Профессиональный блог Евгении Кожановой

Передаем дела в архив по всем правилам

передаем дела в архив по всем правилам

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы – неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают. Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать.




В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры. Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее заполнения.

В статье о номенклатуре дел мы уже писали, каковы различия между грудой бумаг непонятного назначенияи архивом. Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.

Понятно, что как только организация создает свой архив, сразу же появляется много желающих сдать туда старые документы, освободив место на полках и в шкафах. При этом никто не знает, как это нужно делать. Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы. Работники же заниматься оформлением не желают. Так кто прав?

Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива–Основныеправила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании. Речь идет о номенклатуре дел, положении об архиве, правилах передачи дел в архив и других документах.

Как грамотно осуществить сдачу документов в архив организации подробно приведено в п.3.7.25 Основных правил: Показать текст

Какой сотрудник должен готовить документы ко сдаче в архив?

Итак, подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в структурном подразделении организации. Это вполне оправданно. Работник архива, может быт, и умеет более ловко сшить документы, но он не разбирается во всех тонкостях процессов, которые осуществляет каждый отдел. В одно дело может войти и рабочая переписка и копии приказов и договоров и многие другие документы, относящиеся к одной и той же производственной задаче. Архивариус этого не знает, потому к формированию дел и привлекаются те, кто эти дела создает.

Что мы сдаем в архив?

По нормативным документам мы должны сдавать в архив дела:

— имеющие временный (свыше 10 лет) срок хранения,

— с постоянным сроком хранения,

— дела по личному составу.

Часто, если это требуется в организации, в этот список вносятся и дела, имеющие временный срок хранения – до 10 лет. Многие отделы стремятся сдать в архив дела, имеющие пятилетний срок хранения. Это не запрещено, но должно быть указано в нормативном документе компании.

инструкция по работе в архиве

Каковы сроки сдачи документов в архив?

В начале календарного года сотрудник архива или ответственный за архив составляет график сдачи документов. Этот график проходит ряд согласований с руководителями отделов, секторов и других структурных подразделений, а после этого утверждается директором.

Приведем пример:

plan_sdachi_dokumentov_v_arhiv

Лучше не указывать в таком графике конкретную дату сдачи. В этот день отдел может быть занят каким-то срочным заданием, и график будет нарушен. Поэтому мы рекомендуем вам указывать временные интервалы и стараться их расставлять так, чтобы не было пересечения.

Как подготовить дела к сдаче?

Как уже говорилось выше, в архив нужно сдавать сформированные дела, а не отдельно документы. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой, утвержденной на предприятии. Если номенклатура не подразумевает что-либо, это можно внести в нее «от руки».

Существует два варианта того, как дела сдаются в архив:

  1. Дела могут быть переданы уже сформированными. Это будут дела с картонными обложками и соответствующими надписями на корешках и обложках. Дела формируются сотрудниками организации. Ответственный за архив проверяет, чтобы все было оформлено по правилам и после его проверки производится сшивание дела.
  2. Сформированные деламогут сдаваться в папках-регистраторах. Такой вариант применяется в том случае, когда перед тем, как поставить дела на хранение, необходимо снять копии документов или отсканировать их для создания архива он-лайн.Ответственный за хранение организует сканирование и затем переплетает и снабжает дела надписями сам.

В первом случае возникает много вопросов, т.к. правильно оформить дело – задача довольно сложная для человека, который не занимается архивным делом постоянно. Архив должен оказывать помощь подразделениям.

Как принимать дела?

Дела принимаются в архив по описи. В ней перечисляются все передаваемые единицы хранения и стоят подписи сдающей и принимающей стороны. Это необходимо для того, чтобы потом документ попросту не потерялся.

Как правило, на предприятии есть разработанные формы описи на сдачу документов в архив для временного хранения на срок более 10 лет, для постоянного хранения или для хранения документов по личному составу. Эту форму можно создать и для сдачи дел временного хранения сроком до 10 лет. Самое главное в этом вопросе – точно знать, кто, когда, что и куда сдал.

Скачать сдаточную опись (.docx, 14 КБ)

Образец заполнения сдаточной описи (.pdf, 163 КБ)

Если у вас остались невыясненные вопросы по сдаче документов в архив или любые другие вопросы по делопроизводству, смело задавайте их в комментариях.

Фрагмент вебинара Школы Отличного секретаря о графике приема документов в архив:

 

Image by Michal-Marcol / www.freedigitalphotos.net

Пн, Август 5 2013 » Хранение документов

149 Responses

  1. Инна Октябрь 23 2013 @ 02:25

    Скажите. А как правильно подшить входящие документы. Можно убирать конверты и нужно ли на прошнуровано и пронумеровано ставить печать в подшитой папке

  2. Евгения Кожанова Октябрь 23 2013 @ 11:30

    Здравствуйте, Инна.
    Входящие документы прокалываются дыроколом и подшиваются в папку в удобном вам порядке. Кто-то подшивает отдельно входящие и исходящие, кто-то формирует переписку (запрос+ответ). Как вам удобно. Лично я предпочитаю второй вариант. Когда закончится делопроизводственный год, папки отправляются на оперативное хранение в соответствии с номенклатурой дел.
    Если письмо поступает с конвертом, то конверт удаляется. Исключение — если адрес отправителя написан только на конверте и не содержится в письме. При формировании тома эти конверты либо убирают и хранят отдельно столько же, сколько и письмо, либо оставляют в томе, но без скрепок.
    Ставить печать на «прошнуровано, пронумеровано», если вы будете хранить дело в организации, не нужно.

  3. Марина Октябрь 23 2013 @ 11:12

    Доброго времени суток!!
    Пришла работать в организацию, где с 2008 г. не велись работы по формированию архива, не заполнялись личные карточки, не подшивались дела. Создала номенклатуру дел. Как теперь быть?! Что делать дальше? Бухгалтерия подготовила документы, некоторые из них подлежат уничтожению, какие-то они должны передать мне на хранение. Опыта работы с архивом — к сожалению, нет, но желание научиться — присутствует. Буду рада вашей подсказке.

  4. Евгения Кожанова Октябрь 23 2013 @ 11:46

    Здравствуйте, Марина!
    Уничтожить всегда успеете 🙂 Пока надо постепенно принимать документы в архив. Заранее определитесь, сколько у вас места для этого и вперед.
    Одновременно нужно создать экспертную архивную комиссию в организации. Это она принимает окончательное решение о выделении к уничтожению каких-либо документов, и только на основании этого решения можно уничтожать.
    Рекомендую также написать «Правила передачи документов в архив» и закрепить их на уровне локального нормативного акта, т.е. обязательного для всех документа. Иначе вас просто завалят макулатурой.
    Принятые документы надо разделить на те, которые хранятся до 10 лет и больше 10 лет и работать с ними в соответствии с Основными правилами.
    Рекомендую найти книгу Г.А. Кудряковой «Архив с нуля». Отличное пособие для начинающих, единственное — составлена по законодательству Белоруссии, т.е. при составлении нормативки в РФ надо быть внимательным.

  5. Инна Октябрь 24 2013 @ 00:12

    Спасибо огромное! Вы мне очень помогаете))))) я только начинаю работать и по этому спрашивать приходится элементарные вещи( на работе к сожалению подсказать не кому(((((

  6. Марина Октябрь 24 2013 @ 04:41

    Евгения, благодарю за быстрый и подробный ответ. У нас создана ЭК, есть Положение «О постоянно действующей экспертной комиссии», утвержденное в 2009 г. Есть номенклатуры 2009, 2010, 2011 годов. Пришла работать я в августе 2012. На 2012 год номенклатуры нет. Я создала её на 2013. Теперь вопрос, у нас сменилось название, значит по логике я должна переиздать Положение об ЭК?! Далее…Места для хранения документов — нет. Каждый хранит в своих шкафах. Ну и описей дел, сданных в архив — нет. То есть дела просто не сдавались. Где можно найти образец и что делать?! Пытаюсь выстроить алгоритм действий, чтобы шаг за шагом привести всё в порядок. Полгода после приема на работу восстанавливала письма, исх./вх.документы, приказов некоторых нет… В общем, человек что-то делал в 2012 году, а вот что — не понятно.

  7. Евгения Кожанова Октябрь 24 2013 @ 06:16

    По поводу названия — да, надо заменить положение. А все сопровождающие ваши действия документы есть в Основных правилах работы архивов организаций: и описи, и заверительные надписи, и все остальное.

