Профессиональный блог Евгении Кожановой

Отчет по делопроизводству за год

отчет по делопроизводству

Эта статья посвящена проведению статистической оценки системы делопроизводства вашего предприятия. Что это даст?  Компании, уделяющие достаточно внимания ведению своей документации, становятся обладателями особенно ценной информации. Так, анализ отчетности дает возможность определить, что процент сокращения претензий и жалоб в 2014 году составил 30%, в то время как благодарностей стало на 15% больше (что станет поводом премировать всех сотрудников). Менее радостным известием станет отношение суммы предложений  сотрудничества к числу заключенных в итоге договоров – всего 32 к одному, что свидетельствует об ошибках в политике продаж. Хороший менеджер не ждет чужих указаний и самостоятельно запрашивает отчет по делопроизводству или составляет его, если понимает, что руководитель упустил это из виду. Это даст начальнику повод пересмотреть многие вопросы. 




Кому это выгодно

Секретарь, который пропускает через свои руки всю отчетность, понимает, что объем документооборота растет, а значит, она одна вскоре перестанет с этим справляться и перед компанией встанет необходимость найма дополнительных работников и создания канцелярии.

Начальник службы ДОУ может эффективнее распределять обязанности среди работников своего отдела.

Для руководителя компании это будет способом улучшить контроль над производственными и бизнес-процессами организации.

Известно также, что проведение подобной оценки документооборота или предоставление её результатов официально никем не требуется. Но это может быть требованием внутренних положений фирмы и отдельных инструкций по делопроизводству. Подготовкой отчета стоит заняться в январе.

Составляющие отчета

Заметьте, что в ходе анализа потребуется учесть все управленческие документы, регистрируемые в компании, а не только входящие и исходящие письма. Провести такой учет довольно просто – всю информацию вы сможете найти в итоговых записях журналов регистрации.

Определить структуру отчета вы можете самостоятельно. Она может отличаться в зависимости от цели отчета, его назначения, от области исследования и проверяющих. Результаты отчета предоставляются графически в виде презентации, в таблицах Word или Excel, в диаграммах или графиках, в наиболее удобной и понятной последовательности.

Так, для плодотворной работы секретаря будет достаточно простого наброска отчета от руки, а официальные выступления потребуют соответствующего оформления. Установленной формы отчета, как мы уже говорили, нет, как и обязанности его составления. Для того, чтобы оптимизировать ДОУ и наладить ежегодную сдачу отчета в обязательном порядке, его форма должна быть разработана с учетом потребностей компании.

Предлагаю упорядочить показатели делопроизводства, условно разделив их на традиционные процессы: документирование, документооборот и архивное дело.

Раздел документирование должен содержать количество писем, зарегистрированных в прошлом году:

  • Писем входящих;
  • Писем исходящих;
  • Договоров;
  • Протоколов;
  • Служебных записок;
  • Приказов, указаний, распоряжений

и всех остальных документов, образующихся в деятельности компании.

Некоторые указывают показатели по кварталам, другие – по полугодиям. В случае, когда документов немного, целесообразнее указывать их общее количество за год. Здесь каждый использует более удобную для него схему.

В разделе документооборот  мы сможет подсчитать число документов, которые:

  • Отправлены на исполнение;
  • Исполнены, просрочены, срок исполнения которых перенесен;
  • Отправлены на согласование (здесь также необходимо по отдельности учесть согласования, исполненные вовремя, просроченные и с перенесенным сроком);
  • Отправлены по почте.

Раздел архивное дело расскажет нам, в каком количестве:

  • Дела, переданные на архивное хранение в течение года;
  • Уничтоженные по истечению срока хранения дела.

Тот или иной перечень можно продолжить, добавляя именно те пункты, которые актуальны у вас на предприятии. Так, одна из различных классификаций разделяет показатели более детально, например, делит входящие документы на справки, претензии, судебные документы и другие.

Важным является соотношение показателей прошедшего периода с показателями текущего. Только так можно проследить положительную или отрицательную динамику роста объемов документооборота.

Проанализируем объем делопроизводства на основе отчета небольшой фирмы, сравним результаты двух лет и сделаем выводы. Для анализа возьмем раздел «Документирование».

Otchet

Для расчета динамики используются проценты или единицы документа – на усмотрение исследователя.

О чем говорит отчет руководителю?

Посмотрим на таблицу.

Первое, что бросается в глаза при анализе отчета, это показатели жалоб, число которых на текущий момент выше, чем в предыдущем периоде. Соотношение жалоб и количества договоров также изменилось: в 2013 году на 33 договора приходилась одна жалоба, в 2014 году эта пропорция уменьшилась до 29/1. Налицо хоть и незначительное, но все же уменьшение показателей – советуем как следует проанализировать производство.

Во-вторых, посмотрим на показатели отдела продаж. Менеджеры работают по простому принципу: или компания находит покупателей предлагая им сотрудничество, или клиенты сами находят нужный продукт и делают заказ. Каждому, согласившемуся сотрудничать, как и каждому клиенту, который пришел сам, менеджер отправляет коммерческое предложение. Если клиент одобрил условия и цену, он заключает с вами договор и получает взамен товар или услугу. Смотрим дальше.

По итогам 2012 года, менеджерами по продажам было отправлено 3487 предложений о сотрудничестве. Если отнять из этой суммы самостоятельно подавших заявку клиентов, мы узнаем, сколько покупателей откликнулись именно на коммерческие предложения от менеджеров – их ровно 1930. Выходит, что на каждые два предложения (1,8) поступил запрос на КП, что является очень хорошим результатом. В 2011 году такой отзыв получало лишь одно из десяти предложений!

Теперь разберем фактические продажи и оценим соотношение количественных показателей КП и заключенных договоров. Если в 2011-м мы отправили 3034 КП и заключили 2531 договор, то в 2012 на 5793 КП пришлось 4876 договоров. Коэффициенты стремятся к равенству: 1,2.

Кроме представленных выводов, которые мы получили проанализировав один раздел, мы можем получить и другие. Анализ остальных частей отчета позволит узнать гораздо больше информации.

Показатель Общее количество документов нужен начальнику службы ДОУ для того, чтобы, произведя простой расчет, определить, в каком количестве работников нуждается отдел.

Видим, что детальный подход к делопроизводству помогает получить неоценимо важную информацию как для руководителя, так и для собственника бизнеса. Главное – внимательно все рассчитать.

Image by renjith-krishnan / www.freedigitalphotos.net

Чт, Декабрь 20 2012 » Учет документов