Профессиональный блог Евгении Кожановой

Факсимиле

Продолжим (и закончим) тему печатей и штампов небольшой статьей о факсимиле. По традиции обратившись к законодательству, мы видим, что понятия «факсимиле» оно нам не раскрывает. Определяем сами и постановим считать факсимиле штамп, воспроизводящий подпись должностного лица и преследующий ту же цель, что и собственноручно сделанная подпись.
А цель подписи в делопроизводстве, как известно, проста: удостоверить подлинность документа и содержащейся в нем информации. Получается, что факсимиле прекрасно заменит должностное лицо в его отсутствие. Действительно, зачем нам начальник – подпись-то вот она.
Но все ли так просто? Можно ли, подобно товарищу Полыхаеву из «Золотого теленка», шлепать факсимиле на любой документ? Почему бы тогда всем сотрудникам не носить с собой в кармане «руку» начальника, и дело с концом?
Факсимиле – предмет насколько удобный и порой незаменимый, настолько и опасный в использовании. Нужно следить за тем, чтобы неосторожно поставленный оттиск не вверг вашу компанию в пучину судебных разбирательств.
Напоминаю, что вопросы по теме статьи и другим проблемам делопроизводства вы можете задать в комментариях.




Факсимиле: где нельзя, а где можно
Повторюсь – закона о факсимиле, как и какого-либо другого документа, регламентирующего использование этого штампа, нет. Зато есть многочисленная практика споров и даже судов по поводу постановки факсимиле на бухгалтерских и налоговых документах, а также документах по труду (трудовых договорах и унифицированных формах).
Чтобы не ввязываться в эти споры, рекомендую использовать только собственноручную подпись руководителя (НЕ факсимиле) на:
— документах бухгалтерской отчетности,
— первичных учетных документах,
— платежных документах,
— векселях,
— доверенностях,
— трудовых договорах,
— документах по учету труда.
Что касается гражданско-правовых сделок то здесь все более или менее понятно: стороны сами договариваются о возможности использования факсимильной подписи, после чего прописывают это в отдельном соглашении или же прямо в договоре. Здесь главное – перечислить все документы, на которые можно ставить факсимиле, и придерживаться этого списка.
Зато на всевозможных поздравительных письмах, почетных грамотах, копиях документов постановка факсимиле только приветствуется.

Регламентация использования факсимиле
Меры безопасности по использованию факсимиле просты: оно должно быть изготовлено в единственном экземпляре и храниться в сейфе у секретаря того должностного лица, чью подпись воспроизводит. Этот секретарь лучше всех в компании знает, какие документы приходят на подпись его шефу. Он не дает факсимиле никому в руки и ставит все оттиски лично.
Порядок использования факсимиле, перечень документов, на которые допускается ставить оттиск, а также порядок хранения и уничтожения штампа описываются, по аналогии с печатями и штампами, в локальном нормативном акте – Положении об использовании, учете, хранении и уничтожении факсимиле.
Оттиск факсимиле необходимо зарегистрировать также в «Журнале учета движения печатей и штампов» (см. статью Печати и штампы).
Image by surachai / www.freedigitalphotos.net

Вт, Май 15 2012 » Внутренние документы

4 Responses

  1. Галина Январь 17 2014 @ 04:35

    Добрый день! В нашей организации изменилось ответственное лицо по хранению печати. Никак не могу найти единой формы приказа. Не могли бы Вы подсказать.

  2. Евгения Кожанова Январь 20 2014 @ 09:03

    Добрый день, Галина!
    Единой формы приказа для этой ситуации нет, он составляется в свободной форме. Текст простой: назначить ответственным за хранение, учет, уничтожение печатей и штампов в ООО «ХХХ» помощника генерального директора (фамилия, имя, отчество полностью).

  3. Ольга Март 23 2017 @ 13:29

    Добрый день!

    Подскажите пожалуйста можно ставить факисимиле на сшивке договора? Сам договор подписан «живой» подписью

  4. Евгения Кожанова Март 23 2017 @ 14:10

    Здравствуйте, Ольга! Не стоит. Прямого запрета на это нет, но достоверность факсимиле всегда под большим вопросом. Можно ставить, если между организациями есть соглашение с перечнем документов, которые могут быть подписаны факсимиле. Если в этом перечне есть «заверительные надписи на сшивах документов», то тогда никаких вопросов. Во всех остальных случаях нужна живая подпись.

Добавить комментарий