Профессиональный блог Евгении Кожановой

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

исправление в журнале регистрации

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. К примеру, помощник или секретарь нажал на ненужную цифру или же упустил несколько сотен номеров, из-за чего после письма №1234 идёт сразу письмо №1435. В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями. Что  делать, если вдруг оказалось, что совершена ошибка? Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок?




Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются. Именно поэтому, увидев «непоправимое», не нужно сразу паниковать или начинать искать новую работу. Для начала разберитесь, к чему привела или может привести ваша ошибка, запутала ли она что-то. Ну и второе, не менее главное: оставлять все так, как есть сейчас, с путаницей, тоже нельзя.

Если были потеряны номера регистрации

Описание проблемы: в журнале, который ведёте на бумаге, вы допустили ошибку, когда расставляли номера, и после 4567 внезапно пошли номера 5468, 5469 и так дальше.

Самый плохой сценарий здесь – тот случай, когда речь идёт о журнале, в котором регистрируются исходящие документы, и ошибка была замечена не сразу. Все исходящие письма с неверными номерами уже отправлены адресатам. В такой ситуации изменять номера уже поздно.

Ведь, если вы, желая скрыть свою ошибку, очень аккуратно измените номера в журнале,  возникнет путаница, скорее всего, появятся двойные номера, а ответы при этом будут идти на те, неправильные, индексы… Такой казус выйдет далеко за пределы секретариата. При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо…

Так что в этой ситуации номера остаются. Единственной мерой по исправлению ошибки в журнале регистрации станет специальная пометка. Ведь секретарь может взять отпуск,  уйти на больничный или же вообще поменять работу, а в журнале образуются, и останутся пропуски в номерах. Нельзя же помнить о них постоянно, поэтому в журнале нужно сделать примечание-объяснение.

Объяснение в бумажном журнале для регистраций может выглядеть, например, так:

1-prop.nomera

Заверить подобную запись должен работник, который несёт ответственность за делопроизводство организации (это может быть начальник службы ДОУ, начальницы канцелярии, секретарь или же делопроизводитель).

Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные. Как-никак, 21-й век уже в самом разгаре…  В системах электронного документооборота номера присваиваются автоматически, и какая-либо ошибка здесь исключена. В более простых вариантах автоматизации, например, с помощью средств Microsoft Office или Google таблиц, очередность номеров настраивается вручную без каких-либо пропусков. Так, в Excel это происходит следующим образом:

3-Excel

Нужно написать номер в одной ячейке, потом следующий номер, после этого выделить обе ячейки, подвести курсор к правому углу, захватить его и немного протянуть выделенную область вниз. Программа самостоятельно проставит номера в том диапазоне, который будет протянут вниз.

Если же по какой-то причине электронные регистрационные формы исключаются и вам приходится вести бумажные журналы, нужно в конце каждого рабочего дня просматривать все номера и проверять, не совершена ли ошибка. Это занимает пару минут. Чем раньше обнаружится ошибка, тем легче будет ее исправить.

Если зарегистрировано то, что не нужно было регистрировать

Описание проблемы: почтальон осуществил доставку из тридцати писем, где на каждом конверте указан адрес вашей компании. Секретарь поставил свою подпись за все полученные письма, вскрыл их и рассортировал. Затем были проставлены штампы, письмам присвоены номера, информация внесена в журнал регистрации. Письма попали на рассмотрение к директору, и одно из них он вернул со словами, что оно адресовано не вашей компании. Возможно, добавил при этом, что нужно быть внимательнее.

Причина ситуации вполне понятна: судя по всему, отправитель перепутал письма и положил в конверт с адресом 1 письмо 2, а в конверт с адресом 2 письмо 1 и отправил, а секретарь просто упустила этот момент. В результате в журнале компании зарегистрировано совершенно чужое письмо.

Запись об ошибочном письме нужно аннулировать. Если оплошность была замечена в день записи, а журнал электронный, тогда в строке номера просто изменяется информация, и вместо «чужого» регистрируется письмо, доставленное правильно. Если этого сделать уже нельзя (иначе пропадет номер), то делается запись об аннулировании.

На картинке показано, как аннулировать запись в электронном журнале:

2-oshib.adres.

В бумажном журнале делается аналогичная запись, которая подписывается и заверяется так, как говорилось выше.

Что делать с самим письмом, пусть подскажет вам профессиональная этика. Проще всего выбросить, но делать этого не стоит, тем более, если очевидно, что письмо серьезное. Если есть телефоны исполнителя или приемной, нужно позвонить им и сообщить, что письмо доставлено не по адресу, после чего договориться о том, как поступить. Особенно важно это сделать, если к письму прилагались оригинальные экземпляры каких-либо документов.

Чтобы подобная ситуация больше не происходила, нужно, вскрывая почтовые конверты, обращать внимание на то, как оформлен реквизит «Адресат» и какая организация там указана.

Двойная регистрации одного и того же письма

Описание проблемы: одно и то же письмо было сначала выслано отправителем по почте, а потом ещё раз по факсу (или наоборот). То письмо, которое было отослано по факсу, вы уже зарегистрировали и пустили в работу. А другое письмо, которые через несколько дней пришло по почте, вы зарегистрировали под другим номером и тоже пустили в работу. В результате имеем два одинаковых письма под разными номерами. Плюс ко всему этому руководитель и исполнитель остались недовольны. Директору придётся второй раз тратить время на одну и ту же информацию, а исполнителю нужно будет объяснять, почему вдруг он вдруг получил задание, аналогичное тому, что и пару дней назад.

