Профессиональный блог Евгении Кожановой

Документ по факту: акт

акт образец заполнения

Акт – это документальное подтверждение какого-либо факта или события, подтверждение того, что это событие имело место в корпоративной – в нашем случае – жизни. Перечислить все виды актов не представляется возможным. Одни подтверждают прием или передачу каких-либо работ, документов или прочих ценностей. Другие являются подтверждением невыполнения сотрудником своих должностных обязанностей. Существуют и прочие акты. Какие они бывают, для чего служат, из чего состоят, как их правильно составить – об этом и многом другом и пойдет речь в данной статье. 




Разновидности актов

Очень сложно предоставить весь перечень существующих актов, если это вообще возможно. Ориентироваться в основных видах этого документа должен каждый, кто в силу своей работы сталкивается с таким понятием.

Итак, самыми распространенными в использовании видами актов являются:

  • акт приема-передачи;
  • акт инвентаризации;
  • акт осмотра;
  • акт списания материальных ценностей;
  • акт нарушения, в том числе, трудовой дисциплины, например, акт об опоздании на работу;
  • акт выделения к уничтожению и другие.

С какой бы ситуацией вы не столкнулись в работе, если вам необходимо зафиксировать, документально подтвердить что-либо, смело составляйте акт и фиксируйте всю необходимую информацию. Это будет полноценный документ, имеющий юридическую силу, разумеется, при его правильном оформлении.

Кто имеет право на составление акта и как это правильно сделать

Если актирующих организаций две или несколько, в свободной или в утвержденной законом форме фиксируется событие, затем акт подписывается каждым из руководителей или уполномоченным им лицом. Подписи заверяет печать каждой из сторон. Для примера можно вспомнить все тот же акт приема-передачи, скажем, выполненных работ: одна компания – исполнитель – расписывается по факту выполненных работ, а другая компания – заказчик – своей подписью подтверждает, что работа выполнена качественно и никаких претензий к исполнителю нет.

Немного сложнее состоит дело с внутренними актами. Здесь обязательным является наличие свидетелей, как правило, это три-четыре сотрудника.

Кроме этого, акт может создаваться в результате деятельности заранее созданной комиссии. Ярким тому примером является комиссия по инвентаризации (акт инвентаризации).

Из чего состоит акт

Каждый акт состоит из нескольких частей. Вводная часть содержит:

  • название организации
  • название самого документа (АКТ), после чего указываем причину составления акта:

АКТ

выполненных работ

или

АКТ

списания материальных ценностей

  • дата и место составления акта
  • его регистрационный номер
  • гриф утверждения акта руководителем (главой) компании – только при необходимости.

Далее идет констатирующая часть. Здесь мы видим:

  • текст
  • перечень приложений (не всегда, только если они есть)
  • количество экземпляров
  • подписи тех, кто принимал участие в составлении акта
  • подписи присутствующих при его составлении
  • подпись работника, относительно которого данный акт составляется; бывают случаи, когда сотрудник отказывается ставить подпись, подтверждая, что он ознакомлен с актом. В этом случае в обязательном порядке делается соответствующая отметка.

Текст акта

Текст документа пишется от лица того, кто его составляет: указывается ФИО, занимаемая должность, список присутствующих при составлении и описание самого события. При этом описываем все максимально точно, объективно, никаких домыслов или догадок. Если есть факты – указываем, как и всевозможные измеримые показатели.

Пример:

Мною, старшим менеджером отдела продаж компании «Вымпелтелеком» Сурпаевой Маргаритой Сергеевной, в присутствии менеджера по связи с общественностью Суркова Виктора Иосифовича и заместителя начальника отдела продаж Викторовой Ларисы Петровны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

Работник компании, Закарян Георг Гагикович, занимающий должность оператора компьютерного набора, находился на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения. Г.Г. Закарян вел себя несдержанно, агрессивно, использовал нецензурные выражения. Объяснительную записку составлять отказался.

Настоящий акт составлен в одном экземпляре.

Образец акта

Закрытое акционерное общество

«Развлекательный центр Лайм Плюс»

(ЗАО «РЦ Лайм Плюс»)

АКТ

списания материальных ценностей

17 июля 2015 г.                                                                                  №2    г. Томск

Мною, старшим администратор развлекательного комплекса «Лайм Плюс» Сидоровой Светланой Андреевной, в присутствии заведующего хозяйственной частью Иванцова Петра Романовича, начальника смены Федотова Игоря Ивановича и маркера смены Психеевой Ирины Владимировны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

В связи с механическим повреждением и невозможностью ремонта кия, последний был списан с баланса бильярдного зала №2.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

Старший администратор    Сидорова        С.А. Сидорова

Заведующий хоз.частью     Иванцов         П.Р. Иванцов

Начальник смены                Федотов        И.И. Федотов

Маркер смены                     Психеева        И.В. Психеева

Статья о том, как составить акт приема-передачи, по ссылке!

Регистрация актов

Обязательное условие правильного составления акта – его регистрация. Каждая компания вправе самостоятельно разработать свой собственный журнал регистрации актов или воспользоваться одним из универсальных вариантов, например:

Скачать Журнал регистрации актов

Image by Witthaya Phonsawat / www.freedigitalphotos.net

Вт, Август 21 2012 » Внутренние документы

5 Responses

  1. Татьяна Декабрь 17 2012 @ 16:07

    Мне нужен акт о необходимости выполнения работ.
    образец какого нибудь ремонта.

  2. Татьяна Май 15 2013 @ 10:27

    Добрый день! Работаю секретарем в приемной. Недавно на предприятии возник вопрос написания акта об отказе с ознакомлением приказа (по основной деятельности, не кадровое делопро-во). Как правильно его написать? Кто должен подписывать? (инструкция по делопроизводству пока в процессе разработки)И нужно ли заводить отдельную регистрацию таких актов?
    Заранее огромное спасибо.

  3. Евгения Кожанова Май 16 2013 @ 05:12

    Добрый день, Татьяна!
    Акт составляется просто: собирается «комиссия» из 3-4 человек (работников вашей компании), лучше ,если среди них будет хотя бы 1 руководитель. И пишете: АКТ об отказе работника от озакомления с приказом. Город, дата. Комиссией в составе …………(перечисляете всех с указанием должности) составлен настоящий акт о том, что (работник, который отказывается, его должность) отказался ознакомиться с приказом от ….. №……. «О …..» такого-то числа в офисе компании ….. по адресу ……. . Содержание настоящего акта подтверждаем личными подписями. И все члены комиссии расписываются под этим текстом, расшифровывают свои фамилии, пишут свои должности и ставят дату.
    Акты регистрируются, причем этот акт все-таки имеет отношение к кадровому делопроизводству, ведь касается конкретного работника. Поэтому регистрируйте вместе с актами по личному составу.

  4. Наталья Август 9 2013 @ 05:18

    Добрый день!Подскажите, пожалуйста, акты обязательно регистрировать в отдельном журнале или можно их регистрировать как внутренние документы? Акты передачи печати тоже регистрировать отдельно со всеми актами?

  5. Евгения Кожанова Август 9 2013 @ 07:08

    Здравствуйте, Наталья!
    Все зависит от количества актов. Если в день получается несколько штук, то имеет смысл завести отдельный журнал. Если же два-три в месяц, можно и в общем журнале внутренних документов. В этом журнале обязательно указывать вид каждого зарегистрированного документа.

Добавить комментарий