  8. Марина Октябрь 24 2013 @ 07:59

    Благодарю!!

  9. Галина Декабрь 13 2013 @ 10:14

    Здравствуйте!
    Скажите пожалуйста, как сдать в архив клиентские дела? Как отдельные папки по каждым клиентам, либо всех клиентов в одну «кучу». Не могли бы Вы объяснить эту процедуру «пакования»? Заранее спасибо!

  10. Евгения Кожанова Декабрь 13 2013 @ 10:37

    Добрый день, Галина!

    Как будут сформированы дела, зависит от вашей номенклатуры дел. Если там есть дело «Переписка с клиентами» — тогда все вместе, если несколько дел «Переписка с ООО А», «Переписка с ООО Б» и т.п., то по отдельности. Я обычно разделяю по контрагентам, даже если дело одно, но это необязательно, просто лично мне так удобнее потом искать документы.
    Процедура пакования совсем не сложная, но, чтобы провести ее правильно, надо еще раз посмотреть в номенклатуру. На этот раз интересует срок хранения. Дела временного (до 10 лет) хранения допускается держать просто подшитыми в папки. А если срок больше 10 лет, то нужно формировать тома, нумеровать страницы, делать картонную обложку и прошивать.

  11. Галина Декабрь 13 2013 @ 10:58

    К сожалению у нас нет номенклатуры. Организация маленькая. Мы хотели сдать в архив личные дела клиентов (т.е. их документы, выписки, уставы и прочее. Каждый клиент в отдельном скоросшивателе, папке. Объем папок по каждому клиенту разный, есть большие, есть только пару бумажек. Вот. Хотелось уточнить, как их передать в архив, в плане того каждого клиента подшивать отдельно в твердую обложку, делать опись или по алфавиту подшить этих клиентов (как они и стоят на полке). Просто новый человек в этом деле. А до меня этим никто не занимался. Сейчас все шкафы переполнены и некуда ставить новые клиентские папки.

  12. Евгения Кожанова Декабрь 14 2013 @ 16:31

    Насколько я понимаю, вы просто хотите отправить папки на хранение внутри своей компании? Т.е. не в госархив, не в коммерческий. Просто поместить их в отдельное хранилище, чтобы не путались под руками. Рекомендации ниже как раз для этого случая.
    То, что принято называть «делом» у вас уже есть, и это очень хорошо, 90% работы уже сделано. При отправке этих дел на хранение исходите из своих нужд. Желательно хотя бы примерно прикинуть, как часто вы будете обращаться к этим документам, а если будете, то нужны ли вам оригиналы или же хватит и копии. Описи я бы сделала, причем хранила бы их у себя в компьютере, чтобы, если понадобится документ, сразу узнать, где он находится. Если для работы достаточно копий, то сделать сканы документов по делам и тоже сохранить у себя. Можно даже в файле описи сразу же прикрепить гиперссылку на скан-копию к наименованию документа .
    Расшивать папки, наверное, не стоит. Их объем не играет никакой роли. Разместите их по алфавиту или в другом порядке, в котором вам будет удобно ориентироваться. Главное, что один клиент — одна папка.

  13. Валентина Февраль 27 2014 @ 06:02

    Евгения, здравствуйте. Наша организация не сдает дела в муниципальный архив, а хранит у себя.
    1. Через сколько лет составляется годовая опись постоянного хранения?
    2.Можно составить годовую опись дел постоянного хранения сразу за несколько прошлых лет, а не за каждый год отдельно? Например, «Опись дел постоянного хранения за 2002 — 2012 гг»? Если так, то получается, что десять лет опись не составляем? Не будет это нарушением?
    Спасибо.

  14. Евгения Кожанова Март 3 2014 @ 09:51

    Добрый день, Валентина!
    Опись можно сделать одну за несколько лет, разделив на несколько разделов по годам. Если не сдаетесь в госахив, можно вести ее постоянно, каждый год добавляя по разделу.

  15. Валентина Март 4 2014 @ 02:41

    Спасибо за ответ.

  16. Татьяна Июнь 17 2014 @ 17:26

    кто формирует дела в архив организации

  17. Евгения Кожанова Июнь 18 2014 @ 05:26

    Здравствуйте, Татьяна! Дела в архив организации формируются в структурных подразделениях.

  18. Марина Август 11 2015 @ 10:56

    Здравствуйте. При приеме дел в архив организации от подразделений формируем сдаточную опись.Я так поняла, что при приеме документов сдаточная опись оформляется отдельно по каждому подразделению, которое сдает документы? Тогда вопрос такой: как прописывать в нее принимаемые документы?Сначала все принимаемые документы за 2010 год, затем все документы за след.год?Или это не обязательно, прописывать по факту сдачи?Заранее спасибо за ответ.

  19. Евгения Кожанова Август 17 2015 @ 06:03

    Здравствуйте, Марина!
    Сдаточную опись готовит подразделение, которое сдает документы, в двух экземплярах. Я рекомендую делать на каждый год отдельную опись. При сдаче вы проверяете сдаваемые документы и расписываетесь в обоих экземплярах. Один остается у вас, другой забирает подразделение.

  20. Rodopa Декабрь 9 2015 @ 11:31

    Здравствуйте! Прошу уточнить Лист-заверитель, Внутренняя опись — данные документы оформляются на обычных листах формата А-4 или на внутреннем бланке организации? Насколько это принципиально? Спасибо!

  21. Евгения Кожанова Декабрь 9 2015 @ 11:59

    Здравствуйте!
    На обычном листе. Так как это документы входят в том, на котором уже есть все необходимые реквизиты, дублировать их на бланках не нужно.

  22. Rodopa Декабрь 10 2015 @ 06:52

    Здравствуйте, Евгения!
    Тогда еще один вопрос: разрешено ли архивировать (сшивать) дело постоянного срока хранения за несколько лет в одном томе. Например, за 2007-2010 гг. Объясняю: приказы по осн.деятельности за один год (2007, 2008 и. т.д.) — в кол-ве 10-15 листов. Не хочется делать одну такую тонкую папку. Картон есть, но нет для них коленкора, а отдельно готовую спец.папку (на стопку 4 см) тратить не хочется.
    Заранее признательна за ответ.

  23. Евгения Кожанова Декабрь 10 2015 @ 08:17

    Добрый день!
    Да, можно.

  24. Елена Декабрь 25 2015 @ 06:01

    Добрый день! Мне очень нужна помощь. Необходимо выстроить алгоритм действий специалиста в архиве организации при передаче ценных документов на хранение..Заранее спасибо))

  25. Евгения Кожанова Декабрь 25 2015 @ 06:29

    Здравствуйте, Елена!
    Что имеется в виду под ценными документами? Конфиденциальные или просто важные?

  26. Елена Декабрь 25 2015 @ 06:39

    Евгения, если быть точнее, то конфиденциальные)

  27. Евгения Кожанова Декабрь 25 2015 @ 10:59

    Елена, алгоритм такой же, как и при передаче обычных документов. Подробнее — «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Архивариус должен иметь разрешение на работу с конфиденциальной информацией, а помещение, в котором хранятся документы КД — быть отдельным и хорошо запираемым. В крайнем случае это может быть сейф или железный шкаф.

  28. Ирек Январь 7 2016 @ 17:07

    Здравствуйте! проверьте пожалуйста я составил акт о передачи документов дел в архив.

    Государственное унитарно предприятие «Башфармация»
    Республики Башкортостан

    УТВЕРЖДАЮ

    Председатель экспертной комиссии ГУП «Башфармация» РБ
    _____________И.В. Балабанова

    «______»____________20____г.

