Профессиональный блог Евгении Кожановой

Акт об уничтожении документов

акт об уничтожении документов

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое 🙂 ) или выбросить в мусор. Уничтожение документов строго актируется. В этой статье разберем акт об уничтожении документов, который имеет некоторые свои особенности в составлении и утверждении. Как обычно, вы сможете скачать форму акта и заполненный образец.



Школа Отличного секретаря:

видеоурок Экспертиза ценности документов

Акт об уничтожении документов: форма и образец

Форма акта об уничтожении документов унифицирована. Она утверждена Правилами архивного дела от 2015 года. Ее полное наименование – Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Предлагаю вам скачать форму акта об уничтожении документов в формате .docx. Она уже имеет все нужные графы, и составителю нужно только ее заполнить. Кстати, в Инструкции по архивному делу для коммерческих организаций все формы такие, и секретарю остается минимум работы. Рекомендую ознакомиться.

Скачать образец заполнения акта об уничтожении документов (PDF)

Заполнение акта

Акт об уничтожении документов делится на два блока. В первом перечисляются документы, которые будут уничтожены. Во втором актируется непосредственно уничтожение.

Первая часть акта

К составлению акта об уничтожении документов приступают после того, как завершена экспертиза ценности документов. На этом этапе уже понятно, что будет уничтожено, что – внесено в описи, а что простоит свой срок хранения «просто так», без учета и оформления.

Уничтожение документов обычно предваряет составление описей. Во-первых, после уничтожения освобождается место. Причем чем дольше в компании не уничтожали документы, тем больше места освободится. Во-вторых, это намного более быстрый процесс, чем описывание документов.

«Шапка» акта делится на две части. Справа – гриф утверждения. Об этом ниже. Сосредотачиваемся на левой. Здесь указывается наименование компании, полное или краткое Дата акта – дата его утверждения, номер – очередной порядковый. В норме в организации составляется один акт об уничтожении документов в год, но никто не ограничивает и от большего их количества. Особенно в первые годы существования архива актов может быть много.

Основная часть текста акта начинается со ссылки на нормативный правовой акт, устанавливающий сроки хранения уничтожаемых дел. Здесь может быть указан только перечень 2010 года, а может быть и несколько документов, как в моем образце. Правил два: а) здесь перечисляются все НПА, устанавливающие сроки хранения дел, которые уничтожаются; б) секретарь (архивариус) должен знать, какое из уничтожаемых дел на каком основании уничтожается. Впрочем, последнее и так написано в таблице.

Таблица акта состоит из восьми граф.

1 – порядковый номер записи;

2 – заголовок дела (групповой заголовок документа)

В отличие от описи, в акт об уничтожении документов дела вносятся не по единицам хранения, а комплексно: Приказы по основной деятельности, счета-фактуры, накладные и т.п. Расписывать их по томам не нужно.

3 – годы

В продолжение сказанного выше: в акте об уничтожении одна строка может быть посвящена документам сразу за несколько лет (см. пример).

4 – номер описи

5 – номер единицы хранения по описи

Четвертая и пятая графы попадают в акт об уничтожении документов только в том случае, если в компании ведется полноценный архив, и часть уничтожаемых дел в свое время была внесена в описи. Если описей пока нет, или они есть, но уничтожаемые дела в них не внесены (например, все имеют пятилетний срок хранения или относятся еще к тем временам, когда описей не было), то 4 и 5 графы из акта исключаются. Правила архивного дела это допускают. В моем примере напротив некоторых дел стоит информация об описях, а у тех дел, которые не описываются (служебные записки) в графах 4 – 5 стоит прочерк.

Если уничтожаемые дела содержатся в описях, графы заполняются (см. пример). В 4-й указывается порядковый номер описи (1/ЛС, 1/Пост, 1/10л и т.д.). В пятой – номера уничтожаемых единиц хранения. Как вы знаете, в описях каждой единице хранения дела (тому) присваивается уникальный порядковый номер в архиве. Предположим, уничтожаются приказы по личному составу, имеющие 5-летний срок хранения. Тогда в 4-ю графе будет указан соответствующий номер описи по личном составу (например, 1/ЛС), а в пятой – номера уничтожаемых единиц хранения. И ничего страшного, если номера идут не подряд из-за того, что это приказы за разные годы:

Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков | 1/ЛС | 236-255, 596-624 |

6 – количество единиц хранения

Здесь указывается общее количество уничтожаемых единиц хранения каждого дела. Напоминаю: единица хранения – это один том.

7 – сроки хранения и номера статей по перечню

Здесь составитель акта должен еще раз указать на основание для уничтожения, причем если выше просто перечислялись НПА со сроками хранения, то здесь нужно указать конкретную статью каждого НПА. Если компания уничтожает документы на основании разных НПА (не только по перечню 2010 года), то графу можно переименовать в «Сроки хранения и их источники», как в моем примере.

8 – примечание

Графа «Примечание» традиционно предназначена для всевозможных пометок, которые нельзя поместить в другие графы. Например, что дело электронное.

В эту таблицу вносятся все документы, которые будут уничтожены.