Данная проблема решается тем, что в графе «примечание» в журнале вы должны написать о совершённой повторной регистрации, указав первый номер входящего письма. В электронном журнале – просто текст, в бумажном – текст, заверенный подписью и печатью. Если ошибка была замечена быстро, то в электронном журнале можно удалить информацию и поместить под этот номер другое письмо, пришедшее в тот же день.

4-povt.reg.

Минус бумажной регистрации в том, что отследить, приходило ли такое письмо ранее, практически невозможно. Если только секретарь почему-то запомнил это письмо и уверен, что было, то тогда можно полистать журнал назад и поискать. Относительно каждого письма такая работа, конечно, невозможна. Электронные регистрационные формы подобных ошибок не допускают и сами сообщают о том, что информация вводится во второй раз.

Оставляйте в комментариях примеры других ошибок в журнале, попробуем исправить их вместе!

Image by Michal-Marcol / www.freedigitalphotos.net

Чт, Сентябрь 19 2013 » Учет документов

101 Responses

  1. Юлия Декабрь 28 2013 @ 21:51

    Здравствуйте!

    А что делать если на два документа с разным содержанием, но относящиеся к одному делу по номенклатуре поставлен один и тот же номер с разными датами?

  2. Евгения Кожанова Декабрь 30 2013 @ 08:20

    Здравствуйте, Юлия!
    Если документы находятся в организации, то поставить на тот, что более поздний по дате, «/1». Например: у вас был №555 от 20.12.2013 и №555 от 27.12.2013. Получится №555 от 20.12.2013 и №555/1 от 27.12.2013. В графе «Примечание» написать объяснение, если между 20.12. и 27.12. были зарегистрированы и другие документы.
    Если документы вышли из организации (допустим, это были исходящие), то тоже сделать пометку в графе «Примечание» и различать документы не по номерам, а по датам.

  3. Валентина Февраль 12 2014 @ 08:21

    Добрый день. Ситуация следующая: у нас есть 2 журнала регистрации исходящей корреспонденции на 2 разные компании. в одном из них было зарегистрировано письмо, которое исходило от другой (второй компании). письмо было запущено в работу. Как это можно исправить? Просто сделать примечание?
    Заранее спасибо.

  4. Евгения Кожанова Февраль 12 2014 @ 12:24

    Здравствуйте, Валентина!
    Надо аннулировать запись в одном журнале и внести исправления в другой.

  5. Валентина Февраль 12 2014 @ 13:09

    а как тогда номера правильно присвоить? в том, где неправильно внесены — под номерами 16 и 17 (нумерация уже на 30), а тот, куда надо было внести нумерация еще на уровне 10. и задним числом же не получится?

  6. Евгения Кожанова Февраль 14 2014 @ 08:04

    Здравствуйте, Валентина!
    В том, где неправильно присвоены, просто аннулируйте эти номера. Выше в статье рассказано, как это сделать.
    В тот, куда надо внести, вписывайте как есть, 16 и 17. И обязательно примечание с объяснением.
    Менять номера исходящих писем, когда сами письма уже ушли из организации, нельзя, иначе можно еще больше запутаться. Поэтому остается только регистрировать их так, как есть.

  7. Олеся Март 1 2014 @ 23:21

    Добрый день!А как быть с письмами б/н, которые необходимо зарегистрировать задним числом? У нас в компании электронная регистрация в программе 1С. Программа автоматически присваивает таким письмам следующий номер, ставит реальную дату регистрации. Разумеется ее можно потом изменить на нужную, но в этом случае письмо встает согласно дате и порядок номеров сбивается. Это не страшно?

  8. Евгения Кожанова Март 3 2014 @ 09:42

    Добрый день, Олеся! Это не страшно, но и не очень хорошо. Лучше настроить в программе возможность изменять вместе с датами и номера тоже.

  9. Анна Апрель 3 2014 @ 15:31

    Здравствуйте! Помогите, пожалуйста. Недавно устроилась на работу (документов мало: только внутренние документы, внешние проходят через секретаря директора; отдел «молодой» — 1 год). Как оказалось, до меня никто не регистрировал ни служебные (докладные) записки, ни акты и т.д. Они лежат в папках, но без номеров. Не знаю даже с чего начать. Нужно ли восстанавливать за 2013 год? И как начать журнал регистрации? Новые документы как начать регистрировать?

  10. Евгения Кожанова Апрель 4 2014 @ 13:11

    Здравствуйте, Анна!
    Начать регистрировать документы в вашем случае можно в любой момент. Заводите новый журнал и вперед 🙂 Если в этом году уже были документы, которые вы внесете в журнал, то начать лучше с них. Т.е. если в январе было три служебных записки, то они будет в вашем журнале №1, №2 и №3 и так далее.
    Что касается документов за прошлые годы, то регистрация им не повредит, но необязательно приступать к ней немедленно.

  11. Вера Апрель 23 2014 @ 06:43

    Добрый день!
    Прошу у Вас помощи, не знаю, как решить мою проблему, все советуют разное!
    Я новый секретарь в большой компании, вчера регистрировала исх. по номерами 1/04 — 10/04,где после слеш ставила месяц, сегодня поняла, что это не совсем удобно и хотела бы ставить год через дефис, можно ли поменять нумерацию?

