Профессиональный блог Евгении Кожановой

Переходящие дела

переходящие дела

При составлении номенклатуры дел на 2017 год (как, впрочем, и на любой другой год) нужно особое внимание уделить так называемым переходящим делам. В этой статье определим, что такое переходящие дела и приведем их примеры, а также разберемся, что делать с ними при обновлении номенклатуры дел. 




Переходящие дела

Определение переходящих дел можно найти в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), в п. 3.4.9.:

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Проще говоря, если дело не закрыли в 2016-м году, то оно является переходящим.

Например, дело «Приказы по основной деятельности» НЕ ЯВЛЯЕТСЯ переходящим: его вели весь 2016-й год, а 30 декабря подшили в него последний приказ. Все, дело «Приказы по основной деятельности» за 2016 год закрыто. Но в 2017-м оно откроется и будет вестись вновь.

А вот, скажем, личное дело работника – переходящее и будет таким, пока человек работает в нашей компании. Оно закроется в день увольнения этого сотрудника, когда в него (в дело, а не в сотрудника) будет подшита копия приказа об увольнении.

Примеры переходящих дел

В качестве самого яркого примера переходящих дел я всегда привожу судебные дела. Если компания активно ведет арбитражное производство, таких дел в ней очень много. Суд может длиться годами.

Например, в июле 2016 года компания ввязалась в суд с контрагентом. Все документы по этому делу, естественно, юристы собирают в отдельное дело. И это дело будет переходящим до тех пор, пока суд не вынесет решение, если, конечно, это не произойдет в этом же 2016-м. По крупным спорам дела могут быть переходящими в течение нескольких лет.

Также переходящим делом является устав компании, пока его не заменят. Чаще всего устав действует много лет, и на всем их протяжении является переходящим делом. Если вдруг устав заменят, то первый будет закрыт, и отметку «переходящее дело» потеряет.

Статус «Переходящие дела» запросто может быть присвоен и локальным нормативным актам организации. Например, Инструкция по делопроизводству: ее разработали в 2014-м, но действует она до сих пор. Это – переходящее дело. То же самое относится и к положениям об отделах, и к должностным инструкциям, и к регламентам бизнес-процессов, и подобным им документам.

инструкция по работе в архиве

Является ли переходящим делом переписка?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно смотреть на дело. Например, если компания ведет дело «Переписка по производственным вопросам», подшивая в него всех контрагентов подряд, то это дело, как и «Приказы по основной деятельности», надо закрывать каждый год. Или если ведется дело «Переписка с ООО «Ромашка», в которое подшиваются все письма в адрес или от «Ромашки», то его тоже надо закрыть в этом году и начать заново в новом.

А вот если переписка с «Ромашкой» ведется по конкретному вопросу, например, о заключении договора, и в декабре вопрос не решился, то дело перейдет на следующий год и станет переходящим.

Еще раз: если дело не закрыли в этом году – оно переходящее.

Переходящие дела в номенклатуре дел

При уточнении номенклатуры дел на следующий год переходящие дела нужно

а) обнаружить,

б) поставить отметку об их статусе в графе «Примечание» (см. рисунок ниже),

в) постараться сохранить за ними их «родные» индексы,

г) посчитать их, чтобы чуть позже внести в итоговую запись.

Если индекс сохранить не удалось, это не конец света. Бывает всякое, необязательно даже весь отдел сохранил свой порядковый номер по номенклатуре. Ставится отметка в «Примечании»:

переходящие дела в номенклатуре дел

И на самом деле:

переходящее дело

Срок хранения переходящих дел

Срок хранения переходящих дел отсчитывается от последнего документа в деле, даже если формально на момент закрытия дела первый его документ уже пора уничтожать.

Например, переходящее дело было заведено в 2013-м году. Последний документ в него подшили в 2016-м и тут же закрыли. Значит, срок хранения переходящего дела начнет отсчитываться с 1 января 2017 года. Если он составляет 5 лет, то это дело уничтожим после 1 января 2022 года.

По этой причине не нужно «на всякий случай», как делают некоторые, присваивать статус переходящего всем делам подряд. Только по необходимости, чтобы не копить в архиве лишних документов.

