Профессиональный блог Евгении Кожановой

Сдаточная опись

Сдаточная опись – это документ из области архивного дела. Фактически это акт приема-передачи документов структурным подразделением компании в архив. Вообще-то, по правилам, документы передаются в архив по архивным описям. Но это если отдел ведет свой архив сам и составляет эти описи. В подавляющем большинстве организаций такого нет: работники отдают свои документы в архив, а потом уже архивариусы описывают их, оформляют на хранение и прочее. В такой ситуации нужна сдаточная опись: документ, подтверждающий передачу дел в архив.






Для чего нужна сдаточная опись

Правила архивного дела не утвердили форму сдаточной описи. Я уже сказала почему: если архив организации действует так, как должен, то сдаточная опись просто не нужна. Есть 5 видов других описей, и этого достаточно.Но будем реалистами: работники подразделений часто не успевают выполнять в срок свою собственную работу, не говоря уже о том, чтобы содержать документы в порядке. Они передают эти документы в архив, а там уже архивариус знает, что с ними делать.От акта приема-передачи сдаточная опись отличается формой. Если в акте достаточно только назвать передаваемые документы, то в описи нужны детали.
инструкция по работе в архиве

Как заполнить сдаточную опись

При заполнении описи мы считаем не документы как вид (Приказы по основной деятельности) и не единицы документов (Приказ №1, Приказ №2…). Мы считаем единицы хранения:

Приказы по основной деятельности, том 1

Приказы по основной деятельности, том 2

Приказы по основной деятельности, том 3 и так далее.

Относительно каждого тома указывается количество листов (не штук документов, а именно листов бумаги!) и крайние даты каждого. Это можно увидеть в образце.

Если в вашей компании есть регламент по архивному делу, не поленитесь: внесите туда обязанность для подразделений заполнять сдаточные описи. Коллеги, конечно, будут капризничать, что их заставляют считать количество листов в папках, но это минимум, который они должны выполнить при передаче документов.

Вся информация, которая собрана в описи, нужна не просто так: количество единиц хранения требуется архивариусу для учета, крайние даты и количество листов в томе – для того, чтобы правильно разделить дело на тома (мы помним, что в одном томе не должно быть больше 250 листов).

Составляется отдельная опись за каждый год. В нее можно вносить разные дела, несколько отделов могут составить одну общую опись – пожалуйста. Но в одной сдаточной описи должны быть документы одного года. Это тоже делается для удобства архивариуса, потому что так намного удобнее работать с переданными делами.

Сдаточная опись подписывается работником, который передает документы, и работником, который их принимает.

Форма сдаточной описи (скачать DOCX)

Посмотреть образец заполнения сдаточной описи (PDF)

Вт, Февраль 28 2017 » Создаем документы, Хранение документов

8 Responses

  1. Светлана07 Июнь 15 2017 @ 19:06

    Здравствуйте. Мне очень нужна Ваша помощь. У нас номенклатура дел ведется только 4 года. До 2011 года мы были самостоятельным юридическим лицом, потом нас передали в Центральный аппарат. У нас был сокращен бухгалтер. Лицевые счета работников по зар. плате в архив Центрального аппарата не передали. Сейчас нам пришло письмо о том, что мы должны их срочно передать в архив. Я сотрудник канцелярии и начальник сказал, что объявит мне выговор за то, что бухгалтер не сдала счета в архив, что вся вина на мне. Он прав?
    Как мне теперь их передать в архив? За какие года я должна сдать и что для этого надо. Нужно составить акт? Счета большого формата, их надо сшивать? Извините за большое кол-во вопросов. Вы мне уже неоднократно помогали. Я решила, что надо мне придется уволиться из-за этого. Наш архив мне ничего не объясняет.

  2. Евгения Кожанова Июнь 15 2017 @ 21:25

    Здравствуйте, Светлана!
    Я не могу сказать, кто виноват — надо читать ЛНА компании, должностные инструкции и другие документы, регламентирующие передачу в архив документов именно вашей компании. В любом случае без письменных объяснений работника никакого выговора быть не может. В объяснении вы можете написать (изучив предварительно все внутренние документы), чья обязанность сдавать документы в архив.
    Документы в архив организации передаются по описи. Лицевые счета работников — документы по личному составу, и вносятся в опись дел по личному составу. Статья о том, как заполнять описи здесь. Может быть и сдаточная опись, но по правилам архивного дела — по личному составу.
    Документы по личному составу подлежат полному оформлению на хранение. Статья о полном оформлении здесь.

  3. Светлана07 Июнь 16 2017 @ 08:00

    Спасибо. Евгения, но у нас никогда не было отдела кадров, всё в Центральном аппарате. Остались только лицевые счета работников. Вот мне их надо передать. Я не могу нигде найти хотя бы образец акта пересдачи и в каком виде сдавать эти карточки.

  4. Евгения Кожанова Июнь 16 2017 @ 16:31

    Светлана, такого акта нет. Рекомендую посмотреть ЛНА по архивному делу. В нем может содержаться форма акта передачи. Если ЛНА нет, то по правилам архивного дела документы передаются из подразделений в архив организации по описям.

