595 комментариев

  1. Инна говорит:

    можно пожалуйста ответить на вопрос……. как правильно подшить дело в архив?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Инна, здравствуйте!
      Пожалуйста, уточните, что именно вас интересует? Как именно сшить? или полный цикл, от стопки бумаг до оформленного тома?))

  2. Steffany говорит:

    Здравствуйте, Инна!
    Скажите, ГОСТ, который вы упомянули вначале статьи, сейчас актуален? Или появился более новый документ, по которому нужно архивировать документы. И еще один вопрос: у нас фирма только начала работать, документов почти нет. Я делаю инструкцию по кадрам, и сейчас даже не понятно. какие документы будут создаваться в ходе нашей деятельности, а каких не будет вовсе. Как в этой ситуации правильно все описать в Инструкции? Спасибо заранее )))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Steffany!
      ГОСТ актуален, но архивировать документы лучше руководствуясь другим документом, о котором тоже говорится в статье: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
      На мой взгляд, за инструкцию вы взялись рановато. И естественно, что сейчас не знаете, что в ней писать. Рекомендую начать с того, чтобы обеспечить организацию теми документами, которые обязаны в ней быть по закону. Вот здесь об этом написано подробно: http://thebestsecretary.ru/?p=2622. А самая главная инструкция по кадрам у вас уже есть, это Трудовой кодекс 🙂

  3. Steffany говорит:

    Спасибо, Евгения! (Почему я Вас назвала Инной??? Извините ))) )

    • Евгения Кожанова говорит:

      Ничего страшного, обращайтесь))

  4. Юлия говорит:

    Здравствуйте! Проконсультируйте, пожалуйста: с начала следующего года будет расформирована организация с которой велась переписка, было заведено отдельное дело. Как грамотно исключить данное дело из номенклатуры на будущий год? Оставить порядковый номер пустым, чтобы не сбивать нумерацию прочих дел, оставшихся в наличии (причем, часть из них переходящая)? Или же можно под этим порядковым номером поместить другое дело, сменив его индекс? Заранее спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Юлия! Если вы не хотите менять устоявшуюся нумерацию дел, можно использовать второй вариант, предложенный вами, — поместить под этот номер другое дело.

  5. Юлия говорит:

    Т.е, делу с индексом в 2013г., например, 01-22 можно присвоить в 2014г. номер изъятого из номенклатуры дела, допустим, 01-12. Это не будет нарушением? Просто, я нигде конкретной информации по этому вопросу не нашла)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Да, номенклатура ведь каждый год издается новая, и естественно, что какие-то дела исчезают, какие-то появляются… Нумерация тоже может меняться, расширяться (когда одно дело разбивается «внутри себя» на несколько разных) и т.д. Единственное, за чем рекомендую следить — чтобы не нарушалась логика. Если, например, у вас дела с 01-10 по 01-20 посвящены переписке с конкретными организациями, то нежелательно делать дело 01-14 «счета-фактуры».

  6. Инна говорит:

    подскажите пожалуйста если подшиваешь дело и вставляешь лист — заверитель дела, то как проклеить концы ниток….. надо на узелок наклеить листок и поставить печать на него????

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Инна!
      Специальных требований на этот счет нет. Клеить бумажку на хвостики нитей и ставить там печать нужно когда предоставляешь документы, например, на конкурс. В архиве это необязательно. Я обычно оставляю по 5-6 см «хвостиков» с оборотной стороны тома, а на лицевую сторону — наклейку с надписью, без печати.

  7. Инна говорит:

    Спасибо. т.е. их не надо выводить их между делом и папкой а прям с обратной стороны связывать

    • Евгения Кожанова говорит:

      А как вы сшиваете? я делаю обложки картонные, и сзади под переплетную часть обложки как раз выводятся нитки… Если вы просто сшиваете стопку бумаги без обложки, то тогда лучше заклеить хвостики сзади бумажкой.

  8. Инна говорит:

    И еще скажите пожалуйста как правильно внести изменения в номенклатуру дел если она утверждена была на 5 лет. Расшить и вставить листы изменений или просто приложить изменения

    • Евгения Кожанова говорит:

      Нет, изменения в номенклатуру вводятся приказом ОРД. Вот здесь статья об этом:http://thebestsecretary.ru/?p=3145
      И желательно все-таки утверждать новую НД каждый год, а не раз в пять лет 🙂

  9. Инна говорит:

    Постоянного хранения в папку дело на 4 прокола с описью и лист-заверитель в конце концы вывожу между папкой и делом а вот по поводу заклеивания ниток и был вопрос.)))))) думаю просто бумажкой заклею, поставлю печать и дату. Думаю ошибкой не будет. Просто в другой организации я сшивала без листа заверителя а просто клеила на нитки прошнуровано пронумеровано…..

  10. Гуля говорит:

    Здравствуйте Евгения!
    Организация существует с 2008 года, номенклатуру решили сделать только в этом году. Сделала номенклатуру дел. Начала формировать тома дел постоянного хранения- которые нужно сдать в архив, оказалось что некоторых дел в организации нет вообще. Номенклатура уже утверждена. Что делать, как объясняться с архивом.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Гуля!
      В Основных правилах работы архивов организаций есть форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 36), придется предоставить архиву этот документ.

  11. Татьяна говорит:

    Здравствуйте, Евгения. Подскажите пожалуйста, как создать номенклатуру дел не целого предприятия, а одного из его подразделений (участков). Меня взяли секретарем-делопроизводителем на один из участков, должность введена впервые. Все фломы документов разрабатываю тоже впервые сама.Те, что велись здесь раньше, никак не учитывались, да и документами их можно назвать с натяжкой, короче говоря, полный хаос. Подскажите пожалуйста, как мне со всем этим разобраться и с чего начать?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна!
      По вашему рассказу, до номенклатуры еще далеко. В первую очередь нужно навести порядок в документах. В принципе, НД отдела не отличается от НД организации, и порядок работы над ней тоже. Главное — понять, какие документы создаются и хранятся в подразделении, в каких журналах они учитываются и т.п., а потом уже внести их в номенклатуру.

  12. Наталья говорит:

    Уважаемая Евгения.
    Хотелось бы узнать Вашу точку в отношении моей проблемы:
    Вы пишите: «Индекс дела — уникальный индекс (буквенный и/или цифровой), который присваивается каждому делу.
    Моя ситуация:
    В Методических рекомендациях (на которые ссылаются работники архива):
    Номенклатура дел … составляется по установленной форме…
    Индекс дела состоит из установленного … ЦИФРОВОГО обозначения (кода) структурного подразделения… Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — код структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела.
    МОЖЕТ быть такой вариант?: ДО-05, где ДО — код структурного подразделения (департамент образования).
    Спрашиваю как делопроизводитель, т.к. не нашла поддержки у работников архива. Спасибо

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья!
      Боюсь, что работников архива переубедить не получится: у них инструкция, которая обязательна для исполнения.
      Буквенные индексы в номенклатуре имеют место быть в коммерческих организациях, но они не совсем удобны, т.к код подразделению присваивается на долгое время, а наименование подразделения может поменяться: вчера был отдел, сегодня стала служба, а завтра уже управление (например). Получается расхождение кода и аббревиатуры названия отдела.
      У вас же, похоже, государственная организация и государственный архив, а значит, правила работы от Росархива для вас — аксиома, придется смириться.

  13. Оля говорит:

    Здравствуйте, в каком Перечне можно найти сроки хранения разовых, постоянных, автопропусков? Включают ли их в Номенклатуру дел Бюро пропусков?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Оля!
      Если документ не содержится в основных перечнях и срок его хранения не определяется отраслевыми нормативными актами, то решение о том, сколько он должен храниться, принимает организация. В компании должна действовать экспертная архивная комиссия, которая и определит, сколько будет храниться документ. Решение комиссии фиксируется в протоколе заседания.
      В номенклатуру дел по правилам должны вноситься все документы, создаваемые в подразделении.

  14. Елена говорит:

    Работаю делопроизводителем в организации, которая в том числе занимается подводными работами и у нас есть несколько судов и катеров. Главный механик по судам на мою просьбу все таки составить номенклатуру дел по своему отделу говорит: мне ничего не надо, я ничего вести не буду,а если тебе так надо, то пиши
    -01 — переписка с министерством
    -02 — переписка с филиалами
    а теперь сам вопрос: какая номенклатура дел должна быть у главного механика по судам? ищу ищу, никак найти не могу.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елена!
      Номенклатура дел формируется в каждой организации из тех документов, оборот которых происходит именно в этой организации, так что она очень индивидуальна. В вашей ситуации можно порекомендовать оставить в номенклатуре для главного механика побольше запасных пустых строк. Как только что-то появится, присвоите индекс и запишете информацию о деле от руки.

  15. Елена говорит:

    А новые пункты присваиваются просто так или каким-то приказом/распоряжением?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Просто вписываются в оригинальный экземпляр номенклатуры.

  16. Светлана говорит:

    Здравствуйте, не знаю простейшего… Подразделение 3, код-индекс дела «Касса» 50 (счёт в бухгалтерии такой, всеми узнаваемый), папка отдельная на каждый месяц.
    Как их нумеровать по месяцам, подскажите, пожалуйста. Спасибо за ответ заранее.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Светлана!
      Каждая папка — это том дела. Например, если у вас дело 3-50, то в январе формируется том 1, в феврале том 2 и т.п. На папке так и можно написать: «Дело №3-50, том 1», «Дело №3-50, том 2″…

  17. Надежда говорит:

    Добрый день! Подскажите, дела в архиве подшиваются объемом не более 250 листов в деле. А если за год меньше листов в деле (не 250), то так и сшивать? Или совместить со следующим годом?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Если в деле за год меньше, чем 250 листов, ничего страшного, сшивайте меньше. Объединять дело за несколько лет нежелательно, т.к. сроки их хранения истекают в разные годы.

  18. Татьяна говорит:

    Евгения, здравствуйте!
    Спасибо за рекомендации и ответы.
    В нашей компании сложные времена. За год никаких изменений, которые можно было бы внести в номенклатуру. Директор не понимает, зачем с нового года надо подписывать новую НД (фактически поменять только дату), если не было изменений.
    Как быть?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна!
      Номенклатура переутверждается каждый год, потому что в ней содержатся не только индексы и сроки хранения, но и количество дел, заведенных в организации именно за этот год (графа Количество единиц хранения). У этих дел именно с прошедшего года пошел отсчет срока хранения. В следующем году, даже если индексы остались прежними, количество заведенных дел может быть другим.

  19. Валентина говорит:

    Евгения, здравствуйте. Прочитала Ваши ответы. Но до конца не разобралась. 1. Например «Устав» записали в номенклатуре на 2013 г. На 2014 г. пишем?
    2. Журнал учета аттестационных листов.Последняя запись в 2010 г. В 2011, 2012, 2013 — не было. Планируется в 2014 г. Можно считать его переходящим делом?

  20. Валентина говорит:

    Евгения, здравствуйте. Не увидела свой вопрос. Пишу заново. Помогите разобраться с номенклатурой. 1.»Устав» с 2013 г. пишем на 2014 г.? Дело считается не переходящим.
    2. Журнал учета аттестационных листов. Последняя запись 2010 г. В 2011, 2012, 2013 — не было. Намечается на 2014. Считать его переходящим?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Валентина!
      1 — Дело «Устав организации» сохраняется в номенклатуре на 2014 год.
      2 — Журнал учета аттестационных листов нельзя назвать переходящим делом, так как с началом года он начинается заново, а старый (за прошлый год) отправляется на хранение.

  21. Валентина говорит:

    Здравствуйте Евгения. Значит «Устав» пишем на 2014, 2015 и т.д. А как тогда составляется годовая опись? В описи 2013 учтем. А как за следующие года? Если будем учитывать, то получается несколько Уставов.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Валентина!
      В годовую опись 2014 и последующих лет устав, если не появился новый, не вносится — просто не было заведено в течение года такое дело, так бывает. Если в 2014-м году будет принято решение заменить устав новым, он войдет в номенклатуру под своим индексом.

  22. Валентина говорит:

    Если номенклатура — это перечень дел, предполагаемых к заведению, то почему «Устав» учитываем на следующие года. Его завели и 2013 г. и он же не переходящий.

  23. Валентина говорит:

    Совсем запуталась. Я понимаю (или не понимаю)
    1. Номенклатура за 2013, 2014, 2015 — одинаковая. Составлена каждый год — один в один. Новых документов не планируется. 2. Итоговая запись в конце каждого года — один в один. 3. Как тогда составляется итоговая опись? Она должна ведь составляться за каждый год? И в каждом году учитывать эти документы? 4. Я как директор Татьяны — если в 2014 году не планируется создавать ничего, зачем мы пишем все заново. Если пишем все заново, тогда получается, что эти документы заново создали. Вообщем начинаю повторяться. Евгения, пожалуйста, как ученику 1 класса расскажите. Все, что касается этой темы — прочитала все. Но почему так, а не иначе, об этом не нашла. Заранее спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Валентина, ничего удивительного, что запутались, потому что информации на эту тему очень мало, и написана она обычно таким языком, что читать не хочется. Сейчас попробуем разобраться 🙂
      1. Номенклатура каждый год переутверждается. Если мы хотим работать по правилам, то это одно из них, это обязательно. Т.е. фактически ее создают 1 раз, а потом каждый год просматривают. В случае необходимости — изменяют: удаляют дела, которых не планируется в новом году, добавляют новые… Изменений может и не быть, и тогда номенклатура за два и даже более лет является абсолютно одинаковой, меняется только год, на который она утверждается.
      2. То же и про итоговую запись. Хотя, если честно, я ни разу не видела, чтобы записи за два года были одинаковыми. Все равно каких-то дел заведено меньше, каких-то больше, т.е. записи различаются… Но теоретически это вполне возможно. Например, если в маленькой организации всех дел заводится по одной единице хранения в течение нескольких лет подряд. Очень может быть.
      3. Итоговая запись делается в начале следующего года, когда можно подсчитать количество заведенных по номенклатуре дел. Т.е. итог за 2013 делается как раз сейчас. Подсчитывается количество дел и от руки вписывается в 3-ю графу, потом суммарно в таблицу по срокам хранения. Бывает так, что какое-то дело запланировали, но ни одного документа за год в него не попало, тогда напротив этого дела в 3-й графе ставится прочерк.
      Документы учитываются только один раз. Если дело закрыто, то документы отправляются на хранение. Если дело переходящее, то ждем, когда оно закроется и тоже отправляем на хранение. В новом году под теми же индексами начинаются новые дела. Таким образом, ничего заново вы не создаете.
      4. Ежегодного переутверждения номенклатуры дел требуют Основные правила работы архивов организаций (п. 3.4.6). А следовать этим правилам нужно, потому что хранение документов обязана обеспечивать каждая организация независимо от рода деятельности и формы собственности. Это что касается требований закона. Практически же ежегодно номенклатура дел за прошедший год закрывается, в ней делается итоговая запись и т.п. Графа 3 заполняется информацией именно за прошедший год. Все это не позволит пользоваться в новом году «старой» номенклатурой в полной мере.

  24. Валентина говорит:

    Здравствуйте Евгения. Спасибо за развернутый ответ. Перешла во 2 класс. Но я про «Устав». Его пишем в 2013, 2014, 2015? «Документы учитываются только один раз» Это в годовой описи? «В новом году под теми же индексами начинаются новые дела». Но «Устав» уже не новый, его уже создали в 2013. Значит получается, что «Устав» пишем в 2013, 2014, 2015, а в итоговой описи учитываем только за 2013?

  25. Валентина говорит:

    Простите,написала вопрос, а ответ был ранее. Сдаю экзамен. «Устав» пишем в 2013, 2014, 2015. Если в 2014 и 2015 новый «Устав» не завели, то в 3 колоке номенк-ры пишем — прочерк. В итоговой описи «Устав» включаем только за 2013. Ну, что перешла в 3 -й класс?

  26. Валентина говорит:

    Большооооое спасибо!!!!
    Не хочу с Вами расставаться.

    Учредительные документы в номенклатуре мы разделяем. А можно их вести под одним делом? И как это будет в теориии?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Валентина!
      Всегда рада помочь 🙂
      Можно совмещать дела при условии, что у них одинаковый срок хранения.

  27. Валентина говорит:

    Евгения, здравствуйте. Если меняется тип у учреждения или название, то перепечатывается номенклатура с измененным типом или названием. Итоговая запись заполняется в конце во второй номенклатуре. Вопрос. Предыдущая номенклатура остается без итоговой записи? Заранее спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Валентина! Я бы сделала итоговую запись и в первой номенклатуре. Юр.лицо существовало, документы создавались, они тоже должны быть учтены.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Тогда получается, что документы ООО «А» закончились на №123, а документы ООО «Б» начались сразу с №124 🙂

  28. Валентина говорит:

    Добрый вечер, Евгения. Получается, что дело разделить на две части?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Получатся два разных дела: одно дело №1-1, которое вела организация «А», а второе дело №1-1, которое вела организация «Б».