Image by Stuart Miles / www.freedigitalphotos.net

Вт, Ноябрь 8 2016 » Хранение документов

42 Responses

  1. Ксения Февраль 27 2017 @ 22:44

    Здравствуйте, подскажите пожалуйста, раз дело «Приказы по основной деятельности» НЕ ЯВЛЯЕТСЯ переходящим, журнал регистрации приказов по основной деятельности необходимо закрывать вместе с делом, или его можно продолжать на следующие года (с каждого года начинать новую нумерацию), если в нем остается очень много пустых страниц?

  2. Евгения Кожанова Февраль 28 2017 @ 10:15

    Здравствуйте, Ксения! Журнал тоже надо закрыть, составить итоговую запись и поместить на хранение вместе с приказами.

  3. Светлана Апрель 26 2017 @ 15:06

    Добрый день! а как быть с приказами по личному составу и журналами их регистрации?

  4. Евгения Кожанова Апрель 27 2017 @ 13:00

    Здравствуйте, Светлана!
    Приказы по личному составу и журналы их регистрации не являются переходящими делами.

  5. татьяна Сентябрь 6 2017 @ 12:39

    Здравствуйте, совсем запуталась с переходящими делами при составлении описи за предыдущие дела.
    Дело — журнал регистрации приказов не закрыли а вели дальше, в итоге получилось 3 тома
    1 том — 03.01.1986-11.03.1987
    2 том 11.03.1987-18.07.1988
    3 том 19.07.1988-28.12.1990
    Как их правильно включить в опись?
    Включить 1 том с указанием крайних дат в 1986, 2 том в опись 87 и в опись 88, 3 том в года 88,89,90? каждому тому в том году в каком образовался новый том присвоить порядковый номер и сделать пометку что переходящее?
    или включить в 86 год 1 том, а в следующие года не присваивать им порядковые номера, а просто указывать что переходящее дело, а по закрытии дела включить под литерными номерами в опись 1986 года.
    или третий вариант каждый том включать в опись года в котором он добавился и делать пометку что дело переходящее и не присваивать им порядковый номер, а по закрытии дела внести в опись 1990 года под порядковыми номерами и сдать в архив
    и ещё вопрос крайней начальной датой на всех томах будет дата заведения дела — 1986 год или дата заведения тома, 11.03.1987-18.07.1988, 19.07.1988-28.12.1990

  6. Евгения Кожанова Сентябрь 6 2017 @ 18:12

    Здравствуйте, Татьяна!
    Дело вносится с пометкой во все годовые разделы со ссылкой на другие описи, в которых присутствует: «См. также в разделе за ____ год». Порядковый номер дело получает только в описи за первый год, в остальные идет без номера.

  7. Ксения Ноябрь 21 2017 @ 13:47

    Доброго времени суток. Подскажите пожалуйста, в колонке №5 номенклатуры дел есть отметки о переходящих делах. Вопрос. При формировании номенклатуры дел на 2018 год, если дело переходящее с 2015 года, тогда в колонке №5 надо писать: Переходящее с 2015 г. или переходящее с 2017 г. Заранее спасибо.

  8. Евгения Кожанова Ноябрь 21 2017 @ 21:55

    Здравствуйте, Ксения!
    С 2015

  9. Влада Декабрь 7 2017 @ 18:19

    Здравствуйте, Евгения, впервые составляю проект номенклатуры на 2018 год. В номенклатуре 2017 года, условно, дела с индексами 1, 2, 3, 4, 5. В 2018 г. дела 3 и 4 вести не будем. Закроем. Дело 5 переходящее. Вы советуете, по возможности, оставить индекс переходящего дела. Я правильно понимаю, что в нашем случае под индексами 3 и 4 надо в 2018 году завести новые дела? И тогда индекс переходящего дела не изменится. Или можно в номенлатуре 2018 года указать дела 1, 2, 5 и не обращать внимание, что нет дел с индексами 3 и 4. Спасибо.

  10. Евгения Кожанова Декабрь 8 2017 @ 04:15

    Здравствуйте, Влада!
    Если не найдется, чем занять индексы 3 и 4, то индекс переходящего дела сохранить не получится, и оно станет 3.

