Профессиональный блог Евгении Кожановой

Дата документа

реквизит 11 дата документаСледующий реквизит, который мы разберем – 11-й: «Дата документа». Как она оформляется и какой день считается датой документа? Может ли дата зависеть от вида документа? Всегда ли ее оформляет секретарь? 




Дата документа: общие правила

По общему правилу датой документа является дата его подписания и утверждения. Нельзя сразу ставить дату при подготовке проекта. Во-первых, неизвестно, сколько времени проект проведет на согласовании. Во-вторых, неизвестно, подпишет (утвердит) ли его директор. Когда все визы будут собраны, а подпись директора поставлена в нужный реквизит, тогда документ и будет регистрироваться, тогда и будет ему присвоена дата вместе с регистрационным номером.

Но это правило распространяется не на все документы.

Дата протокола

Датой протокола является дата совещания или заседания. Если совещание длилось несколько дней, то и дата протокола будет сложной, например:

03 – 04 октября 2016 г.

Поскольку после совещания (заседания) у секретаря есть три рабочих дня на подготовку протокола, то дата протокола и день его подготовки могут не совпадать. Это нормально.

Дата акта

Датой акта является дата актируемого события. Здесь все проще, чем с протоколом: если мы актируем происшествие здесь и сейчас, то и акт составляем здесь же. Поэтому обычно дата акта и день его составления совпадают. Исключение – очень частные случаи в технической сфере, которые к общему делопроизводству не имеют никакого отношения.

Как оформить дату документа

Дата документа может быть оформлена тремя способами:

• цифровым:

03.10.2016

Если число месяца состоит из одной цифры, обязательно перед ней ставится ноль (чтобы нельзя было подрисовать единичку). Никаких годов в конце не ставится, здесь фигурируют только числа. Точка опциональна.

• словесно-цифровым:

03 октября 2016 г.

По поводу нуля перед числом от 1 до 9 все то же самое. Слово «года» или сокращение «г.» после цифрового обозначения года обязательно.

• словесным:

Третье октября две тысячи шестнадцатого года

Этот способ используется очень редко и только для очень серьезных документов, например, для доверенностей; в общем делопроизводстве практически не встречается. Дата всегда пишется с заглавной буквы.

При регистрации управленческих документов (как раз при заполнении реквизита «Дата документа») обычно используется словесно-цифровой способ. Он даже фиксируется на бланках и в формах документов в таком виде:

«____» _____________ 201___ г.

Кто ставит дату документа?

Ставит дату документа утверждающий его директор: реквизит «Гриф утверждения документа» содержит и дату. Потом утвержденный документ попадает к секретарю для регистрации, она присваивает ему номер, а дату проставляет, ориентируясь на ту, что поставил директор.

Если документ просто подписывается директором, то никаких дат он не ставит, этим занимается секретарь при регистрации.

Как писать дату, если она является фрагментом текста документа — в статье по ссылке.

Пн, Октябрь 3 2016 » Реквизиты документов

Добавить комментарий