  29. Ирина говорит:

    Добрый день! Работаю в организации с мая 2014 года, номенклатуры нет. Мне поручено разработать и утвердить приказом. Подскажите, какой датой утверждать и какая формулировка должна быть в приказе.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Ирина!
      Вы можете утвердить номенклатуру на 2014 год после разработки любой датой. А потом на 2015 — в конце декабря.
      Тогда по номенклатуре 2014 вы поработаете до конца года, что называется, в тестовом режиме. А потом внесете все поправки (они обязательно будут) и утвердите рабочий вариант на 2015.

  30. лена говорит:

    расскажите а лучше напишите, что говорить сотрудникам подразделений о том, зачем я им звоню
    Нодо разузнать по поводу дел, котороые они хранят или нет.
    Вот, в како

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Лена!
      По телефону сложно собрать такую информацию. В статье есть образец опросного листа и образец его заполнения. Рекомендую разослать опросный лист по подразделениям и предложить сотрудникам заполнить.
      Что касается объяснений, то составление номенклатуры дел — не коммерческая тайна, можно и объяснить, для чего вы собираете сведения.

  31. лена говорит:

    как мне общаться с сотрудниками по телефону по поводу нд? надо им объяснить зачем я им звоню, чтобы узнать что у них находится. Нужно очень понятно и втоже время доходчиво объяснить

  32. Ольга говорит:

    Здравствуйте. В течении года появилась необходимость о внесении новых дел в номенклатуру. Как правильно это сделать? Как составить распоряжение о внесении изменений? Если можно, вышлите образец такого распоряжения.
    Заранее спасибо за ответ.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга! Внести новые дела в номенклатуру можно в специально для этого оставленные графы от руки, а если их нет, то обычным приказом о внесении изменений в локальный нормативный акт. Как составлять такие приказы написано здесь. Текст простой: приказываю внести в номенклатуру дел ООО «ХХХ» за 2014 год следующие дела: ….. . Только делать такой приказ рекомендую вам в конце года, вдруг еще появятся дела, которые нужно внести, тогда составите один приказ сразу на все.

  33. Дина говорит:

    Добрый день. Нужна Ваша помощь. Помогите, пож-та. Пришла в компанию, где никогда не было архива и номенклатуры дел. Скажите, пож-та, как разработать номенклатуру за 2012 — 2013 года и сдать эти документы в архив (я буду заниматься полностью и номенклатурой и потом принимать у всех структурных подразделений док-ты в архив). Можно, пожалуйста, пошагово, как утверждается номенклатура за 2012, 2013 гг. Как ее создать и утвердить, а затем сдать в архив. Спасибо

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Дина! Пошаговая инструкция по подготовке номенклатуры дел есть в статье выше 🙂
      На самом деле, ничего сложного. Ваша задача при подготовке номенклатуры за какой-либо год, первое — точно знать, какие документы были в этом году в организации, второе — определить им срок хранения, третье — оформить всю эту информацию в один документ под названием Номенклатура дел. Как принять документы в архив написано в этой статье. Еще можно почитать Основные правила работы архивов организаций, там очень подробно написано, как что делать.

  34. лена говорит:

    Привет!
    Руководитель сказал, что нужно сделать примерную НД.
    Есть обычная, типовая, как примерную сделать?
    Компаний ( дочек) в организации много.
    Я поняла, что нужно все документы, которые есть в этих НД слить в одну? а если повторяются, то не заполнять, оставить толко с одним названием.
    Это очень срочно, прошу помочь как только, так сразу, а то я недавно в компании((

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Лена!
      Примерная номенклатура дел — это номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов.
      Судя по всему, вам нужно разработать одну общую для всех дочек номенклатуру. На ее основе эти компании будут составлять свои НД.

  35. лена говорит:

    А как она должна выглядеть???
    В организации есть 4 НД по разным ООО.
    От меня что требуется? просто взять наименования документов, и вставить в эту НД?
    а как оформить с подразделениями, или писать так:
    01Генеральный директор (список документов)
    02 Бухгалтерия
    03 Отдел кадров
    04Делопроизводство
    05 Архив
    06Юридический отдел

    Я в смятении, уже увольнятся хочется((((( все все требуют, а как, читай сама((((

    • Евгения Кожанова говорит:

      Номенклатура дел составляется так, как предписывают Основные правила работы архивов организаций. Ваша задача — составить номенклатуру с делами, общими для всех организаций. Выстроить можно по структурному принципу, как вы и пишете: руководство, бухгалтерия и т.д. Для примера можно посмотреть Примерную номенклатуру дел высших учебных заведений.

  36. Ксения говорит:

    Здравствуйте, а как решить такой вопрос. Как я поняла дела можно разбить по отделам, но если в каждом отделе есть документ например журнал приема дежурства, мы должны в каждом разделе указывать этот журнал со своим индексом?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Ксения!
      Вы правы, все журналы всех отделов нужно внести в номенклатуру. Чтобы была видна разница между ними, желательно внести название отдела в название журнала: Дело 08-34 «Журнал приема дежурства отдела А» дело 10-43 «Журнал приема дежурства отдела Б» и т.д.

  37. Ксения говорит:

    А разве не возможно разделить номенклатура дел по отделам? У нас например безопасность и воинский учет ведет один человек в отделе не относящейся к кадрам. Мы можем эти документы оставить в этом отделе или все поделить в соответствии с перечнем 558?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ксения!
      Не просто можно, но и нужно 🙂 За каждым отделом закрепляются определенные документы. Для этого и проводится исследование в компании, чтобы узнать, где какие документы хранятся.
      Я имела в виду немного другое — если несколько отделов ведут одинаковые журналы, лучше это отражать как-то в названии журнала (просто дополнить его наименованием подразделения).

  38. Ксения говорит:

    Можно еще вопросик, если честно чем дальше, тем запутанее. У нас есть отдельно журнал регистрации документов по гражданской обороне. можем ли мы не переписывать все документы в номенклатуру, а за одним номером статьи указать этот журнал или все же лучше переписать каждый документ в номенклатуре

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ксения! Журнал регистрации сам по себе, это отдельный документ. Он получает собственный индекс и срок хранения.

  39. Елена говорит:

    Здравствуйте! Помогите пожалуйста!Вменили мне в обязанность создание архива в организации. Сразу возникли сложности. Дело в том, что комитет переехал в другое здание и документы кучей свалили в комнатушке. Единственный плюс в том, что хотя бы по папкам разложены документы и подписаны года. С приказами по основной деятельности я разобралась, а как быть с папками с входящей и исходящей документацией? В них содержатся все документы за год полученные или отправленные совершенно разным адресатам, совершенно разные по видам, например, положения, ответные письма в департаменты или конкретно лицам и т.д. Получается, мне сначала нужно рассортировать эти папки по видам документов, а уже потом составлять номенклатуру на эти годы? В голове каша!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день!
      Да, без сортировки не обойтись. Нужно разобрать документы по темам. Это обязательно, т.к. от темы зависит срок хранения.
      Потом можно приступать к номенклатуре. Полдела к тому времени у вас будет уже сделано, останется только выстроить все темы в таблицу и назначить делам сроки хранения.

  40. Дарья говорит:

    Здравствуйте, Евгения!
    Подскажите, пожалуйста:
    Были внесены изменения в номенклатуру учреждения в середине 2014 года. Нужно ли начинать нумерацию в журналах регистрации заново или можно продолжать до конца года?
    С уважением, Дарья

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Дарья!
      Если только изменения не коснулись журналов регистрации, и это не удаление этих журналов / введение новых, то на нумерацию они не влияют никак. С нового года начнете вести журналы с первых номеров.

  41. Наталья говорит:

    Уважаемая Евгения!

    Подскажите пожалуйста нужно ли НД учреждения согласовывать с архивом (например городским)? В н.п.а. по делопроизводству именно такой пункт имеется, но на практике сдача дел учреждения в городской архив не производится.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья!
      Согласовывать НД с городским или муниципальным архивом нужно только если ваша организация является источником комплектования государственного архива. Узнать это очень просто: у организаций-источников подписан с архивом договор. Если такого договора в вашей компании нет, то и согласовывать номенклатуру не надо.

      (Извините за нескорый ответ. На сайте велись технические работы, комментарии стали доступны мне только сегодня.)

  42. Марина говорит:

    Здравствуйте!Скажите пожалуйста,надо ли составлять акт при сдаче документов в архив своей организации.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день! Да, нужно. Оформляется либо акт приема-передачи, либо сдаточная опись. В этом документе фиксируется перечень и количество передаваемых единиц хранения.

  43. Марина говорит:

    Здравствуйте!Скажите пожалуйста, надо ли составлять акт при сдаче документов в архив своей организации?

  44. Людмила говорит:

    Здравствуйте! Обращаюсь к вам в первый раз. Разъясните пожалуйста, как нужно утверждать номенклатуру дел каждый год? (делаю в первый раз, до меня никто этого не делал).

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Людмила! Номенклатура утверждается так же, как и любой другой локальный нормативный акт. Вы готовите проект номенклатуры, если нужно согласовываете ее с заинтересованными должностными лицами и передаете руководителю организации. Если все в порядке, он заполняет гриф утверждения на проекте либо утверждает ее приказом.

  45. Людмила говорит:

    Здравствуйте!
    можно задать еще несколько вопросов.
    Если в течении года некоторые дела утратили силу нужно ли их убирать из утвержденной номенклатуры дел и как добавить новые дела, которые образовались в течении года?
    Также в заголовке дел уже утвержденной номенклатуры обнаружились неправильные названия — как их исправить?
    Заранее спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день!
      Дела из утвержденной номенклатуры не убираются. Если какое-то дело было закрыто в течение года, оно все равно остается в этом году и, соответственно, в номенклатуре.
      Для добавления новых дел рекомендуется оставлять пустые строки. Индексы, заголовки, сроки вносятся в номенклатуру от руки.
      Исправления вносятся приказом того, кто утверждал номенклатуру (например, генеральный директор): «заголовок дела под индексом… изложить в следующей редакции: …. «.

  46. Мила говорит:

    Добрый вечер!
    Помогите пожалуйста, очень нужна ваша консультация.
    У меня в организации недавно проводилась проверка, в ходе проверки выяснилось что надо утверждать номенклатуру дел каждый год (а мы думали что достаточно 1 раз в 5 лет). Теперь мне дали задание — в уже утвержденную номенклатуру дел добавить вновь заведенные дела и изменить название дел в уже утвержденной номенклатуре. Признаться, я это делаю впервые. Поэтому мой вопрос — с чего мне начать, в каком порядке должны быть включены дела (обязательно их печатать на компьютере), не изменяться ли индексы дел (мне нужно убирать уже устаревшие дела), как утвердить у руководителя?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Мила!
      Номенклатура каждый год «чистится» от дел, которые уже не заводятся и дополняется новыми. После чего вновь утверждается. Т.е. вам не нужно сейчас переделывать старую номенклатуру, надо сделать новую на основе старой.
      Начать можно с того, чтобы а) просмотреть старую НД и отметить те дела, которые будут исключены, б) составить перечень дел, которые будут внесены в НД на 2015 год, в) исключить старые дела и внести новые в файл НД, г) выправить индексы, д) распечатать проект НД, если нужно — согласовать его и отдать на утверждение директору.

  47. Людмила говорит:

    Спасибо большое!
    Можно задать еще вопрос?
    Вновь добавленные заголовки дел должны вписываться в номенклатуру по порядку (в определенной последовательности)?
    Я правильно поняла — дела в утвержденной номенклатуре мы не убираем, а в примечании пишем «закончено в делопроизводстве»?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Людмила! Для дел, которые будут заведены в течение года, лучше оставлять место в конце каждого раздела НД. Тогда дело попадет в то подразделение, к которому относится и получит соответствующий индекс. Если вписываете в конце всей НД, то делу все равно присваивается индекс по подразделению, в котором оно хранится. Например, у вас в НД 34 раздела. Вы вносите дела, которые относятся в подразделениям 4, 15 и 20. Все три будут записаны подряд, но индексы будут начинаться с кодов подразделений: 4-…, 15-… и 20-… . Вторая часть индекса дела — его порядковый номер по НД. Т.е. если последнее дело в 4-м подразделении было 04-36, то новое будет 04-37.
      Если в течение года дело было завершено, то в примечании ничего писать не нужно. В конце года будет заполнена 3-я графа и всё.

  48. Марина говорит:

    Здравствуйте! Скажите пожалуйста как мне составить описи дел за предыдущие годы, так как никакая документация до сих пор не велась.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день! Под документацией, которая не велась, имеется в виду номенклатура? Тогда нужно начать с того, что документы распределяются по делам, им устанавливаются сроки хранения и проводится экспертиза ценности. Документы, у которых истекли сроки хранения, уничтожаются. Оставшиеся вносятся в описи. Форма описи есть в Основных правилах работы архивов организаций.

  49. Марина говорит:

    Ни сдаточных описей ни других документов по учету нет, получается их нет в архиве.Как вы сказали если составить описи то за этот год? Извините, просто я раньше этим не занималась. Спасибо вам за помощь!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Не за что:)
      Вам для начала нужно определиться, что конкретно у вас есть в архиве или в хранилище, независимо от того, за какой год эти документы, а уже потом вносить их в описи. Если нет сдаточных описей, то еще не значит, что нет документов. Может быть, их просто принесли и оставили, так часто бывает. Все, что есть, просматривается вручную, потом можно начинать систематизировать.

  50. Светлана07 говорит:

    Здравствуйте. В книге регистрации исход и входящ. регистрировать документы просто 1..2..3..4 или согласно номенклатуре? Например: переписка с организациями у меня идет по номенклатуре 1.2., как мне сделать регистрационный номер в журнале и на штампе? Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана!
      В журналах регистрации указываются порядковые номера документов: 1, 2, 3, 4 и т.д. Это самое главное. Но дополнительно, если есть такая необходимость, можно ввести дополнительные индексы к этим номерам. Например, если вы считаете нужным указывать еще и номер дела, то номера писем могут быть такими: 1.2/1, 1.2/2 и т.д. Кто-то вводит в номер даты, год, индексы объектов и любую другую информацию. А можно этого не делать и вести просто валовую нумерацию, т.е. все зависит от ваших потребностей при работе с документами.

  51. Светлана07 говорит:

    Спасибо большое за ответ.
    Почитала все Ваши ответы, многое поняла. Составляю НД первый раз, и у нас было только 2 журнала (вход и исх), а сейчас гораздо больше. Спасибо за конкретные ответы, а то заходила на 2 сайта, то там так ответили, что больше спрашивать ничего не захотела («сами прочитайте, а Вы вообще что-то знаете»). С наступающим. Теперь знаю где мне ответят конкретно и корректно.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Светлана, огромное спасибо за отзыв, очень приятно было его читать! Поздравляю вас с Новым годом, желаю вам счастья и радости, всего самого лучшего!

  52. Светлана07 говорит:

    Здравствуйте. С рождеством.
    Есть ст. в НД «переписка с организациями и структурными подразделениями …», могу ли я подшивать в это дело и входящие и исполненные (исх) материалы?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана! Дв, входящие и исходящие подшиваются в дело в порядке «запрос-ответ».

  53. Светлана07 говорит:

    С нового года мы собираем все платежные документы по коммунальным услугам (счета-фактуры), делаем сопроводительное письмо и отправляем в ЦФО для оплаты. Данное сопроводительное письмо регистрируем в журнале подготовленных нес.док-ов. Какую отметку делать в данном журнале о том где находится документ? У нас остается только сопроводительное письмо, акты только в одном экземпляре отправляются в ЦФО. Подшивать ли сопроводительное письмо в номенклатурное дело (переписка с … и т.д.? Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Да, визовый экземпляр письма подшивается в дело.

  54. Марина говорит:

    Здравствуйте, подскажите как мне поступить…По закону приказы о приеме, увольнении прошиваются отдельно у нас они в одной папке с приказами об отпуске, поощрении и если их изъять нумерация собьется.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Марина! Не надо ничего убирать. Приказы о поощрениях и отпусках также относятся к приказам по личному составу.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Секретарь хранит приказы ОРД и приказы по ЛС отдельно. При оформлении на архивное хранение приказы по ЛС расформировываются согласно срокам хранения, и ничего страшного, что собьется нумерация, т.к. журнал регистрации приказов по ЛС хранится постоянно и в случае чего можно посмотреть по нему, почему не хватает того или иного приказа. Можно приказы по ЛС разделять по темам, отдельно регистрировать отпуска, прием, переводы, командировки и т.д. Тогда при оформлении на хранение нумерация будет в порядке.

  55. Ольга говорит:

    Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста. Все ли папки, которые подшиваются в 4 прокола в архив, заверяются печатью предприятия и подписью.Или есть такие дела на которые печать не обязательна? Заранее спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга! Дела, которые помещаются в архив организации, вообще не нужно заверять печатями. Основные правила архивов организаций, которые регламентируют процессы хранения документов, не содержат такого требования.

