Профессиональный блог Евгении Кожановой

Контроль исполнения документов

Чем старше компания, тем тяжелее руководителю единолично отслеживать исполнение своих поручений. Если раньше было достаточно записи в ежедневнике или даже собственной памяти, то по мере увеличении штата никакой ежедневник не спасет, и директор постепенно упускает из своих рук нити эффективного управления. Каждый день отписываются десятки писем и служебных записок, издаются приказы и указания, назначаются ответственные исполнители. А всё ли выполняется?.. Так постепенно вырастает организовать в компании контроль исполнения документов.




Хорошо, когда контроль вводится постепенно, по мере необходимости. Гораздо сложнее организация контроля документов в компании с уже сложившейся традицией делопроизводства.

Кто контролирует

В крупных организациях, где работает не одна сотня человек, контролем исполнения документов занимается или специальный сотрудник канцелярии, или рабочая группа в составе этого отдела. В особых случаях создается отдельное структурное подразделение. Оно может подчиняться непосредственно генеральному директору или работать в составе службы ДОУ.

В небольшой компании функции контроля может взять на себя секретарь или офис-менеджер.

Свести на нет проблему организации контроля исполнения документов может внедрение в организации системы электронного документооборота. За пару кликов руководитель может получить полный отчет, каким бы большим ни был вверенный ему коллектив. Однако этот выход доступен не всем: СЭД довольно дорогое удовольствие, да и ее внедрение не всегда оправдано. Поэтому далее в статье мы рассмотрим методы организации контроля документов, так сказать, вручную.

Что контролировать

Контроль начинается с резолюции руководителя. Она содержит фамилию исполнителя, задачу и срок ее выполнения. Контролер должен проследить, чтобы задание было выполнено в назначенный срок.

Как контролировать: начинаем с малого

Чтобы не шокировать персонал внезапным внедрением новой системы контроля (что неизбежно повлечет за собой недовольство, временное снижение качества работы и т.п.), начнем с малого: с постановки на контроль лишь части документов. Что именно контролировать – решает руководитель.

Итак, руководитель дает указание взять на контроль определенное входящее письмо. Например, он делает это в резолюции:

 

 

 

 

Секретарь делает отметку на самом письме. Лучше всего с помощью особого штампа:

контроль исполнения документов

Этот штамп принято проставлять на верхнем поле документа, ближе к правому краю.

Отметка о контроле ставится также в журнале (или системе) регистрации входящих документов. Можно добавить к стандартным графам таблицы следующие:

— Исполнитель

— Срок исполнения

— Отметка о снятии с контроля

Журнал регистрации у секретаря всегда перед глазами, потому и срок исполнения поставленных на контроль документов он вряд ли пропустит.

Обратите внимание: поставить на контроль можно только зарегистрированные документы!

За два-три дня до срока нужно напомнить исполнителю о задании. Если оно уже сделано – поставить соответствующую отметку. Если на выполнение задачи требуется больше времени, чем отвел директор, необходимо по согласованию с ним продлить срок исполнения.

Постепенно на контроль будет браться все больше документов, служебных записок, указаний… Так за год-полтора система контроля исполнения документов приживается в организации.

Контроль исполнения документов: работаем в полную силу

Служба контроля (ответственное лицо, рабочая группа, специальный отдел) должна отследить срок исполнения каждого документа, получившего резолюцию директора. Очевидно, что контролеры будут тесно связаны с секретарями должностных лиц, которые будут вносить сроки исполнения документов и отметки о снятии с контроля в электронные журналы.

Контролеры периодически предоставляют первому лицу компании данные об исполнении документов. С какой частотой происходит информирование, решается вместе с руководителем. Вариантов много: раз в месяц, раз в квартал, полугодие, год… Мы рекомендуем делать ежемесячную и ежегодную сводку. Ежемесячную для оперативного принятия мер, ежегодную – для информирования о качестве работы подразделений и исполнителей в целом.

Помимо этого, служба контроля еженедельно предоставляет данные об исполнении заданий начальникам структурных подразделений. Каждый понедельник руководитель отдела получает служебную записку примерно такого содержания:

Прошу обратить внимание на истекшие сроки исполнения документов в период 09 – 13 июля 2012 года:

организация контроля исполнения документовПрошу взять объяснение с Конкина В.П. по факту невыполнения поставленных задач и обеспечить их выполнение до 18.07.2012.

Начальник службы контроля         ПИСАРЕВА            Писарева Е.Н.

На практике даже вручную делать это все не так уж и сложно. Главное – не запускать и мониторить электронную базу ежедневно.

Для чего нужен контроль

Контроль исполнения документов не будет иметь смысла, если будет производиться без цели. Неисполнение поставленной руководителем задачи не должно просто констатироваться. Да, не сделал. Ну и что?

Контроль исполнения документов – вспомогательный процесс для оценки качества работы подразделения и каждого сотрудника лично. На его результаты руководство опирается, чтобы выявить лучших работников, распределить бонусы и т.п. Некоторые компании кладут данные контроля в основу ежемесячного (поквартального, годового) премирования.

Image by digitalart / www.freedigitalphotos.net

Пн, Июль 16 2012 » Движение документов

2 Responses

  1. Яна Июнь 20 2018 @ 09:41

    Здравствуйте. Т.е. чтобы делопроизводителю понять, что документ исполнен и можно направить его в дело, нужно дождаться либо отметки в системе контролера, либо проверить статус у исполнителя (если делопроизводитель и есть контролер) по журналу регистрации. А как понять, что документ исполнен, если он не подлежит регистрации?

  2. Евгения Кожанова Июнь 20 2018 @ 18:27

    Добрый день!
    На контроль ставятся только зарегистрированные документы. Либо можно контролировать задание создать документ, но это задание тоже должно быть зафиксировано.
    Если документ не подлежит регистрации именно у делопроизводителя, но будет зарегистрирован в другом подразделении, то и следить за его исполнением будут из этого подразделения.

Добавить комментарий