    АКТ
    ОТ _________ №________

    приема – передачи архивных документов на хранение

    ________________________________________________________________________
    (основание передачи)
    ________________________________________________________________________
    (название передаваемого фонда)
    ________________________________________________________________________
    (название подразделения-сдатчика)
    Принял: Архивариус

    документы названного фонда и научно-справочного аппарата к ним:


    п/п Название, номер описи Количество
    экземпляров
    описи Количество
    ед. хр. Примечание
    1 2 3 4 5

    Итого принято _______________________(_____________________________) ед. хр.
    (цифрами и прописью)
    Передачу произвели:
    ________________ _______________ ______________________ ________
    (должность) (Подпись) (Расшифровка подписи) (Дата)

    Прием произвели:

    Архивариус _______________ И.Р. Давлетшин _______
    (Подпись) (Дата)
    Фонду присвоен № _______________________________________________________
    Изменения в учетные документы внесены
    ________________ _______________ ______________________ ________
    (должность) (Подпись) (Расшифровка подписи) (Дата)

    Взаиморасчеты произведены. Стороны друг к другу претензий не имеют.
    Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

  29. Евгения Кожанова Январь 12 2016 @ 04:44

    Добрый день, Ирек!
    Форма акта о передаче документов на государственное хранение приведена в Приложении 30 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утвержден Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526). Чем ближе ваш акт к этой форме, тем лучше. Скачать Правила можно здесь http://thebestsecretary.ru/?p=4360

  30. Анна Январь 22 2016 @ 02:23

    Здравствуйте!
    Ситуация следующая — взяли в крупную компанию на должность архивариуса, нужного опыта в данной сфере, к сожалению, нет. Читаю много информации, глаза разбегаются, не знаю с чего начать, как построить свой план действий. Номенклатура отсутствует, документы скопившиеся за более чем 70 лет в беспорядке разбросаны по коробкам в папках. Некоторые подшиты, но, как я поняла, их тоже нужно будет переподшивать. Очень прошу подсказать как действовать в этом случае, от меня ждут скорейших результатов.

  31. Евгения Кожанова Январь 22 2016 @ 04:37

    Здравствуйте, Анна!
    Вопрос очень объемный, в двух словах на него ответить невозможно. Читайте одновременно Основные правила работы архивов организаций и Правила работы архивов 2015 года вот из этой статьи: http://thebestsecretary.ru/?p=4360
    Начать надо с составления номенклатуры (см. Основные правила), статья http://thebestsecretary.ru/?p=3314
    И ничего не уничтожайте, пока точно не будете знать срок хранения каждого документа.

  32. Галина Февраль 15 2016 @ 06:49

    Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно подшить кадровые документы (приказы по ЛС, карточки Т-2 и т.д.) в маленькой организации? Как группируются документы мне известно, но дело в том, что приказов за год всего 10-20 листов, а личных карточек уволенных еще меньше за календарный год, подскажите, все равно формировать дела за каждый год отдельно или можно по сроку хранения сгруппировать???

  33. Евгения Кожанова Февраль 15 2016 @ 07:21

    Здравствуйте, Галина!
    Все равно формируйте по годам. Ничего страшного, что в томе будет 10 листов.

  34. Галина Февраль 16 2016 @ 07:52

    Здравствуйте! Спасибо вам за ответ!)))
    Еще можно уточнить?! Внутреннюю опись дел нумеровать так же как документы в деле, только отдельно от них, или достаточно просто в конце описи указать количество листов внутренней описи? Простите, за какламбур)))надюсь вы поняли мой вопросик!

  35. Евгения Кожанова Февраль 16 2016 @ 12:00

    Добрый день, Галина!
    Внутренняя опись нумеруется отдельно от документов дела. Номера листов на ней ставить не нужно, достаточно указать их цифрами и прописью в поле «Количество листов внутренней описи».

  36. Галина Февраль 17 2016 @ 02:41

    Всё понятно! Спасибо за ответ и за то, что вы помогаете!!!)))

  37. Анастасия Март 15 2016 @ 07:28

    Добрый день! Помогите пожалуйста разобраться. В номенклатуре существует пункт «Протоколы заседания комиссии о…». Каждый протокол состоит как минимум из 10 страниц. Мне необходимо сшить каждый протокол, а потом прошить вместе несколько протоколов, также поставить заверительную надпись и в скоросшиватель все эти протоколы. Или каждый протокол в отдельности прошивать не нужно, а нужно прошить все вместе протоколы?Надеюсь понятно написала.Заранее спасибо!

  38. Евгения Кожанова Март 15 2016 @ 08:45

    Добрый день, Анастасия!
    При оперативном хранении (до архива) протоколы скрепляются степлером и хранятся в папке.
    При оформлении на хранение скрепки удаляются, вся стопка протоколов (будущий том) прошивается вместе.

  39. Анастасия Март 15 2016 @ 08:55

    Спасибо Вам за оперативную помощь!

  40. Ирина Апрель 14 2016 @ 08:36

    Здравствуйте, подскажите в архиве организации документы одного года, например отдела кадров, по личному составу, постоянного и временного хранения должны располагаться погоду на одной полке в порядке увеличения индексов дел по порядку согласно номенклатуре? И второй вопрос: личные карточки(дела Т-2) не уволенных работников должны ли был указаны в описи по личному составу, но в архив они не сдаются и если да, то как это оформить?

  41. Евгения Кожанова Апрель 14 2016 @ 09:50

    Добрый день!
    Вопрос физического расположения дел в архиве никак не урегулирован, вы можете делать это так, как удобно именно вам. Конечно, логика в расположении быть должна.
    Т-2 сотрудников, которые еще работают в компании, не вносятся в описи по личному составу, т.к. это еще не закрытые дела.

  42. Ирина Апрель 14 2016 @ 11:08

    Спасибо. Вы бы как порекомендовали их располагать? Трудовые книжки тоже не вносить в опись?

  43. Евгения Кожанова Апрель 15 2016 @ 04:24

    Ирина, в Основных правилах работы архивов организаций есть раздел «Организация документов в пределах архивного фонда», я думаю, он вам поможет.
    Трудовые книжки не помещаются в опись, т.к. могут быть востребованы в любой момент. Трудовые книжки уволившихся работников, по разным причинам не выданные, хранятся или до востребования, или 50 лет, и вносятся в описи.

  44. Анна Май 13 2016 @ 10:07

    Можно ли подшить документы без не достающих документов? Работаю на время декретного отпуска, отдали архив в добавок, не могу досчитаться нескольких заявлений от сотрудников.

  45. Евгения Кожанова Май 16 2016 @ 04:02

    Здравствуйте, Анна! Да, можно подшить.
    В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (находятся здесь) есть Приложение 6 — акт об утрате документов. Можно заполнить его на недостающие заявления и копию акта поместить в том.

  46. Екатерина Июнь 7 2016 @ 07:46

    Добрый День. Подскажите, пожалусйта, формирую архив об отпусках, правильно ли я понимаю: Обложка картон, пустой лист, лист описи, документы, лист заверитель (он будет служить как наклейка? или как отдельный листок)и как это все подшивается? насквозь с обложкой? куда тогда нитки прятать или нужна ли еще в конце дополнительная наклейка?

  47. Евгения Кожанова Июнь 8 2016 @ 07:40

    Здравствуйте, Екатерина.
    Речь идет о документах по личному составу, а значит, дело подлежит полному оформлению. Это означает:
    1) дело нужно сшить в четыре прокола (переплетать не рекомендую, т.к. это долго и дорого, а срок хранения приказов об отпусках 5 лет);
    2) порядок такой: внутренняя опись, упорядоченные документы, лист заверитель. Все это помещается в картонную обложку.
    3) все листы дела, кроме описи и заверителя, нумеруются простым карандашом в верхнем правом углу в валовом порядке. Листы описи нумеруются отдельно.
    Заверитель — не наклейка. В Правилах от 2015 прямо написано, что его запрещается выносить на обложку. В идеале он прошивается со всеми документами, в крайнем случае приклеивается на внутреннюю сторону обложки в конце дела.
    Пломба на архивный том не ставится, т.е. никаких бумажек на нитки наклеивать не нужно. Поступайте с ними так, как удобно. Я обычно вывожу их с внутренней стороны обложки в конце вместе с узелком и обрезаю концы, чтобы были не слишком длинными.

  48. Маргарита Июнь 9 2016 @ 06:57

    Здравствуйте! Я новый сотрудник в маленькой организации. Когда я пришла на работу в кадровом делопроизводстве творился бардак. На данный момент разгребаю личные дела сотрудников ( уволенных и работающих). Вопрос такой: личные карточки Т2 сотрудников как передать в архив: С чего начать? К примеру за 2008 год всего 1 карточка уволенного сотрудника, а за 2009 10 карточек. Эти карточки по каждому году в разные папки вкладывать или же в одну папку? И надо ли прошивать личные карточки ( приклеивать сзади листок Прошито и пронумеровано). Спасибо

  49. Евгения Кожанова Июнь 10 2016 @ 09:02

    Здравствуйте, Маргарита!
    В первую очередь отделите Т2 уволенных (законченное дело) от Т2 работающих (эти документы еще не закончены делопроизводством).
    Дело формируется в рамках года, значит, у вас будет 1 единица хранения за 2008 год и 1 за 2009.Ничего страшного, что в деле за 2008 всего 1 документ.
    Документы по личному составу сшиваются и оформляются полностью. Вот здесь — новые правила работы архивов, как оформить дела написано в п. 4.19.