  56. Ксения говорит:

    Евгения, здравствуйте!!! Я раньше никогда не вела номенклатуру дел!! Сейчас за несколько лет работы взялась за это))И уже накопилось несколько вопросов! У нас маленькое муниципальное предприятие,и если сортировать исходящую и входящую корреспонденцию, то получится,что в некоторых делах по одному документу!! Как здесь быть? Следующий вопрос по договорам с контрагентами! Некоторые договоры продлеваются на следующий год автоматически, значит мне их просто переносит в дело на следующий год? а те договоры, срок действия которых истек??? с ними я дело закрываю?спасибо заранее, и извините,если вопросы банальные))))))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ксения!
      1. Если в одном деле по одному документу, ничего страшного. Заводить под каждый из них отдельную папку не надо, можно дела с одинаковым сроком хранения положить в одну папку и надписать ее.
      2. Да, пролонгированные договоры являются переходящими делами. Если действие договора кончилось (не срок, а именно действие, оно может быть больше), договор отправляется на хранение.
      3. Постановление тоже является переходящим делом, оно отправится на хранение только когда будет отменено и заменено новым. Если постановление редактируется, на хранение отправляются старые редакции.
      4. С договором по имуществу поступить надо так же, как с любым другим. Пока не истек срок его действия, он является переходящим делом. Как только срок истек — на хранение. Срок хранения уточняется по Перечню (в статье есть указанием на этот перечень).

  57. Ксения говорит:

    И еще вопрос! У нас есть,например, постановление о создании муниципального предприятия Администрации 2009 года!!!Как с такими документами поступать!!! Я должна была его сшить и закрыть дело в 2009 году, или это постановление переходит из года в год!!!

  58. Ксения говорит:

    тоже самое и по поводу договора о закреплении муниципального имущества на праве хозяйственного ведения. Как с этим документом поступать, он переходящий что ли??? и сколько срок хранения у него??? Извините пожалуйста!! Просто я вообще на предприятии бухгалтер, но приходится и кадровыми вопросами заниматься, и юридическими, и экономическими!!! так что не осуждайте!!)))

  59. Людмила говорит:

    Здравствуйте, помогите пожалуйста советом.
    Готовлю документы постоянного хранения для сдачи в Государственный архив на хранение — но на обложке дела наклеены наклейки, вот не знаю, стоит их убирать (на обложке написано … дело № и т.д. под наклейкой) или нет? подскажите пожалуйста. Боюсь как бы меня не заставили второй раз приходить.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Людмила!
      В «Основных правилах работы архивов организаций» есть форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Она приведена в Приложении 11. Оформить обложки надо по ней, и это, скорее всего, будет наклейка.
      Ну и не будем сбрасывать со счетов человеческий фактор, думаю вы сами знаете — часто вопрос решают не правила, а настроение конкретной барышни, которая принимает документы.

  60. Ирина говорит:

    Добрый день! подскажите, пожалуйста,в экономическом отделе Администрации МР есть утвержденная номенклатура, но есть один нюанс, документация по тендерам (конкурсная документация, протокола и т.д.) согласно закона № 44 ФЗ срок хранения таких документов не менее трех лет, в нашей утвержденной номенклатуре прописан срок 5 лет, могу ли я поменять срок в нашей номенклатуре и подскажите,как правильно сделать! заранее,спасибо

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день! Если в двух нормативных документах прописаны разные сроки хранения (5 лет из Перечня?), то обычно выбирают больший из них, и таким образом выполняют условия обоих нормативных актов (больше, чем установлено, документы хранить можно, меньше нельзя). Но вы имеете полное право хранить эти документы и три года, ведь это предусмотрено законом.
      Если номенклатура уже утверждена, изменения в нее можно внести приказом. Тогда в графе «Срок хранения и номер статьи по перечню» будет проставлен срок 3 года и ссылка на статью, дату, номер и название закона, в графе «Примечание» ссылка на приказ.

  61. Людмила говорит:

    Здравствуйте!
    Помогите пожалуйста в таком вопросе — в кадрах моей организации завели новое дело «Журнал регистрации временной выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним работникам». В кадрах говорят что этот документ завели на основании изменений в Трудовом Кодексе… Какой срок хранения мне поставить в номенклатуре дел?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Людмила!
      В Перечне типовых документов от 2010 года есть статья 695, согласно которой книги учета выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 75 лет.

  62. Светлана говорит:

    Добрый день!На предприятии не велась номенклатура, но когда то только бухгалтерии был присвоен индекс 03 и теперь все папки у них под этим индексом. Я делаю номенклатуру на 2015 год, в штатном расписании на предприятии указана как структура Администрация ( в нее входят юристы,инспектор по кадрам, инженер по охране труда и делопроизводитель), а затем как отдельная структура-бухгалтерия. Как мне оставить индекс 03 за бухгалтерией,как правильно распределить индексы, подскажите,пож-ста!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Светлана!
      В новой номенклатуре дел можно поменять индекс подразделения.

  63. Светлана07 говорит:

    Добрый вечер. Подскажите. Мне надо подшивать номенклатурное дело. Сейчас я его собираю так: сверху последние номера, а снизу с января. Когда я буду его подшивать, мне надо все переложить, сверху будет №1, а последние документы за март? Спасибо за внимание и ответ.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана!
      Да, все верно: в сшитом деле номера идут от 1 к последнему.

  64. Светлана07 говорит:

    Здравствуйте, Евгения. Подскажите мне опять. Закончила номенклатурное дело (250 л). Его надо сразу оформлять: сшивать, делать опись? Есть ли какие-то сроки?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана!
      Дела передаются в архив не позже, чем через три года после полного завершения делопроизводством. Либо в архив сдается уже оформленное дело, либо оформление происходит в архиве сразу после приема.

  65. Алеся говорит:

    Здравствуйте, Евгения!
    Помогите, пожалуйста, разобраться с индексацией дел.
    В нашей компании ежегодно образуются однотипные дела. В номенклатуре делам присвоили индексы по принципу код структурного подразделения/порядковый номер дела по номенклатуре дел.
    К примеру, есть дело с индексом 03-21 «Договоры страхования ОСАГО». Эти договоры у нас заключаются ежегодно. Следовательно, в номенклатуре на следующий год опять появитья дело с таким же индексом 03-21 «Договоры страхования ОСАГО». Не могу понять, что необходимо сделать, чтобы можно было найти конкертное дело. Если к примеру за год таких дел образуется 15, у них у всех индексы одинаковые. Что придает им уникальность и как я смогу найти конкретный том?
    Возможно через дробь на деле надо идексы томов проставлять? Например, 03-21/1, 03-21/2 и т.д.
    Но тогда со следующего года как быть? Или нумерация томов идет сквозная все годы пока образуются такие дела?
    Заранее благодарю Вас за ответ.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Алеся!
      У номенклатуры дел другие цели: во-первых, составить опись всех дел организации, во-вторых прописать сроки их хранения. Томов у дела может быть и сотня, но в номенклатуре это будет одно дело №03-21. Только по завершении календарного года будет заполнена третья графа номенклатуры, и в ней будет записано, что томов дела — 100. Дело при этом одно.
      Если вы хотите знать, какой конкретный документ в каком томе находится, это надо либо фиксировать на этапе помещения документа в дело, либо разработать такую систему расположения документов в деле, чтобы навигация была понятна сразу (например, по алфавиту контрагента или по месяцам). Например, вы подшиваете документы просто в хронологическом порядке. Тогда в журнале регистрации договоров заводится графа «Дело №» и «Том №». Отработанный договор подшили в дело 03-21, том 4 и сразу же записали это в журнал.
      Когда том пойдет на хранение, на его обложке будет запись, то это том №4 дела №03-21 за 2015 год.
      Нумерация томов идет в пределах календарного года. В 2014 году было дело №03-21, 15 томов. Это фиксируется в итоговой записи. В 2015 документы начнут помещаться в дело 03-21, том 1.

  66. Настя говорит:

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно вести папку с перепиской со сторонней организацией? Какое письмо подшивается первым: входящее к нам или наш ответ?
    И где это прописано?

  67. Настя говорит:

    Подскажите еще, пожалуйста, как правильно регистрировать выданные доверенности? Сейчас они регистрируются вместе с исходящими письмами. Но мне кажется, это не правильно. Помогите разобраться

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день! Письма в дело подшиваются в порядке «запрос-ответ», независимо от того, кто был инициатором запроса.
      Регистрация доверенностей в учетной форме исходящих писем неправильна, для них нужно завести отдельный журнал регистрации.

  68. Алена говорит:

    Здравствуйте! Считается ли грубым нарушением вот какая ситуация: присвоение номенклатурного номера инструкции для работника где допустим 09-02/1-2015 после дроби нужно ли ставить 0?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Алена! Это не грубое нарушение, но в деловой практике принято числа до 10 писать с нулем.

  69. Наталья говорит:

    Добрый день! Подскажите пожалуйста: есть акты приемки и журнал регистрации актов. Можно ли их объединить в одно дело «Приемка в эксплуатацию»(срок хранения и актов, и журнала одинаков) по индексом, н-р, 05-21 или все же нужно присваивать разные индексы дел 05-21 и 05-22.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Наталья! Журналы регистрации документов обычно выделяют в отдельные дела и хранят отдельно от этих документов.

  70. вий говорит:

    Здравствуйте, в организации номенклатура дел была издана на 2014 г., а в конце 2014 г. не переиздавали новую номенклатуру на 2015 г. в 2015 году изменилась орг. структура предприятия, так что подразделения в номенклатуре дел на 2014 г. не соответствуют фактическим подразделениям предприятия. Вопрос: Можно ли сказать что предприятие действует на данный момент вообще без номенклатуры дел, так как она не было переиздана на 2015г? Как исправить нынешнюю ситуацию? Мое мнение: Утвердить номенклатуру на 2015 г. задним числом (как буд-то ее утвердили в конце 2014 г.), а изменение в орг. структуре отразить в исправленной номенклатуре на 2015 г. путем издания приказа «о внесении изменений в номенклатуру дел на 2015г»

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день!
      Формально номенклатура дел действует.
      Поправить ситуацию можно, создав номенклатуру на основе новой структуры и утвердив ее концом декабря 2014 года.

  71. Татьяна говорит:

    Здравствуйте! У нас в службе появилось очень много положений которыми мы должны руководствоваться (о корпоративной этике, о работе с персоналом, о производственном контроле за соблюдением требований пром.безопасности и т.д.). При включении их в номенклатуру дел для каждого положения присваивается отдельный индекс или можно их как-то сгруппировать?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна!
      Вы можете объединить все ваши положения в одно дело по номенклатуре, которое так и будет называться: «Положения».

  72. Татьяна говорит:

    Спасибо за ответ, Евгения. Еще такой вопрос, не совсем понятно как и когда формируют дела? Например,у меня в номенклатуре есть дело «Приказы» т.е. по прошествии года я должна сшить эти приказы и положить в архив или необходимо выбрать для архива только те приказы которые утратили силу, а остальные оставить в действующей папке на следующий год?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Доброе утро, Татьяна! Да, все верно. На хранение отправляются документы, законченные делопроизводством, по правилам через 3-5 лет после того, как это произошло. Т.е. когда закончится год, просто уберите эту папку из-под рук, но оставьте у себя. Через 3 года можно будет сшить и отправить на постоянное хранение в архив. В принципе, многие сшивают и раньше, если есть электронные копии документов, но по нормам нужно сделать это через несколько лет.

  73. Евгения говорит:

    Добрый день, Евгения!
    Наша организация ежегодно утверждает номенклатуру дел, с госархивом нд последний раз была согласована на 2013 год.
    В сентябре 2015 года произошло изменение в штатном расписании (один отдел влился в другой, изменились наименования отделов), что не отразилось на составе образующихся дел. Нужно ли в таком случае согласовывать новую нд с госархивом, или достаточно утвердить номенклатуру руководителем в связи с изменением структуры?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Евгения!
      У вас изменилась штатная структура — значит, должны поменяться и наименования разделов номенклатуры. В нее нужно внести изменения. Измененная НД согласуется с архивом.
      Я бы на вашем месте сделала обновленную номенклатуру на 2016 год и согласовала ее. А в НД-15 можно обойтись и пометками в примечаниях о том, что дело теперь относится к другому отделу.

  74. Светлана07 говорит:

    Здравствуйте, Евгения. Помогите мне опять.
    1. Когда надо составлять номенклатуры дел на 2016 год?
    2. Надо ли в номенклатуре на 2015 году писать какие дела заводились, какие нет? Как это сделать? Утвержденная номенклатура у меня подшита, как сделать мне эти записи?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана!
      1. Сейчас 🙂
      2. Обязательно, т.к. номенклатура создается именно для того, чтобы отражать фактический состав дел организации. С этой целью для дел, которые были заведены в течение года, в конце каждого раздела номенклатуры оставляют пустые строки. Количество — по ситуации. Я обычно оставляю три. Некоторые оставляют не строки в конце разделов, а пустую таблицу в самом конце, перед итоговой записью. Если у вас не оставлено, то можно составить мини-НД для вновь заведенных дел и приказом по основной деятельности сделать ее частью основной.

  75. Ирина говорит:

    Здравствуйте, Евгения!
    Номенклатура ведется с 2003 года. В этом году надо оформить дела, ранее это не делалось. Вопрос. Переписка ведется с 2003 года со сторонними организациями (документы, в которые мы периодически заглядываем) срок хранения стоит ДМН (до минования надобности). Можно ли оформить такие дела частично?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина!
      Да, такие дела можно оформить частично.
      Немного смущает срок ДМН для переписки. Рекомендую провести экспертизу, т.к. срок хранения переписки в зависимости от тематики колеблется от 1 года до постоянного.

  76. Ирина говорит:

    Например, в папке1 лежат переписки 2003-2007, в папке2 2007-2013, в папке 3 2014-2015. На обложке мне надо проставить тома(папка1 дело такое-то том1, папка2 том2)? Или 2 вариант на обложке стоит год и ставить не 2015, а для папки1 2003, папки2 2007, папки3 2014? Заранее спасибо))

    • Евгения Кожанова говорит:

      В каждом томе — переписка одного года. Исключение — переходящие дела, они помещаются в папку того года, когда были начаты, независимо от того, в каком году были закончены. Например, есть папка по переписке 2013 года. Тогда начали переписку с ООО «АБВ» по вопросу Д. Закончили эту переписку в 2015-м. Вся переписка с ООО «АБВ» по вопросу Д помещается в папку 2013 года.
      Но сначала надо разобраться со сроками, потому что с одной и той же организацией можно вести переписку, которая хранится 5 лет и ту, которая хранится 10 лет. Полное оформление дел — с 10 лет.

  77. Ирина говорит:

    Да, надо будет поменять срок хранения) ДМН означает хранить в отделе не менее одного года. А максимум сколько угодно и при этом частичное оформление или сроком с 10 лет надо оформлять полностью? Спасибо))

  78. Ирина говорит:

    Всё, с папками разобралась, как надо делать)

  79. Елена говорит:

    Здравствуйте! У меня такой вопрос: если 1 декабря 2014 г. поменялась оргструктура, то соответственно сделали новую номенклатуру на 2014, но ее надо было делать на текущий год или уже сразу на следующий 2015 (ведь итак уже конец года)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Елена!
      Если состав дел при новой оргструктуре не поменялся кардинально, можно сделать НД сразу на 2015 год.

  80. Юлия говорит:

    Здравствуйте.
    1. есть Группа компаний среди которых есть одна основная Управляющая компания (УК), в которой такие отделы как юристы, кадры, охрана окруж. среды ведут документы других юр. лиц. при этом есть еще организация СС, которая под управлением УК, но служба по охране труда и служба по ЧС числятся в СС но также ведут документы других юр лиц. вопрос: в чьей номенклатуре должны быть эти документы? номенклатуре УК, СС или др. юр. лица?
    2. когда заполняется опись дела? только по окончанию года перед сдачей в архив? или с самого начала года постепенно ручками заполняется, а в конце года еще раз все печатается? и нужно ли вообще в течении года заполнять опись?
    спасибо.

  81. Юлия говорит:

    еще вопрос следующего характера: организация очень большая, сотрудники некоторых служб/отделов располагаются в двух-трех кабинетах. но возникающие у них документы — одинаковые. часто каждый сотрудник создает для себя удобные ему папки, во многих подразделениях номенклатурой не занимались уже несколько лет, а когда пытались делать то выглядело это так : в одном шкафу собирали папки под номенклатуру дел, но при этом у сотрудников оставались документы по своим папкам (что-то они потом вкладывали в папку которая все таки пронумерована по номенклатуре). как в такой ситуации поступать? заставить все пронумеровать на данном этапе не получится, да и нужно ли? продолжать делать отдельный шкаф куда все сводится по номенклатуре?

