Бесплатные объявления Delovoy.net

26 комментариев

  1. Инга говорит:

    Здравствуйте, Ирина!
    Подскажите пожалуйста, как списывать документы лаборатории за старые годы (ни разу их не списывали), если она перешла в 2016 году из ЗАО в ФБУ (по сути это все одна организация). Документы должны были списать по 2015 год еще в ЗАО????. Но по условиям аккредитации лаборатории они должны хранить документы 5 лет.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Инга!
      Уничтожает документы в 2018 году ФБУ, оно и составляет акт. В 2018 году можно уничтожить документы с 5-летним сроком хранения, завершенные делопроизводством не позже 2012 года..

  2. Инга говорит:

    А это будет законно, ведь в ЗАО частная форма собственности, и все документы по 2015 год, принадлежат ЗАО. Акта передачи дел в ФБУ не делали. На какой нормативный документ можно сослаться. И по номенклатуре какого года тогда их можно списывать??7 Так как на 2018 год были составлены новые номенклатуры,отличающиеся от старых.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Если ФБУ является правопреемником ЗАО, то законно. Правовая основа — ГК РФ, в той части, что рассказывает о реорганизации. Если ЗАО ликвидировалось без правопреемника, то передачу в архив документов и уничтожение должна была организовывать ликвидационная комиссия.
      Документы уничтожаются по номенклатурам тех лет, к которым относятся.

  3. Татьяна говорит:

    Добрый день! Работаю в архиве организации. Структурные подразделения уничтожают у себя дела временного (до 10 лет) хранения. Акт приносят мне на подпись и один экземпляр оставляют. И вот у меня наверно несколько вопросов к Вам! Подскажите пжл! Надо мне составлять протокол с заседанием экспертной комиссии, где я выношу на рассмотрение акты об уничтожении? Кто должен вносить изменения в учетные документы? Или мне вообще не брать акты, так как повторюсь, что дела уничтожаются не в архиве, а в отделах? Спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна!
      Если вы являетесь лицом, ответственным за архив, то ни одна бумажка не должна уничтожаться без вашего ведома. Акт на уничтожение согласуется с ЭК, уничтожение (если это делается в организации своими силами) актируется. Изменения в учетные документы вносите вы. Отделы вообще не должны ничего уничтожать сами.

  4. Татьяна говорит:

    Добрый день! Готовлю акт о выделении к уничтожению документов. Документы относятся к тому периоду, когда было ОАО, сейчас АО. Евгения, что мне в акте указывать, какое наименование организации? Спасибо!

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна!
      Акт готовит АО.

  5. Лена говорит:

    Добрый день, Евгения!
    Подскажите пожалуйста, можно ли включить в список на уничтожение документы 2013 года, в коронке срок хранения будет указано 3 года НД от 2011 года (в соотвествии со сроком хранения,указанном в НД от 2011)?
    И если срок хранения не определен нормативными документами, могу ли я написать в Акте в строке — срок хранения — в соответствии с решением ЭК. Если да, то решение нужно оформлять в форме документа?

  6. Лена говорит:

    Евгения, спасибо, прочитала статью, т.е если будет протокол ЭК, который устанавливает срок хранения, в акте на уничтожение в строке — сроки хранения- я могу указать протокол заседании ЭК от .. № .. ? Правильно поняла?

  7. Екатерина говорит:

    Здравствуйте, у нас мед.учреждение и мы уничтожили старые истории болезней с помощью специальной сторонней организации. Нам выдали 3 экземпляра акта об уничтожении. Кому необходимо отдать эти акты помимо архива?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Екатерина!
      Пока храните два оставшихся экземпляра вместе. Информацию об уничтоженных документах может запросить контролирующая ваш документооборот инстанция.

  8. Татьяна говорит:

    Добрый день! Евгения, подскажите, для АО, которое не является источником комплектования гос.архивов, нужна ли в акте о выделении документов к уничтожению строка о годовых разделах описей? Если мы закрепим форму акта в своём Положении о делопроизводстве без этой строки(т.е. фактически изменим форму акта, указанного в Правилах хранения 2015 года)мы нарушаем законодательство? Или некоторые «переделки под себя» всё же допустимы? Направьте, пожалуйста, где прочитать нужную информацию?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна! Если вы не источник комплектования, то можно убрать строку об утверждении описей ЭПК архивного учреждения.

