Профессиональный блог Евгении Кожановой

Сроки хранения документов: определяем по разным источникам

сроки хранения документовОпределить сроки хранения документов – пожалуй, самое главное при создании номенклатуры дел. Ведь, в конце концов, переписать все документы организации в один список не такая уж и сложная задача. Трудности начинаются, когда напротив каждого из них нужно написать срок его хранения, да не просто написать, а с обоснованием. В этой статье попытаемся разобраться в источниках сроков хранения документов.






Перечни документов со сроками хранения

Основной источник сроков хранения документов – перечни. В статье «Номенклатура дел» мы их уже перечисляли, но можно и повториться. Итак, чтобы определить сроки хранения документов по организационному управлению, кадровых, бухгалтерских и т.п., нужно заглядывать в Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 25.10.2010 №558).

Если организация занимается научно-технической деятельностью, производством чего угодно, проектирует или строит, то под рукой всегда должен быть Перечень типовых архивных документов образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 №1182).

Итак, первый шаг при определении сроков хранения документов – посмотреть в перечни. В них содержатся наименования большинства документов, которые образуются в деятельности организаций. Нужно просто не лениться и как следует поискать.

Пользоваться перечнями на первый взгляд непросто. Еще бы, в каждом из них содержится примерно по тысяче позиций. Но, во-первых, оба снабжены предметным указателем (см. рисунки), а во-вторых, не нужно, пытаясь определить сроки хранения документов по кадрам, читать весь перечень с первой страницы. Для этого в документах существуют разделы. Так, кадровому делопроизводству посвящен раздел 8 перечня от 2010 года. В крайнем случае, можно воспользоваться и текстовым поиском (сочетание клавиш Ctrl+F), но тогда нужно быть очень внимательным и следить, чтобы документ, срок хранения для которого мы ищем, относился к нужному разделу.

Предметные указатели в перечнях:

Перечень-2010

Perechen_PU(все картинки кликабельны)

Перечень-2007

Perechen2_PU

Указанные перечни обязательны для использования всеми организациями, независимо от сферы деятельности и формы собственности. Не нужно воображать, что если они были разработаны и утверждены государством, то и относятся только к бюджетным учреждениям, а негосударственные компании могут устанавливать свои сроки хранения документов. Не могут. Сроки хранения документов, указанные в перечнях, обязательны для всех (Решение Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 N 14589/11).

инструкция по работе в архиве

Ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов

План Б, если нужно установить сроки хранения документов, а обязательные перечни не помогли – поискать их в ведомственных перечнях.

Например, собственный перечень документов с указанием сроков хранения есть у:

  • Министерства Финансов РФ;
  • Федеральной налоговой службы;
  • Министерства РФ по налогам и сборам;
  • Федеральной службы исполнения наказаний;
  • Федерального архивного агентства и др.

Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения обязательны только для «своих» отраслей. Остальные имеют полное право использовать их, но в качестве справочников.

Сроки хранения документов в отраслевом законодательстве

Наконец, сроки хранения документов могут быть установлены отраслевым законодательством. Это очень частные случаи, и нужно очень хорошо знать текст закона, чтобы установить по нему, сколько лет должен храниться документ. Поэтому наша рекомендация всем секретарям и делопроизводителям, которые бьются над номенклатурами дел и сроками хранения документов: привлекайте работников тех отделов, к которым эти документы относятся! Делопроизводитель не обязан знать все.

Например, сроки хранения узкоспециальных документов содержатся в законах о рекламе, о страховой деятельности, о бухгалтерском учете и т.д. Кроме законов, бывают еще и подзаконные акты, в которых тоже могут содержаться сроки хранения: всевозможные инструкции, положения, постановления…

Что делать, если срок хранения документов в Перечне отличается от срока хранения, указанного в отраслевом законе? Ответ однозначный: делать выбор в пользу большего срока хранения.

В статье Протокол заседания экспертной комиссии по срокам хранения документов – о том, как назначть срок хранения документа внутри организации. если ни в одном из перечней или НПА его найти не удалось.

Image by ddpavumba // www.freedigitalphotos.net

Ср, Май 18 2016 » Хранение документов

Добавить комментарий