  82. Юлия говорит:

    еще вопрос: есть в подразделение дело «приказы директора. Копии», срок хранения до минования надобности. по окончанию года смотрим — приказ этот не актуален/заменен/отменен значит мы его убираем в шкаф (не сдавая в архив а просто в своем подразделении убираем из этого дела) и подождав еще 1 год можем смело выкинуть копию данного приказа в мусорку? а копии приказов которые еще действуют переносим в новое дело как переходящие документы до тех пор пока они не будут заменены?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Юлия!
      1. Документы вносятся в ту номенклатуру, в отделе которой они создаются. Если в ГК один отдел ведет по своему профилю все компании (это очень часто бывает), то и в номенклатуре это выглядит так:
      00-00 Документы ООО «А»
      00-00 Документы ООО «Б»
      00-00 Документы ООО «В»
      2. Опись дела составляется перед сдачей в архив. Перед тем, как сшить том, он пролистывается, из него убираются скрепки, ненужные документы, нумеруются страницы и т.д. Только потом составляется опись. В течение года, чтобы облегчить себе жизнь, можно вести черновик описи: положили документ в папку — вписали.
      3. Идея со шкафом самая лучшая в этом плане)) Намного хуже, когда фрагменты дела лежат у каждого в столе и никуда оттуда не двигаются. Но каждый сотрудник должен знать, что время от времени он должен подойти и сам переложить документы в дела согласно номенклатуре, и что это такая же его обязанность, как и все остальные.
      4. Все правильно, кроме выкидывания в мусорку. Уничтожение дел ДМН тоже надо оформлять актом так же, как и дел с другими сроками хранения.

  83. Юлия говорит:

    Евгения, спасибо за ответ, перечитав кучу литературы и Ваших комментариев на сайте многое стало понятно, теперь все больше возникают вопросы непосредственно по нашей организации. буду задавать постепенно.
    у нас в подразделении есть дело «Приказы …. Копии», часть приказов распечатываются и туда помещаются, часть просто храним в эл. виде. можем указать в номенклатуре в примечании что дело состоит из бумажных и эл. копий? как я понимаю, для копий документов это не критично, а вот если такая же ситуация с оригиналами документов? создавать в номенклатуре два дела с разными номерами но с указанием что одно дело в бум. виде, другое в эл.; или же все таки создать одно дело, с таким же примечанием.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Юлия!
      Если копии — то не критично.
      Если оригиналы — то одно дело в бумажном виде, другое в электронном. При этом надо определиться: либо дело бумажное, тогда абсолютное большинство его документов создаются на бумаге и только в редких случаях в дело помещается диск с электронным документом, и то только если дело — «сборное», в котором собираются документы разного вида. К приказам это не относится. Либо дело электронное и документы проводят свой жизненный цикл полностью в электронном виде.

  84. Светлана07 говорит:

    Евгения, у меня есть номенклатурное дело «Протокола оперативных совещаний». Мне также в конце года составить опись, прошить, пронумеровать его? Спасибо.

  85. Светлана07 говорит:

    Евгения, еще один вопрос. А номенклатуру за 2015 год я тоже должна также сформировать в дело: прошить и т.д. или можно просто хранить в папке? Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана!
      ПротоколЫ оперативных совещаний имеют срок хранения 5 лет с последующей экспертизой ценности (Перечень, ст. 18б(2)), а значит, подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
      У номенклатуры дел постоянный срок хранения (Перечень, ст. 200), поэтому на хранение она оформляется полностью.
      Полное оформление дел предусматривает:
      подшивку или переплет дела;
      нумерацию листов дела;
      составление листа-заверителя;
      составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
      внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
      Подробно о полном оформлении дел на хранение можно прочитать в Основных правилах работы архивов организаций, раздел 3.6.

  86. Алеся говорит:

    Евгения, добрый день. Если в организации из года в год образуются однотипные дела, то у них индекс в номенклатуре из года в год тот же? А новые индексы только для дел, которых ранее не было в номенклатуте.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Алеся!
      Индексы однотипных дел желательно сохранять из года в год. Если не удается, то ничего страшного.
      Дело может поменять индекс, например,если из раздело было убрано одно из дел и нумерация сместилась. Или наоборот, было добавлено дело, которое по логике попало в середину раздела, а не в конец.

  87. Юлия говорит:

    Евгения, подскажите как узнать является ли организация источником формирования гос. архива? есть какой-то реестр какие организации туда попадают..?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Юлия!
      Самый надежный способ — связаться с архивом и спросить, будет ли ваша организация источником комплектования. Если архив примет решение об этом, то будет заключен договор. Общее правило такое:
      Архивный фонд Российской Федерации — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ст. 3 ФЗ «Об архивном деле в РФ»)
      Статья 20 ФЗ «Об архивном деле в РФ»:
      Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами
      1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
      2. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

  88. Анна говорит:

    Здравствуйте!
    Хотелось бы услышать Ваше мнение!
    Наша организация не является источником комплектования госархива. Во всех нормативных документах указываются такие должности как: Руководитель архива, лицо ответственное за архив и архивариус.
    В нашей организации существует Департамент обеспечения деятельности, в который входит отдел делопроизводства. А в отдел делопроизводства входит архивариус.
    а теперь вопрос….как правильно соотнести понятия в нормативных документах и нашей организации.
    1. Кто будет являться руководителем архива? Начальник департамента или начальник отдела делопроизводства
    2. Кто будет являться лицом, ответственным за архив?
    3. Ну архивариус понятно)))
    Заранее спасибо за ответ!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Насколько я поняла, архива как структурного подразделения у вас нет. Тогда чем руководит руководитель архива?
      Если архив — не самостоятельное структурное подразделение, а группа работников отдела делопроизводства, то руководит архивом начальник отдела делопроизводства. Ему подчиняется архивариус.
      Что касается лица, ответственного за архив, то им может быть любой работник, на которого специальным приказом возложена дополнительная обязанность отвечать за архив. Если это делопроизводитель, то он тоже подчиняется начальнику отдела делопроизводства. Если работник другого отдела, то он работает в подчинении своего непосредственного начальника, а в части архива — нач.отдела делопроизводства.

  89. Rodopa говорит:

    Здравствуйте, прошу помощи в компетентной консультации. В связи с окончанием формирования (за ненадобностью) переходящее дело (c 2012-2015) изъято из номенклатуры дел нового года и отложено на хранение в подразделении до окончания срока (до 2020 г.). Вопрос: указывать ли хранящееся, но не «работающее» дело в НД подразделения на след.год или достаточно на его месте поставить РЕЗЕРВ? Тогда след. вопрос: можно ли занимать новым сформированным делом данный резерв, скажем, уже в 2016 году или подождать, скажем, год? Очень большое спасибо за ответ!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день!
      В номенклатуре дел указываются фактически существующие в организации дела в тот год, на который утверждена номенклатура.
      Если дело закрыто делопроизводством и отправлено на хранение, и в организации не образуется дело с аналогичным заголовком в 2016 году, то в НД его не вносят.
      Резервные строки в конце разделов НД оставляются обязательно: никто не может гарантировать, что в 2016 году не образуются новые дела.

  90. Анна говорит:

    Спасибо большое, Евгения!
    И как Вам хватает терпения и нервов отвечать на наши вопросы)))

  91. Анна говорит:

    Здравствуйте, а вот и мой следующий вопрос!)
    1. Существует понятие и форма составления «Списка фондов».
    Напомню, что мы не являемся источником комплектования гос архива.
    Могу ли я переименовать этот «список фондов» в так называемый «список структурных подразделений» и учитывать там все наши структурные подразделения (у нас их около 50)?
    2. А в реестре описей я должна прописывать все описи, которые поступают ко мне в архив и описи, которые я сама должна составлять…я правильно понимаю?
    3. Историческая справка. Очень тяжело мне дается литература по этому вопросу. Кто ее составляет? только архивариус или структурные подразделения тоже пусть составляют?
    4. Паспорт архива. Он обязателен?

    Заранее, Евгения, прошу прощения за столь огромный объем вопросов)))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна.
      1. Не вижу смысла вести отдельно в архиве перечень структурных подразделений организации. Для этого есть организационная структура и штатная структуры. Если вы считаете это необходимым — ведите, но к списку фондов это не имеет отношения. Фонд — совокупность документов до какого-то знакового события в истории организации, например если было ООО «АБВ», которое реорганизовалось в ЗАО «АБВ», то будут Фонд 1 «ООО «АБВ»» и Фонд 2 «ЗАО АБВ»». В менее значимых ситуациях плодить фонды — только путаться.
      2. Да, все описи фиксируются в реестре.
      3. Историческую справку составляет архивариус относительно организации.
      4. Если вы не источник комплектования гос.архива, то нет.

  92. Анна говорит:

    Евгения! Спасибо Вам огромнейшее!!! Особенно в части паспорта архива….как груз с души спал )))

  93. Анна говорит:

    А вот еще вопросик…
    Лист фонда мне тоже не нужен…я же всё могу отображать в книге поступления и выбытия документов?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Нужен. Это обязательный учетный документ архива. Просто у вас он будет один — ведь если есть организация, значит, есть как минимум один фонд.

  94. Анна говорит:

    И снова Здравствуйте!
    Евгения, можете ли посоветовать как лучше поступить…
    Напомню, мы не являемся источником комплектования гос.архива
    Так мы одна организация — мы представляем собой один фонд, правильно?
    А вот у нас есть два дочерних общества. Очень много документов этих дочерних обществ мы храним у себя (в том числе подлинники), трудоустройство в эти общества тоже происходит через наш отдел кадров.
    Вопрос: мы их документацию включаем в нашу сводную номенклатуру? и правильно ли вообще тот факт, что мы ведем их документы? или они, вообще, как 2 отдельных фонда?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Доброе утро, Анна!
      Я бы сделала их отдельными фондами и для каждого — свою номенклатуру. Несмотря на статус «дочек» это все-таки отдельные организации, а не структурные подразделения основной.

  95. Ольга говорит:

    Добрый день! Снова тружусь над составлением номенклатуры и возник вопрос. В номенклатуре дел (с дальнейшим формированием этих дел) указываются отдельно приказы по личному составу и приказы по основной деятельности. В то же время в Перечне типовых управленческих документов отдельно выносятся приказы о предоставлении очередных отпусков и командировок сроком 5 лет. Вопрос- обязательно ли выносить очередные приказы в отдельное дело или можно включить их в состав приказов по личному составу с указанием сроков хранения 75 лет. (мы ООО, архив не комплектуем). Спасибо.

  96. Ольга говорит:

    небольшая поправка к прошлому сообщению-обязательно ли выносить приказы по очередным отпускам в отдельные дела)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      Разделять обязательно. Приказы-пятилетки в нужное время будут уничтожены, и в архиве освободится место. У вас в номенклатуре появятся, например, такие дела:
      00-00 Приказы по личному составу (прием)
      00-00 Приказы по личному составу (ежегодные оплачиваемые отпуска)

  97. Юлия говорит:

    Добрый день. Внешняя документация (стандарты, пояснения к системам и пр.) нужно включать в номенклатуру?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Юлия!
      Я не включаю. По перечню срок хранения у пользователей (не по месту разработки) до замены новыми, ст.404. Максимум — держать на книжной полке в кабинете, но не в архиве.
      Но это общее правило, и если руководитель сочтет нужным поместить такой документ в архив — то да, надо включить.

  98. Анна говорит:

    Здравствуйте, это снова я!
    В нашей организации есть «положение о департаменте обеспечения производственной деятельности». В нем описаны все входящие в нео отделы — их задачи и взаимодействия.
    И вот появился архив, который входит в один из отделов Департамента.
    Мы решили не создавать Положение об архиве, а включить в «Положение Департамента…» информацию про архив….
    вопрос…это же не противозаконно?)))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна. Это «не противозаконно», если архив — не самостоятельное СП))

  99. Ольга говорит:

    Спасибо Вам огромное, Евгения!Вы помогаете осваивать новое для меня дело)

  100. Светлана07 говорит:

    Евгения, подскажите, а в какие папки Вы подшиваете дела? В папки-скоросшиватели у меня 250 листов не вмещаются.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана! Я пользуюсь папками-регистраторами на 500 листов. Есть поменьше папки на 300.

  101. Светлана07 говорит:

    Спасибо. А подшивать номенклатурные дела для сдачи в архив лучше в какие папки? Есть какие-то специальные или взять папку-скоросшиватель, оторвать сам скоросшиватель. Но 250 листов не поместится. Спасибо, за ваши ответы.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Доброе утро) Пятилетки могут и в регистраторах храниться (т.н. частичное оформление, к личному составу не относится). Долговременное хранение и постоянка должны быть прошиты в картон. По-разному можно выкрутиться, например, есть специальные картонно-коленкоровые переплеты в продаже, можно просто купить листы картона и поиграть в умелые ручки, можно купить картонные папки «Дело №» без скоросшивателя в середине и сшивать в них. Поинтересуйтесь в больших магазинах канцтоваров.

  102. Анна говорит:

    Спасибо! Ну значит внесу информацию про архив в наше общее положение))

  103. Анна говорит:

    И снова Здравствуйте!)
    Вопрос заключается в следующем…в Инструкцию по делопроизводству я внесла все, что касается архива…подготовка дел, передача дел и т.д. в том числе прописала требования к помещению архива (охранный, световой, температурно-влажностный режим и т.д.)…Но один из наших отделов указал нам на то, что такие разделы, касаемые требований к помещению архиву, нужно прописать в отдельном регламентирующем документе…
    Вопрос № 1 — разве нельзя все это включить в Инструкцию?
    Вопрос № 2 — кто должен нести ответственность за соблюдение режимов (охранного, светового и т.д.)?

    Буду очень благодарна Вашему совету! Если, конечно, я правильно написала суть вопросов)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Отдел прав, такие вещи лучше писать в положение об архиве или, в вашем случае, положение о департаменте. Это же не правила делопроизводства.
      Ответственность за соблюдение режимов несет ответственный за архив, а за то, чтобы эти режимы были установлены в помещении и был обеспечен контроль за ними, — АХО.

  104. Анна говорит:

    Евгения, не знаю, чтобы я без Вас делала!!!
    Спасибо!

  105. Анна говорит:

    И вот я вновь к Вам обращаюсь((
    Сейчас настает пора проверок номенклатур дел…опыта в которой у меня, естественно, нет…и у меня пойдет миллион вопросов в части отнесения статьи перечня к заголовку дел(((
    Пока у меня несколько вопросов. К какой статье могут относиться следующие документы:
    1. Документы по системе менеджмента качества

    2. Приказы ДСП…я думаю ст. 19

    3. Если хранятся копии, то срок хранения ведь 5 лет? (Например, приказы по командировкам (копии) — ст. 19 б…срок хранения 5 лет?)

    4.Локально-нормативные документы (положение департамента, должностные инструкции, инструкции. Копии)….я несколько нашла подходящих, на мой взгляд, статей…196б, 50а, 55а, 56а…?

    5. Журнал регистрации приказов по основной деятельности ОАО «…» (подлинники)…я думаю ст. 258 а (Постоянно).. и этот журнал ведется в электронном виде…т.е. это будет электронный документ постоянного срока хранения?

    6. Журнал регистрации указания ОАО «…» — получается тоже самое, что и в вопросе № 5 ?

    7. Журнал регистрации распоряжений ОАО «…»…аналогичен вопросу № 5 и 6 ?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Вот здесь: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=20043 моя статья о том, как пользоваться перечнями со сроками хранения.
      Копии хранят до минования надобности при условии, что есть оригиналы.
      Журналы регистрации документов — столько же, сколько и документы.

  106. Анна говорит:

    ООО, Евгения!!! Наша организация подписана на этот журнал!!! Перечитаю еще раз)) Спасибо)!

  107. Юлия говорит:

    Добрый день, на что сослаться (пункт документа или статья какая может есть?) если в дело помещаются только копии документов и соответственно в сроках хранения указываем ДМН (другие сроки там бессмысленно указывать)? в перечне нигде про копии ничего не сказано.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Юлия!
      Срок хранения «ДМН» не может быть менее одного года согласно примечанию к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков ­хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Эти примечания расположены в документе между таблицей и предметным указателем, на них ведет сноска из графы «Срок хранения документа» в шапке таблицы.

  108. Юлия говорит:

    Вопрос такой: у нас есть множество сертификатов, по внутреннему приказу (не знаю есть ли какие то требования в гос. документах) все оригиналы сразу передаются в архив, при этом мы составляем опись в двух экземплярах, т.е. у нас в подразделении есть порядка 10 таких описей, я хочу объединить их в дело с номенклатурой за пред. год (сводной по организации номенклатуры нет, поэтому по подразделению наверно стоит хранить дольше?). какие сроки хранения у всех этих документов? я что-то никуда их привязать не могу.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Приказы ОРД хранятся постоянно, сертификаты — постоянно, статья зависит от вида (см. Перечень). По поводу хранения описей -см. статью 248 Перечня, нужно знать, что конкретно за описи.