  12. Евгения Кожанова Апрель 23 2014 @ 08:44

    Здравствуйте, Вера!
    Менять нумерацию у уже зарегистрированных исходящих писем нельзя. А продолжить регистрацию с новыми индексами можно. На этапе становления это нормально. Постепенно придете к тем индексам, которые вам удобны.
    Уточните, есть ли в организации инструкция по делопроизводству. Если есть, то потом, когда найдете оптимальный вариант индексации, запишите в нее.

  13. Амира Июль 2 2014 @ 10:16

    Здравствуйте. У нас одна организация но 2 подразделения (Офис в др.городе а строительное подразделение в другом)И соответственно у нас отдельная корреспонденция, а в головном офисе вторая корреспонденция, Как быть можно ли регистрировать дважды письма, т.к. от головного офиса отправили уведомление нашим арендодателям соответственно у них он зарегистрирован, нужно ли во 2 раз его регистрировать? Помогите пожалуйста.

  14. Евгения Кожанова Июль 3 2014 @ 06:01

    Здравствуйте, Амира! В одной организации документ регистрируется только один раз.

  15. Екатерина Июль 18 2014 @ 10:26

    Здравствуйте.

    Регистрировала сейчас приказ и написала ошибочную дату — исполнитель просил 17 июля, а я запамятовала и записала 18-м числом. Теперь я на самом приказе замазала и написала 17, а у в журнале как быть? «зачеркнутое не читать»? или «исправленному верить»? или еще как-то?

  16. Евгения Кожанова Июль 21 2014 @ 05:55

    Здравствуйте, Екатерина!
    Если в журнале до этого приказа еще не было зарегистрированных 18-м, то подойдет и «исправленному верить».
    А если были, то можно исправить и написать объяснение, например, что исполнитель принес на регистрацию подписанный директором 17-го числа приказ 18-го. А датой приказа по правилам считается дата его подписания.

  17. Лидия Июль 24 2014 @ 06:46

    В журнале входящих документов я несколько документов внесла под одним и тем же номером, а даты разные, является ли это грубейшей ошибкой и как исправить?

  18. Евгения Кожанова Июль 24 2014 @ 13:24

    Добрый день! Это, конечно, не правильно, но и не страшно.
    Самый простой путь — взять документы и исправить номера и в журнале, и прямо на них. В журнал внести примечание, что номера были присвоены ошибочно и исправлены.

  19. Елена Август 21 2014 @ 08:31

    Здравствуйте, у меня такая проблема: я пришла работать в создаваемую организацию, т.е. меня первой приняли на работу и кадровиком и делопроизводителем, делопроизводством я никогда не занималась, завела журнал исходящей корреспонденции и начала регистрировать там документы с присвоением номеров: код структурного подразделения-номер номенклатурного дела в структ. подр./порядковый номер в номенклатурном деле, а не сквозной, так зарегистрировала 14 документов и поняла, что не правильно, что порядковый номер должен быть сквозной, 1,2,3,4, и т.д. Как исправить эту ошибку? Просто с 15 документа начать правильно регистрировать?

  20. Евгения Кожанова Август 21 2014 @ 09:18

    Здравствуйте, Елена! Да, проще всего начать регистрировать с №1.

  21. Татьяна Март 10 2015 @ 09:21

    Добрый день! У меня вопрос по делопроизводству.
    Скажите, пожалуйста, с каким журналом проще работать – с электронным или бумажным?
    Работа с бумажным журналом предполагает относить документы исполнителям под роспись в журнале. А как обстоит дело с электронным журналом?

  22. Евгения Кожанова Март 10 2015 @ 14:45

    Здравствуйте, Татьяна! Электронные журналы удобнее по многим причинам. А если нужно зафиксировать факт передачи документов исполнителю, то необязательно расписываться именно в журнале. Можно составить реестр передачи документов, образец есть в этой статье.

  23. Мадина Март 13 2015 @ 06:03

    Здравствуйте!у меня бумажный вариант журнал регистрации исходящих и внутренних документов. Ошибка очень грубая получился.закончился год 2014 год, началось 2015 год.А у меня номер та продолжалось например: № 1048, от 29.12.2014 г и дальше идет № 1049 от 05.01.2015 г.. А потом эту запись по позже только заметила и дальше начало № 01 от 19.01.2015 год. Теперь когда проверка приходило они замечание делали Журналы учета исх. корреспонденции ведется ненадлежащим образом, имеет неэстетичный вид.И вот решила новый журнал начат, а номер с первого числа и с сегодняшней даты начать или как? Помогите пожалуйста запуталась. Мне на это штраф будет?

  24. Евгения Кожанова Март 13 2015 @ 06:51

    Здравствуйте, Мадина! Нумерация журнала каждый год должна начинаться заново. Вы можете начать ее сейчас с №1 и с текущей даты. И журнал (тем более бумажный) тоже каждый год начинается новый, а старый закрывается и отправляется на хранение.

  25. Виола Трусова Март 18 2015 @ 09:03

    Здравствуйте, Евгения! Пожалуйста, подскажите как поступить: сотрудник «взял» исходящий номер (самостоятельно проставить на создаваемом письме), но ошибся и прибавил сотню (вместе 099 проставил 199). В бумажном журнале нумерация продолжилась правильно( было зарегистрировано еще несколько писем), а ошибка была замечена на следующий день, когда исполнитель принес копию исходящего в подшивку.
    Как грамотно можно исправить ошибку?

  26. Евгения Кожанова Март 18 2015 @ 11:10

    Здравствуйте, Виола!
    Насколько я поняла, документ уже «ушел» из организации. Исправлять поздно.
    Я бы поставила отметку в примечаниях в журнале регистрации, что исходящий по ошибке вышел с другим номером, и все. В будущем, когда нумерация дойдет до 199-го номера, зарегистрировать его можно в общем порядке.

