Профессиональный блог Евгении Кожановой

Согласование документов в MS Outlook – бесплатная альтернатива электронному документообороту

ouylook согласованиеНе секрет, что все документы в процессе их подготовки проходят целый ряд согласований, исправлений и корректировок. Это относится к письмам, проектным документам, договорам, отчетам, локальным нормативным актам… В этой статье мы расскажем, как можно сэкономить время при проведении процедуры согласования документов. В этом нам поможет почтовый клиент  MS Outlook. Эта удобная программа входит в стандартный пакет Microsoft Office и установлена практически на любом компьютере. Outlook-согласование документов не потребует от вас перемещения по отделам компании, вы сможете провести эту процедуру, сидя на рабочем месте.





Как согласуют документы в вашей компании?

Просмотреть результаты

Загрузка ... Загрузка ...

Аутлук удобен тем, что, в отличие от систем электронного документооборота, не потребует вложений, при этом максимально упростив задачу согласования проектов документов. Далее мы приведем подробное описание того, как происходит этот процесс. Пользоваться будем версией Microsoft Outlook 2010.

Начинаем процесс согласования

Нужно открыть программу MS Outlook и выбрать «создать сообщение».

1 Sozdanie

К письму делаем вложение с документом, который требует согласования. В качестве адресатов пишем всех согласующих лиц. Затем указываем тему письма. Например: Согласование договора поставки. В самом письме пишем коротко сопроводительный текст.

Например:

Иван Иванович, добрый день! Прошу согласовать проект сметной документации по объекту.

Написав текст, выбираем группу команд «Теги».

2 Soobschenie

Нужно задать все параметры согласования документа.

В первую очередь ставим галочку в поле «Кнопки голосования». В поле правее задаем параметры (просто вписываем вручную) «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», «Не согласовано». Это ключевой момент – так простое электронное письмо получает функцию согласования документа.

Можно также выбрать опцию уведомления о доставке и (или) прочтении письма, поставив галочку в соответствующие чекбоксы. После этого выбираем «Закрыть».

3 Paramerty

При необходимости, особенно, если дело касается документов повышенной важности, можно определить время, в течение которого необходимо завершить процесс согласования. Тогда выбираем флажок «К исполнению» и выбираем нужную строчку. Если ни одна строка не подходит, нажмите «другой» и установите дату сами.

4 Srok

Для этого в открывшемся окне «Другая» ищем строку «Срок» и в ней пишем желаемый срок окончания процесса согласования.

5 Spec.srok

Очень удобно использовать «напоминалку». В нужный день  программа сообщит, что пора завершить процесс согласования. Для этого ставим галочку в поле «Напоминание» и указываем дату и время, когда необходимо напомнить.

Поставив галочку в графе «Пометка для получателей», вы сможете выделить именно это письмо среди прочих писем, пусть даже и с такой же темой. Например, написать «Важно», «К исполнению», «Очень срочно» и т.п.

После того, как все параметры установлены, нажимаем «ОК».

Итак, наше письмо готово, но еще не отправлено. В нем сформировался комментарий, в котором есть все заданные нами параметры. Проверьте его еще раз, чтобы ничего не упустить. Если все корректно и хорошо, нажимаем «отправить».

6 Pered otpravkoj

Процесс согласования

Теперь посмотрим на процесс согласования глазами согласующего лица. Итак, письмо с проектом документа получено адресатом или адресатами. Откроем его и увидим, что в этом сообщении группа команд «Ответить» имеет дополнительно кнопку «Голосование». Если кликнуть по ней, то в выпадающем меню появятся возможные варианты ответа.

7 Na soglasovanie

Согласующее лицо, прочитав вложение, может выбрать один из заданных нами параметров: согласовано, не согласовано, согласовано с замечаниями. Для этого нужно кликнуть по нему. Независимо от того, какой из вариантов ответа был выбран, в центре появится окошко – программа спросит, желает ли пользователь как-то прокомментировать свой ответ или нужно изменить его перед отправкой?

8 Izmenit otvet

Для варианта «Согласовано» никаких комментариев не нужно и можно спокойно нажимать «Отправить ответ сейчас». Для «Не согласовано» и «Согласовано с замечаниями» обязательно нужно написать, почему проект возвращается на доработку и какие мелкие его недочеты нужно устранить. Поэтому согласующее лицо должно выбрать «Изменить ответ перед отправкой». Сразу откроется обычное окно для создания сообщения, в которое и будут внесены замечания. Отправляем это письмо. Автор получает его с информацией о выбранном варианте согласования и с текстом замечаний:

9 Zamechaniya

Лист согласования

Так постепенно отправивший письмо о согласовании получит ответ от всех согласующих лиц. Далее он может приступить к устранению замечаний, после чего согласование запускается повторно. Как только будет получен положительный ответ от всех согласующих лиц, можно формировать лист согласования.

