Профессиональный блог Евгении Кожановой

Сроки исполнения документов

В какой срок нужно (и можно) отправить ответ на входящее письмо? Если мы принимаемся за контроль исполнения документов, это первый вопрос, на который нужно ответить. Хорошо, когда руководитель в своей резолюции указывает срок: «Дать ответ до 02 апреля». А как быть исполнителю, если срока нет, а вместо него стоит слово «оперативно» или «немедленно»? Существуют ли строго определенные сроки исполнения документов? Ответы на все вопросы, а также бесплатную памятку по срокам исполнения документов ищите в этой статье.
В приказах по организации принято писать срок исполнения задания. Поэтому их мы трогать не будем и обратимся к сроку исполнения заданий по входящим документам.




Начнем, как всегда, с определения терминов. Главный термин сегодня – «срок исполнения документа».
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» выделяет типовой срок исполнения документа — «срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом» и индивидуальный срок исполнения документа — «срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией».
Таким образом, срок исполнения документа мы можем найти в федеральном законе (приказе, постановлении), а можем сами создать внутри своей компании соответствующий приказ или инструкцию по делопроизводству. Кроме того, срок исполнения документа может назначить руководитель в своей резолюции.
Напомню, что упомянутый ГОСТ носит рекомендательный характер. Вопросы делопроизводства в коммерческих организациях вообще очень слабо урегулированы. Но, если мы хотим работать грамотно, будем придерживаться существующих документов.
Итак, если в резолюции указан срок выполнения задания, вопросов не возникает.
Бывает так, что срок исполнения указан в самом письме. Например: «Просим предоставить информацию не позднее 10 апреля 2012 года». Здесь нужно смотреть на адресата: если письмо прислала вышестоящая организация, мэрия, министерство, тем паче прокуратура и т.п., лучше послушаться и ответить в установленный срок. Тем более что документационная деятельность государственных органов регулируется. И уже есть судебная практика, когда коммерческие организации ощутимо штрафовались за несоблюдение правил переписки с госорганами.

Если же одна коммерческая организация получает письмо от другой коммерческой организации, и в этом письме содержится просьба (или требование) ответить в определенный срок, этим можно и пренебречь. Как однажды выразился мой директор, «это их хотелки, а срок ответа – 30 дней».
Действительно, большинство документов, регламентирующих делопроизводство, говорят об ответе на письмо в течение 30 дней со дня его поступления. Например, Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. №452. Или Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ». Я рекомендую всем организациям соблюдать этот срок.
Есть также ряд слов, обозначающих срок исполнения документа:
«Срочно», «немедленно», «незамедлительно» – 3 дня
«Оперативно» – 10 дней
Отсчет дней начинается с момента подписания документа (резолюции).
Итак, как определить срок исполнения документа?
Если срок указан в резолюции – исполнить в этот срок.
Если срок указан в письме и в резолюции руководителя – исполнить в срок, указанный в резолюции.
Если срок указан только в письме, и это письмо поступило из вышестоящей или государственной  организации – исполнить в указанный срок.
Если срок указан в письме, пришедшем из коммерческой организации, а в резолюции срока нет – исполнить в течение 30 дней с момента регистрации письма.
Если срок не указан ни в письме, ни в резолюции – исполнить в течение 30 дней с момента регистрации письма.
Если в резолюции есть слова «срочно», «немедленно», «незамедлительно» – исполнить в течение 3 дней.
Если в резолюции есть слово «оперативно» – исполнить в течение 10 дней.

Скачать памятку по срокам исполнения документов

Если перед вами стоит задача контролировать исполнение документов в вашей компании, лучше всего, опираясь на перечисленные мной регламент и закон, прописать сроки исполнения документов в каком-нибудь локальном нормативном акте. Нельзя контролировать людей, будучи голословным: если вы беретесь отслеживать сроки исполнения, будьте готовы ответить на вопрос «А где написано, что нужно именно так?». Идеальный ответ на него  – «В инструкции по делопроизводству». Если же ее у вас пока нет, подойдет и обычный приказ.
В конце каждого рабочего года готовится отчет о выполнении поставленных задач в установленные сроки.

 

Image by winnond / www.freedigitalphotos.net

Пн, Март 26 2012 » Движение документов

Добавить комментарий