  11. Наталья Январь 31 2018 @ 15:38

    Евгения, еще Вас побеспокою! У меня переписка с организациями — по одному вопросу, организации разные, и вот переписка по этому вопросу идет уже 2-й год.Если я правильно поняла из статьи — дело переписка надо закрыть в 2017 г., т.к. адресаты разные, а в номенклатуру 2018 г. ввести снова такое же дело? Спасибо.

  12. Евгения Кожанова Февраль 1 2018 @ 20:33

    Здравствуйте, Наталья! Вы все правильно поняли)) Дела с перепиской ведутся в течение календарного года.

  13. Ольга Январь 31 2018 @ 17:06

    Здравствуйте!проблема с переходящими делами при заполнении номенклатуры дел за 2017 год.
    Есть журнал печатей и штампов который ведется с 2012 года. Нумерация сквозная… т.е дело переходящее. всего 7 томов на конец 2017 года, один том, который последний, завелся в 2017 году. Какую правильно указывать цифру в 3 графе? 7 а в примечании писать что 1 том завелся в 2017 году. или 1 а в примечании писать всего 7 томов.

  14. Евгения Кожанова Февраль 1 2018 @ 20:32

    Здравствуйте, Ольга! Количество переходящих единиц хранения указывается по факту заполнения формы. На конец 17 года у вас их 7. В примечании пишется «Переходящее с 2012 года».

  15. Наталья Февраль 1 2018 @ 10:21

    Евгения, здравствуйте! Подскажите пожалуйста, у нас на предприятии положение об отделе утверждено приказом, значит у меня в отделе лежит в номенклатурном деле «положение» копия, и это дело с копией является переходящим?

  16. Евгения Кожанова Февраль 1 2018 @ 20:31

    Здравствуйте, Наталья!
    Да, верно. Это копийное дело переходящее так же, как и оригинал.

  17. Наталья Февраль 2 2018 @ 09:41

    Евгения, здравствуйте! Спасибо за ответы! Очень нужно спросить но не по теме статьи — я оформляю номенклатуру сводную, и у меня появились Экспертная комиссия, Научно-тех. совет, профсоюз и др. комиссии. Мне им присвоить индекс как и отделам и ввести в сводную или вставить дела в какие-то отделы, а куда профсоюз?

  18. Евгения Кожанова Февраль 4 2018 @ 18:34

    Здравствуйте, Наталья!
    Индексы присваиваются не комиссии (совету, профсоюзу), а положению о ней и документам комиссии.
    Новые дела вносятся в разделы, к которым будут относиться вновь образованные коллегиальные органы. Например, положение об ЭК обычно вносится в раздел «Руководство» отдельно, либо относится к делу «Положения о коллегиальных органах».

  19. Наталья Февраль 2 2018 @ 09:45

    Евгения, и еще — положение об НТС — это тоже номенклатурное дело (10 листов) — это тоже переходящее дело, оно будет переходящим до момента, пока в папке не соберется 250 листов?

  20. Евгения Кожанова Февраль 4 2018 @ 18:36

    Оно будет переходящим до момента или отмены распорядительным документом, или ликвидации организации. Количество листов на статус переходящего не влияет никак.

  21. Анна Февраль 18 2018 @ 13:35

    Евгения, добрый день! Подскажите, пожалуйста:
    С конца того года в нашей организации объединились несколько подразделений в одно (т.е. раньше индексы дел были 180/**, 173/**, 160/**, 116/**, а теперь все объединились в 180/**). Как быть с переходящими делами? Хранить документы в одной папке?

  22. Евгения Кожанова Февраль 18 2018 @ 22:28

    Здравствуйте, Анна!
    Как поставить отметку об изменении индекса на переходящем деле, написано в этой же статье.

  23. Татьяна Март 19 2018 @ 10:20

    Евгения, добрый день!
    Подскажите, пожалуйста, переходящее дело заведено в 2011 году и в работе будет еще много лет, я делаю опись постоянного хранения за 2008-2014 гг., нужно его в нее включать или только после фактической сдачи в архив? а пока делать пометки «переходящее с 2011г.» в номенклатуре?

