Профессиональный блог Евгении Кожановой

Телефонограмма, факсограмма, телеграмма: документы с пометкой «срочно»

Три вида документов, которые мы рассмотрим в этой статье, относятся к срочным «по умолчанию». Нигде не написано, что они должны обрабатываться немедленно. Но, как говорится, включим логику: если бы они не были срочными, отправитель выслал бы их почтой, и они спокойно пришли бы к нам через неделю. Очевидно, что если отправитель выбирает оперативные каналы связи, то его сообщение должно дойти до адресата как можно быстрее. Следовательно, обрабатывать входящие телефонограммы, факсограммы и телеграммы лучше сразу, отложив все дела.




Часто в этих документах речь идет о приглашении на совещание, вызове представителя или о каком-нибудь другом событии, которое имеет точную дату и время начала. Поэтому читать поступившие телефонограммы следует особенно внимательно: бывали случаи, когда вызовы на совещания приходили за час до начала.
Телефонограмма
Телефонограмма – это информация, которая для скорости передается по телефону. Отправитель звонит адресату и диктует ему все, что хочет сообщить. Адресат записывает информацию и передает ее в работу.
Исходящая телефонограмма готовится в письменном виде, однако этот документ никуда не отправляется. После того, как информация будет передана, этот документ с соответствующими пометками отправится в архив на хранение.
Входящую телефонограмму удобно писать на специальных бланках. Очень важно правильно записать сообщение, не перепутав дат, времени и прочих точных данных. Обязательно перечитайте свою запись отправителю, чтобы исключить ошибки!
После записи на бланк телефонограмма регистрируется и немедленно передается в работу.
Факсограмма
По целям и задачам факсограмма ничем не отличается от телефонограммы. Только отправляется она по факсу.
Для подготовки факсограммы используем фирменный бланк. Название документа у нас уже есть – ФАКСОГРАММА. Затем пишем текст сообщения, подписываем  руководителя, регистрируем и отправляем по факсу. Обязательно нужно выяснить, кто принял факс на том конце провода (должность, фамилия) или, желательно, входящий номер.
Полученная факсограмма регистрируется как входящее письмо или же в специальном журнале, в зависимости от ваших порядков. Чем скорее пришедшая факсограмма отправится в работу, тем лучше.
Телеграмма
Да-да, этот вид связи все еще существует. В отличие от телефоно- и факсограмм, когда информация идет напрямую из точки А в точку Б, телеграмма передается через третью сторону – телеграф (почту).  Приносит ее адресату почтальон. Время доставки срочной телеграммы по России – не более 5 часов, обычной – не более 10.
Думаю, все согласятся, что 10 часов для оперативной информации – это совсем не быстро. Однако телеграммами пользуются, чтобы можно было документально подтвердить факт отправки и получения информации, причем подтверждать это будет третья сторона – почта. Таковы требования. В основном к этому средству связи прибегают сегодня государственные и судебные инстанции.
Впрочем, телеграммой может воспользоваться и работник, чтобы зафиксировать сообщение для «проблемного» работодателя. Например, находясь в командировке, сообщить о том, что придется задержаться. Ситуации бывают разные, и сбрасывать телеграф со счетов пока еще рано.
Когда почтальон приносит телеграмму, получателю необходимо расписаться в специальном квитке, указать свои должность, фамилию, а также дату и время получения телеграммы.
Ни о каком фирменном бланке в данном случае речь не идет. Телеграмма представляет собой небольшой клочок бумаги с текстом. Однако этот клочок подлежит обязательной регистрации и срочному направлению в работу.
Регистрировать ли срочную корреспонденцию?
Как хотите. Не будет ошибкой, если телеграмма, телефонограмма или факсограмма будут зарегистрированы в общем реестре входящих писем. Равно как и не возбраняется завести для таких документов специальный журнал регистрации. Главное – направлять эти документы в работу как можно скорее.
Image by photostock / www.freedigitalphotos.net

Вт, Март 20 2012 » Виды деловых писем