24 комментария

  1. Алеся говорит:

    Евгения, добрый день! Подскажите, пожалуйста, сколько необходимо хранить журналы регистрации номеров договоров.
    Спасибо.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Алеся! Основной перечень (приказ Минкультуры от 25.08.2010 №558) указывает только на хранение журналов регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков и предписывает хранить их постоянно (ст. 792). О других договорах не говорится. Перечень документов, образующихся в научно-технической деятельности организаций (приказ Минкультуры от 31.07.07 №1182) говорит о журналах регистрации договоров и заявок на оказание научно-консультационных услуг (ст.115), их надо хранить 10 лет с последующей экспертизой ценности. Третий перечень (утв. Главархивом СССР 15.08.1998) в ст. 1013 указывает, что журнал учета договоров на снабжение продукцией хранится 3 года.
      Получается, срок хранения всем остальным журналам учета организация устанавливает сама. Впрочем, чаще всего журнал учета договоров один. Поэтому я рекомендую хранить его столько же, сколько хранятся договоры, зарегистрированные в нем. Если в журнале есть договоры постоянного хранения, то и журнал пусть хранится постоянно. Если за год не было заключено ни одного договора постоянного хранения, и все зарегистрированные в журнале договоры имеют срок 5 лет с момента полного исполнения обязательств, то журнал хранится, пока хранится последний из зарегистрированных в нем договоров.

  2. Алеся говорит:

    Евгения, спасибо за ответ. Не первый раз уже выручаете!

  3. Мария говорит:

    Подскажите, пожалуйста, как уничтожить архивные документы, если номенклатура в организации составлена только на текущий год?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Мария!
      Точно так же, просто в акте вы не будете писать номера дел по номенклатуре. Сроки хранения и порядок уничтожения не зависят от наличия или отсутствия НД.

  4. татьяна говорит:

    здравствуйте, у меня такой вопрос, в один акт об уничтожении документов включили документы за разные года. Как формируется такое дело по году оформления актов или по году документов и оно будет считаться переходящим?
    например акт об уничтожении документов за 1969-1971 года

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна! Ваш акт — документ от 2017 года. Он утверждается генеральным директором компании. Дата акта = дате утверждения.

  5. татьяна говорит:

    Евгения, здравствуйте. У меня вопрос — мы провели полистную экспертизу приказов и циркулярных писем Министерства за 1964-1989 годы. Оставленные на постоянное хранение сформировали в дела. а как теперь выделенные документы на уничтожение включить в акт, снова их сложить в папки по 250 листов за каждый год отдельно ,и указать только количество томов в акте? или надо описать отдельно каждый документ, если в перечне написано, что постоянно хранятся только относящиеся к основной деятельности предприятия.Заранее спасибо за ответ, Вы всегда меня выручаете.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна! Вы провели экспертизу ценности. Результатов ЭЦ может быть только два: либо оставляем на хранение, либо уничтожаем. Те документы, которые будут храниться постоянно, снова нужно собрать в тома по 250 листов и провести полное оформление на хранение. Те, что предполагается уничтожать, можно по томам не собирать или собрать условно: понадобится только количество томов. Количество листов в каждом томе уже не нужно. Акт об уничтожении — приложение 21 к Правилам-2015.

  6. татьяна говорит:

    Спасибо, только непонятно как ЭПК архива будет определять правильно ли наша организация определила, что относится к деятельности нашей организации и оставили на хранение, а что уничтожить, они ведь эти документы не видели и не увидят, так как находятся в другом городе, а по акту непонятно что внутри этих дел.
    Дело называется Приказы и циркулярные письма Министерства авиационной промышленности. В перечне по срокам сказано — в архив не сдаются. Хранятся на всё время их действия, относящиеся к деятельности данной организации — постоянно. Как в этом случае быть?