  27. Виола Трусова Март 18 2015 @ 11:29

    Спасибо!)

  28. Юлия Апрель 24 2015 @ 07:27

    Доброе утро!
    Исполнитель исходящего письма принес мне на регистрацию уже отправленное получателю письмо б/н от 07 апр. В моем журнале исх.документов я присвоила бы ему номер 101, но отправитель утверждает, что я должна так и записать после номера 100, номер б/н, так как «там» его получили без номера. Как быть? После номера 100, ставить номер «б/н», а след письмо будет сразу 102 ?

  29. Евгения Кожанова Апрель 26 2015 @ 07:49

    Здравствуйте, Юлия!
    В этой ситуации письмо вносится в журнал с теми данными, с которыми оно вышло из организации: б/н от 07.04. В журнале надо сделать примечание о том, почему у письма нет номера.

  30. Натали Июнь 17 2015 @ 06:39

    здравствуйте,а что делать если в журнале была пропущенна страница,т.е одна ее сторона?

  31. Евгения Кожанова Июнь 17 2015 @ 07:39

    Добрый день, Натали! Достаточно аккуратно перечеркнуть страницу ручкой крест-накрест или в виде буквы Z.

  32. Александра Сентябрь 23 2015 @ 13:35

    Добрый день!
    Подскажите, в журнале регистрации входящих документов после номера 265 от 20.07.2015 по какой-то причине поставила номер 257 от 21.07.2015 и так далее по возрастанию. Заметила только при составлении описи (переодически заполняю на текущий момент) Как быть в данном случае? Сейчас уже регистрационный номер 339.

  33. Евгения Кожанова Сентябрь 24 2015 @ 05:15

    Добрый день, Александра!
    Нумерацию продолжайте.
    Фактически повторные номера получили всего 9 писем, с 257 по 265. Они различаются датами, у вас есть, например, 257 от 15.07.15 и 257 от 21.07.15., т.е. идентификационные данные для каждого из них все равно уникальны. Исправлять на письмах ничего не надо, просто внимательно последите за ними, пока они не будут отработаны и завершены делопроизводством, чтобы никто из исполнителей и корреспондентов не запутался.
    В журнале в примечании выделите эти 9 писем и сделайте отметку, как написано в статье: «Номер ошибочно присвоен повторно».

  34. Оксана Декабрь 9 2015 @ 09:45

    Добрый день! Подскажите пожалуйста,юристом был сделан приказ, его в несли в журнал регистрации. На сегодняшний день, выясняется, что приказ нужно поменять на другой с этим номером и с датой. Что делать с записью в журнале?

  35. Евгения Кожанова Декабрь 9 2015 @ 11:48

    Здравствуйте, Оксана!
    Если я правильно поняла и вас просят заменить сам документ, то с записью ничего делать не нужно: меняется документ, а регистрационные данные остаются. Проследите, чтобы в новой версии приказа была та же тема (заголовок), что и в старом, и скан-копию нужно не забыть поменять, если журнал электронный.

  36. Ольга Декабрь 16 2015 @ 15:56

    Здравствуйте! Подскажите мне пожалуйста, как мне доказать в суде, что электронный вариант Журнала, я сейчас сама не придумала? Суд принимает к сведению только Журналы регистрации в бумажном виде или заверенные ЭЦП.

    Мы использовали электронный вариант, когда был большой отдел и чтоб не бегать за Журналом, на компьютере у всех работников была общая папка, а там Excel файл и там мы регистрировали корреспонденцию, а в конце дня записывали в бумажный журнал.

  37. Евгения Кожанова Декабрь 17 2015 @ 04:03

    Здравствуйте, Ольга!
    У вас государственная организация? Если да, то какая сфера деятельности? О каком конкретно журнале идет речь?
    Суд как-то объяснил требование именно бумажного журнала?
    Вы пишете, что в конце дня данные из электронного журнала вносились в бумажный. То есть все-таки есть бумажный журнал?

  38. Ольга Декабрь 17 2015 @ 09:08

    Здравствуйте!
    Ранее в сообщении я говорила про Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
    Я раньше работала в комунальнном предприятии, а сейчас работаю в частной организации, и тут никаких журналов не было и я сказала директору,что надо купить, так мне сказали не надо никаких бумажных журналов все электронно.
    Но моя подруга столкнулась с такой проблемой как электронный журнал регистрации был предъявлен в суде, и ее компания проиграла суд. Это ООО и обороты за год 50 млн. руб на ОСНО. Например ООО «Х». По ее словам, что у ООО «Х» с покупателем (ООО «У») были претензии, и велась переписка в переписке они договорились на определенные условия, дело до Доп. соглашения не дошло со стороны ООО»У» и ООО «У» подал в суд, о том что ООО «Х» не выполнил свои условия по контракту, а ООО «Х» предъявила Журнал регистрации входящие корреспонденции (как смягчающее доказательство), о том что они договорились, а ООО «У» изменило содержание письма (в следствии чего были разногласия) и суд не приняла во внимание такой журнал регистрации исходящей и входящей корреспонденции.
    Я думаю для лучшей подстраховке, лучше ввести бумажный журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Ни чего страшного в исправлениях я не вижу. Человеческий фактор всегда будет присутствовать.