  50. Жанна Июнь 16 2016 @ 09:04

    Здравствуйте! Помогите, пожалуйста сформулировать приказ (распоряжение) о передаче дел, завершенных делопроизводством за год из структурных подразделений в ведомственный архив. Спасибо.

  51. Евгения Кожанова Июнь 17 2016 @ 04:41

    Здравствуйте, Жанна! Не нужно ничего формулировать, в Приложении 30 к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526) — готовая и обязательная форма акта. Скачать правила можно здесь.

  52. Вера Июнь 16 2016 @ 13:11

    Добрый день!
    Подскажите пожалуйста, есть ли сроки по сдаче в гос. архив дел по личному составу после ликвидации ИП?
    Заранее спасибо за ответ!

  53. Евгения Кожанова Июнь 17 2016 @ 05:15

    Здравствуйте, Вера!
    Таких сроков нет.

  54. татьяна Июнь 18 2016 @ 15:56

    Добрый день. Скажите пожалуйста сколько листов в день должен нумеровать архивариус . От меня требую нумеровать аж 10000 (десять тысяч) листов в день Откуда такие завышенные нормы ? Или это произвол начальника. Я не в состоянии даже при большом желании пронумеровать столько листов не вставая целый день с рабочего места. Буду благодарна за ответ.

  55. Евгения Кожанова Июнь 20 2016 @ 04:49

    Здравствуйте, Татьяна!
    Тот, кто установил вам эту «норму», завысил ее почти в 10 раз.
    Есть документ «Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» утверждена приказом Росархива от 14.01.2004 г. № 9. Можете посмотреть ее здесь: http://archives.ru/documents/metodika-shtat-archive.shtml
    По этим нормам 1 специалист за 1 рабочий день нумерует 1350 листов.

  56. Татьяна Июнь 22 2016 @ 06:29

    добрый день! подскажите, пожалуйста, когда формируем дела по переписке с организациями за 2015 год (подшиваем запрос-ответ), и запрос в организацию был направлен в 2015 году, а ответ поступил в 2016 году, то ответ ведь все равно подшиваем в дело 2015 года?

  57. Евгения Кожанова Июнь 23 2016 @ 04:19

    Здравствуйте, Татьяна! Да, это дело 2015 года.

  58. Айя Июнь 29 2016 @ 05:47

    Здравствуйте, Евгения!
    У меня вопрос: вчера принесли подписанный договор, я его прошила. Сегодня случайным образом пока читала текст договора нашла серьезную ошибку в тексте и теперь необходимо заменить лист договора на новый. Как можно из прошитого документа вычленить лист с минимум повреждений? или как лучше поступить в этом случае?

  59. Евгения Кожанова Июнь 30 2016 @ 08:08

    Здравствуйте, Айя!
    Если договор уже заключен между двумя сторонами, то менять в одном из них ничего нельзя и придется идти официальным путем. Если он подписан только с вашей стороны, то не нужно ничего подменивать, можно вполне легально перешить.

  60. Анастасия Сентябрь 19 2016 @ 16:11

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста может ли архив выдавать справки о заработной плате или стаже, если документы организации не утверждены экспертной комиссией?на какую статью нужно ссылаться?

  61. Евгения Кожанова Сентябрь 20 2016 @ 09:36

    Здравствуйте, Анастасия!
    Компания обязана выдавать такие справки, даже если в ней нет архива и не предвидится. См. статью 62 Трудового кодекса РФ: по письменному заявлению работника в течение трех дней нужно выдать такую справку.
    Если компания является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то в ней должна работать экспертная комиссия. Но архивные дела как таковые ЭК не утверждает. Она согласует описи, номенклатуру и другие документы, относящиеся к организации архива. Посмотрите Правила работы архивов от 2015 года: в приложениях к ним даны формы документов, и если они согласуются ЭК, то в форме есть такое согласование.

  62. Алинв Сентябрь 21 2016 @ 10:28

    Здравствуйте, подскажите пожалуйста, архив видется с 2002 года, отпуска без сохранения заработной платы и ежегодные оплачиваемые хранятся вместе, сказали разобрать архив, но запретили хранить в разных папках эти отпуска, так как там сквозная нумерация, как быть? оставить отпуска без ЗП и Ежегодные вместе. даже если у ежегодных срок хранения давно истек?

  63. Евгения Кожанова Сентябрь 21 2016 @ 15:02

    Здравствуйте, Алина!
    Приказы на отпуска без сохранения заработной платы хранятся в течение 50 лет, а на ежегодные оплачиваемые отпуска — 5 лет. Документы с разными сроками хранения нельзя хранить вместе. Нужно, во-первых, отделить одни от других, во-вторых, оформить на долговременное хранение приказы на отпуска без содержания, в-третьих, уничтожить приказы на ежегодные оплачиваемые отпуска. То, что нарушится нумерация, не страшно.

  64. Алина Сентябрь 22 2016 @ 04:12

    Спасибо Евгения, не могли бы вы скинуть ссылку на нормы законодательства и судебную практику на которых вы опираетесь

  65. Евгения Кожанова Сентябрь 23 2016 @ 13:20

    Здравствуйте, Алина!
    Сроки хранения приказов — ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558).
    Обязательность использования перечня — решение ВАС РФ от 21.02.2012 №14589/11.
    Хранение приказов по личному составу с разными сроками хранения по отдельности — п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526); п. 3.5.5. Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

  66. Дина Ноябрь 1 2016 @ 08:54

    Добрый день. Впервые формирую номенклатуру. До этого в компании Ее не было. В начале 2016 года за какой период я должна принимать документы в архив (правильно я понимаю, что за 2014 год). И ещё планируют сдавать документы в архив со сроком до 5 лет (как их тоже оформить). А документы за 2016 год принимать только в 2019 году? Спасибо большое

  67. Евгения Кожанова Ноябрь 1 2016 @ 18:16

    Здравствуйте, Дина.
    По правилам работы архивов, документы можно сдавать в архив уже через год после закрытия в делопроизводстве. На практике можно делать это практически сразу, если документ не нужен в отделе.
    В архиве документы со сроком 5 лет хранятся на общих основаниях, но на хранение практически не обрабатываются. Вот здесь можно об этом почитать подробно.

  68. Ольга Ноябрь 28 2016 @ 10:13

    Добрый день! В архиве организации не было архиварииуса с 2006 г. Документы скидывались сюда без учета в коробках. Меня взяли только сейчас. Что делать?Глаза разбегаются. Некоторые документы имеют 4 комплекта,т.е. одинаковые. С чего начать наводить порядок?

  69. Евгения Кожанова Ноябрь 28 2016 @ 13:40

    Здравствуйте, Ольга! В формат ответа на комментарий такую информацию дать очень сложно, попробую коротко. В первую очередь нужно составить номенклатуру дел на 2017 год, чтобы с нового года был порядок. Во вторую — разобрать архив а) по годам, б) по видам документов. Затем установить для них сроки хранения. Уничтожить, те, что можно. Остальные описать. Про номенклатуру дел статья здесь. Посмотрите еще здесь на сайте рубрику «Хранение документов», я думаю, найдете много дополнительной информации.

  70. Ольга Ноябрь 30 2016 @ 20:05

    Здравствуйте!Работаю в администрации сельского поселения 1 год. Готовим документы к сдаче в архив. Надо ли сдавать дела с перепиской с различными организациями, и как определить какие документы для постоянного хранения или временные, т.к. писем приходит много, некоторые из них просто уведомительного характера?

  71. Евгения Кожанова Ноябрь 30 2016 @ 22:11

    Здравствуйте, Ольга!
    Вам нужно установить сроки хранения для документов, в том числе, и для переписки. Посмотрите эту статью. В первую очередь используйте перечень от 2010 года, который утвержден приказом 558.

  72. Ольга Декабрь 1 2016 @ 11:54

    Здравствуйте! Устроилась специалистом по кадрам в дет.садик(организация маленькая), в котором нет структурного подразделения «архив» и не будет, документы все хранятся в кабинете заведующей и никогда не сдавались в городской архив. Последняя номенклатура дел от 2011 года. Есть предписание организовать правильное хранение документов и передачу законченных делопроизводством дел на архивное хранение в городской архив. Заведующая просит это сделать меня. Вопрос: в организациях, в которых есть структ.подразделение архив, обычно все орг.вопросы прописывают в положении об архиве организации, что делать, если архива как такового нет, но нужно правильно организовать хранение документов?

