Профессиональный блог Евгении Кожановой

Протокол совещания

протокол совещания

Ведение протокола – неотъемлемая часть любого совещания, конференции, заседания, ученого совета и других мероприятий.Очень важно составлять протокол правильно, ведь именно этот вид документа отражает суть совещания и может служить подтверждением или опровержением некоторых моментов этого мероприятия. В делопроизводстве одинаково важны как протоколы крупных совещаний между разными компаниями, так и внутренних планерок. 




01.09.2013 вступил в силу федеральный закон от 07 мая 2013 года №100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации». Одно из изменений – требования к оформлению протоколов собраний теперь содержатся в Гражданском кодексе.

Разделы протокола

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ – должностное лицо, которое ведет собрание, совещание и пр.

СЕКРЕТАРЬ – присутствующий на собрании и ведущий протокол этого собрания человек. Не обязательно это секретарь по должности, вести протокол может любой сотрудник любого отдела.

ПРИСУТСТВОВАЛИ – перечисление всех присутствовавших на собрании с указанием их должностей. Список присутствующих оформляется в соответствии с занимаемыми должностями, от самой высокой к самой низкой. В случаекогда среди присутствующих есть несколько человек с равнозначными должностями, тогда их очередность в списке определяется алфавитным порядком. Другой вариант расположения присутствующих – в алфавитном порядке фамилий, независимо от занимаемой должности.

Если на совещании присутствует более 15 человек, то они оформляются отдельным списком, который прикладывается к протоколу:

ПРИСУТСТВОВАЛИ: 45 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ – в этом разделе последовательно отражаются все вопросы, которые планируется разобрать на совещании. В кратких протоколах и протоколах оперативных совещаний повестки дня может и не быть.

СЛУШАЛИ – здесь указывается имя докладчика и тема или, при необходимости, краткое содержание его выступления.

Например:

СЛУШАЛИ: Иванова П.И. с докладом о развитии нового приоритетного направления.

ВЫСТУПИЛИ – пофамильное перечисление всех, кто комментировал доклад.

РЕШИЛИ – здесь пишем, к каким решениям пришли в ходе совещания и указываем согласованные на совещании сроки реализации решений. Зачастую «решения» носят характер заданий и имеют все составляющие для этого: фамилию исполнителя, содержание задачи, срок исполнения. Например:

Иванову И.И. – в срок до 20.12.2014 составить план повышения квалификации сотрудников отдела закупок на 2015 год.

Кроме того, решением протокола можно утвердить или согласовать проект документа:

Утвердить Правила пользования корпоративной электронной почтой ООО «Весна» и ввести их в действие с 03.08.2015.

или

Согласовать Номенклатуру дел ООО «Весна».

Реже в протоколах встречаются следующие разделы:

ЗАСЛУШАЛИ – один из присутствующих зачитывает всем какой-то документ или часть документа.

Например:

ЗАСЛУШАЛИ Письмо Минфина от 22.07.2015 №4545-п

ПРИВЕТСТВЕННОЕ СЛОВО – как правило, приветственная речь произносится председателем собрания на крупных конференциях и форумах. На обычных совещаниях обходятся без цветистых приветствий.

ПРИГЛАШЕННЫЕ – это эксперты в какой-либо области, которых пригласили для того, чтобы они высказали свое компетентное мнение по вопросам совещания. В принятии решений приглашенные лица участия не принимают.

ОСОБОЕ МНЕНИЕ – это мнение одного из участников совещания, которое расходится с принятым решением. Участник вправе потребовать, чтобы его особое мнение было зафиксировано в протоколе. Оно оформляется на отдельном листе и является неотъемлемой частью протокола.

Если по оному из вопросов возникла дискуссия, то она записывается и оформляется так:

СЛУШАЛИ: И.А. Парамонова о необходимости внедрения в группе компаний единой системы электронного документооборота.

ВОПРОС: Т.А. Михайлова. Является ли внедрение единой СЭД экономически целесообразным на данном этапе развития группы компаний?