  39. Евгения Кожанова Декабрь 17 2015 @ 09:18

    Честно говоря, не совсем поняла, как может быть журнал регистрации подтверждением того, что стороны договорились. Журнал — это учетная форма, а договоренность содержится в тексте переписки. И доказательством здесь должно являться письмо, а не журнал. Но я не судья, и ситуацию вижу только с ваших слов.
    Электронный журнал регистрации — полноценный документ, если только закон не требует вести его именно в бумажном виде. например, Книга учета движения трудовых книжек должна быть только бумажная. Усилить статус электронного журнала как документа можно, отразив его электронную форму в локальном нормативном акте.

  40. Алекса Январь 1 2016 @ 08:13

    Здравствуйте
    Подскажите ,пожалуйста, не знаю что делать,как и что писать в журнале контроля, чтобы исправленному верить
    Ручка гелевая потекла не смогли исправить запись, пришлось вклеивать на испорченную запись кусочек бумаги чистой и писать на ней текст о чем речь идёт в документе (знаю что нельзя)
    А перечеркивать уже испачканное как то было неудобно

  41. Евгения Кожанова Январь 12 2016 @ 04:49

    Здравствуйте, Алекса!
    Я думаю, ничего страшного нет в том, что вы заклеили кляксу от ручки чистым листком бумаги: даже если кто-то решит «докопаться», то быстро увидит, что под наклейкой находится чернильное пятно, а не информация, которую пытались скрыть 🙂

  42. Алекса Январь 16 2016 @ 03:03

    Спасибо большое,а то распереживалась,теперь буду знать.

    А если вдруг при записи во входящие вместо даты напишешь организацию,а там где организацию — дату,что тогда в таких ситуациях делать?

    Или в других журналах поменяешь местами?

    Заранее спасибооо

  43. Евгения Кожанова Январь 18 2016 @ 04:05

    Здравствуйте, Алекса!
    Это незначительное нарушение, ничего не нужно делать.

  44. Елизавета Январь 21 2016 @ 10:43

    Добрый день! Подкажите,пожалуйста,если в журнале входящих и исходящих писем в начале года стала продолжать нумерацию прошлого года,а не с первого номера. Можно ли присвоить номер 1 с февраля или со следующего дня?

  45. Евгения Кожанова Январь 21 2016 @ 11:56

    Здравствуйте, Елизавета!
    Да, можно начать с любой даты.

  46. Елизавета Январь 21 2016 @ 13:07

    И никаких проблем при проверках не будет?

  47. Евгения Кожанова Январь 21 2016 @ 13:23

    Елизавета, если ваша организация подведомственна федеральным органам исполнительной власти, то нарушение есть, т.к. правила предписывают таким организациям начинать каждый год в журналах регистрации с №1. Но это нарушение не очень значительное, не думаю, что будут проблемы. Самое главное в регистрационных данных о документе не номер, а дата, т.к. по ней определяется срок хранения. С датами, насколько я понимаю, у вас все в порядке.

  48. Елизавета Январь 21 2016 @ 14:05

    Спасибо Вам большое за ответ!

  49. Ольга Апрель 27 2016 @ 03:35

    Подскажите пожалуйста, если в журнале регистрации приказов по основной деятельности был ошибочно зарегистрирован кадровый приказ, как правильно оформить запись ,

  50. Евгения Кожанова Апрель 27 2016 @ 04:13

    Здравствуйте, Ольга! Запись аннулируется так же, как написано в этой статье.

  51. Сария Май 11 2016 @ 07:27

    Добрый день,Евгения!Прошу Вас помочь мне.У меня возникла проблема связанная с исходящей документацией.Два разного содержания письма с одним и тем же исходящим номером отправила в разные организации.Т.е дважды повторяется исходящий номер.Например:Я отправила письмо исх №15 10.04.2016,после этого письма были отправлены еще 2 вида писем.И после я повторяюсь и отослала письмо с №15.Помогите пожалуйста.

  52. Евгения Кожанова Май 13 2016 @ 06:15

    Здравствуйте, Сария!
    Сделайте пометку в графе Примечание напротив второго №15 и следите за ответами, чтобы не перепутать их и не подшить в не те дела.

  53. Евгения Май 18 2016 @ 06:29

    День добрый. Подскажите, что делать если заменяющий секретаря сотрудник допустив ошибку в нумерации (вместо №322 — №222), дорисовал цифру поверх прежней, а также поставил не верную дату (вместо 12.04.2016 — 12.02.2016). Заранее благодарна.

  54. Евгения Кожанова Май 18 2016 @ 09:06

    Здравствуйте, Евгения!
    1) аккуратно исправить дату
    2) в Примечаниях написать правильно и чисто номер и дату, например. Исх. от 12.04.2016 №322

  55. Татьяна Июнь 3 2016 @ 06:44

    Добрый день, Евгения!
    Такая ситуация: две организации 1 и 2. Допустим, № 1 арендует у № 2 какой-то участок земли. № 1 пишет исходящее письмо от имени № 2, № 2 присваивает порядковый номер и отправляет адресату, а в № 1 приходит копия этого отправленного письма. Нужно ли организации № 1 тоже присваивать свой номер? Как это письмо правильно зарегистрировать?

  56. Евгения Кожанова Июнь 7 2016 @ 04:34

    Здравствуйте, Татьяна!
    Изначально неправильная ситуация: как одна организация может писать от имени другой и как обеспечивается юридическая сила этого документа?
    Номер у письма всегда один. Когда один договор регистрируют две организации, они пишут номера через косую черту: 1234/567. Вы можете последовать их примеру. Но если письмо регистрировалось двумя организациями в разные дни, то я не могу сказать, какую дату ему надо поставить.