  73. Евгения Кожанова Декабрь 1 2016 @ 23:48

    Добрый день, Ольга!
    Государственный архив принимает на хранение дела только от ликвидированных организаций. Пока ваше учреждение существует, архив ничего не примет. Если организация не является источником комплектования государственного архива, то при ликвидации архив принимает только дела по личному составу.
    Ответить на вопрос «как организовать хранение документов» в рамках комментария невозможно)) В первую очередь нужно составить номенклатуру дел на 2017 год, чтобы с нового года был порядок. Во вторую — разобрать архив а) по годам, б) по видам документов. Затем установить для них сроки хранения. Уничтожить, те, что можно. Остальные описать. Про номенклатуру дел статья здесь. Посмотрите еще здесь на сайте рубрику «Хранение документов», я думаю, найдете много дополнительной информации.

  74. Евгения Декабрь 1 2016 @ 16:21

    Добрый вечер. Срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно. В приказах бывают приложения, основания к приказу, а также листы ознакомления. При формировании дела и составления описи что должно подшиваться: только приказы или приказы с приложениями или же все?

  75. Евгения Кожанова Декабрь 1 2016 @ 23:43

    Здравствуйте, Евгения! Основания к приказам хранятся отдельно, а приложения — вместе с ними, т.к. они являются неотъемлемой частью приказов. Например, приказы по личному составу: основания остаются в личных делах работников, а если личных дел нет, приходится заводить дело «Основания к приказам по личному составу».

  76. Анастасия Декабрь 12 2016 @ 16:23

    Здравствуйте, Евгения!
    Подскажите пожалуйста с чего начать, пришла на работу в парк отдыха и культуры, и в нес с 1932 года не ведется архив,очень много старых документов до 1999 года есть,что с ними делать:уничтожать?

  77. Евгения Кожанова Декабрь 14 2016 @ 09:38

    Добрый день, Анастасия!
    Начинать нужно с экспертизы ценности. Вы должны точно знать, какие документы и за какие годы у вас есть. Затем, в соответствии со сроками хранения, выбрать те, которые нужно уничтожить, а оставшиеся внести в описи.

  78. Светлана Январь 12 2017 @ 15:44

    Заранее прошу прощения, если мой вопрос немного не по теме. Суть в следующем: при выходе на пенсию обнаружилось, что за определенный период в муниципальном архиве(так же как и в Национальном) отсутствуют документы, подтверждающие суммы зар.платы. Проведя собственное расследование выяснила, что кое-какие документы (лицевые счета) находятся у бывшего ныне покойного директора, его сын мне их передал. Могу ли я самостоятельно сдать их в архив и что для этого надо сделать. Спасибо.

  79. Евгения Кожанова Январь 12 2017 @ 16:50

    Здравствуйте, Светлана! Я рекомендую вам обратиться в архив, который будет принимать эти документы. Речь идет о документах по личному составу, которые отсутствуют в делах, которые уже хранятся в этом архиве. Они обязаны их принять.

  80. Ольга Январь 30 2017 @ 08:24

    Здравствуйте, Евгения!
    Интересует вопрос о проведении экспертизы ценности документов, если документы сдаются раз в год по окончание календарного года, тогда все понятно, экспертиза проводится ежегодно. Но как быть в случае, когда дела формируются (согласно действующей номенклатуре дел) и сдаются в архив на хранение в течение года? Ведь если дела сформированы и оформлены для хранения, мы можем не дожидаться окончания года и сдавать их постепенно.
    Очень надеюсь на Ваш ответ! Спасибо!

  81. Евгения Кожанова Январь 31 2017 @ 13:39

    Здравствуйте, Ольга!
    ЭЦ это либо процесс, когда желательно собрать в одном месте несколько довольно занятых руководителей, чтобы они посмотрели документы, либо ее проводит архивариус сам, а потом комиссия подписывает протокол. Если у вас комиссия проводится по первому сценарию, то надо отделить ее от передачи документов в архив: пусть ЭК один раз просмотрит документы, а сдавать их можно в течение года в рабочем порядке. Если по второму, то еще проще: вы просматриваете сдаваемые документы и составляете протокол тогда, когда вам удобно. Мне больше нравится первый подход))

  82. Татьяна Февраль 8 2017 @ 08:08

    Евгения,здравствуйте!
    Подскажите, пожалуйста, в сдаточную опись можно включать все дела подряд или отдельную на постоянное хранение, отдельную на личный состав и отдельную на хранение менее 10 лет?
    Спасибо.

  83. Евгения Кожанова Февраль 8 2017 @ 11:51

    Здравствуйте, Татьяна! Для каждой категории дел есть свой вид описи. Вот здесь написано об этом и приведен образцы: http://thebestsecretary.ru/?p=4829

  84. Любовь Февраль 8 2017 @ 12:26

    Здравствуйте,Евгения! Кто должен сшивать уже сформированные дела? Структурные подразделения,или архивариус? Вдруг чего-то не обнаружится в подшитом деле,кто потом будет отвечать. И лист-заверитель дела,правильно ли я понимаю,что он просто подшивается,а ниточки-завязки ничем не склеиваются,просто остаются как есть. Спасибо.

  85. Евгения Кожанова Февраль 9 2017 @ 09:47

    Здравствуйте, Любовь!
    Если строго относиться к Правилам-2015, то:
    4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.
    Из этого положения следует, что оформление происходит до передачи, еще в структурном подразделении. Это как раз сразу снимает вопрос о том, кто будет виноват, если чего-то не обнаружится. Но на практике практически никогда этого не происходит, т.к. работникам физически некогда этим заниматься. Поэтому сшивает архивариус, а формируют дела подразделения и передают их несшитыми, но пронумерованными, с внутренними описями и листами-заверителями. Передача происходит под подпись.
    Лист-заверитель подшивается вместо со всеми документами как обычный лист, самый последний. Что касается концов нитей, то если у вас обычная коммерческая организация, то ничего с ними делать не нужно.

  86. Любовь Февраль 9 2017 @ 10:20

    Спасибо большое за ответ,у нас образовательное учреждение,но не общеобразовательное,)))так и получается,что всем некогда сшивать,и сшивает архивариус.
    А еще такой вопрос,во внутренней описи дела,допускается ли нумерация страниц по разделам,например раздел 1(название) стр.2-18; раздел 2 (название) стр 19-36,и т.д. то есть не описывать каждый лист,а то в деле бывает по 250 листов,и внутренняя опись будет большая,либо под учет каждый лист нужно? подскажите пожалуйста,спасибо!

  87. Евгения Кожанова Февраль 9 2017 @ 14:17

    Во внутреннюю опись вносятся не листы дела, а документы. Если документ состоит из 25 листов, то так и пишется: Наименование, листы 1 — 26. Если в деле 250 листов, и один лист = один документ, то описываются все 250.

  88. Любовь Март 1 2017 @ 16:21

    Здравствуйте,Евгения! При ликвидации организации,документы которые попадают в госархив,как их должны принимать? Нужно ли что-бы в каждом-каждом деле была опись? В личных делах понятно,а в папках приказов например,в отчетах и переписках? Дело в том что у нас не было архива, документы без описей многие,и сейчас сдают без описей,и потом если вдруг придется сдавать,один архивариус просто не в силах будет по всем документам за многие годы составить описи. Есть ли какие-то обязательные стандарты передачи в госархив. Заранее спасибо Вам за ответ.

  89. Евгения Кожанова Март 1 2017 @ 22:05

    Здравствуйте, Любовь!
    По правилам архивного дела от 2015 года, внутренняя опись составляется «для учета документов определенных категорий дел» (п. 4.30), т.е. не на все дела подряд. Но все равно рекомендую вам заранее проконсультироваться с госархивом, в который собираетесь сдаваться.

  90. Софья Март 13 2017 @ 16:23

    Здравствуйте! Мне должны передать в архив дела на сотрудников, как выглядит акт передачи-приема дел по сотрудникам?

  91. Евгения Кожанова Март 13 2017 @ 20:05

    Здравствуйте, Софья! Посмотрите эту запись.

