Профессиональный блог Евгении Кожановой

Сдаточная опись

Сдаточная опись – это документ из области архивного дела. Фактически это акт приема-передачи документов структурным подразделением компании в архив. Вообще-то, по правилам, документы передаются в архив по архивным описям. Но это если отдел ведет свой архив сам и составляет эти описи. В подавляющем большинстве организаций такого нет: работники отдают свои документы в архив, а потом уже архивариусы описывают их, оформляют на хранение и прочее. В такой ситуации нужна сдаточная опись: документ, подтверждающий передачу дел в архив.






Для чего нужна сдаточная опись

Правила архивного дела не утвердили форму сдаточной описи. Я уже сказала почему: если архив организации действует так, как должен, то сдаточная опись просто не нужна. Есть 5 видов других описей, и этого достаточно.Но будем реалистами: работники подразделений часто не успевают выполнять в срок свою собственную работу, не говоря уже о том, чтобы содержать документы в порядке. Они передают эти документы в архив, а там уже архивариус знает, что с ними делать.От акта приема-передачи сдаточная опись отличается формой. Если в акте достаточно только назвать передаваемые документы, то в описи нужны детали.
инструкция по работе в архиве

Как заполнить сдаточную опись

При заполнении описи мы считаем не документы как вид (Приказы по основной деятельности) и не единицы документов (Приказ №1, Приказ №2…). Мы считаем единицы хранения:

Приказы по основной деятельности, том 1

Приказы по основной деятельности, том 2

Приказы по основной деятельности, том 3 и так далее.

Относительно каждого тома указывается количество листов (не штук документов, а именно листов бумаги!) и крайние даты каждого. Это можно увидеть в образце.

Если в вашей компании есть регламент по архивному делу, не поленитесь: внесите туда обязанность для подразделений заполнять сдаточные описи. Коллеги, конечно, будут капризничать, что их заставляют считать количество листов в папках, но это минимум, который они должны выполнить при передаче документов.

Вся информация, которая собрана в описи, нужна не просто так: количество единиц хранения требуется архивариусу для учета, крайние даты и количество листов в томе – для того, чтобы правильно разделить дело на тома (мы помним, что в одном томе не должно быть больше 250 листов).

Составляется отдельная опись за каждый год. В нее можно вносить разные дела, несколько отделов могут составить одну общую опись – пожалуйста. Но в одной сдаточной описи должны быть документы одного года. Это тоже делается для удобства архивариуса, потому что так намного удобнее работать с переданными делами.

Сдаточная опись подписывается работником, который передает документы, и работником, который их принимает.

Форма сдаточной описи (скачать DOCX)

Посмотреть образец заполнения сдаточной описи (PDF)

Вт, Февраль 28 2017 » Создаем документы, Хранение документов

4 Responses

  1. Светлана07 Июнь 15 2017 @ 19:06

    Здравствуйте. Мне очень нужна Ваша помощь. У нас номенклатура дел ведется только 4 года. До 2011 года мы были самостоятельным юридическим лицом, потом нас передали в Центральный аппарат. У нас был сокращен бухгалтер. Лицевые счета работников по зар. плате в архив Центрального аппарата не передали. Сейчас нам пришло письмо о том, что мы должны их срочно передать в архив. Я сотрудник канцелярии и начальник сказал, что объявит мне выговор за то, что бухгалтер не сдала счета в архив, что вся вина на мне. Он прав?
    Как мне теперь их передать в архив? За какие года я должна сдать и что для этого надо. Нужно составить акт? Счета большого формата, их надо сшивать? Извините за большое кол-во вопросов. Вы мне уже неоднократно помогали. Я решила, что надо мне придется уволиться из-за этого. Наш архив мне ничего не объясняет.

  2. Евгения Кожанова Июнь 15 2017 @ 21:25

    Здравствуйте, Светлана!
    Я не могу сказать, кто виноват — надо читать ЛНА компании, должностные инструкции и другие документы, регламентирующие передачу в архив документов именно вашей компании. В любом случае без письменных объяснений работника никакого выговора быть не может. В объяснении вы можете написать (изучив предварительно все внутренние документы), чья обязанность сдавать документы в архив.
    Документы в архив организации передаются по описи. Лицевые счета работников — документы по личному составу, и вносятся в опись дел по личному составу. Статья о том, как заполнять описи здесь. Может быть и сдаточная опись, но по правилам архивного дела — по личному составу.
    Документы по личному составу подлежат полному оформлению на хранение. Статья о полном оформлении здесь.

  3. Светлана07 Июнь 16 2017 @ 08:00

    Спасибо. Евгения, но у нас никогда не было отдела кадров, всё в Центральном аппарате. Остались только лицевые счета работников. Вот мне их надо передать. Я не могу нигде найти хотя бы образец акта пересдачи и в каком виде сдавать эти карточки.

  4. Евгения Кожанова Июнь 16 2017 @ 16:31

    Светлана, такого акта нет. Рекомендую посмотреть ЛНА по архивному делу. В нем может содержаться форма акта передачи. Если ЛНА нет, то по правилам архивного дела документы передаются из подразделений в архив организации по описям.

Добавить комментарий