  57. Асем Июнь 3 2016 @ 15:52

    Здравствуйте! У меня проблема! Я устроилась на работу недавно. Должность — секретарь централизованной бухгалтерии. Я регистрирую входящий и исходящие документы. В журнале я обнаружила такую ошибку: после номера 848, следующий документ зарегистрировали под номером 249 и дальше 250,251 и т.д. Эту ошибку допустила прежний секретарь. Теперь мне сказали, чтобы я составила акт. И я незнаю как его составить, что написать. Помогите мне, пожалуйста!

  58. Евгения Кожанова Июнь 7 2016 @ 04:30

    Здравствуйте, Асем!
    С какой целью составляется акт?
    Можно написать: комиссией в составе… (три человека, вы, ваш руководитель и еще кто-нибудь, имеющий отношение к делопроизводству) составлен настоящий акт о том, что в журнале… обнаружено нарушение нумерации документов.
    И далее написать, что вы сделали для исправления, если что-то делалось.

  59. олеся Октябрь 5 2016 @ 07:40

    Здравствуйте! Возникла необходимость зарегистрировать письмо задним числом (так бывает иногда из-за сроков). Есть письмо с подходящей датой в журнале, которое можно заменить. Могу ли я штрихом его замазать и вписать нужное письмо. Спасибо.

  60. Евгения Кожанова Октябрь 5 2016 @ 09:35

    Здравствуйте, Олеся! Так как по правилам регистрация документов задним числом не допускается, то верных действий тут не может быть в принципе. Если тому письму, которое вы замажете, это не повредит, можете замазать.

  61. Елена Октябрь 21 2016 @ 14:35

    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, что мне делать. В книге учёта выдачи бланков строгой отчетности допустила очень серьезную ошибку. Номер по порядку был 2899/16, следующий номер пошел у меня 28100/16 и так далее регистрировала бланки до номера 28175/16. Стала проверять нумерацию и нашла свою ошибку. Что мне делать в этой ситуации, так как я ошиблась на довольно большую цифру и выдала 76 бланков. Если продолжить с номера 2900, то мы потеряем эти 76 выданных документов, а 28176/16 это слишком круто, получается что мы выдали 28 тысяч бланков. Может составить акт о сбое нумерации и продолжить с номера 2976/16?

  62. Евгения Кожанова Октябрь 21 2016 @ 15:29

    Здравствуйте, Елена!
    Да, совершенно верно: можно составить акт, а в графу Примечание записать его выходные данные, плюс вложить копию в книгу. Или сделать запись, как показано в примере в статье выше, которую заверит руководитель. Продолжить правильную нумерацию я бы рекомендовала с 2900.

  63. Айгуль Декабрь 23 2016 @ 09:45

    Здравствуйте,

    Подскажите пожалуйста как правильно внести исправление в журнал регистрации. Было отправлено письмо с ошибкой в тексте с исходящим номером. Необходимо исправить ошибку в тексте но не меняя исходящий номер, дело в том, что в компании система электронного документооборота и в электронном документе уже заменить вложения нельзя, как это изменение внести в журнал не меняя исх номер.

  64. Евгения Кожанова Декабрь 23 2016 @ 10:24

    Здравствуйте, Айгуль! Это зависит от того, что за СЭД у вас стоит. Но в любом случае техподдержка должна знать, что делать в таких случаях.

  65. SHAHLO Январь 27 2017 @ 14:57

    является ли ошибкой,если я начала новый 2017 год не с нового регистрац. номера?А ПРОДОЛЖИЛА С 2016?

  66. Евгения Кожанова Январь 27 2017 @ 18:42

    Добрый день! По правилам делопроизводства каждый год нумерация начинается с №1.

  67. натали широкова Февраль 27 2017 @ 08:40

    Добрый день. Просят зарегистрировать документ в книге учета задним числом, через дробь. На основанию какого нормативного документа можно сослаться,что в нумерация идет строго по порядку.

  68. Евгения Кожанова Февраль 27 2017 @ 10:07

    Здравствуйте, Натали! Такого документа, к сожалению, нет. Если только в ваших внутренних регламентах написано, что регистрация документа осуществляется в день его подписания/утверждения. Или если для отрасли, в которой работает ваша компания, есть типовая инструкция по делопроизводству, это правило может содержаться в ней. Но прямого запрета регистрировать документы задним числом нет.

  69. Таня Февраль 28 2017 @ 10:58

    у меня такая ситуация помогите!!в журнале регистрации исходящих документов я внесле документ дала ему регистрационный номер , но не тот документ внесла , как вычеркнуть исправить эту ошибку

  70. Евгения Кожанова Февраль 28 2017 @ 11:44

    Добрый день! В этой статье есть образец записи об аннулировании записи в электронном журнале. В бумажном журнале запись аннулируется так же, а заверяется так, как показано на первой картинке: подпись делопроизводителя или его начальника; подпись можно (но необязательно) заверить печатью.

  71. Помощник руководителя Март 1 2017 @ 12:24

    Евгения, добрый день!)
    В нашей компании сотрудники в общении с Заказчиками чаще всего пользуются электронной почтой, и крайне редко пользуются официальной перепиской. Есть необходимость регистрировать электронные письма. Подскажите пожалуйста, как это лучше организовать и нужно ли заводить отдельный журнал для регистрации электронных писем?

  72. Евгения Кожанова Март 1 2017 @ 13:26

    Добрый день! Это на ваше усмотрение. Электронная переписка может регистрироваться так же, как и обычные письма, в одном журнале.

