Профессиональный блог Евгении Кожановой

Печати и штампы

печати и штампы

До недавнего времени любая организация должна была иметь круглую печать. Многие не ограничивались этим и обзаводились еще и штампами «на все случаи жизни». В этой статье мы попытаемся разобраться, что же такое печать, а что такое штамп, чем они отличаются, и какому учету подлежат. Будем исходить из того, что организация приняла решение жить по старинке – с печатью. Информация о том, что необходимо предпринять в связи с отменой обязательности печати, появится на сайте в ближайшее время. 




Печать перестала быть обязательным атрибутом юридического лица. С 7 апреля 2015 года вступил в силу федеральный закон от 06.04.2015 №82-ФЗ, внесший поправки в законы об ООО и АО. Теперь наличие печати остается на усмотрение организаций.

Какая должна быть печать

Итак, если организация решила остаться с печатью, то правила остаются прежними:

  • Печать должна быть изготовлена в единственном числе.
  • Форма печати должна быть круглой.
  • Печать должна содержать название организации на русском языке без сокращений.
  • Печать должна содержать полный адрес предприятия.

Помимо этих основных данных печать может содержать и другую информацию: реквизиты банка, адрес сайта, телефон, англоязычное название, логотип или иной символ. Это все допускается, но самое главное, чтобы печать содержала всю основную информацию.

Цель печати – подтвердить подлинность и корректность подписи должностных лиц.

В соответствии с  ГОСТом «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», оттиск печати следует рассматривать, как один из реквизитов документа.

Печать ставится строго в том месте, где указано «место печати», либо М.П. В случае отсутствия такого обозначения печать следует поставить так, чтобы она частично зашла на подпись, но при этом не закрыла ее полностью. Полностью на подпись печать ставить нельзя!

Печати дополнительного назначения

Закон не запрещает делать печати дополнительного назначения. Вся стандартная информация (см. выше) на них останется, а кроме нее такая печать будет содержать фразу «Для документов», «Финансовый отдел» и др.

Если положение о печатях или соглашение между организациями позволяют, дополнительная печать может заменить круглую. Например, на договор можно поставить печать «Для документов» или «Для договоров», если обе стороны согласны, и в тексте договора есть об этом специальное упоминание. На копии трудовых книжек и других кадровых документов при их заверении можно поставить печать «Отдел кадров», если об этом написано в положении.

Важно понимать, что нельзя на копию трудовой книжки поставить печать «Для договоров». Все печати дополнительного значения ставятся только по их назначению.

При подготовке документов к подаче в гос.органы желательно ставить основную печать организации, печати дополнительного назначения могут вызвать вопросы и неодобрение сотрудников этих органов.

Что такое штампы?

Если о том, что такое печать и как с ней работать нам могут рассказать закон и ГОСТ, то штампам повезло меньше. Четкого определения штамп» закон нам не дает.Фактически, это оттиск, который тоже ставится на документы, но не содержит всю информацию, которую должна содержать печать. Никакой юридической силы штамп не имеет, ничью подпись не заверяет.

Штамп выполняет совершенно иную, нежели печать, функцию. Он нужен для того, чтобы не писать каждый раз вручную одно и то же. К примеру: «Готово», «Проверено», «Копия верна» и прочие.

Помните! У штампа юридической силы нет. Поэтому он может быть любого размера и любой формы. Количество штампов ограничивается лишь фантазией сотрудников организации, где эти штампы используют.

Какого учета требуют печати и штампы в организации?

Печати и штампы на любом предприятии должны быть зарегистрированы и учтены. Если помимо основной печати в вашей организации есть еще штампы и дополнительные печати, нужно составить «Положение о печатях», в котором должно быть расписано, как в вашей организации происходит использование, регистрация, хранение и уничтожение штампов и печатей.

В этом положении необходимо отметить:

— какие печати и штампы используются в вашей организации,

— каков порядок регистрации этих печатей и штампов,

— как происходит выдача, хранение и сдача печатей и штампов,

— какая печать и какой штамп для чего предназначены

К примеру:

Печать «Для договоров» находится в Договорном отделе и ставится на договоры ценой до 5 000 000 (пяти миллионов) рублей при условии согласия сторон.

— в каком порядке происходит утилизация печатей и штампов, потерявших актуальность,

— кто отвечает за повреждение, либо потерю или некорректное хранение печатей и штампов.

Положение о печатях – локальный нормативный акт, требующий утверждения генеральным директором.

Обычно изготовлением печатей занимается какое-то конкретное структурное подразделение предприятия. Это может быть канцелярия, финансовый отдел, административно-хозяйственный отдел и другие.

Как только печать изготовлена, ее следует зарегистрировать в «Журнале учета печатей». Такой журнал может быть рукописным, вести его можно в обычной тетради.

Вот так следует оформить шапку таблицы в журнале:

Особый штамп — факсимиле. Но о нем в следующей статье.

Image by luigi diamanti / www.freedigitalphotos.net

Пт, Май 11 2012 » Внутренние документы

6 Responses

  1. Анна Февраль 20 2014 @ 10:22

    Добрый день! Просьба ответить на вопрос: Если у Общества есть дополнительная печать «для договоров» и она ставится на договорах, имеет ли она юридическую силу в такой же степени как и основная? И в каких внутренних документах дополнительные печати должны быть указаны?

  2. Евгения Кожанова Февраль 21 2014 @ 05:55

    Здравствуйте, Анна!
    Правила использования, хранения, уничтожения печатей и штампов регламентируются локальным нормативным актом, который утверждается руководителем организации. В нем же приводится перечень оттисков печатей и штампов, которые используются в компании. Это могут быть «Правила…», «Положение…», «Инструкция…», «Регламент…» и т.д.
    Что касается договорной документации, то специальная печать («Для договоров», «Для документов») применяется, если договор этого не запрещает. Об этом в договоре должна быть специальная оговорка. Если ее нет, доп.печати использовать можно при условии, что они соответствуют требованиям, предъявляемым к основной печати и что используются по назначению (т.е. на договоре не стоит печать «Для счетов»).

  3. Анна Февраль 21 2014 @ 09:32

    Спасибо!

  4. Наталия Март 23 2016 @ 11:44

    Добрый день!
    Скажите, а можно ли выносить из офиса печать организации? У нас в положении о печатях ни слова об этом нет.

  5. Евгения Кожанова Март 23 2016 @ 11:59

    Здравствуйте, Наталия! Нет такого закона, что печать из офиса выносить нельзя)) Тем более, бухгалтерам или кадровикам это может понадобиться, например, в пенсионном фонде, или генеральный директор может заключать договор вне офиса.
    Рекомендую вам пописать в положении, что вынос печати из офиса учитывается, и придумать простейшую форму в обычной тетрадке: кто вынес, куда, когда, подпись. И о возврате то же самое.

  6. Наталия Март 23 2016 @ 12:59

    Спасибо за разъяснение! Значит заведем тетрадь :))

Добавить комментарий