Профессиональный блог Евгении Кожановой

Правила работы архивов организаций 2015

Правила работы архивов организаций 201521 сентября 2015 года вступил в силу приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Дальше в тексте статьи для краткости будем называть их «Правила-2015». 




Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил-2015 не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций 2015 тоже можно здесь.

До и после

Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам.

Первый из них – Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263). Это был единственный нормативный (то есть обязательный) документ по архивному делу в России до 21.09.15.

В письме Федерального архивного агентства от 18 сентября 2015 г. N 2/2133-А указывается, что с момента вступления в силу приказа №526 «Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению». Пользоваться ими более нельзя.

Второй – Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический (необязательный, зато информативный) документ, который никто не отменял, но пользоваться им можно и даже нужно, т.к. в Правилах-2015 остались за кадром многие вопросы, посвященные практическим действиям по хранению документов в организациях.

Таким образом, у нас осталось два рабочих документа: Правила-2015 и Основные правила. У них совершенно разный статус:

Правила-2015 – нормативный документ. Он обязателен для всех организаций, независимо от сферы их деятельности и формы собственности. Он утвержден приказом Министерства культуры.

Основные правила – методический документ. Применять его необязательно, хотя в этом случае создание архива в организации представляется сильно затруднительным. Основные правила всего лишь одобрены решением Коллегии Росархива, а значит, их статус намного ниже, чем у Правил-2015.

инструкция по работе в архиве

Скачать Правила работы архивов организаций 2015

Правила работы архивов организаций 2015 года, .pdf 469 kB

Вопросы – в комментарии.

Чт, Ноябрь 26 2015 » Нормативные документы, Хранение документов

11 Responses

  1. Наталия Январь 25 2016 @ 11:01

    Подскажите, пожалуйста, распространяются ли Правила-2015 на архивы частных организаций и предприятий?

  2. Евгения Кожанова Январь 25 2016 @ 11:40

    Здравствуйте, Наталия!
    Да, распространяются.
    Несмотря на то, что в них указано, что организации «вправе» создавать архивы, по факту все организации а также ИП обязаны хранить документы по личному составу, бухгалтерскую и налоговую отчетность. Это как минимум. Хранение осуществляется как раз по этим правилам 2015 года.

  3. Ирина Июнь 3 2016 @ 18:36

    Здравствуйте, распространяются ли данные Правила-2015 на архивы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов?

  4. Евгения Кожанова Июнь 7 2016 @ 04:28

    Добрый день, Ирина!
    Фактически — да, т.к. все организации обязаны хранить документы по личному составу (об этом написано в ФЗ «Об архивном деле»), а также отчетную бухгалтерскую документацию (это в Налоговом кодексе). Хранение осуществляется в соответствии с этими правилами по той простой причине, что это сегодня — единственный нормативный акт о хранении документов. В тексте правил много оговорок о том, что должны делать организации-источники, соответственно, «неисточники» этого делать не должны.

  5. Юлия Февраль 15 2018 @ 15:29

    Добрый день. подскажите, пожалуйста. Возможно ли установить компьютер в помещении архива?Не противоречит ли это нормам пожарной безопасности?

  6. Евгения Кожанова Февраль 15 2018 @ 21:00

    Здравствуйте, Юлия! По правилам архивного дела от 2015 года, в архиве предусмотрены разные помещения: хранилище (непосредственно архив, где годами стоят дела), рабочие места сотрудников — там и компьютеры, и чайник, и все остальное, это обычный кабинет. Еще читальный зал и место для приема документов.
    Но это в идеале. В реальности компьютер в архиве (хранилище) часто ставится, прямого запрета на это нет.

  7. Татьяна Март 5 2018 @ 15:56

    Здравствуйте.Согласно Правилам 2015 п.4.19 «…в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел…»Что подразумевается под полным оформление дел-прописано, а какие реквизиты можно «опустить» при частичном оформлении дел? Можно ли не составлять внутреннюю опись и лист заверитель для дел временного (до 10 лет) хранения, а ограничиться подшивкой, нумерацией и оформлением обложки? Спасибо за ответ

  8. Татьяна Март 5 2018 @ 16:21

    И все дела сшиваем на 4 прокола? Спасибо.

  9. Евгения Кожанова Март 13 2018 @ 22:08

    Здравствуйте, Татьяна! Поищите на сайте статью «полное оформление дел на хранение»

  10. Елена Июнь 14 2018 @ 10:55

    Евгения,скажите пожалуйста, нужно ли составлять описи дел, хранящихся в структурных подразделениях организации ?

  11. Евгения Кожанова Июнь 16 2018 @ 17:15

    Здравствуйте, Елена!
    Если документы закончены делопроизводством и относятся к документам, которые вносятся в описи, то да.
    В описи вносятся: документы постоянного хранения бумажные и электронные, документы со сроком хранения свыше 10 лет бумажные и электронные, документы по личному составу.

Добавить комментарий