23 комментария

  1. Любовь говорит:

    Добрый день!Впервые создаем номенклатуру дел в организации, документы хранятся начиная с 2014 года. Как правильно учесть документы в номенклатуре? Как их оформить в номенклатуре: по разделам за год , начиная с 2014, либо включить в дела за 2016?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Любовь! Номенклатура дел отражает актуальный состав дел, то есть тот, который существует на данный момент. Вам нужно составить номенклатуру на 2017 год на основе дел, действующих сегодня. Что касается прошлых лет, то эти документы нужно описать по видам и установить для каждого срок хранения. Это не совсем номенклатура, просто информационный перечень. Потом документы за прошлые года вносятся в архивные описи. Статья про описи здесь.

  2. Ольга говорит:

    Здравствуйте! Подскажите, у нас небольшая организация (6 человек), обязательна ли нужна номенклатура дел? Если обязательно, то мне делать номенклатуру на каждый год, начиная с 2011 или начать с 2016-2017? (организация существует с 2011 года).

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ольга!
      Номенклатура не обязательна, но если вы беретесь за хранение документов, то без нее очень сложно будет обойтись. Это перечень дел организации с установленными сроками хранения, архива без нее не получится.
      Начать следует с НД на 2017 год. На прошлые годы она не составляется.

  3. Тася говорит:

    Добрый день! Хотелось бы уточнить, нужно ли на папках постоянного хранения, каждый год писать к какому индексу оно относиться?

  4. Маргарита говорит:

    Здравствуйте? Нужен ли приказ организации по внесению уточнений в номенклатуру дел

    • Евгения Кожанова говорит:

      Добрый день, Маргарита!
      Приказ для этого не нужен.

  5. Мария говорит:

    Добрый день,
    Подскажите, у нас за этот год ликвидировались два отдела — их убираем из номенклатуры, правильно? И получается другие отделы сместятся по нумерации, у них изменятся индексы.
    Еще есть папки зав.хоза, которого тоже сейчас нет. Можно ли эти папки добавить к общему делопроизводству (у меня дело 01 и дальше номер дела)? И что с переходящими документами — например, с журналом по инструктажу — можно сменить его номер, например, с 08-06 на 01-12? Заранее спасибо за ответ!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Мария!
      Все верно, разделы, которые относятся к ликвидированным отделам, из номенклатуры убираются. Нумерация других разделов из-за этого сдвигается.
      По поводу папок завхоза: нужно понять, будут ли продолжаться эти дела в отсутствие завхоза (тогда оставляем в том отделе, где работает человек, который будет исполнять эти обязанности), или нет (тогда они отправляются в архив, а дела завхоза не попадают в НД на 2017 год).
      Индексы переходящих дел можно поменять, подробнее здесь почитайте: http://thebestsecretary.ru/?p=5445

  6. Мария говорит:

    Евгения, спасибо за ответ. По поводу завхоза — его сократили, и получается ответственность за охрану труда и всё остальное возложили на директора (у нас организация 20 человек). Так что мне казалось, что если я перенесу хозяйственные папки в общее делопроизводство — так будет логичнее. Там папки по показаниям счетчиков, журналы по инструктажу, документы по охране труда, ГО и ЧС. Заполняет их по факту человек, который работает по договору ГПХ. Что скажете?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Тогда я бы сделала раздел в НД «Охрана труда» и внесла эти журналы туда. Не важно, что человек работает по ГПХ, главное, организация ведет эту деятельность, документы заполняются, они «живые» и учитываются на общих основаниях.

  7. Юлия говорит:

    Добрый день, закрываю НД за прошлый год, помогите пожалуйста (прошу прощения если указываю не в той теме):
    1. если дело переходящее, то на новой папке указывать два года: 2016 и 2017?
    2. если дело переходящее, но содержит копии у которых срок хранения — ДМН или до замены новыми, то
    — на новой папке также указывать два года 2016 и 2017?
    — в НД за 2016 год количество заведенных дел указывать 1 (если всего одна папка появилась)? но я их не оформляю для передачи в архив, правильно?
    3. в 2016 было два дела, они переходящие, в 2017 их объединили. дела содержат копии документов сроком до замены новыми.
    — при оформлении указывать только номер по НД за 2017 год?
    — количество дел за 2016 указывать по 1?
    По итогу получится что количество дел за 2016 год например 30, но часть из них перешло на 2017, часть просто продолжают храниться в папке (срок ДМН) и в итоге в архив будет передано допустим 10, это нормально и правильно?
    и еще одна ситуация, у нас в службе собираются определенные виды документов (инструкции, положения и т.п.) в одном шкафу (порядка 1000 документов). я их добавила в номенклатуру за 2016 год, но как теперь проставить количество заведенных дел? я не могу сказать сколько там листов. кроме того, часть документов в течении года перемещаются в другое дело (когда документ становится не актуальным). данное дело естественно переходящее, т.к. документы продолжают действовать. как мне быть в такой ситуации? может быть неправильно вообще их добавлять в НД?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Юлия!
      Про переходящие дела есть отдельная статья. Думаю, в ней вы найдете ответы на многие вопросы.
      1. Вы перемещаете документы дела в новую папку? Тогда можно на ней написать «Переходящее с 2016».
      2. В графе 3 указывается количество единиц хранения дела по факту. Если одна папка (том), то 1.
      3. Как оформить изменение индекса переходящего дела, рассказано в статье по ссылке. Можно написать: «Переходящее с 2016. В 2016 дела №… и №…»
      «По итогу получится что количество дел за 2016 год например 30, но часть из них перешло на 2017, часть просто продолжают храниться в папке (срок ДМН) и в итоге в архив будет передано допустим 10, это нормально и правильно?»
      Понятия «просто продолжают храниться» в архивном деле нет. Либо дело закрыто, либо оно переходящее. Надо определиться, к какой категории относится это конкретное дело, и поступить с ним соответствующим образом.
      4. В НД фиксируется количество единиц хранения. 1 том — это не более 250 листов, но вы можете визуально определить, сколько примерно томов составят ваши документы. С точностью до одного листа можно не пересчитывать. 250 листов — это толщина половины обычной пачки бумаги.