  7. татьяна говорит:

    Первую часть мы так и сделали, провели полистную экспертизу и сформировали дела по новой и провели полное оформление. А с отобранными, сделали более подробный акт с указанием вх. №, чтобы списать потом в учётных формах, с указанием даты и номера документа и заголовка, но теперь сомневаюсь можно ли так?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Татьяна, в любом случае и хранить, и удалять документы вы будете с разрешения ЭПК архивного учреждения. При согласовании, если архив сочтет нужным, он запросит доп.информацию. Пока ничего не уничтожайте. Если в перечне написано, что срок постоянно, то он обязателен для исполнения.

  8. татьяна говорит:

    Здравствуйте, это я поняла. у меня вопрос по дополнительным графам акта, можно ли указывать не дела а отдельные документы, с указанием вх. номера, количества страниц, заголовка документа, его номера и даты?, то есть дополнить образец акта, указанный в правилах-2015?

  9. татьяна говорит:

    чтобы потом было удобнее списывать в журналах регистрации эти документы?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна. Можно добавить в акт новые графы.

  10. Наталья говорит:

    Евгения, добрый день. Мы — коммерческая организация. Собираемся уничтожать документы с истекшими сроками хранения. В Основных правилах работы архивов организации написано, что по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению? Т.е. одновременно с актом на уничтожение нужно составить и утвердить и описи дел постоянного срока хранения и по ЛС. Просто составить акт на уничтожение и уничтожить документы нельзя? Заранее благодарю.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Наталья!
      Рекомендую руководствоваться Правилами архивного дела от 2015 года, т.к. они моложе и являются нормативным документом. На сайте они доступны для скачивания, поищите.
      По этим правилам описи дел по личному составу и описи дел со сроком хранения свыше 10 лет обязаны быть во всех организациях. Сначала проводится экспертиза ценности, по ее результатам составляются описи, и только потом происходит уничтожение.

  11. Елена говорит:

    Добрый день, подскажите пожалуйста, у нас в организации есть дела, переписка с организациями, часть документов идёт чисто на бумаге, часть документов идёт в электронном виде, т.е. сопроводительное которое я распечатываю + файл (в формате не пригодном для печати) который я передаю на сетевой диск. В номенклатуре есть пометка ведётся в бумажном и электронном виде, сейчас встал вопрос уничтожения этих документов, получается часть документов на бумаге а приложения в эл виде на сети, как правильно оформить акт об уничтожении? Заранее спасибо за ответ

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елена!
      Сопроводительные письма существуют отдельно от приложений. Письмо имеет срок хранения 5 лет, а приложение (самостоятельный документ!) может иметь срок 50 лет и больше. В первую очередь нужно понимать, можно ли уничтожать приложения, или только сопроводительные.
      Если приложение электронное и уничтожить его можно, то во второй части акта, в которой актируется именно уничтожение документов, можно отдельно написать, что электронные документы в количестве… уничтожены путем удаления из локального хранилища. Корректную формулировку пусть помогут составить ИТ-специалисты.

  12. Елена говорит:

    Большое спасибо, тогда если приложения отделам все таки нужны, их оставляем, подскажите пожалуйста тогда, в номенклатуре я делаю ответку в примечании где указываю номер акта об уничтожении, а какую отметку сделать что эл. Приложения сохранены, им продлен срок по ЭК, или у меня образуется новое дело в номенклатуре, тогда какого года, становиться переходящим? Подскажите пожалуйста может быть есть статься где написано что приложение самостоятельный документ.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Елена!
      Приложение к соповодительному письму всегда самостоятельный документ. Вы можете опираться на Перечень со сроками хранения от 2010 года. Письмо хранится 5 лет, а приложением к нему может быть договор купли-продажи недвижимости, который хранится постоянно. И это два дела в номенклатуре. Они приходят в организацию вместе, и это правильно. Но сразу после передачи на исполнение расстаются, письмо на этом заканчивает свою функцию и его можно подшивать. А договор будет еще в работе какое-то время, а потом помещен в дело «договоры» на постоянное хранение.

Оставить комментарий