Профессиональный блог Евгении Кожановой

Итоговая запись к номенклатуре дел

Мы помним, что номенклатура дел – учетный документ архива. Целый год она помогала нам вести дела и определять для них сроки хранения. А сейчас, в середине февраля, когда абсолютное большинство дел должно быть уже закрыто, составляется итоговая запись к номенклатуре дел. Теперь нужно учесть количество дел всех категорий и свести их в единую таблицу.






Форма итоговой записи предложена Правилами архивного дела от 2015 года в Приложении №25. Итоговая запись – неотъемлемая часть номенклатуры дел. Когда мы создаем номенклатуру, то после всех разделов и после запасной страницы для вновь заведенных дел сразу делаем таблицу итоговой записи. Когда кончится год, она будет заполнена вручную во всех экземплярах номенклатуры.

Заполняем графу 3

Прежде чем приступать к итоговой записи, нужно заполнить графу 3. Именно эта графа – источник данных для заполнения формы записи.

Как мы помним, при составлении номенклатуры дел третья графа «Количество дел» осталась пустой. Год закончен, дела закрыты, и только теперь настало ее время: в нее предстоит записать, сколько единиц хранения каждого дела фактически образовалось в компании.

В графу «Количество дел» вносятся единицы хранения: дело одно, а томов за год могло набраться и 2, и 10, и даже сотня. Вот это-то количество и вносится в третью графу.

номенклатура дел

Переходящие дела

Тут же нужно ставить отметку о том, что дело переходящее (если оно, конечно, таким является). Что такое переходящие дела, можно узнать в специальной статье по ссылке, а здесь коротко: это дела, которые не закрыты в ушедшем году и будут продолжены в новом. Например, судебное дело, дело клиента, действующий ЛНА, личное дело работника и так далее. Отметку можно поставить в графе «Примечание».

Итоговая запись к номенклатуре дел

инструкция по работе в архиве
И только теперь, когда мы точно знаем количество единиц хранения каждого дела, итоговая запись к номенклатуре дел может быть заполнена. Все вопросы уже должны отпасть сами собой, нам остается элементарно посчитать количество томов дел каждой из категорий и перенести цифры в таблицу, после чего суммировать их.

итоговая запись к номенклатуре дел

 

Кто подписывает итоговую запись?

В форме итоговой записи, которая утверждена Правилами-2015, есть запись «Итоговые сведения переданы в архив» и поле для подписи работника, который передал сведения в архив. Здесь идет речь о том, что организации, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают в госархив, к которому прикреплены, информацию по своей итоговой записи. Если компания не является источником, этот фрагмент можно вообще убрать из формы.

После того, как итоговая запись будет готова и подписана всеми, кем должна быть подписана, номенклатура дел за ушедший год считается закрытой и сама может отправляться в архив на хранение.

 

Image by sheelamohan/ www.freedigitalphotos.net

Пн, Февраль 20 2017 » Учет документов, Хранение документов

Добавить комментарий