10 комментариев

  1. Марина говорит:

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, входит ли в обязанности сотрудников канцелярии (три человека) разносить документы и корреспонденцию сотрудникам по подразделениям?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Марина!
      Строгих правил на этот счет нет и каждая компания решает вопрос по-своему. Мое мнение — исполнители должны забирать свои документы сами.

  2. елизавета говорит:

    если на отправленное письмо нет ответа, специалист по делопроизводству или исполнитель письма, которому нужен ответ занимается звонками и письмами-напоминаниями? Благодарю

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елизавета!
      По моему мнению, подобные напоминания целиком на совести исполнителя. Ведение переписки по определенным вопросам входит в круг задач, определяющих его должностные обязанности. То есть фактически такой исполнитель перекладывает на делопроизводителя свою работу, за которую получает зарплату.
      Но «прописанных» правил по этому поводу нет, так что однозначно говорить, кто что должен делать, нельзя. Все определяется должностными инструкциями и локальными актами на местах.

  3. Надежда говорит:

    Добрый день!
    Подскажите, я регистрирую документы в журнале входящей документации, бывает так что в отдел отписывается по десятку за раз писем, исполнитель должен расписываться за каждое письмо, или необходимо составлять реестр на все эти письма, заверяемый потом одной лишь подписью исполнителя, получающего эти письма?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Надежда!
      Удобнее и быстрее будет составлять реестр, чтобы исполнитель расписался один раз за все получаемые документы.

  4. Анжелика говорит:

    Добрый день! Подскажите пожалуйста в таком вопросе, мы работаем посредством электронного документооборота и при этом всегда печатали по три экземпляра исходящих писем. Сейчас руководитель поставил вопрос о сокращении количества экземпляров до двух. Где это четко прописано, имеем ли мы право так делать и в соответствии с чем. Добавлю, мы орган исполнительной власти Правительства области.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Анжелика!
      При организации делопроизводства вы должны руководствоваться Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76). Оба этих документа говорят только то, что количество экземпляров исходящего письма должно соответствовать списку рассылки.
      По общему правилу исходящие письма готовятся в таком количестве экземпляров, сколько в письме адресатов + еще один, так называемый визовый экземпляр, который помещается в дело. Это прописано, например, в Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (п.п. 6.3.4. — 6.3.6.).
      Вы имеете право сократить количество экземпляров писем. Это не противоречит вашим нормативам. Главное, прописать это в своей инструкции по делопроизводству.

  5. Саида говорит:

    Скажите как регламентировать сроки исполнения писем? Положение сделать и внести в коллективный договор? Как быть когда руководство отправляет письма и говорят исполнить за несколько часов(например до 14.00. часов). Еще хотят по исполнению писем решать % стимулирующих выплат, хотя регламента по тому, сколько писем тот или иной сотрудник должен ответить нет.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Саида! На сайте есть статья о сроках исполнения документов. Они вносятся в инструкцию по делопроизводству или вводятся в действие приказом.

Оставить комментарий