  5. Анна Февраль 6 2018 @ 12:52

    Здравствуйте, Евгения!
    Прошу Вас о помощи!
    Я уже столько всего перечитала, но, видимо, архивирование-это не мое.Чем больше читаю статьи, нормативные документы, вопросы-ответы, тем больше запутываюсь. Я не архивариус, не документовед и даже не делопроизводитель по образованию, я-юрист.Но занимаюсь всем понемножку по мере необходимости и по поручениям руководства. Отсюда и все мои проблемы.В связи со сменой руководящего состава учреждения (подведомственное учреждение органа исполнительной власти г.Москвы) и новой политикой руководства уволились почти все, в т.ч. начальник отдела координации деятельности и делопроизводства, который хоть что-то смыслил в делах архивных.Под угрозой выговоров за неисполнение или ненадлежащее исполнение поручений, связанных с архивированием документов и передачей документов в Объединенный архив, руководство в приказах обязало меня взять на себя ответственность за ведение архива. Также составило План мероприятий по оформлению архива учреждения за 2014-2016 гг. и в срок до 25.02.2018 предписало мне отобрать дела согласно номенклатуре дел на 2014,2015, 2016 гг. с разными сроками хранения («постоянно», по личному составу- «75 лет» или «50 лет», с временным сроком хранения свыше 10 лет, до 10 лет, составление описей о выделении к уничтожению документов с временными сроками хранения до 5 лет, по которым вышел срок хранения, согласование описей с ЭПК органа исп.вл.,которому мы подчиняемся, составление исторической справки, предисловия к описям по личному составу, заключение госконтракта на архивирование докмуентов, указанных в первых пунктах, составление и передачу описей для согласования на ЭПК органа исп.вл, передаче документов в Объединенных архив по описям.Во-1, все это до 25.02.2018.Это реально в полном объеме? И что я могу успеть до этой даты?Во-2, я вообще не могу никак понять, как разделить документы по срокам и даже по видам? Что значит по личному составу? В-3, как составить описи о выделении к уничтожению с сроком до 5 лет? Я даже не улавливаю, какие документы с таким сроком? И потом, четко не пояснили и не хотят пояснять, о каких документах речь? У нас несколько отделов и у всех большие объемы документов.Могу утверждать, что пояснений я так и не дождусь. В таким случае мне начинать с запроса в отделы о заполнении сдаточной описи с надеждой, что они самостоятельно и грамотно занимались с 14 г. формированием своих дел по видам и срокам согласно номенклатуре дел.Я ничего не понимаю! Умоляю, распишите,пожалуйста, возможный механизм действий!..У меня есть большое желание взяться за это дело и сделать качественно, но это так сложно…особенно с учетом сложившейся психологической обстановки, когда начальство вообще собирается меня уволить по статье.Я хотела бы стать специалистом, который хотя бы на среднем уровне разбирается в архивном деле, однако, с каждым днем я все больше осознаю, что лишь сильнее запутываюсь.Я буду Вам бесконечно благодарна за помощь!..Если можно, как для ребенка, потому что я действительно никогда не занималась ничем подобным и пытаюсь изучить эту тему только пару-тройку дней подряд, а сроки поджимают.Надо хоть что-то начать делать.Прошу прощения за многословность.С уважением Анна.

  6. Евгения Кожанова Февраль 7 2018 @ 07:13

    Здравствуйте, Анна!
    За 20 дней это не реально. Если у вас большая организация, то на то, что вы написали, нужно несколько месяцев.
    Если намерены взяться за это (срок оставляем за скобками), то начните с поиска номенклатур. От вас требуют упорядочения дел по номенклатурам дел, вот и запросите эти номенклатуры за все требуемые годы. По поводу определения сроков хранения читайте на сайте по тэгу «срок хранения», то же и с личным составом.

  7. Анна Февраль 6 2018 @ 14:59

    Евгения, появились новые обстоятельства. Бывший начальник отдела, который и занимался подготовкой документов для архивирования и списания, сообщил мне, если я вообще правильно его поняла, что он уже систематизировал все папки перед своим увольнением, остается только «архивировать то, что нужно архивировать, и уничтожить то, что нужно уничтожить».По номенклатурам уже есть все папки.Мне она велела просто каким-то образом раздобыть номенклатуры(руководство не выдает мне)и уже в соответствии с ними продолжать начатую работу.Так вот что подразумевается под архивированием и уничтожением того, что подлежит архивированию и уничтожению??? Как в данном случае работать по номенклатурам? Какие мои дальнейшие действия после того, как у меня окажутся на руках номенклатуры? Что остается оформить мне с учетом проделанной работы бывшим сотрудником?Благодарю.

  8. Евгения Кожанова Февраль 7 2018 @ 07:16

    Анна, если вам руководство не дает номенклатуры, то архивирования не получится. Это центральный документ. Сохраните у себя все запросы, чтобы могли доказать — просили номенклатуры, но не получили.
    Архивирование — оформление на хранение документов, срок хранения которых еще не истек, уничтожение — физическое уничтожение тех документов, у которых истек срок хранения. Но чтобы разделить документы на эти две группы, нужны номенклатуры.

Добавить комментарий