Профессиональный блог Евгении Кожановой

Протокол заседания экспертной комиссии по срокам хранения документов

протокол заседания экспертной комиссии

Я уже не раз писала о том, как и по каким источникам установить сроки хранения документов. Но вот все эти источники изучены, а срока для какого-то из дел в них не обнаружилось. Так бывает. В этом случае установить срок должна или экспертная комиссия организации, или генеральный директор. В первом случае оформляется протокол заседания экспертной комиссии, во втором – обыкновенный приказ по основной деятельности. Как оформить протокол, рассказывается в статье. 




Школа Отличного секретаря:

видеоурок Экспертиза ценности документов

Заседание Экспертной комиссии

Инициирует заседание экспертной комиссии ее, комиссии, секретарь. Обычно это и есть человек, ответственный за архив компании, и сроки хранения документов нужны ему для составления или уточнения номенклатуры дел. Комиссия может совещаться только по следующим вопросам:

  • если срок хранения, предложенный типовыми перечнями, кажется кому-то слишком небольшим, и его хотят увеличить;
  • если по какому-то документу невозможно установить срок хранения по типовым, ведомственным перечням и другим НПА.

Уменьшать сроки хранения документов нельзя. Можно только увеличивать. Срок хранения управленческих документов не рекомендуется устанавливать менее 5 лет, а научно-технических – менее 10.

инструкция по работе в архиве

Протокол заседания экспертной комиссии

Главный документ, который мы стремимся получить – протокол заседания ЭК. Именно он будет источником срока хранения дела, и именно на этот протокол мы будем ссылаться в 4-й графе номенклатуры.

Протокол заседания экспертной комиссии представляет собой совершенно обыкновенный протокол совещания, составленный по правилам, принятым в организации.

По общим правилам выделяется две формы протокола: полная и краткая. Экспертной комиссии вполне хватит и краткой. Нам не интересны ход дискуссии и даже повод для продления срока хранения дела. Тем более, что и дискуссии обычно никакой не бывает: если кто-то считает нужным хранить документ дольше, чем положено, ему идут навстречу.

Скачать образец протокола, pdf, 508 kB

 

Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net

Ср, Ноябрь 2 2016 » Хранение документов

4 Responses

  1. Людмила Март 14 2018 @ 14:38

    Добрый день! Подскажите пожалуйста в таком вопросе: в перечне управленческих типовых документов, с указанием сроков хранения не нашелся такой документ: Выписка из ИПРА инвалидов, выдаваемая ФГУ МСЭ» поэтому мне подсказали, чтобы мы составили протокол ЭК и комиссия ЭК сама установит срок хранения. Объясните пожалуйста в каком порядке это должно проходить?
    1.Составить протокол;
    2. Члены ЭК подписывают протокол;
    а дальше что после этого? нужно составлять приказ или показать протокол ЭК в архивное учреждение?

  2. Евгения Кожанова Март 14 2018 @ 19:41

    Здравствуйте, Людмила!
    Если вы подчиняетесь архивному учреждению, то самое простое — сделать им официальный письменный запрос об установлении срока хранения документа. И в номенклатуре ссылаться на письмо, которое получите в ответ. Вариант с протоколом ЭК — для организаций, которые не контролирует госархив.

  3. Ирина Май 5 2018 @ 23:33

    Здравствуйте! А почему Вы говорите о том, что срок хранения не может быть уменьшен?! Может быть уменьшен и ещё как! Постоянный срок хранения по Перечню типовых архивных УД для негосударственных компаний может буть уменьшен до нужного, но не менее 10 лет. Об этом говорят комментарии ПТД в виду ** у Пост. Мне кажется, что важно знать об этой возможности при установлении сроков хранения для документов негосударственных компаний. Более того, постоянный срок хранения автоматически относит документ/ты к Архивному фонду РФ, а это уже много к чему обязывает.

  4. Евгения Кожанова Май 6 2018 @ 10:03

    Здравствуйте, Ирина! Большое спасибо за уточнение, но я не считаю применение этой сноски уменьшением срока хранения по инициативе компании. Постоянка не менее 10 лет для компаний-неисточников комплектования госархивов (а не просто негосударственных, коммерческая компания может быть источником комплектования) — возможность, официально установленная Перечнем-2010. Об этом есть отдельная статья на сайте. Уменьшение по инициативе компании — это вообще не хранить, хранить год вместо 5 или год вместо 50, или установить самостоятельно срок меньше заданного перечнем.

Добавить комментарий