Профессиональный блог Евгении Кожановой

Титульный лист дела

Титульный лист делаОформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым правилам работы архивов организаций, изданным в 2015 году.




Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в этой статье. Обложка наклеивается на  бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

титульный лист дела образец

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К делам со сроком хранения «Постоянно» это не относится.

Еще подробнее об обложках в статье Оформление обложки дела

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер описи, в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по номенклатуре дел, который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

Скачать форму титульного листа дела, docx, 15 кБ

инструкция по работе в архиве

Титульный лист электронного дела

Если организация помещает в свой архив электронные дела на дисках, то титульный лист дела оформляется по той же форме с одной лишь поправкой: вместо количества листов дела указывается его объем:

титульный лист электронного дела

Скачать форму титульного листа электронного дела, docx, 14 кБ

Вт, Август 30 2016 » Хранение документов

9 Responses

  1. Давид Февраль 21 2017 @ 16:49

    А не могли бы Вы подсказать, что за номер дела 02-54 стоит у Вас в образце. Откуда он взялся?
    Спасибо.

  2. Евгения Кожанова Февраль 21 2017 @ 18:49

    Здравствуйте, Давид! Это индекс дела по номенклатуре, указан исключительно для примера, взят с потолка)))

  3. Регина Февраль 12 2018 @ 17:03

    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, на обложке дела присутствует информация о количестве листов «На … листах» стоит ли сюда включать количество листов+листы внутренней описи+лист-заверитель? Н-р, на обложке пишу 250, из них- 248 листов это количество листов документов+1 лист внутренней описи+1 лист-заверитель. А если у меня 250 листов документов+1 лист-заверитель+1 лист внутренней описи, то на обложке 252 листа? Заранее огромное спасибо)

  4. Евгения Кожанова Февраль 12 2018 @ 19:48

    Здравствуйте, Регина! На обложке указываются только листы дела, без учета научно-справочного аппарата.
    248 листов это количество листов документов+1 лист внутренней описи+1 лист-заверитель — на обложке 248 листов.
    250 листов документов+1 лист-заверитель+1 лист внутренней описи — на обложке 250 листов.

  5. Регина Февраль 16 2018 @ 10:07

    Спасибо огромное)

  6. Татьяна Март 15 2018 @ 11:21

    Добрый день! Евгения, у меня вот такой вопрос. Обязан архивариус организации заполнять архивный шифр дела? Везде информация разная. Пишут, что шифр дела заполняют государственные архивы. Спасибо!

  7. Евгения Кожанова Март 15 2018 @ 15:01

    Здравствуйте, Татьяна!
    В архиве ставят свой шифр в другом месте титульного листа, а тот, что в нижней части слева — заполняется в архиве организации.

  8. Татьяна Март 26 2018 @ 06:18

    Добрый день!
    В архив организации сдали «Приказы о премировании». На обложке дела написано- начато: 01.01.2017, окончено: 31.05.2017. Хотя по факту (первый приказ) начато: 09.01.2017.
    Это правильно или надо исправлять? Спасибо!

  9. Евгения Кожанова Март 28 2018 @ 19:52

    Здравствуйте, Татьяна!
    На титульный лист выносятся реальные даты начала и окончания дела.

Добавить комментарий