. Адресат
  3. Заголовок к тексту справки
  4. Регистрационный номер, дата
  5. Текст
  6. При необходимости — приложения
  7. Подпись
  8. Отметка об исполнителе

Адресат

Адресат справки указывается обычным образом, описанным в статье про деловое письмо. В том случае если «долгоиграющая» справка, выдаваемая работнику компании, будет отправляться нескольким адресатам, для удобства можно обозначить их всех одной общепринятой фразой «Для представления по месту требования».

Заголовок к тексту (тема письма)

Разберем тему письма. Ее можно и не указывать, в том случае, если текст справки является объемным, рекомендуем сформулировать тему и указать ее, как в обычном письме, например:

О подготовке объектов к осенне-зимнему сезону

О погодных условиях

Регистрационный номер, дата

Если справка является одним из видов исходящего письма, то идет по тому же маршруту, что и письмо. В частности, регистрируется после подписания. В общем порядке происходит регистрация или нет, решать уже организации. Если справок предоставляется много, можно завести для них специальную учетную форму, но обычно необходимости в этом нет, и все письма-справки спокойно регистрируются в журнале учета исходящих документов.

Дата регистрации справки – это день подписания ее директором.

Текст справки

Заголовок к тексту этого письма очень простой: СПРАВКА. Указывается он прописными буквами, возможно – полужирным шрифтом и по центру строки. Обращений к адресату по имени-отчеству справки не предусматривают.

Основная часть, или основной текстсправки, как и всегда, пишется только в официально-деловом стиле, четко, грамотно и коротко. Особенность текста в том, что в нем содержитсятолько одна фактическая информация. Никаких оценок, выводов, предложений справка не содержит.

Запрещено начинать текст справки с таких слов как «настоящим сообщаем, что….», и фразами, подобными этой. Эти слова совершенно ненужные, они не будут нести никакой смысловой и информационной нагрузки, зато превратят простое предложение в сложное.

Приложение

Приложение к справке, если оно имеется, оформляется обычным образом:

Приложение: копия графика на 1 л. в 1 экз.

Или

Приложения:

  1. Копия доверенности на 2 л. в 1 экз.
  2. Прайс-лист для продукции на 10 л. в 1 экз.

Подпись

Что касается подписи, она оформляется, как и в самом обычном деловом письме. Есть одно исключение, если в справке содержаться сведения, которые относятся к финансовому состоянию организации или доходов сотрудников, подписывает такой документ не только руководитель компании, но и главный бухгалтер. В этом случае подписи заверяются печатью организации.

Приведем образцы справок

  1. Справка в ответ на запрос организации

Spravka-1

2. Справка с работы

Spravka-2

Пн, Сентябрь 12 2011 » Виды деловых писем

10 Responses

  1. Елена Сентябрь 14 2011 @ 12:07

    Очень полезный у Вас сайт, много нужной деловой информации, спасибо.

  2. Екатерина Сентябрь 14 2011 @ 13:05

    В студенчестве был такой предмет делопроизводство! обучали написанию документов!

  3. Ирина Сентябрь 14 2011 @ 14:27

    Спасибо, все очень доступно и подробно изложено!

  4. Aleksandra Сентябрь 15 2011 @ 16:51

    Очень полезная статья. Возникнет необходимость, обязательно зайду на ваш сайт.

  5. Елена Январь 27 2015 @ 17:28

    Много всего и по теме ) очень нужная информация всё написано понятно и приятно читать + образцы. ОЧЕНЬ нужный сайт. СПАСИБО ВАМ !!!

  6. Евгения Кожанова Январь 28 2015 @ 05:39

    Добрый день, Елена! Огромное спасибо за позитивный отзыв!))

  7. Мария Август 15 2016 @ 11:58

    Здравствуйте. Недавно устроилась га работу в гос структуру секретарем. До меня человек который работал устроил бардак в папках.. ((. Дело в том что здесь есть номенклатура, на которую никто , грубо говоря, «не обращает внимания.» Тут ведется внутренняя переписка, такие как письма-заявки, исходящие письма-заявки в организации; тут пишут заявления, докладные, служебн, объяснительн письма. Вопрос:
    1) заявки, как входящие так и исходящие; докладные, объяснительн, заявления от работников, служебные письма регистрировать в папке Исходящие или же для каждого создавать папку отдельно? А как быть со Справкой по месту требования? (их тоже пришивать во Входящие?) 2) Приходят факсограммы и факсы, но их тут пришивали в папку Входящие.. Как быть, тут просто и заявления подшиты во входящую папку? Объясните пож-та. спасибо.

  8. Евгения Кожанова Август 15 2016 @ 12:49

    Здравствуйте, Мария!
    В первую очередь нужно отделить внешние документы от внутренних. Внешние — это переписка с другими организациями. Внутренние — это все коммуникации внутри компании. Внешние и внутренние документы учитываются отдельно. Нужно завести 1) журнал регистрации входящих документов (внешних) и 2) журнал регистрации исходящих документов (внешних). В этих двух журналах регистрировать только письма, которые выйдут из вашей организации и поступят в нее. Внутренние документы обычно учитываются в одном журнале. Вот здесь статья об этом.

  9. Сергей Декабрь 9 2016 @ 00:29

    Здравствуйте.
    Если потерял посадочный талон (авиа), приложил к отчёту в бухгалтерию справку, подтверждающую мой перелёт, но гл.бухгалтер требует объяснительную записку (я же не провинившийся перед работодателем?)
    Может можно пояснить произошедшее иначе?

  10. Евгения Кожанова Декабрь 9 2016 @ 09:24

    Сергей, здравствуйте!
    Представление архивной справки от авиакомпании — это нормальная практика при подтверждении командировочных расходов, если потерян посадочный талон. Но по правилам оформления командировок должен быть именно талон. Бухгалтер просит записку для того, чтобы при проверке в налоговой или в трудинспекции ваша компания могла объяснить, почему в отчете справка, а не талон. Иначе инспектор может оформить это как нарушение. Никаких санкций против вас быть не должно: пусть и в другой форме, но за поездку вы отчитались.

Добавить комментарий