Профессиональный блог Евгении Кожановой

Номенклатура дел на 2017 год

stockimages1Последний квартал года – время подготовки номенклатуры дел на следующий год. Мы помним, что номенклатура – это постоянно действующий документ, который отражает актуальный состав дел предприятия. Поэтому ежегодно она приводится в порядок. В правилах работы архивов это называется «уточнение». В этой статье разберемся, как привести в порядок действующую номенклатуру, чтобы на ее основе получилась номенклатура дел на 2017 год. 




Внимание! Если номенклатуры дел в вашей организации еще нет и ваша цель составить ее, то вам лучше начать с этой статьи: в ней рассказывается о том, как составить номенклатуру дел с нуля.

Школа Отличного секретаря: 

видеоурок Составляем номенклатуру дел

Что такое уточнение?

Под уточнением номенклатуры дел подразумевается внимательный ее просмотр секретарем или делопроизводителем с целью:

  • внести вновь заведенные дела;
  • исключить завершенные;
  • отметить переходящие.

Из многих ваших вопросов выходит, что в организациях номенклатуры дел действуют долгие годы. Это неверно. Состав дел организации – не бетонная стена, не может быть, чтобы он совершенно не изменился даже за год, не говоря уже о нескольких. Номенклатура пересматривается и уточняется ЕЖЕГОДНО.

Во время уточнения номенклатуры дел предстоит плотно поработать с коллегами из всех структурных подразделений организации. Именно от них делопроизводитель получит всю нужную информацию, и номенклатура дел на 2017 год будет, в том числе, и их рабочим документом.

Переходящие дела

Переходящие дела – это дела по вопросам, не разрешенным в течение года. Например, судебные дела, которые могут являться переходящими и не один год.

Будьте внимательны с перепиской. Так, если организация постоянно состоит в переписке с контрагентом (например, ООО «Конфетка»), и всю ее собирает в одно дело, то это еще не означает, что дело переходящее. Если переписка касается многих вопросов, которые решаются за одну-две пары писем, то дело будет закрыто в 2016 году. Если письмо-запрос направлено нами 29.12.2016, а ответ на него получен 11.01.2017, то этот ответ будет последним документом в деле «Переписка с ООО “Конфетка”» за 2016 год.

А вот если мы переписываемся с ООО «Конфетка» по одному вопросу, например, по поводу заключения договора, и обмен письмами по этому вопросу будет продолжен в 2017-м, то дело переходящее. Подробно о переходящих делах можно почитать в этой статье.

При подготовке номенклатуры дел на 2017 год нужно сделать все, чтобы сохранить индексы переходящих дел. Если все-таки не удалось, то придется ставить отметки:

В номенклатуре в графе «Примечание» (картинка кликабельна):

номенклатура дел на 2017 год

На деле:

номенклатура дел 2017

Вновь заведенные дела

инструкция по работе в архиве

Перечень вновь заведенных в 2016 году дел должно предоставить структурное подразделение. Конечно, все нужно было делать в реальном времени: завели дело – вписали в номенклатуру. Но мне лично таких организаций не встречалось. Поэтому наводим порядок сейчас.

Во-первых, вновь заведенные дела от руки вносятся в действующую номенклатуру дел на 2016 год. Для этого мы и оставляли свободные строки в конце каждого раздела. Индексы дел получат нумерацию в валовом порядке. Если крайнее дело подразделения 07-12, то новое будет 07-13.

Во-вторых, номенклатура дел на 2017 год вместит в себя эти дела на общих основаниях. Если, конечно, их будут продолжать вести в 2017-м: очень часто бывает так, что дело было закрыто в том же году, что и заведено. Тогда в следующий год тащить его совершенно не нужно.

Закрытые дела

Одновременно выявляем закрытые дела. О них тоже сообщает нам структурное подразделение. Закрытые дела никак визуально не отмечаются в номенклатуре, ничего зачеркивать не надо. Если в следующем году не планируется вести это дело, то оно просто не попадает в номенклатуру. На освободившееся место (освободившийся индекс) может быть внесено вновь заведенное дело.

Номенклатура дел на 2017 год: формируем раздел

Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:

  • «Стандартным» и переходящим делам нужно стремиться сохранить их индексы. Приоритет у переходящих: индекс «стандартного» дела можно изменить безболезненно, даже никаких отметок нигде ставить не нужно. Что делать с переходящими, если индекс все-таки изменен, я писала выше.
  • Если есть возможность поставить на место закрытых дел новые, ставим.
  • При расположении заголовков дел в разделе помним, что документы выстраиваются по степени их значимости.

Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.

Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net

Вт, Октябрь 25 2016 » Хранение документов

19 Responses

  1. Любовь Ноябрь 17 2016 @ 16:57

    Добрый день!Впервые создаем номенклатуру дел в организации, документы хранятся начиная с 2014 года. Как правильно учесть документы в номенклатуре? Как их оформить в номенклатуре: по разделам за год , начиная с 2014, либо включить в дела за 2016?

  2. Евгения Кожанова Ноябрь 17 2016 @ 20:46

    Здравствуйте, Любовь! Номенклатура дел отражает актуальный состав дел, то есть тот, который существует на данный момент. Вам нужно составить номенклатуру на 2017 год на основе дел, действующих сегодня. Что касается прошлых лет, то эти документы нужно описать по видам и установить для каждого срок хранения. Это не совсем номенклатура, просто информационный перечень. Потом документы за прошлые года вносятся в архивные описи. Статья про описи здесь.

  3. Ольга Ноябрь 22 2016 @ 12:53

    Здравствуйте! Подскажите, у нас небольшая организация (6 человек), обязательна ли нужна номенклатура дел? Если обязательно, то мне делать номенклатуру на каждый год, начиная с 2011 или начать с 2016-2017? (организация существует с 2011 года).

  4. Евгения Кожанова Ноябрь 22 2016 @ 13:25

    Здравствуйте, Ольга!
    Номенклатура не обязательна, но если вы беретесь за хранение документов, то без нее очень сложно будет обойтись. Это перечень дел организации с установленными сроками хранения, архива без нее не получится.
    Начать следует с НД на 2017 год. На прошлые годы она не составляется.

  5. Тася Декабрь 5 2016 @ 11:51

    Добрый день! Хотелось бы уточнить, нужно ли на папках постоянного хранения, каждый год писать к какому индексу оно относиться?

  6. Евгения Кожанова Декабрь 5 2016 @ 12:19

    Здравствуйте, Тася! В этой записи http://thebestsecretary.ru/?p=4895 общие для всех правила оформления титульных листов дел.

  7. Маргарита Декабрь 22 2016 @ 07:04

    Здравствуйте? Нужен ли приказ организации по внесению уточнений в номенклатуру дел

  8. Евгения Кожанова Декабрь 22 2016 @ 09:26

    Добрый день, Маргарита!
    Приказ для этого не нужен.

  9. Мария Декабрь 22 2016 @ 13:40

    Добрый день,
    Подскажите, у нас за этот год ликвидировались два отдела — их убираем из номенклатуры, правильно? И получается другие отделы сместятся по нумерации, у них изменятся индексы.
    Еще есть папки зав.хоза, которого тоже сейчас нет. Можно ли эти папки добавить к общему делопроизводству (у меня дело 01 и дальше номер дела)? И что с переходящими документами — например, с журналом по инструктажу — можно сменить его номер, например, с 08-06 на 01-12? Заранее спасибо за ответ!

  10. Евгения Кожанова Декабрь 22 2016 @ 20:20

    Здравствуйте, Мария!
    Все верно, разделы, которые относятся к ликвидированным отделам, из номенклатуры убираются. Нумерация других разделов из-за этого сдвигается.
    По поводу папок завхоза: нужно понять, будут ли продолжаться эти дела в отсутствие завхоза (тогда оставляем в том отделе, где работает человек, который будет исполнять эти обязанности), или нет (тогда они отправляются в архив, а дела завхоза не попадают в НД на 2017 год).
    Индексы переходящих дел можно поменять, подробнее здесь почитайте: http://thebestsecretary.ru/?p=5445

  11. Мария Декабрь 23 2016 @ 10:48

    Евгения, спасибо за ответ. По поводу завхоза — его сократили, и получается ответственность за охрану труда и всё остальное возложили на директора (у нас организация 20 человек). Так что мне казалось, что если я перенесу хозяйственные папки в общее делопроизводство — так будет логичнее. Там папки по показаниям счетчиков, журналы по инструктажу, документы по охране труда, ГО и ЧС. Заполняет их по факту человек, который работает по договору ГПХ. Что скажете?

  12. Евгения Кожанова Декабрь 23 2016 @ 11:36

    Тогда я бы сделала раздел в НД «Охрана труда» и внесла эти журналы туда. Не важно, что человек работает по ГПХ, главное, организация ведет эту деятельность, документы заполняются, они «живые» и учитываются на общих основаниях.

  13. Мария Декабрь 23 2016 @ 11:59

    Большое спасибо за ответ!