  109. Юлия говорит:

    Евгения, возможно я некорректно описала, но Вы не ответили на мои вопросы. где в перечне написано что срок ДМН не менее одного года — я знаю. вопрос в другом: у меня КОПИИ документов, в перечне же идет речь только про оригиналы, в редких случаях есть сноска «присланные для ознакомления», а вот если сноски нет, если срок хранения указан «постоянно» для оригиналов!, но у меня копии и их хранить постоянно нет никакой необходимости, на что тогда сослаться? я хочу поставить срок хранения ДМН, но я не могу указать номер статьи, потому что такой статьи нет. что тогда делать?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Срок хранения ДМН вы можете установить, например, приказом или специальным изменением в Инструкцию по делопроизводству, или решением экспертной комиссии, закрепив его в протоколе заседания ЭК. Тогда можно сослаться на этот документ:
      ДМН, п. 4.3. Инструкции по делопроизводству ООО «АБВ» (утв. Приказом от…№…)
      или
      ДМН, Протокол заседания ЭК ООО «АБВ» от… №…
      Не вижу проблемы в том, чтобы просто написать: ДМН, без ссылки. Перечень — нормативный документ, обязательный для использования всеми организациями. Если вдруг у кого-то возникнет вопрос, в ответ можно сослаться на примечание.

  110. Анна говорит:

    Здравствуйте!
    Подскажите пожалуйста…Как правильнее прописать в пунктах «Нормативные режимы хранения документов (световой, охранный и т.д.» ответственных за контроль и за соблюдение этих режимов.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      В конце этого раздела последним пунктом:
      n/n/ Ответственность за соблюдение нормативных режимов хранения документов несет (должность).
      Указывайте должность ответственного,а не фамилию.

  111. Анна говорит:

    Евгения, помогите мне пожалуйста или я с ума сойду!)))
    Я опять запуталась с исторической справкой.
    Напомню, мы не являемся источником комплектования гос.архива
    В нормативных документах прописано, что она состоит из 3 разделов:
    1. История фондообразователя
    2. История фонда
    3. Характеристика документов фонда

    Ну вот не доходит до меня как ее составлять…Я постоянно путаюсь и не могу понять как ее соотнести с нашей организацией.
    1. Фондообразователь это наш архив или структурные подразделения
    2. История фонда это история нашей организации или история нашего, только появившегося, архива или наших структурных подразделений
    3. Характеристика документов фонда…каких документов…как их охарактеризовать

    Я уже довольно много прочитала про это…и подробно про каждый раздел, но…вот не могу понять я это..
    мне кажется я безнадежна(((

    • Евгения Кожанова говорит:

      Анна, не переживайте, разберемся.
      Сколько у вас фондов, напомните?

  112. Анна говорит:

    Евгения, мы решили, что наша организация является фондом № 1….а больше фондов у нас нет. Документы дочерних предприятий мы решили не принимать, а принимать только в случае ликвидации.
    Структурные подразделения решили не называть фондами. Поэтому…получается только один фонд….который является самой организацией.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Тогда у вас пункты 1 и 2 совпадут.
      Не нужно ничего особенного поднимать из истории компании, только основополагающие вещи: в каком году образовалась, в соответствии с каким приказом, были ли переименования и смены формы собственности и пр. Не забудьте приложить копии приказов. Если есть конфиденциальные документы в архиве, то описываются условия доступа к ним.
      Характеристика документов фонда:
      7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации. (Это из Основных правил работы архивов организаций)

  113. Анна говорит:

    Получается, в характеристике документов мне указать сколько дел имеется, какие из них постоянного, длительного хранения, по личному составу. Если есть документы выходящие за границы определенного года, на который составляется справка, тоже указать. Указать есть ли документы в электронной форме.
    Я правильно поняла?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Справка составляется один раз и изменяется по мере необходимости.
      Да, правильно поняли.

  114. Анна говорит:

    и еще вопросик по справке…ее же в конце каждого года составляют? Составляет архивариус (т.е. я) и подписывает мой начальник?

  115. Любовь говорит:

    Евгения, добрый день!
    У меня вопрос по нумерации приказов (распоряжений).
    Во многих коммерческих организациях очень часто встает вопрос о создании приказов «задним числом» — какой лучше присваивать им номер.
    Допустимо ли присвоение номеров по такому принципу и в таком порядке: № 1-1/12.12.15-ОД, 1-2/12.12.15-ОД, 1/15.12.15-ОД, 1/16.12.15-ОД, 1-2/16.12.15-ОД и т.д.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Любовь!
      Да, организация может разработать удобную для себя систему нумерации.

  116. Анна говорит:

    О боги!!!! Евгения, я уже писала, что Вы волшебная палочка-выручалочка?)))
    Пока мысли собрались пойду быстро напишу про справку!!!
    Спасибо!!!

  117. Любовь говорит:

    Спасибо за ответ!
    Я много лет отработала помощником первых лиц в разных организациях, в нынешней компании две недели, а тут все совсем печально с документооборотом. Вот пытаюсь наладить все процессы и внедрить положение о документообороте. Но многие сопротивляются!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Это нормально)) Изменениям всегда сопротивляются.

  118. Людмила говорит:

    Добрый вечер!
    Помогите, пожалуйста, в составлении номенклатуры дел-запуталась в последовательности расположения заголовков дел:
    например в отделе бухгалтерии —
    Гос.контракты, договоры по хоз-ной деят-сти;Годовые расчетные ведомости по отчислению страх.взносов; регистры бух.учета; лицевые счета; расчетно-платежные ведомости; инвентарн.карточки; инвентар.список; неиспользованные доверенности; путевые листы; исполнительные листы; док-ты на предоставл. нолог.вычета; первичные док-ты (кассов.книги, ордера и др.); выписки из лицев.счетов; налогов.декларации; свид-тво о постановке на учет в налог.органах; листы нетрудоспособности; уведомления о лимитах, акты ревизий

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Людмила! Дела в НД располагаются в порядке значимости.

  119. Алеся говорит:

    Евгения, добрый день. Хотим внести изменения в номенклатуру 2015 года. Как правильно это сделать? Возможно ли прописать изменения в приказе, отменить ранее утвержденную номенклатуру на 2015 год и утвердить в новой редакции с изменениями и дополнениями. Есть ли необходимость собирать экспертную комиссию для утверждения номенклатуры в новой редакции. Спасибо.

  120. Анна говорит:

    И снова Здравствуйте, Евгения! Вопрос по номенклатуре дел.
    При составлении номенклатуры дел нашей организации, назовем ее «А», в «Заголовке дел» если мы указываем, что документы хранятся в «копиях», то в «Примечании» будем писать, например, что «Оригиналы хранятся в ИД -001». У нас есть дочернее предприятие «Б», которое тоже составляет номенклатуру дел, но у них есть документы, которые они хранят в копиях, а оригиналы хранятся у нас.
    Вопрос — как им правильнее будет указывать в примечаниях где хранятся оригиналы? Указывать индекс или просто написать «Оригиналы в «А»

    Заранее спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Анна, здравствуйте! Напомните, какие у организации А отношения с организацией Б.

  121. Анна говорит:

    Евгения, организация Б является филиалом организации А.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Пусть указывают место нахождения документа так, чтобы читателю НД было понятно, где находятся документы. Мне кажется,словами проще))

  122. Анна говорит:

    Евгения, с Наступающим Вас Новым Годом!!!
    Спасибо за Вашу помощь и понимание!!! Если бы я Вас не нашла, то даже не знаю чтобы делала!!!!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна! Большое спасибо за хорошие слова))) И вас с наступающим, всего вам самого-самого хорошего и позитивного!!!

  123. Светлана07 говорит:

    Евгения, с наступающим Вас! Большое спасибо за Вашу помощь, за Ваше терпение.

  124. Светлана07 говорит:

    Евгения, помогите разобраться.
    В 2015 году была получена бумага, я ее зарегистрировала, исполнять будем 15 января. Ответ я должна буду положить в НД 2015 года (я его закрываю) Зарегистрирую в 2016 году. Как делать отметку в журнале? Получается, что в 2016 году у меня не будет исполненного документа. Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана! Спасибо большое за поздравление, и вас с прошедшими праздниками)))
      Переписка формируется по принципу «запрос-ответ», и если запрос пришел в одном году, а ответ готовится в другом,то ответ, даже зарегистрированный в новом году, все равно подшивается в старое дело. В примечаниях при регистрации ответа можно сделать пометку о том, что бумага хранится в деле за 2015 год.

  125. Светлана07 говорит:

    Здравствуйте, Евгения. Подскажите еще. Журналы входящей корреспонденции, исполненных материалов, журнал учета журналов тоже включать в номенклатуру? Спасибо.

  126. Светлана07 говорит:

    Евгения к вопросу выше. У нас есть журнал регистрации журналов, может быть достаточно регистрировать все журналы в этом журнале? Спасибо за ответы.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Доброе утро, Светлана! Учесть журналы в номенклатуре важнее, чем в журнале регистрации журналов.

  127. Анна говорит:

    Здравствуйте! С наступившим годом обезьяны!!!
    И у меня снова вопрос…по номенклатуре.
    Мы решили поменять индексы всех отделов нашей организации, так как, оказалось, они установлены не верно!
    Получается….вот есть у нас департамент…присвоим ему индекс 01,
    в департаменте есть управление, присвоим ему индекс 01-01,
    в управлении есть отдел, присвоим ему индекс 01-01-01,
    в отделе есть несколько секторов…. а вот и вопрос — нам лучше присвоить каждому сектору индекс или номенклатура дел секторов этого отдела будет, как бы, сводной для этого отдела?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна! И вас со старыми и новыми праздниками!))
      Порядок индексации вы можете установить, какой вам удобно. По моему мнению, присваивать отдельные индексы секторам внутри отдела — это уже явно лишнее, если только сектор не является отдельным структурным подразделением.

  128. Эрик говорит:

    Здравствуйте!
    Евгения проконсультируйте пожалуйста.
    У нас есть ШКОЛА — в школе есть 3 книги приказов.
    1. книга приказов по основной деятельности,
    2. книга приказов по кадрам
    3. книга приказов по движению учащихся.
    с 2014 года школа начала работать по Федеральному закону от 05.04.2013 N 44-ФЗ
    В связи с чем приходиться издавать множество приказов!
    Их мы регистрируем в книге приказов по основной деятельности.
    Сейчас хотим разделить книгу приказов и вывести отдельно (завести отдельную книгу) для приказов по 44 ФЗ? и каким образом это сделать? спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Эрик!
      Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 20.12.2000 №03-51/64) говорят только о том, что «подписанный приказ регистрируется». Как именно — остается на усмотрение школы.
      Приказы по кадрам всегда и у всех регистрируются отдельно от всех остальных. Другое желательное разделение — приказы по основной деятельности и приказы по АХО, т.к. у первых срок хранения постоянный, а у вторых 5 лет.
      Если вы считаете необходимым учитывать отдельно приказы по закупкам, можно завести для них отдельную систему регистрации. Они будут учитываться в отдельной книге, а к их номерам обязательно нужно добавить опознавательный индекс, например «/з», номер по номенклатуре и т.п. Главное, чтобы по номеру было видно, что это приказы отдельного учета. Но срок хранения у них будет такой же, как и у приказов по основной деятельности — постоянно.

  129. Анна говорит:

    Евгения, в продолжении вопроса про индексы для секторов. Они не являются отдельными структурными подразделениями. Просто они составляют 1 отдел. 3 сектора находятся в 3 кабинетах и в каждом кабинете находятся как дублирующие документы (такие как копии положений, инструкций), так и совершенно разные. Когда они сдают номенклатуру своего отдела, то получается мини-сводная номенклатура, потому что в ней есть 3 раздела (для каждого сектора), но нумерация дел то идет валовая. Получается в 1-ом секторе их первое дело под названием, к примеру, «Копии положения» имеет индекс 01-01, а во втором секторе их первое дело под названием «Копии положения» уже будет иметь индекс 01-56

    • Евгения Кожанова говорит:

      Анна, вы как-то все слишком усложняете. Достаточно одной номенклатуры подразделения (отдела), а разбивка по секторам внутри него — это уже лишнее. Ничего страшного, что дело 01-01 будет формироваться в одном кабинете, а дело 01-02 в другом. Или наоборот: в каждом секторе будет дело 01-01 «Копии положения».

  130. Алекса говорит:

    Здравствуйте, с добрым утром
    Подскажите пожалуйста входящие документы за 2015 г.,загнали в дело уже этим годом,я стала подшивать в прошедший,а с входящими за 2015,но с ответом на них уже с исходящими этого года в новые дела уже этого года, делая пометку в примечании,что подшито в дела 2016г. Правильно ли я стала делать или надо было подшивать в дела уже 2016г.Но тогда при закрытии дел получается,что пишешь ту дату,с которой загнал в дело исполнитель?
    За ранее спасибо за помощь,ваши советы помогают в работе

    • Евгения Кожанова говорит:

      Вы сделали правильно, ответ на письмо 2015 года, зарегистрированный в 2016-м, подшивается в 2015-й год. Все остальное пишется в примечаниях.

  131. Надежда говорит:

    Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, есть ли какой-либо документ где указано, что индекс структурного подразделения необходимо писать как 01, а не просто 1.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Надежда!
      У вас государственная организация? Если да, то будем искать. Если нет, то обязанности так делать нет, но это общепринятая практика.

  132. Алекса говорит:

    Спасибо большое
    А другой вопрос если в 2015г.в переходящем деле (приказы) сделали том 2,его нужно закрывать сейчас и открывать с начала января новое или можно продолжать в этом году,отделив во внутренней ведомости год, а тогда как будет нумероваться следующий том,чтобы не возникло путаницы
    Дело начинала не я.

    Заранее спасибо

    И с праздником,здоровья,счастья и и благополучия.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Алекса, большое спасибо, и вас с Праздником!
      Приказы 2015-го должны остаться в 2015-м. С января пойдет том 1 дела «Приказы» за 2016 год.

  133. Анна говорит:

    Евгения, доброго времени суток!
    Вопрос у меня, вновь, возник.
    Я, как архивариус, составляю сводную номенклатуру дел на 2016 год. Это первая сводная номенклатура в нашей организации и архив появился в конце 2015г.
    В принципе, я не видела номенклатур дел отделов за прошлые года и не знаю, что у них там хранится.
    И вот один из отделов решил уничтожить документы за прошлые года (срок хранения этих документов — До минования надобности). Они ведь праве их уничтожить самостоятельно и не предоставлять мне никаких актов?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Анна, здравствуйте.
      Лучше заактировать уничтожение. Судя по сроку ДМН, документы не самые важные, но порядок есть порядок.

  134. Людмила говорит:

    Добрый вечер!
    Помогите пожалуйста, запуталась совсем.
    У меня в организации сейчас действует номенклатура дел на 2011 год, после этого переутверждалась (подписывалась только руководителем) номенклатура дел на 2015 год. В настоящее время составляется номенклатура дел на 2016 год (сводная).
    Надо готовить документы со сроком хранения (постоянно и 75 лет) к включению в опись (постоянного хранения, по личному составу и т.д.). А я не знаю из какой номенклатуры дел «выбирать» (запрашивать) из функциональных отделов документы?
    Заранее спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Людмила!
      Дела за 2015 год включаются в описи дел в соответствии с НД на 2015 год.

  135. Ирина говорит:

    Здравствуйте,помогите, пожалуйста разобраться, у нас очень большая организация и очень много в ней подразделений, номенклатуры нет. Необходимость в номенклатуре возникла только у одного подразделения, можно ли создать и утвердить номенклатуру только одного подразделения,в остальных номенклатуры не будет. Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина! Да, так можно. Оформлять номенклатуру тогда надо не как сводную, а как номенклатуру дел структурного подразделения (правила работы архивов 2015 приложение 26 )

  136. Ирина говорит:

    Спасибо за ответ. Помогите, пожалуйста, разобраться еще с одним вопросом. Я понимаю,что приказы л/с (отпуск без сохранения з/п и т.д) перечисленые в ст 19 Перечня хранятся 75 л., а основания к ним 5 л. (заявления, служебные записки и т.д.), можно ли основания подкалывать к приказам, т.к. на основаниях есть все необходимые подписи и согласия сотрудников, а на приказе нет возможности собирать заново все подписи — ознакомления. И хранить приказ и основание вместе 75 л. Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Ирина! Основания к приказам хранятся вместе с ними. У самостоятельной СЗ срок хранения 5 лет, но если на основании этой СЗ был издан приказ, то она превращается в основание и хранится вместе с ним постоянно. В дело «Служебные записки» в этом случае (если нужно) помещается копия с примечанием, что оригинал находится в деле «Приказы по основной деятельности».

  137. Ирина говорит:

    Евгения, здравствуйте, спасибо за помощь.