  8. Юлия говорит:

    Статью читала, к сожалению вопросы все равно остались.
    В статье сказано дело с приказами не может быть переходящим, но если у нас лежат копии и мне нет смысла закрывать дело по всем правилам. нам удобно до определенного момента чтоб в одной папке оставались приказы и за 2016 и новые за 2017 (также копии), то как в данном случае быть?
    дело в котором хранится НД на 2017 год но подписанная в 2016 — это переходящее дело?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Юлия, есть общие правила ведения дел. Как быть, если удобно делать по-другому — я не знаю. Что касается копий, то их можно хранить в отделе по годам, не передавая потом в архив, но это только если гарантированно есть оригиналы приказов. Возможно, вам поможет статья о хранении копий документов.
      НД на 2017 год — это дело 2017 года. Она чаще всего подписана в прошлом году, но вводится в действие 1 января, а завершается 31 декабря. Это не переходящее дело.

  9. Марина говорит:

    Добрый день!
    Подскажите, пожалуйста,когда поступают входящие документы в организацию, они регистрируются в СЭД и затем после процедуры визирования руководства подшиваются в дело, как обозначить это в номенклатуре дел? А именно, может быть такое: «01-000 Входящие документы; 01-001 Журнал регистрации входящих документов электронный»? Или это прописывается под одним индексом? Либо индекс присваивается только журналу, а входящие просто подшиваются в папку без присваивания индекса? Помогите разобраться.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Марина!
      Журнал регистрации входящих и переписка — это разные дела, и в номенклатуру помещаются под самостоятельными индексами.
      По поводу хранения переписки посмотрите вот эту статью: http://thebestsecretary.ru/?p=5596

  10. Людмила говорит:

    Добрый день! Возможно задан глупые вопросы, но не могли бы вы объяснить мне:
    — я работаю на госгражданской службе, в начале января 2018 года поменялось наименование моей организации (на основании указа Губернатора НО от 15.01.2018 №6) нужно ли было делать в связи с этим еще раз уточненную номенклатуру дел на 2018 год? (если нет что в данном случае лучше сделать?)
    — правильно ли будет, если в графе примечания указывать что дело не ведется (дела, которые были заведены некоторое лет назад и находятся где-то посередине списка дел отдела), если нет подскажите пожалуйста как правильно сделать?
    Спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Людмила!
      1) на титульном листе всех экземпляров номенклатуры дел пишется новое наименование со ссылкой на приказ
      2) не правильно. НД ежегодно уточняется и переутверждается на следующий год, и из нее удаляются дела, которые не ведутся.

  11. Екатерина говорит:

    Добрый день, Евгения!
    Вопрос, наверное, глупый, но выхода нет — придется задавать. На Предприятии достаточно давно ведется НД, и вот возник вопрос: в НД указаны все дела подразделений, но есть из этих указанных такие, которые хранить в архиве вообще не нужно. Документы не относятся ни к одному из перечней, то есть предприятие вправе определить срок хранения самостоятельно — вот сотрудники и определили, что им эти документы в архиве не нужны (документы действительно неважные). То есть, они из рабочей зоны после окончания их деятельности, сразу утилизируются. Как в такой ситуации быть с графой «Срок хранения дела»? Что там указывать? Если подразделениям в архиве эти документы не нужны? Если читать документы и записи о составлении НД, то ни «до минования надобности», ни «до замены новыми» не подходят. Евгения, буду очень благодарна Вам за помощь!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Екатерина!
      До минования надобности. Срока «немедленная утилизация» не существует. ДМН означает, что документ будет унитчожен в ближайшее списание вместе со всеми, и внесен в акт как уничтоженный.

Оставить комментарий