Профессиональный блог Евгении Кожановой

Переходящие дела

переходящие дела

При составлении номенклатуры дел на 2017 год (как, впрочем, и на любой другой год) нужно особое внимание уделить так называемым переходящим делам. В этой статье определим, что такое переходящие дела и приведем их примеры, а также разберемся, что делать с ними при обновлении номенклатуры дел. 




Переходящие дела

Определение переходящих дел можно найти в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), в п. 3.4.9.:

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Проще говоря, если дело не закрыли в 2016-м году, то оно является переходящим.

Например, дело «Приказы по основной деятельности» НЕ ЯВЛЯЕТСЯ переходящим: его вели весь 2016-й год, а 30 декабря подшили в него последний приказ. Все, дело «Приказы по основной деятельности» за 2016 год закрыто. Но в 2017-м оно откроется и будет вестись вновь.

А вот, скажем, личное дело работника – переходящее и будет таким, пока человек работает в нашей компании. Оно закроется в день увольнения этого сотрудника, когда в него (в дело, а не в сотрудника) будет подшита копия приказа об увольнении.

Примеры переходящих дел

В качестве самого яркого примера переходящих дел я всегда привожу судебные дела. Если компания активно ведет арбитражное производство, таких дел в ней очень много. Суд может длиться годами.

Например, в июле 2016 года компания ввязалась в суд с контрагентом. Все документы по этому делу, естественно, юристы собирают в отдельное дело. И это дело будет переходящим до тех пор, пока суд не вынесет решение, если, конечно, это не произойдет в этом же 2016-м. По крупным спорам дела могут быть переходящими в течение нескольких лет.

Также переходящим делом является устав компании, пока его не заменят. Чаще всего устав действует много лет, и на всем их протяжении является переходящим делом. Если вдруг устав заменят, то первый будет закрыт, и отметку «переходящее дело» потеряет.

Статус «Переходящие дела» запросто может быть присвоен и локальным нормативным актам организации. Например, Инструкция по делопроизводству: ее разработали в 2014-м, но действует она до сих пор. Это – переходящее дело. То же самое относится и к положениям об отделах, и к должностным инструкциям, и к регламентам бизнес-процессов, и подобным им документам.

инструкция по работе в архиве

Является ли переходящим делом переписка?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно смотреть на дело. Например, если компания ведет дело «Переписка по производственным вопросам», подшивая в него всех контрагентов подряд, то это дело, как и «Приказы по основной деятельности», надо закрывать каждый год. Или если ведется дело «Переписка с ООО «Ромашка», в которое подшиваются все письма в адрес или от «Ромашки», то его тоже надо закрыть в этом году и начать заново в новом.

А вот если переписка с «Ромашкой» ведется по конкретному вопросу, например, о заключении договора, и в декабре вопрос не решился, то дело перейдет на следующий год и станет переходящим.

Еще раз: если дело не закрыли в этом году – оно переходящее.

Переходящие дела в номенклатуре дел

При уточнении номенклатуры дел на следующий год переходящие дела нужно

а) обнаружить,

б) поставить отметку об их статусе в графе «Примечание» (см. рисунок ниже),

в) постараться сохранить за ними их «родные» индексы,

г) посчитать их, чтобы чуть позже внести в итоговую запись.

Если индекс сохранить не удалось, это не конец света. Бывает всякое, необязательно даже весь отдел сохранил свой порядковый номер по номенклатуре. Ставится отметка в «Примечании»:

переходящие дела в номенклатуре дел

И на самом деле:

переходящее дело

Срок хранения переходящих дел

Срок хранения переходящих дел отсчитывается от последнего документа в деле, даже если формально на момент закрытия дела первый его документ уже пора уничтожать.

Например, переходящее дело было заведено в 2013-м году. Последний документ в него подшили в 2016-м и тут же закрыли. Значит, срок хранения переходящего дела начнет отсчитываться с 1 января 2017 года. Если он составляет 5 лет, то это дело уничтожим после 1 января 2022 года.

По этой причине не нужно «на всякий случай», как делают некоторые, присваивать статус переходящего всем делам подряд. Только по необходимости, чтобы не копить в архиве лишних документов.