  138. Татьяна говорит:

    Добрый день! Подскажите пожалуйста в какое дело должна подшиваться номенклатура на 2016 год — в 2015 (если была утверждена в декабре 2015) или в 2016?

  139. Ольга говорит:

    Евгения, добрый день. Не могли ли Вы подсказать: если в организации некоторая документация ведется только в электронном виде, не выводится на печать, то нужно ли вносить её в номенклатуру? И каким образом организовать её учет и хранение?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      Электронные документы учитываются и хранятся так же, как и бумажные. При учете в графе «примечание» ставится пометка, что документ электронный, в номенклатуре то же самое. Для архивного хранения документы выгружаются из программ и записываются на диски.

  140. Ольга говорит:

    Евгений, спасибо большое за ответ. Насколько поняла, для составления номенклатуры дел совершенно не важно, в каком виде документ предстает на выходе. В неё электронные документы вносятся наряду с «бумажными», со всеми вытекающими последствиями учета и соблюдения сроков хранения. Верно ли?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Ольга, да, верно. Номенклатура — это перечень всех документов и дел организации. В каком виде эти дела ведутся, здесь не важно, хотя отметка и ставится. Срок и условия хранения документов не зависят от того, на бумаге они или в электронном виде.

  141. Ольга говорит:

    Евгения, спасибо Вам за помощь. И за предоставление возможности получить профессиональный совет в рабочих недоумениях) Всех Вам благ.

  142. Анна говорит:

    Евгения, добрый день! Подскажите, пожалуйста, обязательно ли разрабатывать Положение об экспертной комиссии в организации, не являющейся источником комплектования гос. архива? Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Если есть комиссия, то положение тоже должно быть. Оно нужно не гос.архиву, а самой комиссии и архивариусу: в ней утверждается состав участников, прописываются их права-обязанности-полномочия и т.д. Если нужно провести экспертизу ценности, то архивариус инициирует ее, основываясь на положении. Без него члены ЭК могут сказать, что не обязаны проводить никакую экспертизу.

  143. Наталия говорит:

    Здравствуйте, Евгения!
    Сразу прошу прощения за глупый вопрос, но я уже запуталась. К примеру, я создаю номенклатуру на 2015 год, утверждаю ее в январе 2016 и все начинают работать в соответствии с ней. Потом через год, я в конце года ее переутверждаю и ввожу в действие с 1 января 2017.
    Вопрос:новая номенклатура 2017г создается и заполняется заново на основе предыдущей или просто дополняются новые сведения в старую номенклатуру 2016 года?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталия!
      Вы правильно говорите: НД на следующий год делается на основе предыдущей. Вот здесь моя статья как раз про уточнение и переутверждение НД: http://www.profiz.ru/sr/12_2015/nomenkl/

  144. Ирина говорит:

    Здравствуйте!
    Подскажите, как сделать. Устроилась сейчас секретарем в организацию, которая создана с 2007 года, на сегодняшний день нет ни одной номенклатуры. Что делать с документами с 2007 по 2015 год , где их учесть?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина! Надо составить НД на 2016 год и учитывать появляющиеся документы в соответствии с ней. Старые документы для начала нужно разбить по делам, потом назначить каждому из них срок хранения.

  145. Наталья говорит:

    Здравствуйте, Евгения! Не приняли на хранение номенклатурное дело за 2015 год, сославшись, что в него подшиты документы 2016 года. Но ведь это отчетные документы за весь 2015 год и, в частности, за декабрь 2015 года, подготовленные в январе 2016 года. Запуталась. Не знаю куда их подшивать. Если оставлять в деле 2015 года, то какую дату окончания дела ставить на обложке и в номенклатуре дел 2015 года?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья! Все правильно: документ датируется днем подписания/утверждения. Ваш отчет — документ за 2016 год, он пойдет в НД на 2016 год и будет подшит в дело за 2016 год.

  146. Ольга говорит:

    Добрый день, Евгения. Помогите разобраться в сложившейся ситуации. Составляю НД, опираюсь соответственно на штатное расписание. Но дело в том, что в штатном расписании отделы расположены по значимости для компании, сначала профильные, потом все остальные. Т.к. компания строительная производственный отдел, технический и т.д. стоят вначале списка. А такие как бух-ия, отдел кадров, охрана труда, где образуется самый большой объем документов с длительным сроком хранения в конце. Я должна строго придерживаться существующей нумерации отделов, или же в НД я могу расставить приоритеты самостоятельно?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга! Если в компании нет ранее утвержденной индексации отделов, можете расположить отделы в НД так, как удобно.

  147. Юлия говорит:

    здравствуйте! подскажите пожалуйста, прописываем в номенклатуре много дел с документами по одному направлению но с разными сроками хранения (так удобнее в работе). срок хранения напишем максимальный. а вот по окончанию года данное дело надо расформировать? если да то как? с проставлением нового номера или разделить по разным томам?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Юлия!
      Дело может быть расформировано, когда кончится самый маленький из сроков хранения и если это не повредит информационному наполнению дела. Например, у вас в деле документы со сроками 3, 5, 10 лет и постоянно. Дело от 2012 года. В этом году можно убрать из него документы со сроком хранения 3 года, в 2018-м — 5 и т.д.

  148. Алекса говорит:

    Добрый вечер Евгения
    А у меня такой вопрос номенклатура дел и перечень дел,книги журналов на каждый год, как и привязать к друг другу и что в них указывать и например уже закрытые журналы, указывать их в перечне,если нумерацияс новог года не начинается с 1 номера?
    Заранее спасибо

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Алекса!
      В номенклатуру помещаются все документы, которые создаются в организации и поступают в нее.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Алекса!
      Все документы организации (созданные в ней и поступившие в нее) помещаются в номенклатуру дел. Если в НД за прошлый год был журнал, который не закрыт и перешел в этот год, то это переходящее дело, которое перейдет в НД на этот год, желательно под своим старым индексом.

  149. Алекса говорит:

    Доброе утро, спасибо большое,
    но зачем тогда перечень дел, журналов и книг составлять и как его с номенклатурой дел увязывать, если у нас отдельно номенклатура дел, а журналы и книги учитываются в другом месте?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Перечень книг и журналов — не обязательный документ, его организация заводит по собственной инициативе. Основной учетный документ — номенклатура. Увязать очень просто: внести в НД дело «Перечень книг и журналов».

  150. Валентина говорит:

    Здравствуйте Евгения!
    Очень много просмотрела информации по заполнению гр. 3 номенклатуры и гр. 2 и 3 итоговой записи по окончании календарного года. К сожалению нигде не нашла конкретного примера заполненной гр.3 и на основании этого составленной итоговой записи, во всех примерах цифры отвлеченные, поэтому совсем запуталась и очень прошу разъяснить:
    1. Как отразить в гр. 3 номенклатуры и гр. 2 и 3 итоговой записи в 2013, 2014, и в 2015 годах
    — если дела (устав, положение структурного подразделения, инструкции, правила) заведены в 2013 году и действуют до сих пор и считаются ли они переходящими;
    — если дело, переходящее с 2014 года и состоит из 2-х папок, а в 2015 году добавилось еще 2 папки и завершено в 2015 году;
    — личные дела сотрудников, если в 2015 году принято 15 человек, а уволено 20 человек.
    2. В итоговой записи, например номенклатуры за 2015 год в гр. 2 отражается количество заведенных папок (единиц хранения) или количество индексов дел, и принципиально ли это, а в гр. 3 учитываются Переходящие дела, только заведенные в 2015 году или все, которые заведены ранее, но не закончены делопроизводством.

    Заранее благодарю за ответы.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Валентина!
      1. — Если дело (например, устав) заведено в 2013 году и действует до сих пор, то это переходящее дело. В НД/2013 напротив дела «Устав организации» в графе 3 надо написать: 1 том. То же самое и в НД/2014 и 2015: 1 и 1. Дело «Устав организации» в каждом из этих лет представлено в количестве 1 единицы хранения (или по факту, сколько занимает устав).
      — Если дело «А» заведено в 2014 году и на момент закрытия НД/2014 состоит из двух томов, то при закрытии НД/2014 в третьей графе пишем: 2 тома. При закрытии НД/2015 (дело выросло на 2 тома) пишем: 4 тома.
      — Личные дела сотрудников закрываются делопроизводством только когда сотрудник увольняется. Работает человек 20 лет — значит, его личное дело является переходящим в течение 20 лет.
      2. В графе 2 итоговой записи указывается количество единиц хранения (томов, частей, связок, коробов, дисков и т.д.). В графе 3 указывается количество переходящих дел на момент закрытия НД/2015. Если в НД/2015 вошли переходящие дела прошлых лет и были завершены в 2015 году, то они указываются в графе 2. В графе 3 — только те, что переходят в 2016-й.

  151. Валентина говорит:

    Здравствуйте Евгения!
    Большое спасибо за ответ, но я хотела бы уточнить:
    1. Правильно ли я поняла, что в графе 2 итоговой записи НД/2015 г. указываются единицы хранения не только заведенных дел в 2015 году, но и переходящие единицы хранения с пошлых лет.
    В графе 3 указываются единицы хранения, которые переходят на 2016 год заведенные в 2015 году и переходящие дела с прошлых лет.

    2. Теперь вопрос по составлению описи дел постоянного срока хранения согласно Правилам составляется ежегодно и, по которой сдаются дела в архив организации, не позднее трех лет после их завершения.
    Если дело «А» заведено в 2014 году и на момент закрытия НД/2014 г. состоит из двух томов, а при закрытии НД/2015 г. выросло до 4, тогда при составлении описи дел в 2015 году за 2014 год вносим в опись 2 тома или составляем опись за 2014 год в 2018 году, т. е. перед сдачей дел в архив, когда дело будет, завершено и указываем в описи все 4 тома. Или составляем две описи в 2015 году за 2014 год на завершенные дела, а потом на дела переходящие, когда они будут завершены.

    3. У нас сводная НД очень большая и состоит из 650 листов, можно ли ее не разделять на тома или это обязательно, тогда это должно быть 3 тома?

    Заранее благодарю за ответ.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Валентина!
      1. Да, правильно. Переходящие дела вписываются в номенклатуру так же, как и все остальные.
      2. Дело А попадет в опись только один раз — за 2015 год. Если оно переходящее, то в 2014-м году еще не закрыто. В описи вносятся только закрытые дела. Трехлетний срок для передачи в архив пойдет с 2015 года для всех томов дела.
      3. Можно разделить НД на 3 тома. Это такое же дело, как и все остальные, максимальный объем — 250 листов или толщина корешка 4 см.

  152. Анна говорит:

    Евгения, день добрый!
    Наша организация не является источником комплектования гос.архива.
    У нас, с горем пополам утверждена сводная номенклатура дел (ибо никогда ее не делали). Я уже молчу про годовые разделы сводных описей дел…мы даже не начали их делать…. а опись нужно составлять аж за лет 6-8.
    Судя по нормативке, мы имеем право уничтожать документы тоооолько после утверждения годовых разделов сводных описей дел…я права?
    Но в нашей бухгалтерии настал период уничтожения документов (они каждый год уничтожали их сами — составили опись и уничтожили). Но сейчас, так как появился архивариус и архив, этим должна заниматься я.
    А теперь вопрос…так как мы частная организация и не сдаем документы в госархив, мы можем составить опись только на бухгалтерские документы 2010 года, срок хранения которых 5 лет, и уничтожить?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Документы со сроком хранения 5 лет можно не описывать. Для них даже нет специальной формы описи. В ваших условиях будет достаточно внести все эти дела в акт об уничтожении.

  153. Валентина говорит:

    Здравствуйте Евгения!
    1.Извините, что много задаю вопросов, но «чем дальше в лес, тем больше дров»
    Я была уверена, что Переходящие дела вносятся в опись по году заведения, где бы я не читала везде написано именно так, а в архив они не сдаются, а в графе «Примечание» делается отметка о том, что дело хранится в отделе, затем когда оно сдается в архив так же там отмечается. Иначе можно все дела растерять, а так в описи видно, что они заведены. И в опись, например за 2013 год могут быть внесены дела, которые заведены в 2007, 2008, 2009 году. Так же и в годовой раздел описи. Правильно ли это, неужели я ошибалась. Или это относится не ко всем переходящим делам, а только, например к Положениям об отделе.
    2.В нашей организации так же запущена работа архива и сейчас структурные подразделения составляют описи на дела постоянного срока хранения начиная с 2005 года, сводная номенклатура только с 20012 г., за прошлые годы ее составлять никто не будет. У номенклатурных дел за 2005 год нет индексов дел и нет сроков хранения, по Перечню-2010 мы определили, что срок хранения этих дел – постоянно. Составляем на эти дела опись постоянного срока хранения, что нужно указать в графе индекс дела — б/н-? и как сослаться на статью по которой определили срок хранения, если эта графа в описи опущена, достаточно ли того, что эту опись утвердил начальник структурного подразделения.
    Очень рада, что Вы помогаете так мало материалов на эти темы, а вопросов очень много. Большое спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Валентина!
      1. «Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом» («Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.20.2002). Это что касается номенклатуры.
      В опись — да, дела вносятся по году заведения, с проставлением отметки в описи за последующие годы.
      2. Индекс дела можно не писать и либо вообще убрать эту графу из таблицы, либо поставить прочерк или б/н. Постоянный срок хранения вынесен в наименование описи. Ссылку на статью перечня при отсутствии НД можно написать в примечаниях. Утверждает описи генеральный директор или уполномоченный руководитель. Свежие формы описи можно скачать здесь: http://thebestsecretary.ru/?p=4829

  154. Татьяна говорит:

    Добрый день! В нашей организации изменилась структура и имеет следующий вид:
    Руководство
    Управление 1: Управление 2: Отдел 3 Отдел 4
    — Глав.бух — Отдел 1
    (в ед-ном лице); — Отдел 2
    — Орг.отдел
    (правовое, кадровое,
    документационное
    обеспечение, архив);
    — Аналитический отдел
    (стат.учет и отчетность,
    информационное сопровождение,
    охрана труда)

    Теперь структура номенклатуры дел должна выглядеть так?
    01.Руководство
    02.Управление 1
    02-01. Бухгалтерский учет и отчетность
    02-02. Орг.отдел
    02-02-01. Правовое обеспечение
    02-02-02. Кадровое обеспечение
    02-02-03. Документационное обеспечение
    02-02-04. Архив
    02-03. Аналитический отдел
    02-03-01. Стат.учет и отчетность
    02-03-02. Информационное сопровождение
    02-03-03. Охрана труда
    03.Управление 2
    03-01. Отдел 1
    03-02. Отдел 2
    04.Отдел 3
    05.Отдел 4

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна!
      Да, можно и так. Но смущает слишком большое нагромождение индексов. Не совсем понятно, являются ли «обеспечения» самостоятельными структурными подразделениями внутри отделов. Если нет, то можно и не разделять их на отдельные орг.единицы внутри номенклатуры. Можно сделать индекс 02-02 Орг.отдел, а внутри него разбить дела на группы без добавления дополнительной цифры к индексу: дело №02-02-01 и так далее, сгруппировав заголовки по темам: правовое обеспечение, кадры, ДОУ, архив.

  155. Татьяна говорит:

    меня тоже смущает такое нагромождение. Но меня пытаются убедить, что именно оно — верное. Т.е., я правильно поняла, можно сделать:
    02-02. Орг.отдел
    Правовое обеспечение
    02-02-01.
    02-02-…
    02-02-30
    Кадровое обеспечение
    02-02-31
    02-02-…
    02-02-70
    ДОУ
    02-02-71
    и т.д.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Да, Татьяна, совершенно верно! Тем более, что обеспечения — это не самостоятельные отделы. Смотрим Основные правила работы архивов организаций: «Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения» (п. 3.4.9.).

  156. Татьяна говорит:

    «Обеспечения» — это специалисты внутри отдела:юристы, кадровик, делопроизводитель

  157. Анна говорит:

    Евгения, доброго времени суток!!!

    Вопрос по уничтожению документов.

    Нами составлен акт об уничтожении документов, согласован нашей экспертной комиссией и утвержден генеральным директором.
    Уничтожать документы будет сторонняя организация (безвозмездно).

    Вопрос: какие документы мы должны оставить на руках после уничтожения?

    Я думаю, что в нашем акте должна стоять печать этой сторонней организации и еще должен быть составлен акт-приема передачи (только не могу понять что в нем должно быть написано)
    Заранее благодарю за помощь)))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Посмотрите в Правилах работы архивов от 2015 года приложение №21. Это форма акта об уничтожении. Там есть строки «Документы в количестве….. сданы на уничтожение». С организацией нужно заключить договор, и записать в эти строки акта данные договора.

  158. Анна говорит:

    Евгения, а если мы решили все это сделать без договора?
    Это страшно?)))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Не страшно, но это ваши документы, надо как-то подтвердить их передачу. Тогда в том же акте можно написать: Документы для уничтожения передал…. Документы для уничтожения принял….