  24. Евгения Кожанова Март 19 2018 @ 19:29

    Здравствуйте, Татьяна!
    Переходящее дело вносится в годовой раздел описи того года, в котором заведено. Там ему присваивается очередной порядковый номер. В последующие годы оно тоже вносится в годовые разделы описей, но без номера (т.к. по факту дело одно и номер у него уже есть), а в графе Примечание пишется: «См. дело №…».
    Пометки «переходящее» в номенклатуре тоже делаются.

  25. Татьяна Март 20 2018 @ 09:44

    Евгения, здравствуйте!
    Еще такой вопрос: как быть с «книгой учета лесных пожаров» которая переходящая, заведена в 2006 году. В описи за 2006,2007 годы не внесена, она до сих пор в работе. Сейчас делаю опись за 2008-2014 гг. не могу понять, куда теперь ее вносить? Помогите, пожалуйста.

  26. Евгения Кожанова Март 20 2018 @ 21:09

    Татьяна, добрый день!
    В 2006.

  27. Наталья Июнь 1 2018 @ 11:17

    Евгения, здравствуйте!

    Мой вопрос связан с индексами подразделений. Предприятие реорганизовано путем преобразования. Добавились новые отделы, соединились «старые» отделы, произошло переименование существующих ранее отделов. При этом, основная часть «старых» отделов осталась без изменений.Как поступить в этом случае с индексами. Полностью изменить индексы структурных подразделений? Внести изменения? Пожалуйста, помогите!

  28. Евгения Кожанова Июнь 3 2018 @ 14:51

    Здравствуйте, Наталья!
    Если большая часть индексов осталась без изменений, достаточно поменять индексы у дрегих подразделений и ввести их в действие приказом.

  29. Татьяна Июнь 4 2018 @ 13:26

    Добрый день.
    Договоры аренды лесных участков — срок хранения постоянно.
    Коллеги формируют договоры в одну папку и называют дело переходящим. Правильно ли это? Являются ли договоры постоянного срока хранения переходящим делом?

  30. Евгения Кожанова Июнь 5 2018 @ 08:23

    Здравствуте, Татьяна!
    Договор переходит, пока действует. Если аренда на 10 лет, значит, договор является переходящим делом 10 лет, а потом отправляется на постоянное хранение.
    В одну папку лучше подшивать договоры за один год.

  31. Татьяна Июнь 4 2018 @ 13:49

    Евгения, еще один вопрос. В номенклатуре есть дела обозначены ДМН (до минования надобности), это могут быть копии должностных, копия положения об отделе. Оригиналы хранятся в службе персонала. Эти копии дел в заверительной записи к номенклатуре отдела нужно учитывать как переходящие дела?

  32. Евгения Кожанова Июнь 5 2018 @ 08:23

    Да, это переходящие дела.

  33. Наталья Июль 5 2018 @ 19:46

    Добрый день! Евгения, разъясните, пожалуйста, на примере. В отделе кадров хранятся личные карточки работников. Теперь ситуации:
    1. Если в 2017 год никто не уволился и никто не принят, я в номенклатуре за 2017 год заполняю графу 1,2,4.В графе 3 ставлю прочерк. А в графе 5 надо писать «переходящие»?
    2. В 2017 году работники увольнялись, но не принималиь. Получается, часть дел переходящие, а часть закрыта. Значит, в графе 3 ставим прочерк? А как заполнить графу 5?

  34. Евгения Кожанова Июль 6 2018 @ 09:14

    Добрый день, Наталья!
    1. Никто не увольнялся. В отделе кадров одна папка «действующих» личных карточек, она и переходит на следующий год. В графе 3 пишем «1», в графе 5 «Переходящее». Если поставим в графе 3 прочерк, то переходить будет нечему — единиц хранения дела нет.
    2. За год были увольнения. Карточки уволенных работников составляют одну единицу хранения, и остается одна папка с «действующими» карточками. Итого 2 единицы хранения. Пишем в графу 3 «2», в графу 5 — «Переходящее. 1 дело»

  35. Светлана Июль 10 2018 @ 12:38

    Здравствуйте! Поясните, пожалуйста.
    Предприятие существует с 2010г., номенклатура составляется впервые. Как быть с несколькими журналами инструктажа (на рабочем месте, по пожарной безопасности, по безопасности труда и т.п.), которые заполняются с 2010г. и по настоящее время?

