Профессиональный блог Евгении Кожановой

Резолюция

В этой статье будет не много текста, потому что некоторые вещи проще показать, чем объяснить. Мы разберем такое понятие документооборота как «резолюция». Что это такое, для чего она нужна, как ее правильно ставить и читать.

Резолюция представляет собой короткое указание, которое дает руководящее лицо своим подчиненным, и которое относится к теме документа. Резолюция является знаком того, что письмо было рассмотрено и отправлено на исполнение, следовательно, она ставится на каждом документе, пришедшем в организацию.




Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Об этом говорит нам ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Каждое поступившее в организацию деловое письмо проходит регистрацию. После этого секретарь отдает его руководителю. Руководитель читает письмо и назначает ответственного. Например, начальника отдела. И ставит резолюцию:

А – пишет фамилию этого начальника,

Б – дает короткое задание (можно обойтись и без него),

В – срок, в который нужно выполнить задание,

Г – дату постановки задания,

Д – после чего расписывается.

Затем письмо поступает ответственному исполнителю – тому самому начальнику отдела. Если он лично будет заниматься выполнением задания, письмо остается у него. Если же назначит исполнителя из числа своих подчиненных, то поставит свою резолюцию – точно так же, как и его шеф.

Резолюция — отправная точка контроля исполнения документов. Если в организации действует система контроля, секретарь делает необходимые пометки в электронной базе данных, и лишь после этого отдает письмо исполнителю.

Посмотрите на картинку. Перед вами – обыкновенное письмо, рассмотренное руководителем и отправленное на исполнение. Цифры рядом со стрелками означают следующее:

1 – поступившее в письмо было зарегистрировано, т.к. стоит штамп с номером входящего письма;

2 – рассмотрев письмо, генеральный директор отписал его двум начальникам отделов;

3 – в резолюции было дано конкретное задание: «разобраться и доложить»;

4 – стоят дата постановки задания…

5 – …и подпись директора;

6 – ответственные исполнители, в свою очередь, отписали письмо своим подчиненным, выдав им короткие задания: оценить объем работ и провести правовой анализ документов.

Всего в письме на картинке три резолюции.

Резолюция пишется от руки на любом свободном от текста месте документа. Чем выше должность отписывающего, тем выше он пишет свою резолюцию. Можно оформить резолюцию на отдельном листе и приложить его к документу.

Зачастую одно письмо может быть отписано двум исполнителям. В этом случае принято считать главным того, кто указан в резолюции первым. Он имеет право координировать работу всех остальных исполнителей, собирать совещания и проводить все необходимые организационные мероприятия.

Отписанное сразу двум ответственным исполнителем письмо может размножиться и отправиться одновременно в два отдела. При этом к главному (указанному первым) исполнителю отправится оригинал письма. Это то письмо, на котором стоят «живые» подписи отправителя и штамп входящего.

Что означает слово «Ходатайствую» в резолюции? Читайте в статье по ссылке!

 

Ср, Ноябрь 30 2011 » Движение документов