Image by Stuart Miles / www.freedigitalphotos.net

Вт, Ноябрь 8 2016 » Хранение документов

10 Responses

  1. Ксения Февраль 27 2017 @ 22:44

    Здравствуйте, подскажите пожалуйста, раз дело «Приказы по основной деятельности» НЕ ЯВЛЯЕТСЯ переходящим, журнал регистрации приказов по основной деятельности необходимо закрывать вместе с делом, или его можно продолжать на следующие года (с каждого года начинать новую нумерацию), если в нем остается очень много пустых страниц?

  2. Евгения Кожанова Февраль 28 2017 @ 10:15

    Здравствуйте, Ксения! Журнал тоже надо закрыть, составить итоговую запись и поместить на хранение вместе с приказами.

  3. Светлана Апрель 26 2017 @ 15:06

    Добрый день! а как быть с приказами по личному составу и журналами их регистрации?

  4. Евгения Кожанова Апрель 27 2017 @ 13:00

    Здравствуйте, Светлана!
    Приказы по личному составу и журналы их регистрации не являются переходящими делами.

  5. татьяна Сентябрь 6 2017 @ 12:39

    Здравствуйте, совсем запуталась с переходящими делами при составлении описи за предыдущие дела.
    Дело — журнал регистрации приказов не закрыли а вели дальше, в итоге получилось 3 тома
    1 том — 03.01.1986-11.03.1987
    2 том 11.03.1987-18.07.1988
    3 том 19.07.1988-28.12.1990
    Как их правильно включить в опись?
    Включить 1 том с указанием крайних дат в 1986, 2 том в опись 87 и в опись 88, 3 том в года 88,89,90? каждому тому в том году в каком образовался новый том присвоить порядковый номер и сделать пометку что переходящее?
    или включить в 86 год 1 том, а в следующие года не присваивать им порядковые номера, а просто указывать что переходящее дело, а по закрытии дела включить под литерными номерами в опись 1986 года.
    или третий вариант каждый том включать в опись года в котором он добавился и делать пометку что дело переходящее и не присваивать им порядковый номер, а по закрытии дела внести в опись 1990 года под порядковыми номерами и сдать в архив
    и ещё вопрос крайней начальной датой на всех томах будет дата заведения дела — 1986 год или дата заведения тома, 11.03.1987-18.07.1988, 19.07.1988-28.12.1990

  6. Евгения Кожанова Сентябрь 6 2017 @ 18:12

    Здравствуйте, Татьяна!
    Дело вносится с пометкой во все годовые разделы со ссылкой на другие описи, в которых присутствует: «См. также в разделе за ____ год». Порядковый номер дело получает только в описи за первый год, в остальные идет без номера.

  7. Ксения Ноябрь 21 2017 @ 13:47

    Доброго времени суток. Подскажите пожалуйста, в колонке №5 номенклатуры дел есть отметки о переходящих делах. Вопрос. При формировании номенклатуры дел на 2018 год, если дело переходящее с 2015 года, тогда в колонке №5 надо писать: Переходящее с 2015 г. или переходящее с 2017 г. Заранее спасибо.

  8. Евгения Кожанова Ноябрь 21 2017 @ 21:55

    Здравствуйте, Ксения!
    С 2015

  9. Влада Декабрь 7 2017 @ 18:19

    Здравствуйте, Евгения, впервые составляю проект номенклатуры на 2018 год. В номенклатуре 2017 года, условно, дела с индексами 1, 2, 3, 4, 5. В 2018 г. дела 3 и 4 вести не будем. Закроем. Дело 5 переходящее. Вы советуете, по возможности, оставить индекс переходящего дела. Я правильно понимаю, что в нашем случае под индексами 3 и 4 надо в 2018 году завести новые дела? И тогда индекс переходящего дела не изменится. Или можно в номенлатуре 2018 года указать дела 1, 2, 5 и не обращать внимание, что нет дел с индексами 3 и 4. Спасибо.

  10. Евгения Кожанова Декабрь 8 2017 @ 04:15

    Здравствуйте, Влада!
    Если не найдется, чем занять индексы 3 и 4, то индекс переходящего дела сохранить не получится, и оно станет 3.

Добавить комментарий