Профессиональный блог Евгении Кожановой

Оформление обложки дела

оформление обложки дела

В работе секретаря важна не только аккуратность, но и своевременная сдача бумаг в архив. При формировании папки возникает немаловажная проблема: оформление обложки дела. Именно ей и посвятим эту статью. Мы ответим на самые распространенные вопросы: должна ли обложка быть чистой, Должны ли быть на ней реквизиты, если да, то какие, обложку можно распечатать и наклеить или все записи должны быть от руки написаны на самой папке?




Перечислим последовательность при формировании дела: собираем документы (например, приказы «по личному составу» или же по «основной деятельности»), сшиваем их в картонную папку, а заканчиваем главным – оформлением обложки дела. Подробно об этом написано в статье Полное оформление дел. Кстати, и о титульном листе дела мы уже тоже говорили, но сегодня разберем эту тему, что называется, углубленно.

Внимание! Если дело готовится к сдаче в государственный архив, то не занимайтесь самодеятельностью, даже если эта самодеятельность строится на государственных правилах архивного дела! Обратитесь непосредственно в архив, который будет принимать документы, и возьмите в нем образец оформления обложки дела – такой, с которой именно этот архив примет у вас документы. Правила правилами, но от перегибов на местах никто не застрахован.

От руки или можно приклеить?

Если дело не подлежит сдаче в государственный (муниципальный, областной или федеральный) архив, и папки с документами вы хранить будете у себя на предприятии, то существующие нормы и правила дают относительную свободу при её изготовлении. Вы её можете сформировать в электронном виде, а потом распечатать на листе формата А4 и наклеить на папку.

Так полюбившийся вам клей-карандаш или силикатный канцелярский клей категорически не советуем. Первый «карандашный» вариант слишком ненадежный, обложка не только может отклеиться, но и быть безвозвратно потеряна. Второй – пачкает обложку неприятными желтоватыми пятнами. От этого обложка выглядит совсем не эстетично. А вот старый, добрый «клей ПВА», консистенцией похожий на жидкий йогурт – самое подходящее средство. Крепко, надежно, эстетично и никаких пятен.

Если обложку будете заполнять от руки, то можно использовать темные чернила или тушь. Они долговечны и не теряют яркости на протяжении 20-50 лет. Допустимо заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой. Категорически запрещены: любые цветные чернила (синие, красные, фиолетовые и так далее), любые фломастеры, любые маркеры. Любым гелевым ручкам на обложке архив говорит категорично: «НЕТ!». Еще немаловажный момент, если текст от руки пишется на обложке, соблюдаем отступ от краев не менее 5 сантиметров.

инструкция по работе в архиве

Оформление обложки дела, регламент и примеры

Процесс регламентируется несколькими документами, перечислим их:

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, они утверждены Приказом №526 Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 (Правила-2015).
  2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Они, например, не уточняют последовательность вынесения информации на обложку, однако в своем тексте используют слова «на обложке указывается…», «основными реквизитами обложки дела являются…» (смотрите подробности в п. 3.6.18).

Правила-2015 — основной нормативный документ по архивному делу в России на сегодня. Он обязателен для всех организаций.

Обложка дела, оформленная в соответствии с Правилами-2015

Продолжим перечислять документы, обратите внимание на перечисленные ниже. Они все тоже содержат примеры обложек дел, но а) являются обязательными только для тех ведомств, для которых разработаны, и б) в двух слчаяхиз трех утверждены раньше, чем появились Правила-2015:

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, (утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76, могут быть полезны в работе приложение №11, №12, №13, №24).
  • Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 1 декабря 2016 г. N 556, Приложение №17);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации (утверждена приказом Федеральной таможенной службы от 09.07.2014 №1331, п. 10.2.15).

Обычному ООО или АО лучше следовать Правилам-2015.

Заканчиваем тему «оформление обложки дела» и приводим второй, заключительный пример. Он составлен на основе Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа Российской Федерации, протокол от 17-18 октября 2006 г. 2 и решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 г. № 2). Строго говоря, эти рекомендации обязательны только для Москвы, но и в регионах им с удовольствием следуют, либо составляют на их основе свои правила.

Обложка дела, оформленная в соответствии с Методическими рекомендациями

Вывод

Если документы будут однозначно храниться только в вашем архиве, оформление обложки дела происходит по Правилам-2015, распечатывая и наклеивая на картон. Если дела готовятся к сдаче в архив, то прежде, чем заниматься оформлением томов, лучше проконсультироваться с этим архивом.

Пт, Сентябрь 1 2017 » Хранение документов

4 Responses

  1. Татьяна Март 1 2018 @ 11:52

    Добрый день!Евгения, меня интересует правильный срок хранения «Документы об аттестации мест по условиям труда». По Перечню: 45 л., (1) ст. 602 (примечание- при тяжелых, вредных и опасных условиях труда- 75 л.). Условия труда подходят под 75 л., а сдают в архив 45 л. Какой все-таки ставить срок хранения: 45 или 75? Если все-же 75 л., как быть с другими делами, которые сдавались ранее? Спасибо!

  2. Евгения Кожанова Март 1 2018 @ 19:56

    Здравствуйте, Татьяна!
    Сдавать в архив на 75 лет. Вы же сами пишете, что места вредные.
    В учетные записи по ранее сданным документам внести правки.

  3. Елена Май 7 2018 @ 16:25

    Здравствуйте, Евгения! Скажите пожалуйста, а каким должен быть шрифт на обложке дела? Нигде не могу найти эту информацию.
    И как правильно написать заголовок на деле Номенклатура. К примеру, для передачи в архив оформляем номенклатуру дел организации за 2016 г, но утверждена она в декабре 2015. Какими будут крайние даты? Дата утверждения или все-таки год самой номенклатуры?

  4. Евгения Кожанова Май 7 2018 @ 19:39

    Здравствуйте, Елена!
    Можно просто написать 2016, то есть год самой номенклатуры. Но практика показывает, что в разных архивах могут быть разные требования, так что если есть возможность, то лучше уточнить.
    Что касается шрифта, то НД — документ компании и оформляется в соответствии с правилами оформления документов организации. Если в инструкции по делопроизводству написано, что фирменный шрифт Arial, значит Arial. Универсальный шрифт — Times New Roman, 12 или 14 размер.

Добавить комментарий