  92. Мария Март 14 2017 @ 16:38

    Евгения добрый день!
    Подскажите пожалуйста: при подготовке к передаче в архив приказов по основной деятельности, вынимаются ли из дела листы ознакомления? Должны ли они храниться отдельно, или их можно олставить в деле пронумеровав вместе с самим приказом и приложениеями, как один документ?

  93. Евгения Кожанова Март 14 2017 @ 19:08

    Добрый день, Мария!
    Лист ознакомления неотъемлемая часть приказа, не нужно их вынимать.

  94. Софья Март 15 2017 @ 17:50

    Здравствуйте, подскажите, датой окончания дела на сотрудников является дата приказа об увольнении или дата увольнения? и датой окончания дела на студентов дата выдачи диплома или дата защиты? Заранее благодарю

  95. Евгения Кожанова Март 16 2017 @ 10:19

    Здравствуйте, Софья! Дата окончания дела равна дате последнего документа, помещенного в это дело.

  96. Таня Март 17 2017 @ 13:46

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, я сдала в архив старые дела,а в них нашли ошибку в нумерации приказов ( должно быть номер 1, а там несколько написано не правильно 1/04-3,и надо написать объяснение почему так. Подскажите пожалуйста как сформулировать объяснение. (Это произошло по невнимательности человека который набирал приказы, он просто не посчитал нужным убрать индекс от номера)

  97. Евгения Кожанова Март 17 2017 @ 21:37

    Здравствуйте, Таня! По моему мнению, вам не нужно писать объяснение по этому поводу, т.к. а) дело вели не вы, б) дело давно завершено в делопроизводстве и на оборот приказов неточности в нумерации никак не повлияли. Задача архива — хранить законченные делопроизводством дела, а не проверять корректность их оформления. Это делается на стадии создания документа. Особенности нумерации указываются в листе-заверителе дела, этого вполне достаточно. Если все-таки будут настаивать на объяснениях, напишите точно так же, как в своем вопросе: «по невнимательности человека, который набирал приказы…».

  98. Евгения Апрель 6 2017 @ 11:17

    Доброго времени суток, Евгения!
    Подскажите, как вносить в опись по л.с. невостребованные трудовые книжки? Нужно вносить по годам увольнения, по алфавиту в каждом году, и вписывать каждую трудовую книжку пофамильно, чтобы потом внести запись «выдано…» в описи дел по л.с., но у меня их за все года 260 штук хранится в архиве?
    2 вопрос: как поступить, если в некоторых тр. книжках нет записи приема и увольнения в организацию нашу и например неизвестна запись увольнения, а только приема? Я в таком случае могу писать крайние даты по факту, т.е. дата закрытия делопроизводством и будут год последней записи, если невозможно выяснить.
    И ещё один вопрос, их тогда надо сшивать в дела, т.е. дело до 250 листов, внутри в конвертах лежит книжка, нумеруется конверт, потом трудовая книжка, которую надо пронумеровать как документ, т.е не все листы в ней нумеровать, а только порядковый номер по внутренней описи дел?
    Спасибо заранее за ответ!

  99. Евгения Кожанова Апрель 6 2017 @ 12:02

    Добрый день, Евгения! Вот здесь статья о невостребованных трудовых книжках.

  100. Ксения Апрель 25 2017 @ 07:50

    Доброго времени суток. Подскажите как действовать. В структурных подразделениях составили описи дел постоянного срока хранения, оформили, проверили и по описи я( как ответственная за архив) приняла документы. И теперь с кипой томов и описями не знаю что делать дальше? Как я понимаю необходимо составить сводную годовую опись (на основании описей дел структурных подразделений), еще реестр описей. А как дела в архив передать, просто разложить по полкам или связать в связки согласно описям?

  101. Евгения Кожанова Апрель 25 2017 @ 09:49

    Здравствуйте, Ксения!
    Тома нужно оформлять на постоянное хранение. Здесь статья о том, как это делать.
    На основании описей вы составляете годовой раздел описи дел постоянного хранения (или несколько годовых разделов, если вам сдали документы за разные годы), и по этой описи каждому тому присваивается уникальный номер в архиве. Потом готовые тома в архиве расставляются по единицам хранения.

  102. Ксения Апрель 26 2017 @ 08:31

    Доброе утро, спасибо за разъяснение. Но хочется уточнить, каждому тому присваивается уникальный номер в архиве на основании номера п/п согласно книге учета и выбытия документов(правильно поняла?). Тогда вопрос другой, меня назначили ответственно за ведение архива в большой коммерческой организации, и даже помещение архива есть со стеллажами и документы там на них разложены, но никаких описей, актов передами из структурных подразделений (СП) нет. как лучше поступить, самой составить описи дел, а как если в этом году я только первый

  103. Ксения Апрель 26 2017 @ 08:32

    Извиняюсь, продолжу мысль. Я только в первый раз заставила сделать описи и приняла к себе в архив, но еще не разложила по стеллажам. В книге учета сначала будет 2012-2016 года, а потом следующими номерами 1937-2011 года??? Как то наверное это не правильно.

  104. Евгения Кожанова Апрель 27 2017 @ 13:04

    Добрый день, Ксения!
    Вам сдали описи и документы. Теперь на основании описей вы заново, сами начинаете составлять сводную опись. Например, по личному составу. Опись — одна на много лет, в ней валовый порядок нумерации с №1 по №9999. При этом опись состоит из годовых разделов, один раздел — 1 год. В годовой раздел попадают все дела по личному составу, которые есть в архиве. Нумерация сквозная через все годовые разделы. Например, за 2010 год с №1 по 134, за 2011 135 — 354, за 2012 355 — 632 и так, пока не наберется 9999. Все это — опись дел по личному составу №1. Вот эти порядковые номера и будут уникальными номерами каждой единицы хранения. В опись отдельно, под своим номером, попадает каждый том. Каждый годовой раздел утверждается руководителем организации.
    Начать надо с самых старых дел, постепенно продвигаясь к более молодым. Составили годовой раздел — утвердили —
    расставили тома правильно. И так постепенно все дела в архиве.

  105. Марина Апрель 27 2017 @ 13:08

    Здравствуйте, устроилась на работу в федеральную службу исполнения наказаний ,в сентябре месяце надо вести дела в архив за 2012 год. а в 2013 году наименование учреждения менялось. на титульниках теперь какое указывать наименование? то что было на момент 2012 года или то что сейчас уже?

  106. Евгения Кожанова Апрель 27 2017 @ 13:10

    Здравствуйте, Марина! За 2012.
    Но рекомендую уточнить в архиве, может быть, они попросят пометку на титульном листе о новом наименовании.

  107. Марина Апрель 27 2017 @ 13:16

    Извините и еще вопрос по поводу обложки дела, где берется инвентаризационный номер ? дела за 2012 год срок хранения и статью на обложке дела ставить по номенклатуре за 2012 год или уже по нынешней за 2017? предыдущий сотрудник на титульнике все поисправлял и меня это озадачило как будет правильнее. дела 2012 года и соответственно должны делаться по номенклатуре за 2012 год, это правильнее же будет?

  108. Евгения Кожанова Апрель 27 2017 @ 18:14

    Марина, совершенно верно, номер дела за 2012 год ставится по номенклатуре за 2012-й.

  109. Ксения Апрель 28 2017 @ 12:33

    Евгения, огромное спасибо, теперь потихоньку начинается складываться мозаика по поводу работы с документами архива. Можно еще вопросик. На обложке дела Архивный шифр : номер архивного фонда (это кто присваивает номера? и в каком порядке?); номера описи дел (сводной или номер описи структурного подразделения?) ; номера единицы хранения-это по номеру по порядку в Сводной описи. Ещё: Сводные описи по личному составу, постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения составляются раздельно, а нумерация у них валовая или все начинаются с 1 (единицы)? Заранее благодарю.

  110. Евгения Кожанова Апрель 29 2017 @ 19:52

    Ксения, архивный шифр дела полностью создаете вы, но пишется на обложке он карандашом.
    Архивный фонд — это, если коротко, совокупность документов, принадлежащий одной организации. Если ваша компания жила сама по себе все годы, то это один фонд (№1). Если в нее влилась когда-то другая компания, то влилась со всеми своими документами — это фонд №2 и т.д.
    Номер описи — сводной, номер ед.хр. по этой описи. Все сводные описи самостоятельные и ведутся по одинаковым правилам. Все они будут №1, во всех номера с №1 по №9999.