  73. Наталья Март 1 2017 @ 12:51

    Добрый день! Я работаю секретарем в школе, журналы регистрации у меня пока все в бумажном варианте. У меня три вопроса. 1.Документооборот не большой. Нумерацию в журналах исходящей и входящей корреспонденции я с каждого нов.года как это и положено, начинаю заново, т.е. с № 1. Будет ли ошибкой, если я не буду заводить новые журналы (причина-мало регистрируемых документов, журналы не заполнены и наполовину)?
    2.У меня есть еще журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации целевых договоров, их заполняемость очень мала. Нужно ли начинать с нового года регистрацию с № 1?
    3.Мне удобнее начинать регистрацию с № 1 не с начала нового календарного года, а с начала нового учебного года. Могу ли я так делать?

  74. Евгения Кожанова Март 1 2017 @ 13:33

    Добрый день, Наталья!
    1) Журналы заводятся новые, даже если в них минимум записей. Закрытый журнал помещается на хранение. Срок хранения 5 лет, и если продолжать одну книгу в течение нескольких лет, то получится, что срок хранения фрагмента журнала уже истек, а часть документа еще продолжается. Это неправильно.
    2) Да, все начинается с №1.
    3) Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (приложение к письму Министерства образования РФ от 20.12.2000 №03-51/64 оперируют понятием календарный год, т.е. с 1 января. Это оправдано, т.к. общее делопроизводство не привязано к учебному году.

  75. Виктория Март 6 2017 @ 17:53

    Здравствуйте! был зарегестрирован приказ от 12.12.2018!!!!! все подписали и никто не заметил ошибки, а дело может дойти и до суда т.к. в приказе дисциплинарное взыскание. как можно исправить ошибку и дату на 2016 год?

  76. Евгения Кожанова Март 6 2017 @ 18:21

    Здравствуйте, Виктория!
    Очевидно, что это описка или опечатка. Здесь можно аккуратно поправить корректором. Тем более, что в приказе содержатся правильные даты, также все визы согласования и ознакомления содержат даты с 2016 годом.

  77. Юлия Апрель 7 2017 @ 19:23

    Здравствуйте, в журнале регистрации исходящих писем я продолжила нумерацию прошлого года, т.к. это делалось до меня и документооборот маленький (начинали нумерацию заново только каждые два года). Является ли это нарушением и подскажите пожалуйста как поступить.

  78. Евгения Кожанова Апрель 9 2017 @ 09:51

    Здравствуйте, Юлия! Нумерация начинается ежегодно с №1. Это нарушение правил делопроизводства, но не критичное. Вы можете а) продолжить нумерацию и закончить этот год, а с 2018 начать заново и потом делать так каждый год, б) закрыть все журналы и начать новые с любого дня.

  79. Асем Апрель 21 2017 @ 16:15

    Здравствуйте. У меня ошибка я вместо входящего номера, поставила исходящий, теперь в организаций кторое я поставила номер исходящий. Как быть?

  80. Евгения Кожанова Апрель 23 2017 @ 09:57

    Здравствуйте, Асем.
    Письмо входящее, оно находится в вашей организации. Вы можете просто исправить номер.

  81. Галина Май 11 2017 @ 15:18

    Добрый день, Евгения!
    Нашла недавно в журнале регистрации приказов по ОД ошибку. Зарегистрированы приказы были под номерами 83, 84, 83, 84, 85 и т.д. Не знаю где в этот момент я летала, что написала подобное)) И вот теперь не знаю как это исправить. Какую отметку сделать в журнале, что бы потом не было в случае чего проблем?

  82. Евгения Кожанова Май 11 2017 @ 18:12

    Здравствуйте, Галина!
    В примечаниях можно написать стандартную отметку: «Номера присвоены ошибочно».

  83. Мария Май 25 2017 @ 07:44

    Добрый день,Евгения! Снова нужна ваша помощь. Подскажите, есть ли где-нибудь в нормативном документе,пояснение что допускается дробление порядкового номера(по регистрации исходящей корр-ции)на порядковый и присвоение доп.номера, например: исх.№143.1? Это к теме, что если нельзя избежать регистрации «задним числом». Ваше пояснения в статье не совсем понятны. С уважением,

  84. Евгения Кожанова Май 25 2017 @ 09:23

    Здравствуйте, Мария! Это не запрещено, а значит, вполне допустимо.
    Проблема в том, что в ряду номеров 12, 13, 13.1, 14, 15… номер с дополнительным индексом бросается в глаза и его достоверность вызывает сомнения.
    Вот в этом вебинаре https://youtu.be/7p67uGFbQLA был вопрос о регистрации документов задним числом, там я показываю другой способ.

  85. Диана Июнь 5 2017 @ 11:56

    Здравствуйте Евгения! Нужна ваша помощь! Так как нас приходящий бухгалтер, она подготавливает документы, а я их отправляю. Мною была допущена ошибка в письме в налоговую: исходящий номер поставила тот же что и был ранее.Перепечатать документы не имею возможности, вопрос: можно в исходящем номере поставить точку или дробь, т.е. чтобы номер отличался? ранее у нас такого не случалось. Заранее благодарна!

  86. Евгения Кожанова Июнь 6 2017 @ 08:30

    Здравствуйте, Диана! Можно поставить /1 или .1, но не рекомендуется, т.к. это явный показатель того, что письмо зарегистрировано задним числом. Нет такого закона, что нельзя так делать, но доверие к таким документам соответствующее.
    Если номер поддается исправлению, можно аккуратно исправить прямо на письме или корректором. Это лучше, чем «задним числом».