Создание листа согласования начинается с выбора команды «Просмотреть результаты голосования». Для этого открывается любое из присланных согласующими лицами сообщений. Обратите внимание на информационную строку в нем (при наведении мышки она подсвечивается оранжевым). Кликаем по ней правой кнопкой и выбираем нужную команду.

10 Rezultaty

Как только вы добились того, что все получатели согласовали документ, вы можете смело печатать его и отдавать на подпись. Вывести лист на печать можно, перейдя во вкладку «Файл».

11 List

Процедура согласования завершена. Вы можете указать в вашей инструкции по делопроизводству, что процесс согласования проводится через MS Outlook, и более вам не придется обходить кабинеты, согласовывая документы.

Image by digitalart/ www.freedigitalphotos.net

Чт, Сентябрь 20 2012 » MS Office, Движение документов

13 Responses

  1. Руслан Октябрь 14 2013 @ 21:11

    Здравствуйте. Предложенный Вами вариант согласования не удобен тем что при согласовании документа с несколькими сотрудниками если один из н х отклонил документ а остальные например 15 человек одобрили приходится переделанный документ снова согласовывать с теми кто уже его одобрил.

  2. Евгения Кожанова Октябрь 15 2013 @ 13:34

    Здравствуйте, Руслан! Все зависит от распределения сфер ответственности между согласующими лицами. Если эти сферы пересекаются, то да, исполнителю приходится делать лишнюю работу и отсылать документ на согласование по несколько раз. Если же каждое согласующее лицо отвечает строго за свой «участок», то при внесении исправлений в один из них другие «участки» это не касается.
    Например:
    Главный инженер проверил смету — согласовано.
    Главный бухгалтер проверил статьи бюджета и финансовую часть- не согласовано.
    Начальник СБ проверил контрагента — согласовано.
    Начальник юротдела проверил условия контракта — согласовано.
    Исполнитель исправляет статьи бюджета, но ни СБ, ни юристов, ни тех.службу эти изменения не касаются. Повторное согласование будет только у главбуха.
    Впрочем, если исполнитель желает потянуть время, то запретить ему мы это не в силах)))

  3. Андрей Июнь 2 2015 @ 06:32

    Добрый день!
    Есть проблема:
    Со всех сторон согласовали. Необходимо создать лист согласования, нажимаешь в этом-же письме, «Просмотреть результаты согласования» и ничего не происходит, вообще ничего. Не появляется вкладка «Отслеживание»
    Помогите разобраться в данной ситуации.
    Спасибо!

  4. Евгения Кожанова Июнь 4 2015 @ 11:39

    Добрый день! Какая у вас версия MS Outlook?

  5. Андрей Июнь 9 2015 @ 00:57

    Версия Outlook 2010

  6. Евгения Кожанова Июнь 15 2015 @ 05:41

    Добрый день, Андрей!
    Автор согласования должен открыть свою папку Отправленные. Самое первое письмо, в котором содержались кнопки, отмечено в папке иконкой с кнопками голосования. Нужно открыть это письмо. Кнопка «Отслеживание» находится в верхней панели, группа команд «Показать». При нажатии на нее открывается лист согласования.

  7. Андрей Июль 27 2015 @ 10:08

    Здравствуйте!
    В случае, если инициатор согласования получил положительные ответы от согласующих, но при формировании листа согласования или по кнопке «Отслеживание» из троих согласующих ответ «Согласовано» отображается только от одного — в чём может быть проблема?

  8. Евгения Кожанова Июль 28 2015 @ 07:08

    Добрый день! А что с остальными? Вообще не отображаются или как неначатые задания? какая у версия Outlook?

  9. Андрей Июль 28 2015 @ 13:01

    Отображаются трое согласующих, и только у одного — отметка «согласовано». У остальных — ничего. Хотя ответы пришли от всех троих. Outlook 2010.
    В принципе я перенезначил задачу на другого специалиста, но самому интересно, куда смотреть в следующий раз 🙂

  10. Евгения Кожанова Июль 30 2015 @ 08:35

    Андрей, может быть, у вас включены какие-то специальные настройки? У меня по умолчанию все видно. Как смотрите результаты?

  11. Андрей Август 5 2015 @ 05:39

    Насколько я знаю, специальных настроек у нас нет, результаты смотрели предварительным просмотром листа согласования перед отправкой на печать и через отслеживание согласования.
    Техподдержка рабочих мест решает проблему созданием нового профиля почты и переподключением Outlook к серверу Exchange.

  12. Габиден Октябрь 11 2016 @ 14:18

    Добрый день,
    Подскажите как можно сделать чтоб именно согласования принадлежало данному документу, так как мы в день запускаем по три проекта на согласования. спасибо.

  13. Евгения Кожанова Октябрь 11 2016 @ 18:20

    Добрый день!
    Можно ввести в тему письма выходные данные согласуемого проекта, тогда при распечатывании будет видно, что лист согласования относится именно к этому проекту.

Добавить комментарий