  159. Людмила говорит:

    Евгения здравствуйте!
    Помогите пожалуйста разобраться с номенклатурой дел.
    До меня была разработана и утверждена номенклатура дел на 5 лет, в ходе работы с нд были выявленные ошибки — не включены некоторые документы и некоторые дела не соответствовали делам хранившимся в отделах.
    Скоро мне надо будет пересматривать нд на следующий год. Что мне делать в данном случае? Спасибо за помощь)

  160. Татьяна говорит:

    Здравствуйте, Евгения! У меня такой вопрос. Юр.лицо создало обособленное подразделение. На территории ОП работают 16 человек, 3 находятся в штате у юр.лица( это директор О, бухгалтер ОП и инженер-технолог), остальные работают по договору подряда у юр.лица. ОП здает в аренду помещения. Все оригиналы документов передаются юр.лицу. В ОП хранятся лишь копии. Подскажите, какой примерно должна быть номенклатура дел?
    Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна!
      Ответила по эл.почте.

  161. Светлана07 говорит:

    Евгения! У нас поменялся начальник и он заставляет нас в журналах заведенных при прежнем начальнике, отрывать «прошнумеровано и пронумероно» и делать новую с его фамилией и его подписью. Мы в шоке. Что нам делать?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана! Я не знаю, что вам делать, но нарушать пломбы, конечно, нельзя: их для того и клеили, чтобы гарантировать неприкосновенность книги. Прежний начальник являлся полноправным должностным лицом, о том, что он работал в компании на этой должности, есть множество записей. Все принятые им управленческие решения остаются в силе, в том числе и заверение книг.

  162. Ирина говорит:

    Евгения, добрый вечер, подскажите пожалуйста, столкнулась с такой проблемой. В организации,которая создана в 2009, было 34 отдела, вся номенклатура строилась по принпипу-отделы прямого подчинения, по тыловой работе, по таможенному контролю,информационно-техничечкие отделы, отделы по экономической деятельности, правоохранительных блок и кадровый блок и отдельные должности.В правоохранительных блок относился отдел охраны,где-то в 2013 вышел документ что отдел охраны переходит в прямое подчинение,а в 2014 году был ликвидирован один из отделов информационно-технической службы.Обязательно ли вносить изменения в коды отделов, в связи с данными изменениями или допускается что один из кодов будет пропущен.Спасибо

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина! Номенклатура каждый год пересматривается, уточняется и переутверждается. Если в 2014 году отдел, который (например) имел код 01-05 изменил подчинение и стал отделом 02-01, то в номенклатуре на 2015 год он уже должен был пойти под кодом 02-01. Посмотрите вот эту статью, здесь написано, что делать в таких случаях: http://www.profiz.ru/sr/12_2015/nomenkl/

  163. Анна говорит:

    Евгения, помогите, пожалуйста, разобраться.
    Была на курсах по архиву и нам сказал преподаватель, что если дело в утвержденной номенклатуре не заведено, то нужно взять письменное объяснение, по какой причине не было заведено дело. так ли это?
    например, в номенклатуре на 2016 было дело 01-02 Переписка с ОАО Метатор а в номенклатуре на 2017 указывают за этим же индексом другое дело (заголовок). Вопрос, куда делось это дело?
    Действительно все так серьезно и нужно требовать от составителя номенклатуры объяснения?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      НД ежегодно пересматривается и переутверждается на следующий год. Она должна отражать реальное положение с делами в компании. Если в 2016 году была переписка с ОАО Матадор, а в 2017 не планируется такого дела, то зачем оно в номенклатуре? Вот здесь моя статья о том, что нужно делать с НД в конце года.

  164. Татьяна говорит:

    Здравствуйте, Евгения!
    Подскажите, пожалуйста, как лучше со всех отделов собрать сведениями о количестве дел, заведенных в 2016 году? У нас в организации 60 отделов. И я никак не могу добиться от них точных сведений. То они не помнят, то некогда, пробовала вызывать их к себе, по телефону — безрезультатно)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна! Если в организации есть СЭД, то хватит и служебной записки: людям ставится задача по СЭД, срок исполнения ее стандартен. Не ответил — получил просрочку.
      Если совсем не идут на контакт, то придется через приказ ГД с установленным сроком исполнения.

  165. Наталья говорит:

    Доброе утро, Евгения!
    Я работаю в ГБУ.С 01.10.2016 г. мы реорганизованы путем присоединения к другому учреждению. Теперь в новом учреждении будет 5 отделений (территориальных). Хотим создать общую НД на следующий год. Посоветуйте пожалуйста как эти отделения включить в НД, т.к. в каждом отделении будет по зам. директора (итого 5 чел.), по 2 отдела, возглавляемых начальниками,. Кроме того, зам. директора по общим вопросам, отдел МТ и информационного обеспечения+начальник, отдел ОТ+начальник отдела, и т.д.
    Также хочу у Вас спросить по поводу исходящих и входящих документов. Я решила в новом учреждении вести электронные журналы входящих и исходящих, где предусмотрена графа «Скан-копия документа». Могу ли я в этом случае не хранить оригиналы этих документов? Как в этом случае будет правильно указать в предисловии НД о приеме документов на хранение — подлинников же не будет. И вообще правильно ли будет если исходящий документ готовить в 1 экз. — только для адресата (кому направлен документ) или все-таки лучше как раньше: 1 экз. адресату, 1 экз. у исполнителя, 1 экз. у секретаря?
    Заранее большое спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья!
      Решение сделать одну сводную НД для всех совершенно правильное. В нее включаются все отделения, причем каждое получает собственный индекс: 01, 02, 03, 04, 05. Внутри каждого отделения подразделения тоже получают индексы, но второго уровня: 01-01, 01-02, 01-03 (первое подразделение), 02-01, 02-02, 02-03 (второе подразделение) и т.д. Можно некоторые обозначения сделать буквенными, например А-01, А-02.
      Что касается электронной регистрации, то сканы нужны для оперативного доступа к копии документа и для того, чтобы оригиналы находились в одном месте и не гуляли по организации, но они никак не заменят оригиналы. Оригиналы уничтожать нельзя. Скан — это всего лишь электронная копия, а юридической силой обладает оригинал. Так что бумажные экземпляры придется хранить. Количество экземпляров исходящего документа определяется внутренними правилами. Если будут скан-копии, то достаточно максимум двух экземпляров. Если письмо отправляется по факсу или по электронной почте, то хватит и одного (он же останется у вас после отправки). Если курьером или по почте, то два: один адресату, второй в дело.

  166. Анна говорит:

    Евгения, доброго времени суток!
    Я думаю сейчас ооочень актуальны вопросы по поводу переутверждения номенклатуры. Я прочитала предыдущие вопрос-ответы, но подходящего для себя не нашла.
    Вопрос заключается в следующем.
    «… в 2016 году номенклатуре отдела существует дело 005-54 «Переписка с ОАО «Ромашка». Однако, в 2017 году этого дела не будет. Получается в 2017 году 005-54 будет пустым. Можно ли под этим индексом внести другое дело…к примеру, в 2017 году будет 005-54 «Договоры энергоснабжения» ?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Совершенно согласна с Вами, огромное количество вопросов по номенклатуре. Планирую вебинар на эту тему в конце ноября, так что, если интересно, следите за новостями.
      Если освобождается номер, то его можно занять. Но размещение этого дела должно быть логичным, т.е. среди переписки не должно быть счетов-фактур или, например, договоров энергосбережения, как у вас.
      Индексы дел могут меняться от года к году, если дело не переходящее. Ничего страшного нет. Например, если приказы по ОД в 2016 были 01-12, то в 2017 они могут быть 01-13, а если поменялась оргструктура, то и вообще 05-10. То есть в вашем случае можно поднять все индексы на 1 номер вверх. Если, например, в 2016 году 005-54 была переписка с Ромашкой, а 005-55 с ООО Василек, то в 2017 можно сделать 005-54 дело «Переписка с ООО Василек».

  167. Ольга говорит:

    Здравствуйте, Евгения!Составляется номенклатура дел в организации по структурному принципу.Значит служба делопроизводства должна стоять первым разделом номенклатуры.Отдела(сектора) по делопроизводству в организации нет,есть специалист,который назначен ответственным за делопроизводство и архивное дело.В штатном он стоим под №8.как его поместить в номенклатуру под первым номером раздела,ведь в штатном под №1″Руководство», или сбивать нумерацию,тогда название разделов в номенклатуре не будет соответствовать штатному.Заранее благодарна

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      Если службы делопроизводства нет, то и раздела, посвященного ей, в НД тоже нет, а документы по делопроизводству будут относиться или к тому подразделению, в котором работает ответственный за делопроизводство специалист, или к разделу Руководство, т.к. вносим в НД не людей, а документы. Управленческие документы в отсутствие административного отдела относятся к руководству.
      Можно объединить документы делопроизводства с документами раздела «Руководство», название менять не нужно.
      По внесению копий должностных инструкций. Можно внести их в НД, это все-таки рабочие документы отдела. Но в архив они не попадут.

  168. Ольга говорит:

    к предыдущему вопросу,может можно объединить документы руководства организации с документами специалиста по делопроизводству?тогда как будет назван раздел номенклатуры?

  169. Ольга говорит:

    Евгения!Ещё не получила ответа на предыдущий вопрос, уже возникают новые.Пожалуйста, помогите.Вышестоящей организацией разработана Примерная номенклатура по функциональному признаку, в которой должностные инструкции работников, положения о структурных подразделениях находятся в разделе»Организационные основы управления» (в графе»Примечание» при этом указано «в структурных подразделениях копии — до замены новыми») Я разрабатываю номенклатуру дел по структурному принципу.Должны ли структурные подразделения включать в свою номенклатуру копии должностных и положений или будут только оригиналы в номенклатуре делопроизводителя, а в структурках копии не обязательно включать, просто стоят в папке без номера?

  170. Ольга говорит:

    Евгения, спасибо огромное за компетентный, а главное, своевременный ответ!Буду обращаться ещё, если позволите.Всего Вам доброго!

  171. Ольга говорит:

    Отметки в 4 графе «До минования надобности» и «До замены новыми» означают, что эти документы имеют только практическое значение и срок хранения определяется самой организацией, т.е. должна ЭК организации на своем заседании определить эти сроки.В какой момент проводить эту экспертизу — во время разработки номенклатуры (и утверждать уже с определенными сроками) и что при этом писать в примечании (ЭК или № протокола заседания, на котором сроки утверждены)?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Ольга, добрый день! Срок «до замены новыми» так и читается: как только утвержден новый документ, после 1 января следующего года старый можно уничтожить. «До минования надобности» не может быть меньше 1 года (см. типовой перечень от 2010 года). У экспертизы ценности другая цель, сроки устанавливает комиссия на обычном заседании, это не экспертиза. оформляется обычный протокол по установленной в компании форме.
      Последите за обновлением сайта, завтра должна появиться статья именно об установлении сроков ЭК с образцом протокола.

  172. Анна говорит:

    Евгения, спасибо Вам огромное за разъяснения!)
    В конце ноября вебинар? Это меня заинтересовало, спасибо за информацию!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Анна, не за что, обращайтесь)) Вебинар в конце ноября, будет информация на сайте и в группе.

  173. Анна говорит:

    Евгения, и еще один вопрос по номенклатуре.

    В номенклатуре каждого отдела мы оставляем три «Резервные папки». Вот например, в отделе кадров в 2016 году было заведено дополнительно 5 дел. Конец их номенклатуры выглядел так:

    01-01 — Приказы
    01-02 — Расписание
    …..
    01-56 — Резервная папка
    01-57 — Резервная папка
    01-58 — Резервная папка
    01-59 — Номенклатура дел

    Получается три новых дела мы занесем в Резервные папки, а два оставшихся дела будут иметь номер 01-60 и 01-61… я верно понимаю?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Папка — это дело, я правильно понимаю?
      Рекомендую оставлять не резервные индексы, а резервные строки в номенклатуре. Нет гарантии, что в течение года будут заведены новые дела. Тогда крайним делом отдела кадров на момент утверждения НД будет 01-56 Номенклатура дел, а затем несколько чистых строк. Появилось дело — записали в НД, поставили очередной индекс.

  174. Ольга говорит:

    Добрый день, Евгения!Спасибо ещё раз, что откликаетесь на вопросы(я Вам уже надоела, наверное, но я в делопроизводстве первый год-простите за элементарные вопросы).К предыдущему вопросу:ЭК на заседании установила сроки для документов со сроком по перечню «До минования надобности».(если я правильно понимаю, ЭК устанавливает эти сроки при разработке номенклатуры, никак ни позже.При разработке номенклатуры я должна отразить в графе номенклатуры «Примечание» № протокола заседания ЭК, на котором установлены эти сроки, или ничего не указывать?Заранее благодарна.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Ольга, добрый день!
      Этот срок отражается в 4 графе, которая так и называется «Срок хранения и № статьи по перечню». Так и пишите: 5 лет, протокол заседания ЭК от 01.11.16 №1. Если смущает слово Перечень в наименовании графы, можно изменить ее название «Срок хранения и ссылка на устанавливающий его документ». Это допустимо, тем более что многие организации пользуются сразу несколькими перечнями.

  175. Анна говорит:

    Да,Евгения..папка у нас в НД принимается за дело.

    Получается,если появилось новое дело…оно уже будет идти после дела 01-56 Номенклатура дела.

    Например
    01-56 — Номенклатура дел
    01-57 — Графики платежей
    01-58 — Договоры поставки

    • Евгения Кожанова говорит:

      Да, Анна, все правильно. Мы же не можем, оставляя резервы, точно сказать, что будет заведено именно 3 новых дела, не больше и не меньше. Пусть список будет открыт, а пополнится он или нет, это только время покажет.

  176. Ольга говорит:

    но срок по Перечню в 4 графе стоит «До минования надобности» (и вышестоящая организация, разработавшая Примерную номенклатуру в методических рекомендациях оговорила, что сроки менять нельзя), как же я могу в 4 графе написать «5 лет, протокол заседания ЭК от 01.11.16 №1». Я предполагаю,что в №4 нужно писать «До минования надобности», а уже в примечание заносить «5 лет, протокол заседания ЭК от 01.11.16 №1».Так можно? Или мы не поймем друг друга

    • Евгения Кожанова говорит:

      Ольга, я для примера написала 5 лет. Если ЭК установила срок ДМН, то этот срок и ставится в 4 графу. И здесь же регистрационные данные протокола. Я имела в виду, что источник срока хранения вносится в 4 графу, а не в примечание.

  177. Ольга говорит:

    Спасибо огромное за разъяснения!Всего Вам доброго и успехов!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Ольга, большое спасибо, обращайтесь))

  178. Ольга говорит:

    Добрый день,Евгения!Ещё вопрос:Паспорт архива является документом организации — источника комплектования государственного архива.Наша организация не является источником комплектования гос.архива, поэтому этот документ не нужен?Заранее благодарна

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      Все верно, если ваша компания не источник, то паспорт архива вам не нужен.

  179. Анна говорит:

    Евгения, добрый день!
    Можете подсказать в одном вопросе?

    В номенклатуру каждого управления мы включаем дело «Организационно-распорядительные документы по основной деятельности (приказы, указания, распоряжения). Копии». Но одно управление наотрез отказывается включать в свою номенклатуру данное дело и просит сказать на основании чего они должны включать его в свою НД.

    Как я понимаю это дело как «негласное правило»…такого ведь нигде не прописано? или можно в каких-нибудь документах увидеть обоснования того, что это дело должно быть включено в номенклатуру?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Если ваши коллеги задают мой любимый вопрос «Где это написано», то можно сослаться на Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526)., пункт 4.15.:
      Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
      Правила — нормативный документ, обязателен для всех.

  180. Анна говорит:

    Здравствуйте подскажите пожалуйста, При составлении перечня условных индексов для номенклатуры. Такая ситуация- Есть руководство,у него есть помощник и еще несколько отделов которые подчиняются ему. правильным ли будет написать
    01 руководитель
    01/01 помощник
    01/02 «название отдела»
    Или помощник должен вести дела по индексу руководителя? Не является ли 01 руководитель (разделом в номенклатуре)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна!
      Помощник не является структурным подразделением, в отличие от руководства. Он относится или к руководству, или к какому-то другому отделу, например, канцелярии или отделу делопроизводства. Если отдела делопроизводства нет, а помощник формально работает, например, в АХО или в общем отделе, то все делопроизводство нужно отнести в раздел руководство.