  87. Олеся Ноябрь 17 2017 @ 12:25

    Добрый день!
    Подскажите, пожалуйста, как поступить в такой ситуации: из-за своей невнимательности случайно при регистрации входящих писем зарегистрировала их, присвоив номера исходящих (разница нумерации в несколько сотен). Как быть? Письма из ИФНС и Пенсионного фонда.

  88. Евгения Кожанова Ноябрь 18 2017 @ 21:50

    Здравствуйте, Олеся!
    На письмах можно просто исправить. В журнал внести правки так, как написано в этой статье.

  89. Наталья Ноябрь 27 2017 @ 16:48

    Здравствуйте. У меня наболевший вопрос!!!
    У нас ведётся журнал трудовых договоров и доп. соглашений, он ведется с 2008 года. А люди на предприятии работают с 1977 года. Как их зарегистрировать , в журнале??? Раньше были просто приказы, на основании которых человек работал, а 2008 года стали Трудовые договора.
    Как мне быть?

  90. Евгения Кожанова Ноябрь 28 2017 @ 19:36

    Здравствуйте, Наталья!
    Делать задним числом ничего не нужно.

  91. Даша Декабрь 4 2017 @ 23:54

    Добрый день, у меня возникла следующая ситуация: присваивала документам исходящие номера и получилось так, что 203, 204, 205, при этом, когда уже заполняла журнал исх.корреспонденции, обнаружила, что 204 лишний, а документ под номером 205 уже отправлен, что делать?

  92. Евгения Кожанова Декабрь 6 2017 @ 07:35

    Здравствуйте, Даша!
    Не очень понятно, как документ с присвоенным номером мог оказаться лишним. Если аннулирован, то внесите изменения так, как описано в статье.
    Что касается 205, то если документ исходящий, то всю информацию для регистрации можно получить у его автора. А чтобы такого не случалось больше, попробуйте присваивать документам номера и вносить информацию в журналы регистрации одновременно.

  93. Ксения Декабрь 14 2017 @ 14:08

    Здравствуйте! Работаю секретарем первый месяц и возникла такая ситуация. В журнале исходящих документов все номера указаны по порядку: … 104, 105, 106… Но между номерами 104 и 105 я забыла зарегистрировать одно письмо. Как быть, под каким номером его регистрировать?? Можно написать так например: 104/1??? Спасибо за ответ!

  94. Евгения Кожанова Декабрь 15 2017 @ 12:22

    Здравствуйте, Ксения!
    Не рекомендуется присваивать номера через дробь — сразу видно, что документ зарегистрирован задним числом. Конечно, если другие варианты не подходят, то можно сделать и так.
    Другие варианты:
    1) если с того дня еще не было писем, зарегистрировать письмо тем же числом, но очередным номером: 107 от 14.12.
    2) если письмо поступило не раньше 14.12 и если в нем нет никаких очень близких сроков (например, выполнить что-то до 18.12), зарегистрировать его 15.12

  95. Ксения Декабрь 15 2017 @ 07:15

    прошу прощения, в журнале ВХОДЯЩИХ, а не исходящих.

  96. Тома Декабрь 20 2017 @ 22:29

    Здравствуйте!
    Взяли меня бестолковую и неопытную секретарем.
    1) не зарегистрировала исходящую почту. Совсем и много. Можно ли что-то сделать и что грозит, кроме увольнения?
    И второй вопрос (если не уволят за 1й)
    2) если на одну организацию разные документы, но в одном письме(конверте) , то на каждый вид ставится свой штам с номером?

  97. Евгения Кожанова Декабрь 21 2017 @ 21:08

    Здравствуйте, Тома!
    1) если письма уже отправили, то ничего не поделаешь. Но за это вряд ли уволят.
    2) штамп с номером (регистрация поступившего документа) ставится только на письмо — входящее. Если в конверте одно письмо, а к нему приложено несколько документов, то это одно входящее. Читайте само письмо: в нем должны быть перечислены прилагаемые к нему документы. Если в конверте несколько писем, то каждое регистрируется как самостоятельное входящее.

  98. Елена Февраль 4 2018 @ 13:51

    Здравствуйте.
    У нас на предприятии принято сразу печатать дату письма, а не вписывать ее от руки. Из-за этого возникла ошибка: письмо, в реальности подписанное — и ушедшее в другую организацию, о чем свидетельствует штамп этой организации — девятого, было датировано четвертым. Четвертым оно вообще быть подписано не могло, в нем речь идет о событиях более позднего времени. Как исправить ошибку наилучшим образом? Оно нам теперь нужно для суда, а тут такой конфуз.

  99. Евгения Кожанова Февраль 4 2018 @ 18:31

    Здравствуйте, Елена!
    Вариант один — всячески давать понять и пытаться доказать, что это описка, что вместо 4 при регистрации нажали на 9.

  100. Маргарита Март 14 2018 @ 18:01

    Добрый день! В журнале исх. корреспонденции совершила ошибку , теперь некоторые даты идут не в последовательности, но номера регистрации документов по порядку. Это будет грубое нарушение?

  101. Евгения Кожанова Март 14 2018 @ 19:38

    Здравствуйте, Маргарита!
    Не есть хорошо, но и не смертельно. Главное, чтобы вы сами не запутались в тех исходящих, которые попали под непоследовательность.

Добавить комментарий