Профессиональный блог Евгении Кожановой

Исполнители документов

imagerymajesticНад документами работают не только секретари и служба ДОУ. К большинству бумаг прикладывают руки другие сотрудники организации. Как наверняка известно каждому секретарю, эти сотрудники в массе своей довольно вольно обращаются с правилами делопроизводства. Кто-то полагает, что это не входит в его обязанности, кто-то считает обработку документов ниже своего достоинства. Секретарям и делопроизводителям же приходится как-то уживаться со всеми этими мнениями и ежедневно выполнять свои служебные обязанности. Сегодня поговорим о том, как наладить работу с исполнителями документов в организации. Эта статья будет особенно полезна тем компаниям, где нет системы электронного документооборота.





Что требуется от исполнителя?
Исполнителю нужно всего-то

а) получить документ

б) оставить секретарю документальное свидетельство получения (расписаться, отправить отчет о получении электронного письма и т.п.).

Что требуется от секретаря?
Секретарь должен довести документ до исполнителя

а) вовремя,

б) надежно,

и получить документальное подтверждение того, что документ был передан исполнителю.

Регламентирование

Регламентирование процессов – не обязательно делопроизводства, всех остальных тоже – придумано именно для того, чтобы та или иная деятельность стала для кого-то обязанностью. Внутрикорпоративный закон (локальный нормативный акт) подписывается генеральным директором, и с этой минуты становится обязательным к исполнению для тех, кому предназначен.

Именно поэтому создаются Правила делопроизводства организации, Инструкция по делопроизводству и другие регламентирующие этот процесс ЛНА. С того момента, как сотрудник под роспись знакомится с инструкцией, он обязан ее исполнять.

Поэтому тем секретарям, кто ежедневно ведет кровопролитные бои с коллегами на тему «кто должен надписывать конверты» и тому подобные, можно посоветовать только одно: напишите Правила и утвердите их у директора. Да, придется приложить некоторые усилия, зато многие вопросы решатся сами собой.

Какие документы попадают к исполнителям?

Через руки секретаря ежедневно проходят десятки и сотни документов, которые потом поступают к исполнителям. В первую очередь определимся, что это за документы. Это поможет нам выстроить удобную систему потоков.

  1. Входящие письма с резолюцией руководителя.
  2. Документы, поступившие в организацию без сопроводительных писем. Это всевозможные договоры, доп.соглашения, акты и так далее, которые нерадивые секретари положили в конверт и отправили без сопроводительного письма. Надеюсь, к моим читателям это не относится 🙂
  3. Служебные записки, проекты на согласование и другие внутренние документы, поступившие как по горизонтальной (от соседних структурных подразделений), так и по вертикальной (от руководства) линиям.

Приведенный список универсален. Возможно, в вашей организации он шире.

Передача документов по электронной почте

Очень удобно отправлять документы на исполнение по электронной почте. Резолюцию руководителя можно воспроизводить вручную в теле письма, а можно прикладывать к письму скан-копию резолюции.

Передача документов вручную

А как быть, если документ нельзя передать по электронной почте? Это бывает по разным причинам. Например, документ слишком объемен, чтобы его сканировать. Или же в нем требуется «живая» подпись исполнителя. Тогда, как ни крути, придется передавать пакет из рук в руки. Сделать это можно по-разному.


Документы приносит секретарь

Разумеется, этот вариант крайне удобен для исполнителей, но столь же неудобен для секретаря. Если вы его практикуете, настоятельно рекомендую вам задуматься о том, чтобы изменить ситуацию. Хорошо, если исполнителей трое, а если тридцать? Как долго секретарь будет отсутствовать на рабочем месте, чтобы обойти каждого, понравится ли это руководителю? Рано или поздно она отвлечется на задание своего директора, не успеет донести какое-нибудь срочное письмо и окажется виноватой в неисполнении задачи. Как видите, ответственность за доставку документов силами секретаря слишком велика.

Документы забирает исполнитель

С исполнителем не случится ничего страшного, если он подойдет к секретарю или в канцелярию или же отправит туда своего подчиненного. Именно это правило нужно вводить в организации.

Для удобства во многих компаниях заводят специальный шкаф с ячейками по количеству исполнителей. Каждая ячейка подписывается, и туда помещаются документы, адресованные в данное структурное подразделение или конкретному исполнителю. Один или два раза в день исполнитель подходит и забирает свои задания. Секретарю, в свою очередь, не сложно позвонить или черкнуть по аське короткое сообщение, что в ящик попали документы с пометкой «Срочно».

Между прочим, подобного способа передачи документов (через службу делопроизводства) требуют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477.

Фиксировать ли факт передачи документов исполнителю?

Каждый секретарь отвечает на этот вопрос для себя сам. Мое мнение – фиксировать. Имейте в виду, что у такого подхода есть существенный недостаток: опись передаваемых документов требует времени.

