Профессиональный блог Евгении Кожановой

Учет отправления факсов

Добрый день, дорогие читатели! Помимо общих отзывов, предыдущая статья о регистрации факсов вызвала целую волну вопросов о том, нужно ли регистрировать факсы в отдельном журнале, а если да, то как этот журнал должен выглядеть. Поэтому, по вашим просьбам, в этой статье я отвечу на вопрос о необходимости регистрировать факсы в отдельном журнале и предложу вам форму журнала для регистрации факсов, а также сам журнал для скачивания в свободном доступе.
Итак, мы с вами убедились: регистрировать факсы нужно, и для этого есть целая нормативная база.  Другой вопрос – стоит ли заводить для документов, пришедших и отправляемых по факсу, отдельный журнал?




Как всегда, окончательное решение будет принимать сама компания, исходя из своих нужд и традиций. Закона, обязывающего отдельно регистрировать входящие или исходящие факсы, нет. Поэтому все, что написано дальше, является исключительно мнением автора этого сайта, основанным на опыте работы.
Отдельная регистрация входящих и исходящих факсов – НЕТ. Факс, строго говоря, есть просто техническое средство передачи информации, как и электронная почта, и обычная почта, и курьерская доставка. Разделение всех этих потоков на разные журналы регистрации лишь замедлит поиск документов. Если для компании так принципиален источник получения (канал отправления) письма, можно ввести для этой отметки специальное поле в общем журнале регистрации.
Например:

Отдельная регистрация отправления факсов – ДА. Как средство передачи информации, факс имеет некоторые особенности. Например, отправив факс, нужно перезвонить адресату и осведомиться, пришел ли документ, читабелен ли он и т.п. Также принято узнавать либо присвоенный документу входящий номер, либо должность, фамилию и имя лица, принявшего документ, чтобы было какое-то подтверждение отправке.

Если компания активно пользуется факсимильной связью, если отправка факсов – обязанность одного из секретарей или сотрудников канцелярии, целесообразно вести Журнал учета отправки документов факсимильной связью. Учет может вестись централизованно (один журнал на все предприятие) или по подразделениям. Важно: учитываться будет не документ, а сам факт его отправки и получения адресатом. Канцелярия должна принимать для отправки по факсу только зарегистрированные документы!
Скачать Журнал учета отправки документов факсимильной связью (формат .xlsx)
Мы предлагаем форму Журнала учета отправки документов факсимильной связью, которая состоит из следующих граф:
— Порядковый номер. По количеству номеров в конце года формируется отчет, который принимает участие в учете общего объема документооборота компании.
— Дата отправки.
— Время отправки.
— Документ: указывается вид документа: письмо, акт, договор и т.п.
— Регистрационные данные: номер и дата регистрации отправляемого документа.
— Адресат: наименование контрагента, которому отправляется факс.
— Номер факса.
— Телефон контакта.
Принял документ: должность, ФИО принявшего документ сотрудника.
— Входящий номер: если компания-адресат готова сразу присвоить номер вашему письму, предыдущую графу можно не заполнять и ограничиться входящим.
— Примечание.
И наконец, настоятельно рекомендуем настроить факсовый аппарат на выдачу ежедневных отчетов по отправке: машина указывает телефон, по которому был направлен документ, время и статус отправки (успешно/неуспешно). Эти отчеты незаменимы, когда нужно доказать, что факс действительно пришел или был отправлен в определенное время.
Image by photopstock / www.freedigitalphotos.net

Пн, Август 6 2012 » Учет документов

Добавить комментарий