  111. Марина Апрель 28 2017 @ 15:38

    Евгения,спасибо большое за ответы)

  112. Татьяна Шабанова Сентябрь 19 2017 @ 13:24

    Здравствуйте, подскажите пожалуйста при формировании личного дела уволенного сотрудника в архив карточка Т-2 формируется отдельно? спасибо.

  113. Евгения Кожанова Сентябрь 19 2017 @ 22:16

    Здравствуйте, Татьяна!
    Да, это отдельное дело.

  114. Мария Сентябрь 20 2017 @ 15:25

    Добрый день, Евгения. Разрешите задать Вам вопрос? Если один том состоит из одного приказа, в котором 345 листов. Каким образом разделить том на части и стоит ли его делить вообще? Заранее благодарю за ответ.

  115. Евгения Кожанова Сентябрь 20 2017 @ 19:45

    Здравствуйте, Мария!
    Да, нужно делить.
    Как именно — вариантов 2.
    1. Предположим, до этого у вас уже есть 2 тома приказов. Второй заканчивается на листе 100. Тогда в этот же том начинаем подшивать этот большой приказ с листа 101. В районе листа 250 прерываемся. Прерываться нужно не просто на листе 250, а на какой-то законченной мысли. Например, один из разделов приложения заканчивается на листе 239, а следующий раздел занимает 50 листов. Тогда в томе 2 будет 239 листов. Том 3 начнется со следующего листа большого приказа. Этот вариант подходит, если большой документ структурирован.
    2. Предположим, до этого у вас уже есть 2 тома приказов. Второй заканчивается на листе 100. Третий том начинается с этого большого приказа. Делим 345 на две равные части и готовим том на общих основаниях. Этот способ больше для документов, которые нельзя разделить.
    В целом можно выбрать любой из вариантов, правила архивного дела этот вопрос не регламентируют.

  116. Инна Сентябрь 28 2017 @ 12:49

    Здравствуйте, Евгения! Такой вопрос: устроилась архивариусом в университет, который 3 года назад переехал, всю документацию начали заново. Сейчас занимаюсь составление номенклатуры за 2014-2017 годы, не могу свести концы с концами, так как много кафедр и у каждой свои документы, кто-то что-то потерял, выбросил раньше, в общем, бардак… А эта организация является источником комплектования гос.архива. Но суть в чем: у каждой кафедры и отдела есть положение об отделе или паспорт кафедры, и эти документы должны храниться постоянно. Вопрос: получается они совсем не передаются в архив, а хранятся в структурных подразделениях до замены новыми, и только потом старые сдаются в архив? То есть эти дела считаются переходящими? И как быть, если регистрация приказов, входящей почты, выданных дипломов и т.д. все эти годы велась в одном журнале? (вернее в разных, но имеется в виду журнал одного вида — с 2014 по 2017 год велся одной нумерацией). В общем, караул, не знаю как быть, как принимать документы в архив и имею ли я право требовать, чтобы мне сдали документы в архив, те которые постоянного срока хранения, или это дело добровольное, отделы могут их не сдавать?

  117. Евгения Кожанова Сентябрь 28 2017 @ 17:18

    Здравствуйте, Инна!
    Положение об отделе и паспорт кафедры — это обычные ЛНА, переходящие дела, которые будут переходить столько лет, сколько понадобится, пока не будут заменены или отменены. Пока действуют, в архив не передаются. Потом, по правилам, максимум через 3 года они должны быть переданы. Но если закрытый документ востребован в отделе после этого срока, то пусть пользуются, требовать передачи не нужно.
    Если регистрация ведется несколько лет в одном журнале, то его надо будет закрыть 2017-м годом и хранить как обычно.

  118. Инна Сентябрь 29 2017 @ 09:38

    Евгения, спасибо большое за Ваш ответ! Если положения об отделах не сдаются в архив, пока не будут заменены новыми, вносим ли мы тогда их в ежегодную опись, или только один раз, за тот год, когда они (положения) были созданы? И еще — в ежегодную опись вносятся лишь дела, законченные в деловодстве, которые готовятся к сдаче в архив, или переходящие дела мы туда тоже вносим, то есть делаем список всех постоянных, долговременных и ЛС дел, которые велись в каком-либо году в организации? Заранее огромное спасибо за ответ.

  119. Евгения Кожанова Сентябрь 29 2017 @ 17:19

    Инна, добрый день! Опись — учетный документ архива, соответственно, вносим туда только дела, переданные в архив, а не просто законченные в делопроизводстве.

  120. Инна Октябрь 2 2017 @ 17:14

    Евгения, спасибо Вам за ответы, Вы мне очень помогаете! Я еще хотела бы у Вас уточнить наболевший для меня вопрос: я сразу же столкнулась с непониманием со стороны работников кафедр — номенклатура составляется на календарный год, а они ведут дела по учебным годам — 2016-2017, 2017-2018. Как им вести деловодство и потом сдавать в архив документы, ведь они не могут закрыть свои дела, например, декабрем 2017 года, так как закончится оно фактически в июне 2018. Получается, все их планы, графики и прочая документация будут переходящими делами? Но тогда при сдаче в архив в них будут присутствовать документы двух лет. А если они пользуются одними и теми же экзаменационными билетами по 3 года (а срок хранения у них 1 год), я же не могу заставить их сдать эти билеты? Или я должна это делать? Очень нужен Ваш совет, заранее спасибо!

  121. Евгения Кожанова Октябрь 2 2017 @ 19:17

    Инна, добрый день!
    Рекомендую вам найти Примерную инструкцию по делопроизводству в ВУЗе (утв. приказом Минобразования РФ от 24.07.2000 №2286). Она обязательна для всех вузов. В ней есть и разделы об архиве, в том числе и о формировании дел.
    Работники кафедр поступают правильно: если документы ведутся в течение учебного года, то делить дело пополам по календарному году не надо. Дело завершается делопроизводством в год окончания учебного года. Об этом говорят также и общие правила архивного дела (п. 4.20).
    Дело называется, например, «Учебный план на 2017/2018 учебный год», т.е. эти два года попадают в заголовок дела. Дело переходящее.
    Что касается билетов, то если ими пользуются — то пусть пользуются. Срок хранения дела начинается после того, как дело завершено в делопроизводстве.
    По моему мнению, архивариус не может диктовать подразделениям, что сдавать в архив, а что нет. Если документ используется, то пусть он остается в подразделении.

  122. Татьяна Октябрь 19 2017 @ 05:30

    Евгения, доброе утро!
    Подскажите, как правильно оформить опись в дело с карточками Т-2? 1. Иванов Иван Иванович 2. Петров… 3. сидоров и дальше по алфавиту? Номера страниц указывать?

  123. Евгения Кожанова Октябрь 19 2017 @ 09:41

    Здравствуйте, Татьяна! Внутренняя опись в дело с личными карточками — такая же, как и в любое другое дело. В деле с Т-2 документы расположены по алфавиту, по алфавиту же и вносятся в опись. Форма и образец описи здесь: http://thebestsecretary.ru/?p=5112 .Обратите внимание в статье, как заполняется опись под трудовые договоры.

  124. Надежда Январь 12 2018 @ 07:32

    Добрый день. Подскажите, пожалуйста, при передаче дел во внутренний архив нужен ли какой-либо приказ о передаче или хватит только акта приема-передачи дел? Заранее спасибо.

  125. Евгения Кожанова Январь 13 2018 @ 12:37

    Здравствуйте, Надежда!
    Чтобы оформить передачу документов, хватит и акта.
    Приказ нужен, если нужно организовать передачу документов по организации, т.е. заставить работников сдавать документы.

  126. Аня Январь 17 2018 @ 07:14

    здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, обязательно ли храть документы в прошитом виде. или можно в картонных коробках-папках?? они на завязке. И титульный лист как оформить? опись внутренняя??

  127. Евгения Кожанова Январь 17 2018 @ 09:20

    Здравствуйте, Аня!
    Если это документы постоянного или свыше 10 лет срока хранения, а также по личному составу, нужно прошивать на 4 отверстия. Вот эту статью посмотрите, в ней же есть ссылки на титульник и опись.

