Профессиональный блог Евгении Кожановой

Регистрационный номер документа

регистрационный номер документаСледующий реквизит, который мы рассматриваем – реквизит 12 «Регистрационный номер документа». Цель этого реквизита идентифицировать документ и сделать его уникальным. При поиске регистрационный номер документа имеет решающее значение. Какие документы подлежат регистрации, из чего может состоять их номер? Какие бывают альтернативные системы нумерации? Как выглядит номер, если документ составлялся двумя или более организациями? 




Общие правила

Абсолютно все организационно-правовые документы компании должны быть зарегистрированы. Даже если этот документ существует в единственном числе и будет оставаться таким долгие годы, он будет делать это под №1.

Номера присваиваются документам по учетным формам: книгам или журналам регистрации. Каждый новый рабочий год (или новый сезон, если деятельность компании сезонная) нумерация в журналах начинается заново, с номера 1.

Из чего состоит регистрационный номер документа

Самый распространенный способ присвоения номеров документам – валовый, то есть начиная с №1, затем 2 и так до бесконечности.

Многие добавляют к номерам индексы. Фактически, регистрационный номер документа может быть дополнен любой информацией, закодированной в цифры или в буквы. Дополнительные индексы ставятся через дробь или через дефис. Например:

113/01-23: 113 – это валовый номер документа, 01-23 – дело по номенклатуре, к которому относится документ.

2434/СЗ: 2434 – валовый номер, СЗ – филиал предприятия «Северо-Западный».

1252-02/02-01: 1252 – валовый регистрационный номер документа, 02 – код подразделения, в котором был создан документ, 02-01 – индекс дела по номенклатуре

и так далее, вариантов здесь неограниченное количество.

Вы часто спрашиваете меня, как правильно зарегистрировать документ задним числом. Отвечаю: правильно – никак. Регистрация документов задним числом не допускается, так что действовать правильно или неправильно тут нельзя. Но ситуации бывают разные, и если они возникают слишком часто, то имеет смысл придумать такую систему присвоения регистрационных номеров документам, которая сама по себе исключала бы «задние числа». Организация вправе вводить такую систему нумерации, какую считает нужной. Например:

1010/1, где 1010 – это дата регистрации, 10 октября, а 1 – очередной регистрационный номер документа в рамках 10 октября. День может быть закончен на номере 1010/214, а первый завтрашний документ начнется с номера 1110/1.

Если документ совместный

Знак дроби при оформлении регистрационного номера документа используется еще и в том случае, если документ является совместным, то есть его авторами стали две или более организаций. Каждая из них регистрирует документ у себя, и каждый присвоенный номер принадлежит этому документу. Чаще всего это можно увидеть на договорах:

264/45-П: номер 264 присвоила одна сторона соглашения, 45-П – другая.

Части номеров выстраиваются в порядке регистрации: первой зарегистрировала договор компания, присвоившая ему номер 264. Идентифицировать договор обе компании будут не по своим номерам, а по единому: 264/45-П.

Пн, Октябрь 10 2016 » Реквизиты документов

Добавить комментарий