  36. Евгения Кожанова Июль 11 2018 @ 09:35

    Здравствуйте, Светлана!
    На общих основаниях вносите их в НД, а в примечаниях напишите: Переходящее с 2010 г.

  37. Татьяна Июль 24 2018 @ 21:08

    Здравствуйте!Номенклатура дел в Филиале (ПАО) оформлена по шаблону и совсем не подходит мне для работы. Делопроизводители говорят читайте нормативные документы. Вопрос № 1. Есть ли регламентирующие документы устанавливающие форму оформления дела (титульный лист) и корешка на папку (у нас делают замечания поробелам, шрифту..).Вопрос № 2: Есть журналы регистрации договоров с 2015 года (соответственно в 2016, 2017, 2018 созданы новые журналы с номенклатурным индивидуальным номером), не закрытые, в электронном виде, вносятся еще дополнительные соглашения. Мне они нужны для работы, но они никак не отражаются в текущей номенклатуре. Нужно(можно) ли их перенести на текущий год. Индексы не сохраню и как оформить мне корешки,на которых у меня стоят индекс, том и ГОД.Год на корешках нужно указывать? Мне нужно переклеить 300 папок. Спасибо.Извините. Благодарю.

  38. Евгения Кожанова Июль 25 2018 @ 05:20

    Здравствуйте, Татьяна!
    1. Форма титульного листа утверждена правилами архивного дела от 2015 года, на этом сайте есть и форма, и образцы, поищите.
    Форма корешка не утверждена, там можно писать что угодно, любым шрифтом. Но если кто-то делает вам замечания по этому поводу, то они должны быть на чем-то основаны — может быть, эта форма утверждена у вас на локальном уровне. Если единственное основание для замечаний это личное видение человека, то такие замечания можно игнорировать.
    2. Журналы ведутся некорректно: либо это должен быть один переходящих журнал, либо ежегодные закрытые. У вас сейчас получается три одинаковых переходящих дела за 2015-2017 (2018 еще не кончился), т.е. специально «переходить» их не надо, они уже такими фактически явяются. В номенклатурах за соответствующие годы можно в примечаниях написать «переходящее». Что касается оформления корешков — писать на них можете совершенно что угодно, в общих нормативах по архиву по корешки ничего не сказано.

  39. Татьяна Июль 25 2018 @ 08:42

    Спасибо! С формами разобралась. В локальных документах нет утвержденных форм. Поэтому меня и смутило ежегодное переклеивание корешков дел, на которых указан текущий год, хотя дела идут с прошлого года и собраны документы ранее текущего, но которые просто необходимы в текущем году, дела контрагентов, с правоустанавливающими документами).
    По журналам дополнительный вопрос. Получается в НД на 2018 год у меня один индекс и 4 единицы (4 журнала, три с прошлых годов и один текущий, что является некорректным ведением НД, постараюсь поднять этот вопрос в головной организации). Корешки на журналах я делаю с индексами НД 2018 года, а на обложках пишется старый индекс и тут же новый (с какого года присвоен. Огромное спасибо.

  40. Евгения Кожанова Июль 26 2018 @ 19:27

    Добрый день!
    Не могу комментировать устоявшийся порядок, которого не видела. Возможно, из всех вариантов этот единственно верный. Исходя из практики: если дело контрагента ведется давно, на корешке можно написать «ООО «АБВ», начато в 2015 г.». И тогда корешок можно не переклеивать каждый год.
    По поводу закрытия журналов тоже на сайте есть информация, возможно, будет полезной. Журналы, если заводятся ежегодно, то ежегодно и закрываются. А если ведется один журнал, то он переходит из года в год — также один.

  41. Ирина Август 1 2018 @ 13:24

    Здравствуйте! Дело заведено в 2006г., оно переходящее и необходимо в текущей работе, состоит из 3 томов. Предыдущий специалист первым двум томам(по 250 листов) присвоил инвентарные номера в книге закрытых дел, при этом они так и остались переходящими и, повторюсь,нужны в работе. Подскажите, как поступить грамотно в данной ситуации?

  42. Евгения Кожанова Август 2 2018 @ 11:34

    Здравствуйте, Ирина!
    В книгу закрытых дел надо внести запись о том, что это дело учтено ошибочно.

Добавить комментарий