Профессиональный блог Евгении Кожановой

Регистрация внутренних документов

регистрация внутренних документовЭта статья – о регистрации внутренних документов. Зачастую в организации их даже больше, чем «внешних» – входящих и исходящих. По какому принципу делить внутренние документы при регистрации? Нужно ли это делать? Какая форма должна быть у журнала? Читаем, пользуемся. Журнал регистрации внутренних документов качаем по ссылке. 




Как делать НЕ НАДО

Как точно не надо поступать – это регистрировать внутренние документы вместе со внешними. Бывает, что секретарь регистрирует принесенный ей приказ или служебную записку как входящее или исходящее письмо только потому, что понятия не имеет, куда еще поместить эти документы. Ответ простой: для учета внутренних документов у секретаря должен быть отдельный, специальный журнал.

Как делать НАДО

Прежде чем бросаться создавать журнал регистрации внутренних документов в Экселе, нужно ответить самой себе на вопрос: какие конкретно внутренние документы создаются в нашей конкретной организации?

В целом внутренние документы – это вся управленческая документация, существующая в организации, кроме входящих и исходящих писем. Обратите внимание: слово «управленческая» здесь ключевое. Бухгалтерские, кадровые, судебные, технические документы мы не трогаем: ими занимаются в соответствующих отделах. Нас интересуют только те, что образуются в процессе управления организацией и попадают в сферу ответственности документационного обеспечения управления. Это:

  • Инструкции
  • Положения
  • Регламенты
  • Приказы по основной деятельности
  • Распоряжения (указания)
  • Планы
  • Графики
  • Отчеты
  • Акты
  • Протоколы
  • Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов

Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

Секрет в том, что внутри одной книги Excel можно создать любое количество вкладок, регистрируя каждый вид внутреннего документа на отдельном листе:

1

(все картинки кликабельны)

На каждой вкладке будет расположен собственный журнал регистрации, составленный по собственной форме. Ведь, например, информация о приказах, которая должна содержаться в журнале, отличается от той, что касается положений, актов или служебных записок.

Образец журнала регистрации приказов:2

Образец журнала регистрации служебных записок:3

Образец журнала регистрации протоколов:4

Индексация

Индексация (нумерация) внутренних документов может быть выстроена несколькими способами.

Первый – самый простой: валовая нумерация внутри каждого вида документов, как в примерах выше. Каждый из них получит свой порядковый номер. Например:

Приказ от 02.11.2015 №123

Приказ от 03.11.2015 №124

Приказ от 04.11.2015 №125 и так далее.

Этого уже достаточно. Если внутренних документов в компании немного, то не нужно ничего выдумывать и можно остановиться на этом.

Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса. При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.

Примеры буквенных индексов для внутренних документов:

Акты – /А

Приказ — /П

Протоколы — /Пр

Инструкции — /И

и т.д.

Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации.

Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом:

Приказ от 02.11.2015 №123/П

Приказ от 03.11.2015 №124/П

Приказ от 04.11.2015 №125/П и так далее.

Третьим способом номер документа усложняется еще сильнее. К номеру документа может быть добавлен индекс его дела по номенклатуре дел, номер структурного подразделения, в котором был создан документ, дата, порядковый номер организации внутри группы и так далее. Как говорится, кто во что горазд. Принцип, которым следует руководствоваться, здесь, пожалуй, только один: не усложнять без необходимости. Этот способ индексации внутренних документов подходит только для крупных организаций, например:

Приказ от 02.11.2015 №123/П/01-12/2/С-З

Этот номер может быть прочитан следующим образом: Приказ с порядковым номером 123 относится к делу 01-12 и создан структурным подразделением №2 Северо-западного филиала компании.

Скачать журнал регистрации внутренних документов

Вы можете скачать журнал регистрации внутренних документов прямо сейчас (xlsx, 13 kB). В нем созданы учетные формы для приказов по основной деятельности, служебных записок и протоколов. Остальные листы добавите сами;  состав/наименование граф тоже при необходимости можно подкорректировать, исходя из нужд каждой конкретной компании.

Вопросы – в комментарии.

Image by cooldesign / www.freedigitalphotos.net

Чт, Декабрь 3 2015 » Внутренние документы, Учет документов

5 Responses

  1. Елена Декабрь 4 2015 @ 03:59

    Спасибо, очень полезная статья! Как раз пригодится в следующем году!

  2. Екатерина Март 29 2017 @ 20:57

    Добрый день!
    Подскажите у меня в организации финансовый директор хочет регистрировать в общем реестре с остальными входящие счета на оплату, счета-фактуры, накладные.
    Подскажите данные документы подлежат регистрации в общем потоке или было бы правильнее вести учет в бухгалтерии с собственным реестром.
    Если информация о данной регистрации утвержденная ГОСТ?
    Заранее благодарю за Ваш ответ.

  3. Евгения Кожанова Март 30 2017 @ 10:19

    Здравствуйте, Екатерина!
    Стандартов на этот счет нет. Есть общие правила делопроизводства. По этим правилам, в реестр (журнал, книгу регистрации, базу данных) входящих документов попадают только письма, потому что одна организация другой может послать только письмо. Отправлять любые документы без сопроводительного письма — само по себе ошибка. Регистрировать счета-фактуры как входящие, соответственно, тоже.
    Если документы пришли с сопроводительным письмом, то регистрируется только письмо, а приложенный пакет — это неотъемлемая часть входящего письма, их не нужно учитывать отдельно.
    Если пришли просто документы, без сопроводительного письма, то они передаются напрямую исполнителю. Можно зарегистрировать, но только не как входящее письмо.
    Исполнитель может учитывать эти документы, как ему угодно.
    Посмотрите вот эту статью на эту тему, и здесь моя статья о сопроводительных письмах.

  4. Анастасия Май 30 2018 @ 12:16

    Добрый день!
    Прошу Вас разъяснить, нужно ли где-то регистрировать протоколы совещаний/собраний, если они созданы другой фирмой, т.е. наши представители только присутствовали на встрече. Каким образом необходимо регистрировать данный протокол? Попадает к нам в фирму без сопроводительного письма и т.п.
    Большое спасибо!

  5. Евгения Кожанова Май 31 2018 @ 08:37

    Здравствуйте, Анастасия!
    Его можно зарегистрировать как протокол и поместить в соответствующее дело.

Добавить комментарий