Профессиональный блог Евгении Кожановой

Прошивка журнала: когда надо и когда не надо?

прошивка журналаПо моим наблюдениям, работники отделов кадров часто бросаются в крайности, когда речь заходит о прошивке журналов регистрации. То мы прошиваем и пломбируем бумажками все подряд, то не пломбируем ничего вообще. В этой статье поставим все точки над Ё, а заодно разберемся, как осуществляется прошивка журнала учета по личному составу. 




Когда прошивка журнала необходима

В кадровом делопроизводстве действительно нужно и необходимо прошивать всего два журнала. Это:

  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Формы обеих утверждены Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69).

Три вида журналов по кадрам

Вообще, все кадровые журналы и книги учета можно разделить на три группы.

  1. Те, что нужно обязательно вести в бумажном виде и оформлять по строгим правилам. Таких книг всего две, о них я написала только что чуть выше.
  2. Те, в которых работники или кадровики расписываются за что-то. Например, работник при приеме ставит подпись о своем ознакомлении с локальными нормативными актами компании. Такие журналы ведутся в бумажном виде, но ни прошивать, ни пломбировать их не надо.
  3. Электронные журналы. Это простые учетные формы, в которых никто не расписывается. Таких большинство. Это полноценные, но полностью электронные документы, и даже после закрытия распечатывать их не надо. Хранятся они тоже как электронные документы.

Как осуществляется прошивка

Вернемся к нашим двум книгам. О том, что с ними нужно делать, написано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения или работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Эти книги надо:

  • пронумеровать;
  • прошнуровать;
  • заверить подписью руководителя организации;
  • скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Важно! Делать это все надо в момент заведения книг: принесли из магазина, и сразу приступили ко всем этим действиям. Только потом графы книги можно заполнять.

Нумерация – дело простое. Нумеровать можно или листы, или страницы. Главное, быть последовательным в этом.

Шнуровка тоже особенной сложности не представляет. Книга прокалывается (лучше 4 прокола), в проколы проводится нить, кончики нити выводятся с оборотной стороны под обложкой и завязываются.

Про заверительную надпись, обратите внимание, в правилах нет ни слова. Но логично, что руководитель распишется не просто так, а за что-то:

Пронумеровано и прошито сто страниц.

Генеральный директор Петров П.П. Петров

09.11.2016

Эту заверительную надпись можно сделать на бумажке и приклеить ее на нить, как показано в этой статье. Это самый распространенный способ, но это не пломба! С такой бумажкой прошивка журнала может не пройти проверку. Эти пломбы были допустимы очень давно, а сейчас действует ГОСТ «31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация», который такую форму опломбировки вообще не рассматривает. Для журналов и книг учета существуют пленочные пломбы. Они не дорогие.

Так что вариантов опломбировки книг учета всего два: или сургуч, или пленочная пломба.

И, повторюсь, все остальные журналы и книги учета в кадрах прошивать не надо.

 

Image by Aleksandr Kutsayev / www.freedigitalphotos.net

Ср, Ноябрь 9 2016 » Отдел кадров

Добавить комментарий