В конце цифрами и прописью пишется, сколько всего единиц хранения оправится на уничтожение. Подписывает эту часть акта либо начальник архива, либо работник, ответственный за хранение документов. Перед утверждением акт согласуется на заседании экспертной комиссии организации, а если ЭК нет, то придется последовательно собрать визы согласования начальников всех подразделений, чьи документы уничтожаются.

Утверждение

Особенность акта об уничтожении документов в том, что он утверждается генеральным директором организации не после того, как полностью готов (как большинство других документов), а после того, как составлена его первая часть. И это объяснимо: директор видит, какие документы планируется уничтожить и, если сочтет нужным, может «спасти» какие-то из них. Если бы акт утверждался уже после уничтожения, директор всего лишь удостоверял бы факт необратимого уничтожения. Толку от такого утверждения мало.

Таким образом, к формулированию второй части акта переходим после утверждения первой. Дополнительно утверждать вторую не нужно: «кухня» уничтожения документов руководителю компании не интересна.

Вторая часть акта

Физическое уничтожение документов производится только после того, как глава компании утвердит первую часть акта.

Я предлагаю вам ту форму акта, которая утверждена Правилами-2015. Здесь подразумевается, что документы сдаются на уничтожение специальной организации. При этом они взвешиваются, и этот вес отражается в акте. Ни количество электронных носителей, ни общее количество уничтожаемых мегабайт форма также не предусматривает. Если уничтожаются только бумажные документы, то фраза про электронный носитель вообще убирается из акта. Затем указывается наименование организации-подрядчика и данные договора.

Но уничтожить документы компания может и сама, если есть возможность: печь на производстве, промышленный уничтожитель и т.п. Об этом нужно написать в акте, но немного по-другому, например:

Документы в количестве 244 единицы хранения уничтожены в производственном помещении ООО «АБВ» по адресу г. Москва, ул. Заводская, д.23, корп.3, цех №5 путем сжигания в присутствии членов экспертной комиссии:

должность члена ЭК, личная подпись, расшифровка подписи, дата

должность члена ЭК, личная подпись, расшифровка подписи, дата

(расписываются все присутствовавшие при уничтожении члены ЭК)

В случае передачи документов на уничтожение подрядчику членам ЭК расписываться нигде не нужно: ответственность за документы несет подрядчик. Если компания уничтожает своими силами, то комиссию, хотя бы частично, нужно собрать. Достаточно будет трех человек.

Вторую часть акта подписывает тот, кто сдал документы подрядчику или организовал уничтожение на производстве.

Затем следует отметка «Изменения в учетные документы внесены» и подпись ответственного за это работника. Учетные документы – это описи дел. Графа примечания в них предназначена как раз для этих отметок: «Уничтожено. Акт от … №….».

Пн, Июнь 19 2017 » Хранение документов

6 Responses

  1. Инга Февраль 26 2018 @ 13:47

    Здравствуйте, Ирина!
    Подскажите пожалуйста, как списывать документы лаборатории за старые годы (ни разу их не списывали), если она перешла в 2016 году из ЗАО в ФБУ (по сути это все одна организация). Документы должны были списать по 2015 год еще в ЗАО????. Но по условиям аккредитации лаборатории они должны хранить документы 5 лет.

  2. Евгения Кожанова Февраль 26 2018 @ 20:14

    Здравствуйте, Инга!
    Уничтожает документы в 2018 году ФБУ, оно и составляет акт. В 2018 году можно уничтожить документы с 5-летним сроком хранения, завершенные делопроизводством не позже 2012 года..

  3. Инга Февраль 27 2018 @ 10:42

    А это будет законно, ведь в ЗАО частная форма собственности, и все документы по 2015 год, принадлежат ЗАО. Акта передачи дел в ФБУ не делали. На какой нормативный документ можно сослаться. И по номенклатуре какого года тогда их можно списывать??7 Так как на 2018 год были составлены новые номенклатуры,отличающиеся от старых.

  4. Евгения Кожанова Февраль 27 2018 @ 20:36

    Если ФБУ является правопреемником ЗАО, то законно. Правовая основа — ГК РФ, в той части, что рассказывает о реорганизации. Если ЗАО ликвидировалось без правопреемника, то передачу в архив документов и уничтожение должна была организовывать ликвидационная комиссия.
    Документы уничтожаются по номенклатурам тех лет, к которым относятся.

  5. Татьяна Март 21 2018 @ 04:24

    Добрый день! Работаю в архиве организации. Структурные подразделения уничтожают у себя дела временного (до 10 лет) хранения. Акт приносят мне на подпись и один экземпляр оставляют. И вот у меня наверно несколько вопросов к Вам! Подскажите пжл! Надо мне составлять протокол с заседанием экспертной комиссии, где я выношу на рассмотрение акты об уничтожении? Кто должен вносить изменения в учетные документы? Или мне вообще не брать акты, так как повторюсь, что дела уничтожаются не в архиве, а в отделах? Спасибо!

  6. Евгения Кожанова Март 21 2018 @ 08:20

    Здравствуйте, Татьяна!
    Если вы являетесь лицом, ответственным за архив, то ни одна бумажка не должна уничтожаться без вашего ведома. Акт на уничтожение согласуется с ЭК, уничтожение (если это делается в организации своими силами) актируется. Изменения в учетные документы вносите вы. Отделы вообще не должны ничего уничтожать сами.

Добавить комментарий