Профессиональный блог Евгении Кожановой

Полное оформление дел

полное оформление делНа рекламных картинках нам показывают архивы, состоящие сплошь из ровных рядов ярких папок-регистраторов. Или, наоборот, строго и по всем правилам сшитых в картонные обложки томов. А в реальности неверно и то, и то. Часть дел можно хранить в папках, другие же нужно обязательно оформлять в картон. Какие дела подлежат полному оформлению, а какие частичному, и что это такое — полное оформление дел, разбираемся в статье.




Слово правилам

Смотрим в Правила работы архивов от 2015 года, пункт 4.19:

«В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

Что подразумевает частичное оформление дел, Правила-2015 загадочно молчат. Выручают, как обычно, Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), п. 3.6.3.:

«Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять».

Очевидно, имеются в виду дела со сроками хранения от 5 до 10 лет. Дела до 5 лет, по Правилам-2015, вообще не передаются в архив организации. На практике же передаются, и еще как: отделы освобождают место, как могут.

инструкция по работе в архиве

Полное оформление дел: к каким делам относится

Получается, что все дела в архиве по способу оформления можно разделить на три группы:

  • дела со сроком хранения 5 лет включительно можно хранить в папках-регистраторах, не нумеруя страницы и не составляя никаких надписей; главное – навести порядок в папке и правильно (=понятно для всех) надписать ее корешок;
  • дела со сроком хранения от 5 до 10 лет включительно сшиваются в картон, но по «облегченной системе» без нумерации листов и заверительных надписей;
  • дела со сроком хранения от 10 лет и до бесконечности, то есть «постоянно», а также по личному составу оформляются по полной программе, как именно – написано выше.

Обратите внимание: дела по личному составу подлежат полному оформлению независимо от сроков хранения! Так что даже «пятилетки», например, приказы о предоставлении отпуска и иже с ними, придется сшивать в картонную обложку.

Image by Stuart Miles// www.freedigitalphotos.net

Вт, Август 23 2016 » Хранение документов

2 Responses

  1. Татьяна Август 31 2018 @ 04:24

    Евгения, здравствуйте!
    У меня вопрос по внутренней описи документов дела. Может покажется глупым вопрос, но всё же задам.
    1. В архив организации сдали личные дела работников (уволенных). В деле, например: 18 работников, плюс копии приказов, копии личных документов и т.д., каждый лист пронумерован. В итоговой записи надо писать 18 документов (по числу уволенных работников) или число пронумерованных листков? По сути каждый лист — это документ.
    2. Может повторюсь. Ещё также сдали заявления о приёме, переводе (это одно дело). Во внутренней описи
    запись ведётся в алфавитном порядке и в основном у каждого работника по несколько заявлений. Например: работников 80, а заявлений 120. В итоговой записи надо писать сколько всего заявлений (документов), а не число работников?
    Отдел кадров пишут: итого …… (документов) по числу работников. А я что-то засомневалась, правильно это или нет.
    Заранее спасибо!

  2. Евгения Кожанова Сентябрь 2 2018 @ 10:09

    Здравствуйте, Татьяна!
    Дела изначально сформированы неверно. Во-первых, копии личных документов уволенных работников нужно убирать из личных дел по закону о персональных данных. Во-вторых, заявления работников о приеме и переводе помещаются в личные дела и хранятся в них.
    Что касается описания, то если в одном томе 18 личныз дел, то это 18 документов.

Добавить комментарий