  181. Ольга говорит:

    Здравствуйте, Евгения! К вопросу Анны от 16.11.2016 «В номенклатуру каждого управления мы включаем дело «Организационно-распорядительные документы по основной деятельности (приказы, указания, распоряжения). Копии». Мои структурные подразделения не отказываются включать в свою номенклатуру данное дело,но задают мне вопрос, нужно ли? Раньше всегда включали, но в 2016 г.вышестоящее управление разработало и утвердило примерную номенклатуру дел, где в структурках этого нет.Поэтому стал вопрос

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      Могу предположить, почему нет: потому что копии. При экспертизе ценности они гарантированно будут выделены к уничтожению, а в архив пойдут только оригиналы распорядительных документов. Поэтому, возможно, посчитали нужным не вносить в НД документы, которые заведомо не попадут в архив.

  182. Ольга говорит:

    Евгения,пожалуйста, ещё один вопрос (извините за назойливость):срок хранения дела по перечню 3 года, но в примечании ссылка :»при отсутствии годовых(отчетов) — 10 лет», годовых отчетов нет в организации, тогда в сроках хранения писать 10 лет, или 3 года с этой ссылкой в примечании,Заранее благодарна

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте! Срок хранения — 10 лет, т.к. годовых отчетов нет. Пометки стоят в перечне, т.к. он универсальный, а организация для себя выбирает срок хранения в зависимости от наличия годовых (полугодовых, квартальных и т.д.) отчетов.

  183. Алиса говорит:

    Добрый день, Евгения! Почитала Ваши ответы на вопросы и поняла, насколько вы играете роль палочки-выручалочки для многих специалистов (начинающих и не очень). Пожалуйста, ответьте и на мои вопросы. Ситуация следующая: в давно существующем ООО следует создать архив, документы с истекшим сроком хранения уничтожить. По архиву понимание примерное есть: 1.Создаю номенклатуру дел, 2.Упорядочиваю документы согласно номенклатуре, 3. Составляю опись дел, оформляю и отправляю на «полку». Вопрос по уничтожению: ранее номенклатуры не существовало, как и описей дел, как и архива, в принципе. всё хранилось в структурных подразделениях без соблюдения правил. Как уничтожать эти документы? Там,в основном, первичка по бухгалтерии,срок истек: описывать каждый документ или можно как-то сгруппировать? Составлять только акт на уничтожение или ещё и опись предварительную? И ещё: есть ли смысл создавать номенклатуру за этот год? Или уже сразу на след год и архивацию, получается, и уничтожение придется проводить в след.году?
    …Оказывается, ещё вопрос: нужно сделать электронный архив со сканами документов (это на будущее) должен ли он быть идентичен бумажному архиву по номенклатуре и подразделениям, или же можно ,как душе угодно, ведь порядок ведения электронных архивов нигде не предусмотрен?

    Очень-преочень Вас заранее благодарю! Надеюсь на Вашу помощь.=)

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Алиса!
      Номенклатуру за прошлые года, включая и год 2016, составлять уже не нужно: зачем составлять заведомо недействующий документ (НД на каждый год своя и действует строго с 01.01. по 31.12.). Дела, которые нужно уничтожить, попадают только в акт. Больше никаких документов относительно них составлять не нужно. Описываются они в акте по делам, а не по видам документов: Счета-фактуры за 2010 год, счета-фактуры за 2011 год, документация по банкам за 2010 год и т.д. Дела за прошлые годы и за 2016-й, которые не будут уничтожаться, вносятся в описи. Статья про описи здесь Для этих документов все равно придется составить какой-то перечень, чтобы а) знать, что там за документы, б) установить для них сроки хранения. Но это будет не НД.
      Электронный архив не должен соответствовать НД.
      Огромное спасибо вам за ваши вопросы! Если бы мне их не задавали, было бы не о чем писать блог))) Спрашивайте на здоровье.

  184. Наталья говорит:

    Здравствуйте! Нужна Ваша помощь)) В организации работаю недавно. На мне организация документооборота. Волнует вопрос о письмах. В настоящее время они хранятся в двух папках:Входящие и Исходящие. Формируя номенклатуру на 2017 год прочитала, что таких папок быть не должно. По номенклатуре должна быть одна и называться «Переписка с организациями….». И все письма должны храниться там по принципу «Запрос-Ответ». Но ведь не все письма требуют ответа, какие-то только для рассмотрения или ознакомления. И если они будут храниться в одном деле, а регистрироваться в разных журналах, соответственно, будет нумерация разная…Можно ведь запутаться..(( Ну хорошо, но в таком случае их подшивать по хронологии?! Если да, то по хронологии исходящих или входящих?? На что ориентироваться?! Прошу разъясните, пожалуйста))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья!
      Все верно, письма формируются по принципу запрос-ответ. В зависимости от объема переписки вашей компании дел с перепиской может быть несколько. Ее можно разбить по контрагентам (дела Переписка с ООО А, переписка с ООО Б и т.д.), можно по темам: переписка по вопросу А, переписка по вопросу Б. Внутри каждого дела письма выстраиваются хронологически. Если на одно из писем пришел или был отправлен ответ, оно подшивается сразу за запросом.

  185. Ольга говорит:

    Добрый день, Евгения!Наконец-то сделала номенклатуру на 2017 г.,Дело дошло до итоговой записи. Итоговая запись должна быть составлена о категориях и делах заведенных в 2016 г.?(т.е по окончании делопроизводственного 2016 года, а значит в начале 2017г.) Значит, когда я буду согласовывать ЦЭК вышестоящей организации в декабре 2016 г. свою номенклатуру на 2017 г. у меня ещё не потребуют итоговую запись за 2016 г.? Почему же они сразу её прикладывают к номенклатуре 2017 г.?Может вопросы Вам покажутся глупыми, но я что-то запуталась,Заранее благодарна

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      Итоговая запись входит в форму номенклатуры дел. Заполняется по окончании делопроизводственного года, то есть в январе. В нее вносятся сведения о количестве и категориях дел, заведенных в 2016 году, т.е. в конце года у вас не могут ее потребовать: год еще не кончился, цифры могут измениться.

  186. Ольга говорит:

    Евгения, добрый день.

    Скажите, как правильно указать срок хранения в НД. Дело: «Документация по СЭМ ОАО «….» (копии»).
    Раньше эти документы были на бумажных носителях в копиях со сроком хранения ДМН и указанием в примечании, где хранятся оригиналы.
    Со следующего года, дело будет электронное, документы будут поступать по СЭД, распечатывать не будем. Как правильно его внести в номенклатуру? Оставить в заголовке «копии» и оставить также ДМН, только указать, в примечании, что ведется в электронном виде. Или убрать слово копии и поставить срок хранения Пост. и в примечании указать про электронный вид?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга! Если документы будут электронными, то это не копии. Электронные документы — полноценные документы, имеют юридическую силу такую же, ка и бумажные. Хранятся в течение тех же сроков, что и бумажные. Т.е. в НД в Примечаниях вы указываете только то, что дело электронное.

  187. Елена говорит:

    Добрый день! скажите пожалуйста, в графе, в которой указывается срок хранения и номер статьи, как правильно писать — 5л. ст.35 или же с пробелом 5 л. ст. 35? спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елена! Правил на этот счет нет, возможны оба варианта.

  188. Владислав говорит:

    Добрый день Евгения! У меня такой вопрос — в организации есть дела, которые не были включены в Номенклатуру, им более 10 лет, сроки хранения 5 лет, как правильно их уничтожить согласовав с архивом!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Владислав!
      Эти дела уничтожаются в общем порядке. Уничтожение оформляется по акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма акта есть в Правилах архивного дела от 2015 года, приложение 21.
      Не очень поняла, с каким архивом вы хотите согласовать уничтожение: с госархивом или с архивом организации?

    • Евгения Кожанова говорит:

      В таком случае рекомендую вам еще до уничтожения связаться с госархивом и переговорить с ними. Правила для всех одни, но на местах их иногда толкуют довольно интересно))

  189. Ольга говорит:

    Евгения, добрый день.
    Спасибо за ответ.
    Мне всё равно не совсем понятно по этому делу: Ведь документация есть в оригиналах в делопроизводстве и хранится там постоянно, раньше копии раздавали в отделы и дело называлось «Документация СЭМ…. (копии)», в примечании писали, где были оригиналы и хранили эти копии ДМН, если теперь документы не будут распечатывать, а направлять в отделы в электронном виде,то зачем хранить эти документы в электронном виде постоянно, ведь оригиналы так и хранятся в делопроизводстве?
    Тогда получается, что у каждого отдела добавится по несколько подобных дел с постоянным сроком хранения в электронном виде.
    Можно ли сделать пометку, что документы в электронном виде, указать, где хранятся оригиналы и поставить срок хранения ДМН.

    ____________________________________________
    Евгения Кожанова
    Ноябрь 24 2016 @ 11:47

    Здравствуйте, Ольга! Если документы будут электронными, то это не копии. Электронные документы — полноценные документы, имеют юридическую силу такую же, ка и бумажные. Хранятся в течение тех же сроков, что и бумажные. Т.е. в НД в Примечаниях вы указываете только то, что дело электронное.

    Евгения, добрый день.

    Скажите, как правильно указать срок хранения в НД. Дело: «Документация по СЭМ ОАО «….» (копии»).
    Раньше эти документы были на бумажных носителях в копиях со сроком хранения ДМН и указанием в примечании, где хранятся оригиналы.
    Со следующего года, дело будет электронное, документы будут поступать по СЭД, распечатывать не будем. Как правильно его внести в номенклатуру? Оставить в заголовке «копии» и оставить также ДМН, только указать, в примечании, что ведется в электронном виде. Или убрать слово копии и поставить срок хранения Пост. и в примечании указать про электронный вид?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Ольга, здравствуйте!
      Нужно различать электронные документы и электронные копии документов. Если у вас будут ходить по СЭД копии, а бумажные оригиналы стоять в папках, то копии хранятся ДМН. Если документ существует только в СЭД, то он электронный: хранится постоянно (в вашем случае) и имеет пометку «Электронное дело».

  190. Ирина говорит:

    Здравствуйте, Евгения!
    Подскажите, пож-та, если надо в номенклатуру кадрового отдела в индексы добавить буквы, как это должно выглядеть: 1-02-ЛС (приказы по личному составу)? и как их потом использовать при регистрации приказов?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина!
      Индекс дела по номенклатуре и регистрационный номер дела никак не связаны между собой. Только если это оправдано, индекс дела может входить в регистрационный номер, это правило устанавливается индивидуально. Т.е. устанавливая индекс дела, о рег.номерах думать не нужно, они сами по себе. Индекс может быть дополнен буквами, части индекса могут отделяться друг от друга косой чертой, дефисом или как-то еще, строгих правил на этот счет нет.

  191. Ольга говорит:

    Евгения, добрый день!Вопрос по протоколу заседания экспертной комиссии.Как я понимаю,во время разработки номенклатур в структурных подразделениях должна собираться ЭК и обсуждать номенклатуры структурок, а потом после разработки сводной НД ещё одно заседание с предложением о предоставлении сводной НД на согласование ЦЭК вышестоящей организации. Вопросов не возникло у ЭК ни на первом заседании ни на втором. Или мы работаем неправильно. Протоколы заседания ЭК «сухие» и просто не знаю, что в них писать,я секретарь комиссии и это «сочинение» возложено естественно на меня.В инете ничего не нахожу. помогите(может ссылки какие «умные», вышестоящая организация требует копию протокола ЭК к номенклатуре)Заранее благодарна

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      Для ЭК достаточно и краткого протокола, без подробного фиксирования дискуссии: СЛУШАЛИ — РЕШИЛИ. Посмотрите образец в этой записи.

  192. Ольга говорит:

    Евгения,добрый день!Номенклатура согласовано вышестоящими,УРА!!!СПАСИБО ОГРОМНОЕ ЗА ПОМОЩЬ И ЗА ВАШИ ГРАМОТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ!!!УДАЧИ ВАМ В ВАШИХ ДЕЛАХ!!!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Ольга, поздравляю))) Столько трудов, и все получилось!!! Спасибо за пожелание, и вам всего хорошего)))

  193. Елена говорит:

    Здравствуйте, Евгения!
    Подскажите, пожалуйста, как учитывать личные дела сотрудников, личные дела студентов, трудовые книжки и медицинские книжки в итоговой записи номенклатуры дел вуза? Считать их по одному тому каждого дела или фактическое количество дел и книжек в соответствующем индексе? И каков их статус: переходящие? или нет? если нет, то каким годом их учитывать?
    Буду очень благодарна за помощь!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елена!
      Личные дела и мед.книжки являются переходящими делами. Они закрываются в день увольнения работника. Например, работник поступил на работу в 2009 году и уволился в 2015-м. Значит, его личное дело относится к 2015 году.
      Считать их томами или поштучно, зависит от того, как у вас принято их хранить. Я обычно храню такие документы по единицам: личные дела Петрова и Иванова — это 2 единицы хранения. Но можно хранить и томами.
      Трудовые книжки в номенклатуру дел попадают только невостребованные. А вообще трудовая книжка — это документ работника, а не компании, и она будет возвращена ему при увольнении.

  194. Елена говорит:

    Евгения, спасибо огромное за быстрый и конкретный ответ! С наступающим Вас Новым годом! ))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Елена, спасибо вам, и вас с наступающими праздниками!))

  195. Елена говорит:

    Здравствуйте, Евгения! Еще один вопрос, если можно: в итоговой записи номенклатуры в какой графе учитывать документы со сроком хранения «До ликвидации библиотеки», например… До 10 лет или свыше 10 лет?
    Спасибо

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елена!
      До ликвидации — это срок хранения «постоянно».

  196. Светлана07 говорит:

    Добрый день. По окончании делопроизводственного года заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Подскажите, есть ли точные сроки сдачи этой записи в Архив? Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Светлана! Таких сроков нет. Не совсем понятно из вопроса, предоставляете ли вы записи в госархив или в архив предприятия. Но в любом случае, поскольку на общем уровне эти сроки не установлены, они могут содержаться в запросе.

  197. Анна говорит:

    Евгения!Добрый день!
    С прошедшими Вас праздниками!))
    А у нас вопрос…. Джае не знаю как правильно его сформировать.
    В нашей организации есть одно подразделение, которое задает непонятные, на мой взгляд, вопросы….и вот один из них:
    В номенклатуре дел есть такие дела как «Локально-нормативные акты. Скан-копии» и «Организационно-распорядительные документы. Скан-копии» и в 5 графе мы указываем всем структурам, что хранится оно в ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ.
    Но… в одном структурном подразделении появился вопрос «а мы храним и в бумажном виде, прописано ли в каком-нибудь нормативном документе, что можно хранить в бумажном виде дело, если в номенклатуре указано, что хранится в электронном виде?».

    Евгения, вы можете мне подсказать ответ на данный вопрос?)))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Анна! Спасибо за поздравление, и вас с Новым годом))
      В бумажном виде хранятся оригиналы документов. Это происходит в том подразделении, которое отвечает за эти документы. Если у вас ЛНА или приказы, то это, например, канцелярия или даже руководство, т.к. эти дела имеют «общекорпоративное» значение.
      Все остальные подразделения могут хранить и бумажные, и электронные копии, если хотят. Но как и все незаверенные копии, эти документы обладают нулевой юридической силой и сроком хранения ДМН. Многие их даже не помещают в номенклатуру и тем более не сдают в архив. Вот в этой статье об этом написано подробно.
      Т.е. главное для организации, чтобы оригиналы ЛНА и приказов хранились правильно. Копии и сканы в подразделениях в этом случае сильно вторичны. Также я вам рекомендую в НД в Примечаниях указывать не только на то, что дело со сканами электронное, а также и то, что это копии.

  198. Анна говорит:

    Евгения, спасибо!
    Но это подразделение интересует есть ли нормативный документ, в котором это прописано.
    Я объясняю, что это, так как сказать, негласное правило и это всем понятно…. но этого недостаточно)))

    • Евгения Кожанова говорит:

      Постановка вопроса ваших коллег «прописано ли в каком-нибудь нормативном документе, что можно хранить в бумажном виде дело, если в номенклатуре указано, что хранится в электронном виде?» изначально некорректная. Можно иметь копии и бумажные, и электронные, если они нужны. Были бы целы оригиналы)) Т.е. если подразделению удобно пользоваться бумажными копиями ЛНА — на здоровье, просто из примечания надо убрать слово «электронные» и оставить слово «копии».
      НД — это учетный документ (Правила-2015, п.4.14). Она не может диктовать состав дел подразделения, она может их только учитывать. Это касается и формы дела: архив не может предписывать, в какой форме его вести.

  199. Анна говорит:

    Еще раз спасибо Вам!!!
    Думаю мы придем к консенсусу)))

  200. Марина говорит:

    Евгения, добрый день! С Новым годом Вас, успехов, благополучия и здоровья! Помогите, пожалуйста. В структурных подразделениях организации в номенклатуре нет дел «Переписка с вышестоящей организацией» и «Переписка с другими предприятиями, организациями, учреждениями», т.е вся переписка находится в структуре деловодства. Как правильно зарегистрировать исходящее письмо, если оно написано одним из структурных подразделений? Как отразить в исходящем номере письма номер структурного подразделени