Профессиональный блог Евгении Кожановой

Ознакомление с локальными нормативными актами

ознакомление с локальными нормативными актамиРаботодатель обязан знакомить работников со своими локальными нормативными актами. Это закон: обязанность установлена Трудовым кодексом. Как и когда происходит это знакомство и что включает в себя? Как мы докажем, что работник ознакомился с ЛНА? Какие есть способы провести ознакомление с локальными нормативными актами сотрудников? Разбираемся в статье. 

Когда происходит ознакомление

Во-первых, при поступлении человека на работу ему нужно предъявить для ознакомления Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о заработной плате, Положение о премировании и другие фундаментальные ЛНА. Причем не просто предъявить, а дать возможность их внимательно прочитать. Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно.

Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.

Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.

Если акт вступает в действие в момент утверждения, это не очень хорошо, и надо следить, чтобы были в запасе хотя бы пара дней между утверждением и вступлением документа в действие. Поэтому лучше утверждать такие документы приказом, в котором будет указан а) срок вступления документа в действие, б) более короткий срок для ознакомления с ним работников. В противном случае придется знакомить коллег с ЛНА в тот же день. Назавтра – уже поздно.

Ознакомление с локальными нормативными актами: варианты

Лист ознакомления

На мой взгляд, ознакомление с локальными нормативными актами, которое происходит на «индивидуальном» для каждого ЛНА листе ознакомления, лучший из всех возможных вариантов. Лист ознакомления после заполнения подшивается в «свой» ЛНА и хранится вместе с его контрольным экземпляром столько же, сколько и ЛНА.

Форму листа дать не могу: он пишется под каждый ЛНА, а вот образец заполнения покажу.

Лист ознакомления с локальным нормативным актом: образец, pdf

Обратите внимание: в листе ознакомления всегда есть запас строк. Например, экспертная комиссия – казалось бы, закрытый список сотрудников. Но сегодняшний член ЭК завтра может уволиться, а послезавтра на его место придет другой человек. И он тоже распишется в этом листе ознакомления – для этого и оставляют запасные строки.

Журнал ознакомления

Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд. На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии. Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.

Огромный недостаток журнала в том, что в него сложно внести ознакомление с давно изданными ЛНА вновь поступивших работников. В этом случае журнал продолжается, а напротив первого упоминания ЛНА, с которым ознакомлен работник сегодня, в графе «Примечание» ставится отметка, что об этом документе есть и другие записи в журнале. Получается чистенько, но не особенно удобно.

Закрыт делопроизводством журнал может быть только тогда, когда будут закрыты делопроизводством внесенные в него ЛНА. Потому журналов ознакомления в компании может действовать одновременно несколько.

Прошивать и пломбировать такой журнал необязательно, а вот проставить номера страниц будет совсем не лишним.

Образец оформления титульного листа журнала ознакомления с ЛНА, pdf

Образец заполнения журнала ознакомления с ЛНА, pdf

Отметка в трудовом договоре

Этот способ ознакомления с ЛНА касается только тех из них, которые работник читает перед заключением трудового договора. В этом случае некоторые кадровики прямо в трудовой договор, в специально подготовленный для этого раздел, просят будущего коллегу своей рукой написать, с каким ЛНА он ознакомился, за каждый расписаться и поставить дату. Только после этого договор подписывается сторонами.

Ознакомление в электронном виде

Самый сомнительный способ, зачастую не имеющий юридической силы. Исключение – работники, которые знакомятся с ЛНА, имеют усиленную квалифицированную электронную подпись. Во всех остальных случаях лучше не испытывать судьбу и ознакомить их под «живую» подпись.

Image by stockimages // www.freedigitalphotos.net

Вт, Ноябрь 15 2016 » Отдел кадров

6 Responses

  1. Ксения Март 2 2017 @ 14:41

    Здравствуйте! Как правильно оформлять лист ознакомления, если он на нескольких страницах?

  2. Евгения Кожанова Март 3 2017 @ 11:37

    Добрый день, Ксения! Оформляйте как обычный многостраничный документ, ничего специально делать не нужно.

  3. Татьяна Январь 18 2018 @ 09:50

    Добрый день. У нас тут возник спор. Предложили хранить листы ознакомления отдельно от приказов. То есть отдельное дело с приказами по основный деятельности, и отдельное дело с листами ознакомления с этими приказами. Насколько это правильно, а если не правильно, то что мы нарушим?

  4. Евгения Кожанова Январь 18 2018 @ 21:37

    Добрый день!
    Можно хранить листы ознакомления с приказами, вы ничего не нарушите.
    Но это неудобно 🙂

  5. Оксана Август 1 2018 @ 21:07

    Добрый день.
    Подскажите, пришла на новую работу. Хочу оформить листы ознакомления на всех работников, ранее они здесь не велись. Какую дату ознакомления сотрудники должны ставить в этом случае?

  6. Евгения Кожанова Август 2 2018 @ 11:39

    Здравствуйте, Оксана!
    Правильного решения этого вопроса нет, т.к. знакомить работников с ЛНА вашим предшественникам надо было сразу.
    Вариант 1. Ознакомить всех условно сегодняшним днем. Но тогда придется учитывать, что то, что работник был знаком с ЛНА ранее, никто никогда не докажет — подписи нет.
    Вариант 2. Ознакомить задним числом. Но тогда относительно каждого работника придется поднимать информацию, когда он поступил на работу и не был ли в отпуске/командировке/больничном на день ознакомления. Ну и оформление документов задним числом сильно не приветствуется.
    Из двух зол я бы выбрала первое, но решать вам.

Добавить комментарий