Профессиональный блог Евгении Кожановой

Закрытие журналов регистрации

закрытие журналов

С новым годом, дорогие мои читатели! Сегодня первый рабочий день, и сегодня же можно начинать процесс закрытия ушедшего 2016 года. Традиционно первое, что можно и нужно сделать в первые же рабочие дни – это закрыть прошлогодние учетные формы. В этой статье рассмотрим закрытие журналов регистрации документов со всех сторон: какие бывают журналы, и как именно их закрывать в зависимости от вида. 



Какие бывают журналы регистрации?

Я предлагаю классифицировать учетные формы компании по носителю. Тогда можно выделить журналы регистрации:

  • бумажные
  • электронные (в MS Excel и аналогах)
  • в системах электронного документооборота

В крупных компаниях встречаются все три вида учетных форм, где-то обходятся одной. Главное, что буквально в ближайшие дни все журналы регистрации документов за прошлый год должны быть закрыты.

Закрытие журналов подразумевает составление итоговой записи и отправку документа на хранение. Если учетная форма электронная (Excel, СЭД), то перед отправкой она конвертируется в неизменяемый формат и записывается на внешний носитель информации.

Закрытие бумажных журналов

В бумажных журналах нужно сделать итоговую запись. Форма итоговой записи – на усмотрение ее автора. Можно сделать простую:

Итого 2456 (две тысячи четыреста пятьдесят шесть) входящих документов.

Можно развернутую:

Итого за 2016 год зарегистрировано 1478 (одна тысяча четыреста семьдесят восемь) почтовых отправлений, из них:

Экспресс-почта – 55 (пятьдесят пять) отправлений;

Заказные письма и бандероли с простыми уведомлениями – 649 (шестьсот сорок девять) отправлений;

Заказные письма и бандероли – 197 (сто девяносто семь) отправлений;

Простые письма – 577 (пятьсот семьдесят семь) отправлений.

Итоговая запись подписывается должностным лицом, ответственным за делопроизводство в организации: начальником отдела документооборота, начальником канцелярии и т.д. Если таких руководителей в компании нет, то должностным лицом, которому подчиняется составитель записи. Заверять подпись печатью не обязательно.

Закрытие журналов электронных и в СЭД

Электронный журнал

Итоговая запись в электронном журнале составляется точно так же, как и в бумажном. За тем только исключением, что она никем не подписывается (если, конечно, у руководителя нет электронной подписи).

РАСПЕЧАТЫВАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ НЕ НУЖНО! Это электронный документ, то есть с момента создания до момента уничтожения он существует в электронном виде.

После составления итоговой записи файл Эксель или в другой программе, в которой его вели, нужно сохранить в неизменяемом формате. Идеально подходит для этого .PDF. Как сохранить файл в PDF, рассказывается в статье по ссылке.

Файл PDF записывается на внешний носитель.  В идеале это должен быть компакт-диск с функцией однократной записи. О хранении электронных документов рассказывается здесь.

Журнал в СЭД

Здесь многое зависит от конкретной системы электронного документооборота, которую использует организация, а так же от приобретенного функционала. Возможно, сделать в учетных формах итоговую запись вообще нельзя. А может быть, система сама автоматически закрыла все журналы в 00:00 1 января. Другими словами, в плане составления итоговой записи исходить нужно из каждой конкретной системы.

С записью или нет, учетная форма выгружается из СЭД и далее с ей происходит все то же, что и с обычным журналом регистрации в Excel: она сохраняется в PDF и записывается на внешний носитель.

Вот так несложно происходит закрытие журналов регистрации запрошлый год.

Новые журналы регистрации взамен закрытых начинаются либо прямо сегодня, либо в тот день, когда в организации будет создан первый документ, который учитывается в отдельной форме. начаты журналы будут с №1.

Image by cooldesign/ www.freedigitalphotos.net

Пн, Январь 9 2017 » Учет документов

7 Responses

  1. Надежда Январь 10 2017 @ 17:10

    Евгения, добрый день!
    С Новым Годом!!!
    Спасибо за полезную статью!

  2. Евгения Кожанова Январь 10 2017 @ 20:04

    Здравствуйте, Надежда! Спасибо, и вас с праздниками!)))

  3. Юлия Январь 13 2017 @ 08:07

    Добрый день! У нас в журнале регистрации (бумажный вариант) входящих писем зарегистрировано за 2016 год только 5 писем, можно ли чуть ниже зарегистрированного последнего письма внести итоговую запись за 2016 год и с нового листа начать 2017 год и нумерацию конечно же новую?

  4. Евгения Кожанова Январь 13 2017 @ 09:56

    Здравствуйте, Юлия!
    Журнал имеет срок хранения 5 лет. Если вы начнете в том же журнале регистрировать 2017-й год, то после его закрытия его нужно будет хранить тоже 5 лет. получится, что 2016-й просуществует лишний год. Если это не смущает, то пожалуйста, можно начать 2017-й год с №1.

  5. Екатерина Февраль 14 2017 @ 19:08

    Добрый день!
    С начала года перешли на СЭД. В организации по номенклатуре существует переписка с ООО»Ромашка» (ведется полностью в СЭД — под индексом 01) и «Иными организациями» (документы поступают на бумажных носителях и в СЭД — под индексом 02). Каков порядок регистрации входящих и исходящих документов «Иные организации» в книге учета? Руководство настаивает, чтобы в книгах учета регистрировались только бумажные носители, но так как документы поступают и по СЭД и имеют один индекс 02 порядковый номер регистрации в журнале учета сбивается. Писать все порядковые номера, но не заполнять графы документов пришедших по ЭДО?Как в таких случаях заполнять книги учета? А также, стоит ли заводить журнал служебных записок, сели все они заводятся в ЭДО и направляются исполнителям? Большое спасибо.

  6. Евгения Кожанова Февраль 15 2017 @ 07:46

    Здравствуйте, Екатерина!
    Регистрируются все документы, независимо от того, на каком они носителе. Как именно регистрируются — уже на ваше усмотрение. Можно, например, отдельно учитывать письма на бумажном и на электронном носителе, хотя смысла в этом нет никакого. Книга учета заполняется в общем порядке для всех писем. Что касается служебок, то если при создании их в ЭДО журнал их регистрации не заполняется автоматически, то учет тоже нужен.

  7. Екатерина Февраль 15 2017 @ 16:45

    Евгения
    спасибо Вам большое за ответ!

Добавить комментарий