  14. Юлия Январь 9 2017 @ 15:36

    Добрый день, закрываю НД за прошлый год, помогите пожалуйста (прошу прощения если указываю не в той теме):
    1. если дело переходящее, то на новой папке указывать два года: 2016 и 2017?
    2. если дело переходящее, но содержит копии у которых срок хранения — ДМН или до замены новыми, то
    — на новой папке также указывать два года 2016 и 2017?
    — в НД за 2016 год количество заведенных дел указывать 1 (если всего одна папка появилась)? но я их не оформляю для передачи в архив, правильно?
    3. в 2016 было два дела, они переходящие, в 2017 их объединили. дела содержат копии документов сроком до замены новыми.
    — при оформлении указывать только номер по НД за 2017 год?
    — количество дел за 2016 указывать по 1?
    По итогу получится что количество дел за 2016 год например 30, но часть из них перешло на 2017, часть просто продолжают храниться в папке (срок ДМН) и в итоге в архив будет передано допустим 10, это нормально и правильно?
    и еще одна ситуация, у нас в службе собираются определенные виды документов (инструкции, положения и т.п.) в одном шкафу (порядка 1000 документов). я их добавила в номенклатуру за 2016 год, но как теперь проставить количество заведенных дел? я не могу сказать сколько там листов. кроме того, часть документов в течении года перемещаются в другое дело (когда документ становится не актуальным). данное дело естественно переходящее, т.к. документы продолжают действовать. как мне быть в такой ситуации? может быть неправильно вообще их добавлять в НД?

  15. Евгения Кожанова Январь 9 2017 @ 16:27

    Здравствуйте, Юлия!
    Про переходящие дела есть отдельная статья. Думаю, в ней вы найдете ответы на многие вопросы.
    1. Вы перемещаете документы дела в новую папку? Тогда можно на ней написать «Переходящее с 2016».
    2. В графе 3 указывается количество единиц хранения дела по факту. Если одна папка (том), то 1.
    3. Как оформить изменение индекса переходящего дела, рассказано в статье по ссылке. Можно написать: «Переходящее с 2016. В 2016 дела №… и №…»
    «По итогу получится что количество дел за 2016 год например 30, но часть из них перешло на 2017, часть просто продолжают храниться в папке (срок ДМН) и в итоге в архив будет передано допустим 10, это нормально и правильно?»
    Понятия «просто продолжают храниться» в архивном деле нет. Либо дело закрыто, либо оно переходящее. Надо определиться, к какой категории относится это конкретное дело, и поступить с ним соответствующим образом.
    4. В НД фиксируется количество единиц хранения. 1 том — это не более 250 листов, но вы можете визуально определить, сколько примерно томов составят ваши документы. С точностью до одного листа можно не пересчитывать. 250 листов — это толщина половины обычной пачки бумаги.

  16. Юлия Январь 9 2017 @ 16:55

    Статью читала, к сожалению вопросы все равно остались.
    В статье сказано дело с приказами не может быть переходящим, но если у нас лежат копии и мне нет смысла закрывать дело по всем правилам. нам удобно до определенного момента чтоб в одной папке оставались приказы и за 2016 и новые за 2017 (также копии), то как в данном случае быть?
    дело в котором хранится НД на 2017 год но подписанная в 2016 — это переходящее дело?

  17. Евгения Кожанова Январь 9 2017 @ 17:28

    Юлия, есть общие правила ведения дел. Как быть, если удобно делать по-другому — я не знаю. Что касается копий, то их можно хранить в отделе по годам, не передавая потом в архив, но это только если гарантированно есть оригиналы приказов. Возможно, вам поможет статья о хранении копий документов.
    НД на 2017 год — это дело 2017 года. Она чаще всего подписана в прошлом году, но вводится в действие 1 января, а завершается 31 декабря. Это не переходящее дело.

  18. Марина Декабрь 22 2017 @ 15:13

    Добрый день!
    Подскажите, пожалуйста,когда поступают входящие документы в организацию, они регистрируются в СЭД и затем после процедуры визирования руководства подшиваются в дело, как обозначить это в номенклатуре дел? А именно, может быть такое: «01-000 Входящие документы; 01-001 Журнал регистрации входящих документов электронный»? Или это прописывается под одним индексом? Либо индекс присваивается только журналу, а входящие просто подшиваются в папку без присваивания индекса? Помогите разобраться.

  19. Евгения Кожанова Декабрь 24 2017 @ 12:41

    Здравствуйте, Марина!
    Журнал регистрации входящих и переписка — это разные дела, и в номенклатуру помещаются под самостоятельными индексами.
    По поводу хранения переписки посмотрите вот эту статью: http://thebestsecretary.ru/?p=5596

Добавить комментарий