Профессиональный блог Евгении Кожановой

Гиперссылка в Excel 2010

1Пожалуй, каждый пользователь интернета знает, что такое гиперссылка. Даже в этой статье есть парочка. И это очень удобно: можно легко перейти к связанной тематически записи. Статья называется «Гиперссылка в Excel», потому что учиться будем на примере журнала регистрации в этой же программе. Но в целом в MS Office проставление гиперссылок одинаковое везде, и если научиться ставить их в Excel, с легкостью можно сделать то же самое и в Word. Это очень просто, и в этой статье вы сами в этом убедитесь. Работаем в MS Excel 2010. 




Гиперссылки в журнале регистрации

В ежедневной практике секретарь чаще всего сталкивается с гиперссылками, когда регистрирует документы (конечно, если работает не в СЭД). Документ нужно отсканировать, чтобы его электронная копия хранилась в локальной сети компании, а ссылочку на файл поставить в строку документа в журнале.

Для гиперссылок в журналах регистрации лучше создавать специальную графу:

гиперссылка в excel 2010

Сканируем документ

Для начала отсканируем регистрируемый документ и сохраним его в предназначенную для этого папку. Обратите внимание: перемещать папки с отсканированными документами после проставления гиперссылок крайне нежелательно: все ссылки от этого «слетят». Поэтому над местом нахождения папки со сканами нужно как следует подумать. Хранить сканы документов нужно в локальной сети, а на персональном компьютере. Вот так может выглядеть папка со сканами входящих документов:

22

Гиперссылка в Excel: проще не бывает

Регистрируем наш документ в журнале: заполняем все графы учетной формы. Графу «Гиперссылка» тоже заполняем: пишем туда номер документа, и ссылкой будет именно этот текст. Если ничего не написать, то в графе будет показан полный путь к файлу, что совершенно ни к чему, т.к. он занимает слишком много места.

проставление гиперссылок в эксель

Чтобы проставить ссылку, правой кнопкой мыши кликаем по предназначенной для этого графе и выбираем в выпавшем меню команду Гиперссылка: в Excel 2010 она в самом конце:

гиперссылка в excel 2010

Откроется окно «Вставка гиперссылки». В первую очередь в поле слева нужно выбрать, с чем мы собираемся связать эту ячейку таблицы. Варианты вы видите: файл или веб-страница, место в документе и т.д. Мы будем связывать с файлом, поэтому кликаем на верхнюю кнопку.

Справа будем выбирать файл отсканированного документа. Из трех вариантов «Текущая папка», «Просмотренные страницы» и «Последние файлы» выбираем первый: «Текущая папка». В строке «Папка» выбираем путь к папке со сканами наших документов. В центральном поле показано содержимое выбранной папки.

как поставить гиперссылку в экселе

Выбираем нужный файл и дважды кликаем по нему. Окошко тут же закрывается, гиперссылка в Excel готова. Наводим на нее мышку и видим, как изменился курсор. Если кликнуть по ссылке, то скан-копия входящего документа откроется прямо из журнала регистрации. Этого мы и добивались.

В следующей статье рубрики MS Office – о том, как поставить гиперссылку внутри документа.

Чт, Сентябрь 22 2016 » MS Office

Добавить комментарий