  9. Ирина говорит:

    Добрый день. Евгения, уточните, пожалуйста. 1. Уничтожение проводится только на основании внешних норм актов (Перечней)? Если «да», то какую роль тогда в уничтожении играют номенклатуры дел? 2. Если в 2019 году выделяются к уничтожению док-ты «дочек» за 1998-2010 гг., то на основании чего проводить это уничтожение: Перечней или номенклатур? Номенклатур прошлых лет у нас нет, соответственно, остаются только Перечни. Будет ли правомерным указать в акте ссылки на статьи ПТУДа 2010 года, хотя док-ты 2000х годов? Заранее Благодарю.

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина!
      Основание для уничтожения — всегда срок хранения документа, указанный в федеральных или отраслевых нормативах. А ваша локальная номенклатура в этом процессе — только носитель информации. В перечне 1000 статей для всех организаций, а в номенклатуре — список только ваших документов за конкретный год и сроки хранения для них. Поэтому при составлении акта ссылаемся не на номенклатуру, а на перечни и НПА.
      Перечень-2000 не действует. Документ от 1999 года уничтожаем на основании Перечня-2010.

      • Ирина говорит:

        Спасибо огромное за ответ, Евгения. Попутно задам еще один вопрос. В 2016 году были утверждены акты на уничтожение док-в, но физически утилизировать их не смогли. В 2017 году акты повторили по содержанию точь-в-точь, утилизацию снова не произвели. В 2018 году снова повторили все те же акты и наконец уничтожили документы. Меня волнует отсутствие актов об утилизации за 2016-2017 гг. Как грамотно и корректно отразить подобную ситуацию документально? Может быть подколоть акт об утилизации в 2018г к актам об уничтожении за 2016 и 2017 гг?

        • Евгения Кожанова говорит:

          Ирина, добрый день! Вы не обязаны уничтожать документы год в год, как только истек срок хранения. Акта за 2018 вполне достаточно: выделили и уничтожили, когда сочли нужным.

  10. Ирина говорит:

    Евгения, здравствуйте. Спасибо за уточнение информации. Далее просто мои рассыждения о сложившейся ситуации. При такой политике совсем не понимаю логику архивного законодательства: организация обязана ежегодно проводить ЭЦД, по результатам которой часть-док-в выделяется к уничтожению (Правила 2015г), но при этом совершенно не обязана их утилизировать год в год (отсутствие данного требования в архивных правилах подтверждает Ваши слова). Безусловно, в условиях отсутствия финансов на проведение утилизации док-в данная возможность актуальна для использования компаниями, но ведь при таком подходе из года в год можно «на бумаге» проводить процедуру ЭЦП, не доводя ее до логического завершения.
    И, если можно, задам Вам еще один вопрос по определению срков хранения технических док-в. Понятно, что это ПНТД 2007г., гр. 5 для Заказчика и гр. 6 для эксплуатационных орг-ций, «изначально не являвшихся заказчиками документации». Наша организация по большей части всегда является изначально заказчиком и эксплуатаном объектов строения, соответственно, получается, что мы не должны руководствоваться нормами графы 6 или все-таки и это имеет место быть??? НО как это понять…?

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Ирина! То, что организация не обязана уничтожать документы год в год, означает, что если срок хранения документа истек, а документ востребован в организации, он не уничтожается. Для этого и существует экспертиза ценности документов. В норме проведение ЭЦД означает последующее уничтожение, то есть мы «затеваем» не ЭЦД, а уничтожение скопившихся документов с истекшими сроками хранения. Ради любви к искусству ЭЦД не проводят, потому что это пустая трата ресурсов: мы выяснили, какие документы на до уничтожить, и что дальше? После ЭЦД всегда есть результат: уничтожение (для всех) и предача документов в архив (для организаций, в которых есть архив). Следовательно, если нет денег на уничтожение документов, то и ЭЦД не проводится и откладывается до лучших времен. Да, по правилам ЭЦД проводится ежегодно, но ее пропуск — не тяжкое преступление и даже самой суровой проверке легко можно доказать, что документы востребованы и уничтожать их нельзя.

    • Евгения Кожанова говорит:

      По поводу второго вопроса: если не можете выбрать между двумя сроками хранения, выбирайте больший. Но графа назвается «… не являвшихся заказчиками», а вы говорите, то по большей части заказчики.

  11. Ирина говорит:

    Извиняюсь за допущенные опечатки в посте, в частности: «проводить процедуру ЭЦП», конечно же имелось ввиду ЭЦД 🙂

  12. Татьяна говорит:

    Наша организация сама разрабатывает и утверждает инструкции по охране труда и пожарной безопасности для работников. Правильно ли я понимаю, что срок хранения подлинников этих инструкций постоянно ст.27а ПТУД?
    Если нет, то подскажите какую статью взять? Спасибо

    • Евгения Кожанова говорит:

      Здравствуйте, Татьяна! Да, верно.

Оставить комментарий