Ответ: Внедрение СЭД не только является экономически целесообразным, но и поможет оптимизировать расходы на административную деятельность группы компаний.

Голосование фиксируется следующим образом:

В голосовании приняли участие 10 человек. «За» – 8 человек, «Против» – 1 человек, воздержался – 1 человек.

Оформление протокола

Протокол оформляется на бланке организации для документов. на этом бланке присутствуют следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения (если совещание проходит в отделе или дирекции);
  • место составления документа (можно не указывать, если населенный пункт, в котором работает организация, входит в ее название: «Тольяттинский молочный завод»);
  • наименование документа – ПРОТОКОЛ;
  • заголовок к тексту – в этом случае название совещания или наименование коллегиального органа:

ПРОТОКОЛ

оперативного совещания

или

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

Готовый протокол рассылается всем участникам совещания. Если документ содержит задания – ставится на контроль.

Внутренние протоколы, как правило, составляются в краткой форме. Цель здесь – зафиксировать поручения директора, а не ход совещания или мнения его участников. Совсем другое дело, когда на совещание собираются представители нескольких организаций. Какими бы ни были хорошими отношения с ними сегодня, никогда не известно, что ждет нас завтра. Может быть, протокол именно этого совещания станет ключевым документом, который докажет вашу правоту в возможном споре. Поэтому на совместных совещаниях протоколы ведутся со всей строгостью.

Как организовать совещание, читайте в статье по ссылке.

Image by photostock / www.freedigitalphotos.net

Чт, Июнь 21 2012 » Внутренние документы

8 Responses

  1. Виктория Июль 5 2013 @ 11:55

    Добрый день, подскажите пожалуйста. Я устроилась на работу делопроизводителем (в ед числе), оганизация небольшая и в мою задачу будет входить организовать делопроизводство с нуля. Порекомендуйте пожалуйста с чего мне нужно начать, можно ли в электронном виде создать единый журнал регистрации для вход исход и внут или лучше оформить отдельные журналы для разных видов документов (приказы, доверенности и т.д.) очень поможете

  2. Евгения Кожанова Июль 6 2013 @ 11:13

    Здравствуйте, Виктория!
    Вы можете создать электронные журналы регистрации, при этом отдельный журнал для каждого вида документов: входящих, исходящих, внутренних и т.д. Начинать лучше с учета входящих/исходящих и отслеживания исполнения документов, которые директор отправляет исполнителям. Удачи!

  3. Анна Февраль 28 2015 @ 11:23

    Подскажите, пожалуйста, как хранятся протоколы собраний и нужно ли вести журнал учета протоколов? Заранее спасибо

  4. Евгения Кожанова Март 1 2015 @ 08:09

    Здравствуйте, Анна!
    Протоколы собраний хранятся отдельно от других документов. По поводу сроков хранения — см. ст. 18 Перечня Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Сроки хранения протоколов и наименования дел варьируются в зависимости от вида собрания.
    Что касается журнала, то существует правило: все документы должны быть зарегистрированы. Поэтому учет вести надо. В какой форме — это решать уже вам.

  5. Марина Август 31 2015 @ 06:37

    Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у журнала регистрации протоколов совещаний с директором и статья по Типовому перечню?У нас ООО. Заранее спасибо.

  6. Евгения Кожанова Август 31 2015 @ 10:52

    Здравствуйте, Марина!
    Перечень не содержит такого дела, вы можете назначить срок хранения сами. Необходимый минимум — 5 лет. Срок можно утвердить на заседании ЭК.

  7. Арман Март 5 2016 @ 04:34

    Добрый день,
    Просим сообщить как оформляется комментарии к протоколу, т.е когда отправляли проект протокола, получили комментарии от другой организаций.

  8. Евгения Кожанова Март 9 2016 @ 03:57

    Добрый день!
    Можете оформить комментарии к протоколу обычным информационным письмом.

Добавить комментарий