  128. татьяна Январь 29 2018 @ 16:24

    Добрый день. а подскажите трудовые договора уволенных сотрудников можно подшить вместе с приказами по лс? у меня их два-три. и заявления сотрудников на прием на работу, увольнение куда подшиваются и сколько хранятся? спасибо

  129. Евгения Кожанова Январь 31 2018 @ 05:41

    Здравствуйте, Татьяна!
    Трудовые договоры — отдельное дело, хранятся 50(75) лет.
    Приказы по личному составу — отдельное дело, хранятся, в зависимости от вида, от 5 до 50(75) лет.
    Основания к приказам по личному составу, если нет личных дел работников, тоже сшиваются в отдельное дело, хранятся 5 лет.

  130. Светлана Февраль 28 2018 @ 18:36

    Уважаемая Евгения! И все-таки хотелось бы получить образец приказа о передаче дел структурных подразделений в архив компании. Руководству недостаточно акта. Заранее благодарю

  131. Евгения Кожанова Февраль 28 2018 @ 19:31

    Здравствуйте, Светлана!
    «В целях обеспечения сохранности архивных документов ООО «АБВ» приказываю 1. начальникам структурных подразделений передать архивные документы в архив ООО «АБВ» до …» 2. Передачу документов оформить актом (форма прилагается)».

  132. Анна Март 1 2018 @ 00:31

    Евгения, здравствуйте!

    У меня вопрос следующего характера:
    Организация «А» реорганизовалась и переходит в нашу организацию (назовем нашу организацию «Б»).Следовательно все дела(тома) мы забираем к себе в архив. Загвоздка заключается в том, что их архив организован хаотично, правильнее сказать — вообще никак не организован. Но документы же принять нужно.
    Вопрос- как нам подстраховаться в приемке-передаче документов? Мы планируем принять все дела по Акту приема-передачи, но слабо верим,что дела будут верно оформлены и что они,вообще будут оформлены. Что бы Вы посоветовали?

    И еще один вопрос, по нормативке…. в Правилах прописывают про ЭК в организации, она у нас есть (и положение и состав комиссии — все как надо). Наш руководитель сказал переименовать ЭК….
    Вопрос — можно ли и правомерно ли придумать самостоятельное название данной комиссии и не будет ли это, в дальнейшем, на нас как то сказываться?

    Наша организация не является источником комплектования гос.архива

  133. Евгения Кожанова Март 1 2018 @ 19:54

    Здравствуйте, Анна!
    1 — я бы посоветовала писать документы в акт как они есть, ориентироваться на единицы документов, даты и т.д. Собирать тома вряд ли есть время при реорганизации.
    2 — правила являются нормативным документом, и по-хорошему, если ЭК, значит ЭК. Варианты: экспертная архивная комиссия (ЭАК), экспертная проверочная комиссия (ЭПК). Если будут настаивать на переименовании, постарайтесь как-то сохранить в названии ее функции.

  134. Юлия Март 15 2018 @ 14:22

    Здравствйуте. Помогите пож-та!!! Мне нужно сдать дела по описи за 2012 год, но их нету, так как человек уволился и все уничтожил. А в моем архиве куда я сдаю дела требуют объяснительную и объяснительную нужно не просто что сотрудник уволился и все уничтожил, а такую серьезную. Если писать про затоп или пожар то надо предоставить справку об этом. Вот и не знаю что написать

  135. Евгения Кожанова Март 15 2018 @ 15:05

    Здравствуйте, Юлия!
    К сожалению, помочь вам нечем. Если у вашей компании не получится доказать, что документы уничтожены правильно (истек срок хранения) или пропали из-за пожара, потопа или чего-то похожего, то можно получить серьезный штраф.

  136. юлия Март 16 2018 @ 09:53

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста. пришла в организацию, мне передали архив. У них были сшиты личные карточки по з/п но не пронумерованы и нет листа заверителя, я понимаю что это нужно сделать мне. например лицевые счета на буквы А-Б их получается около 300-400 листов. но это вместе с расчетниками , они тоже подшиты. получается превышает 250 листов. значит надо перешивать? или оставить так? так как сшивать отдаем организации в твердый переплет.

  137. Евгения Кожанова Март 16 2018 @ 22:14

    Здравствуйте, Юлия!
    Я бы оставила пока эти документы как есть. Да, отсутствие нумерации и листа-заверителя — нарушение правил полного оформления дел, но наверняка в только что принятом вами архиве есть и более насущные задачи. Если при приеме на хранение в госархив попросят перешить, тогда и можно будет этим заняться.

  138. Олеся Март 27 2018 @ 16:09

    Здравствуйте. Работаю в городском образовательном учреждении.При подшивке приказов по основной деятельности возник вопрос: сшивать ли заявления о выдаче единовременной помощи в связи с вступлением в брак, юбилейная дата, погребение, о выплате как молод.специалисту и копии личных документов свидетельствующие событие (паспорт, св-ва, диплом и т.д.), также копии приказов Департамента образования округа о присвоении квалификационной категории (аттестат.листы сейчас не делаются), т.е.основания к приказу? Если нет, то куда эти заявления относятся?

    Так-же по личному составу. Заявления о смене фамилии (оригинал или копия), об увольнении, копии св-ва о браке, паспорта?
    Справку об отсутствии судимости подшивать в личное дело?
    В приказе по отпуску написано о единовременной выплате к отпуску в размере месячного фонда з.платы — хранить такие приказы 5 лет?

    Личные дела уволенных хранятся по годам, алфавиту, есть внутренняя опись с указанием фамилий и номеров страниц. Нужно ли делать в дальнейшем (много еще не подшито) дополнительно опись к каждому сотруднику?
    Заранее благодарю

  139. Евгения Кожанова Март 28 2018 @ 19:50

    Здравствуйте, Олеся!
    Основания к приказам по личному составу хранятся отдельно. Если ведутся личные дела работников, то в их личных делах.

  140. Татьяна Апрель 6 2018 @ 14:20

    Здравствуйте.
    Какие именно дела организации передаются на постоянное хранение в гос архив? Могут ли дела личного состава учреждения передаваться в госархив на прст хранение или постоянно хранятся в архиве учреждения?
    Спасибо.

  141. Евгения Кожанова Апрель 8 2018 @ 06:11

    Здравствуйте, Татьяна!
    Документы организации передаются в госархив после экспертизы ценности, т.е. это архив определяет, какие документы организации принять на хранение. Исключение — документы по личному составу. При ликвидации их обязательно передают на госхранение, а во время работы организации архив на платной основе может взять их на хранение по договору.

  142. Светлана Апрель 17 2018 @ 07:04

    Добрый день. Подскажите пожалуйста. В организации есть архив, составлена номенклатура дел по отделам. Один отдел(бухгалтерию) перевели в другую организацию,но документы они ведут прежней организации и сдавать свои документы будут в архив прежней организации. Нужно на этот отдел отдельную номенклатуру составлять или просто изменить индекс дела, название отдела?

  143. Евгения Кожанова Апрель 17 2018 @ 22:26

    Здравствуйте, Светлана!
    Формально структурное подразделение Бухгалтерия в компании отсутствует, следовательно, из НД его тоже убираем. Но документы остаются, их логично присоединить к разделу Руководство. Возможно, сделать в этом разделе подраздел «Документы бухгалтерского и налогового учета».

  144. Надежда З. Апрель 28 2018 @ 23:43

    Здравствуйте.По работе переводят в делопроизводство.никогда раньше этим не занималась.два месяца назад внутрипроверочная комиссия провела проверку и выявила у нынешнего делопроизводителя много не доработок:дела не уничтожены,акты на уничтожение не составлены,архивные номера не присвоены.могу ли я принимать дела,не «повесят» ли потом все недоработки на меня?

  145. Евгения Кожанова Май 2 2018 @ 07:48

    Здравствуйте, Надежда!
    Логично предположить, что устранять недоработки придется вам. Но обвинить вас в том, что эту работу не сделали именно вы, не получится, если акт о проверке будет составлен раньше, чем ваш приказ о переводе на эту должность.

  146. Надежда З. Апрель 28 2018 @ 23:44

    Может вопрос не потеме.но как правильно принять дела?

  147. Евгения Кожанова Май 2 2018 @ 07:45

    По акту приема-передачи, на сайте есть статья о нем и образец.

  148. Ирина Май 25 2018 @ 06:24

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как оформить объяснительную, о том что нет возможности сдать реестры по з\п в городской архив.И на кого не писать?

  149. Евгения Кожанова Май 25 2018 @ 08:21

    Здравствуйте, Ирина!
    Объяснительная оформляется как обычный информационно-справочный документ. Писать на имя того, кто ее запрашивает.

Добавить комментарий