При отправке документа по электронной почте достаточно лишь поставить галочку в нужном месте, и к вам придет отчет о доставке письма.

При передаче документов вручную дело обстоит сложнее. Если вы решились фиксировать факт передачи документов, придется составлять соответствующий реестр. Впрочем, он довольно прост.

Пример заполненного реестра:
reestr predachi

Приведенная форма, конечно, не является обязательной и вы можете изменить ее под свои потребности. Например, добавить графу «время передачи».

Некоторые секретари ведут этот реестр в тетрадке. Кто-то набирает в компьютере и распечатывает. Я же предлагаю такой вариант: вести единую электронную таблицу в течение всего года, каждый день распечатывая лишь актуальную на сегодня информацию. Такой способ сильно облегчает поиск информации. Если вам нужно узнать, когда и кому было передано приложение к письму №….., не нужно листать тетрадку или перебирать все листы. Достаточно просто ввести номер письма в строку поиска. Если вас заинтересовал именно такой реестр, предлагаю вам его скачать.

Скачать Реестр передачи документов (.xlsx, 12,5 Кб)

Вопросы по работе с исполнителями, заполнению реестров и по общему и кадровому делопроизводству в целом вы всегда можете задать в комментариях!

Image by imagerymajestic / www.freedigitalphotos.net

Чт, Июнь 20 2013 » Движение документов

10 Responses

  1. Марина Август 28 2013 @ 15:17

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, входит ли в обязанности сотрудников канцелярии (три человека) разносить документы и корреспонденцию сотрудникам по подразделениям?

  2. Евгения Кожанова Август 29 2013 @ 06:22

    Добрый день, Марина!
    Строгих правил на этот счет нет и каждая компания решает вопрос по-своему. Мое мнение — исполнители должны забирать свои документы сами.

  3. елизавета Октябрь 31 2013 @ 10:04

    если на отправленное письмо нет ответа, специалист по делопроизводству или исполнитель письма, которому нужен ответ занимается звонками и письмами-напоминаниями? Благодарю

  4. Евгения Кожанова Октябрь 31 2013 @ 10:13

    Здравствуйте, Елизавета!
    По моему мнению, подобные напоминания целиком на совести исполнителя. Ведение переписки по определенным вопросам входит в круг задач, определяющих его должностные обязанности. То есть фактически такой исполнитель перекладывает на делопроизводителя свою работу, за которую получает зарплату.
    Но «прописанных» правил по этому поводу нет, так что однозначно говорить, кто что должен делать, нельзя. Все определяется должностными инструкциями и локальными актами на местах.

  5. Надежда Май 30 2014 @ 06:24

    Добрый день!
    Подскажите, я регистрирую документы в журнале входящей документации, бывает так что в отдел отписывается по десятку за раз писем, исполнитель должен расписываться за каждое письмо, или необходимо составлять реестр на все эти письма, заверяемый потом одной лишь подписью исполнителя, получающего эти письма?

  6. Евгения Кожанова Июнь 2 2014 @ 05:52

    Здравствуйте, Надежда!
    Удобнее и быстрее будет составлять реестр, чтобы исполнитель расписался один раз за все получаемые документы.

  7. Анжелика Июль 31 2014 @ 09:25

    Добрый день! Подскажите пожалуйста в таком вопросе, мы работаем посредством электронного документооборота и при этом всегда печатали по три экземпляра исходящих писем. Сейчас руководитель поставил вопрос о сокращении количества экземпляров до двух. Где это четко прописано, имеем ли мы право так делать и в соответствии с чем. Добавлю, мы орган исполнительной власти Правительства области.

  8. Евгения Кожанова Август 4 2014 @ 06:19

    Добрый день, Анжелика!
    При организации делопроизводства вы должны руководствоваться Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76). Оба этих документа говорят только то, что количество экземпляров исходящего письма должно соответствовать списку рассылки.
    По общему правилу исходящие письма готовятся в таком количестве экземпляров, сколько в письме адресатов + еще один, так называемый визовый экземпляр, который помещается в дело. Это прописано, например, в Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (п.п. 6.3.4. — 6.3.6.).
    Вы имеете право сократить количество экземпляров писем. Это не противоречит вашим нормативам. Главное, прописать это в своей инструкции по делопроизводству.

  9. Саида Октябрь 24 2018 @ 10:00

    Скажите как регламентировать сроки исполнения писем? Положение сделать и внести в коллективный договор? Как быть когда руководство отправляет письма и говорят исполнить за несколько часов(например до 14.00. часов). Еще хотят по исполнению писем решать % стимулирующих выплат, хотя регламента по тому, сколько писем тот или иной сотрудник должен ответить нет.

  10. Евгения Кожанова Октябрь 26 2018 @ 09:26

    Здравствуйте, Саида! На сайте есть статья о сроках исполнения документов. Они вносятся в инструкцию по делопроизводству или вводятся в действие приказом.

Добавить комментарий