Профессиональный блог Евгении Кожановой

Учет нерегистрируемых документов

imagerymajestic2В статье о регистрации входящих документов есть список тех бумаг, которые не подлежат регистрации. Поступив в организацию, они сразу передаются исполнителям для работы. Тут-то и начинается самое интересное. Исполнитель может сделать с документом все что угодно: случайно смешать с другими бумагами, забыть в курилке, порвать… А потом прийти к секретарю со словами «вы мне ничего не передавали». Другая сторона той же медали: документ отправился на подпись к руководителю и бесследно исчез. Знакомо? Уверена, что да, иначе не получала бы столько вопросов на тему того, как учитывать нерегистрируемые документы. Собственно говоря, эта статья написана для тех секретарей, кто хотел бы избежать таких ситуаций и готов приложить для этого некоторые усилия. 




Какие документы не подлежат регистрации как входящие?

— любые документы (договоры, счета-фактуры, накладные и т.д. и. т.п.), если они поступили без сопроводительного письма,

Исключение здесь, пожалуй, можно сделать только для протоколов совещаний, в которых принимали участие представители организации.

— коммерческие предложения, рекламные материалы, прайс-листы,

— поздравительная корреспонденция,

— приглашения на выставки, конференции, семинары, форумы (если участие в них придется оплачивать — тогда такое приглашение приравнивается к рекламному материалу). Письмо-приглашение на совещание подлежит регистрации,

— периодические издания (газеты, журналы),

— документы, которые принесли на подпись руководителю сотрудники организации.

Таким образом, можно вывести для себя несколько правил:

В Журнал входящей документации попадает ПИСЬМО (как правило, информационное или сопроводительное), адресованное компании или ее руководителю другим юридическим лицом или клиентом (физическим лицом).

Документы, пришедшие в организацию без сопроводительного письма, НЕ РЕГИСТРИРУЮТСЯ как входящие.

Так, например, если секретарю принесли из другой организации письмо со словами «Направляем вам для рассмотрения оферту договора», и заявленный договор приложен к этому письму, то в качестве входящего документа регистрируется письмо.

Если принесли просто договор, то никакого входящего документа регистрировать не надо! Договор просто передается исполнителю.

Когда же речь идет о документах, которые принесли на подпись, то они не регистрируются по очень простой причине: пока директор их не подпишет, это еще не документы, а их проекты. Регистрация происходит ПОСЛЕ подписи.

Как учитывать нерегистрируемые документы?

Итак, входящий номер пакету документов, пришедшему без сопроводительного письма, не присваивается. А как в таком случае доказать факт его передачи исполнителю? Ведь исполнитель может и потерять документы, а потом заявить, что секретарь их ему не передала.

Еще одна часто встречающаяся ситуация: исполнитель принес документ на подпись, секретарь его передала, а руководитель потерял. Всякое бывает: отвлекся и автоматически положил бумагу в ящик или на дальнюю полку. Все, документ пропал, а виновата опять секретарь – спросят ведь с нее.

Единственный выход здесь – организовать удобный для секретаря учет документов, а) передаваемых исполнителям, б) передаваемых на подпись руководителю.

Учет документов, передаваемых исполнителям

Наша цель здесь проста: документально подтвердить факт передачи документа исполнителю. Самый простой и действенный способ – передать ему документ под роспись. Следовательно каждый раз нужно формировать некий реестр, в котором исполнитель и будет оставлять свой автограф. По возможности, реестр должен быть кратким, простым и занимать минимум времени.

Вариантов построения реестров передачи документов исполнителям довольно много. Лично мной проверены два.

1. Заводится большая тетрадь, которая расчерчивается под простейшую таблицу. Слева записывается информация о передаваемом документе, справа расписывается исполнитель. Выглядит таблица примерно так:

 Ispolitelyam

2. Та же таблица заполняется на компьютере, затем лист распечатывается, а после того, как все документы будут розданы, подшивается в специальную папку:

Ispolitelyam1

Тут уж кому как удобно. Если вам проще и быстрее набить текст на компьютере, то второй способ для вас.

Проверено на практике: исполнитель, расписываясь за документ, начинает относиться к нему гораздо бережнее, ведь у него уже не будет возможности свалить на секретаря свою безалаберность.

Учет документов, передаваемых руководителю

Секретарь ежедневно формирует папку с документами, которые принесли на подпись руководителю. В ней могут быть и входящие письма, и договоры, и служебные записки, и кадровые документы, и проекты исходящих писем, и все что угодно. Большинство этих документов принесли исполнители, и вскоре они за ними придут. Задача секретаря – проследить, чтобы руководитель вернул все документы.

Под роспись документы директору, понятно, не отдашь. Чтобы уследить за каждой бумагой, перед подачей на подпись нужно самым обыкновенным образом сделать пометки в блокноте о том, что именно было передано директору в папке. После того, как папка вернется, напротив каждого документа ставится отметка: вышел.

Например:

na podpis'

Пусть эти пометки будут понятны только секретарю. Она делает это для себя.

Как видите, для того, чтобы отслеживать каждый документ, который проходит через ее руки, секретарю приходится дополнительно немного потрудиться. Впрочем, не так уж и велики эти усилия по сравнению со спокойствием, которое в результате обеспечивают. Дополнительный эффект, которого можно добиться этой работой – уважение собственного шефа. Когда он поймет, что у секретаря все записано и буквально каждая бумажка под контролем, кредит его доверия, безусловно, повысится.

Image by imagerymajestic / www.freedigitalphotos.net

Ср, Ноябрь 13 2013 » Учет документов

Добавить комментарий