Профессиональный блог Евгении Кожановой

Как всё успевать?

как все успеватьВам хронически не хватает времени и вы вынуждены брать работу на дом? Просыпаясь утром, вы чувствуете усталость и едете на работу в плохом настроении? У вас был напряженный день, а по его итогам не сделано и половины дел? Если вы ответили хотя бы один раз «Да!», то сегодня мы дадим несколько советов о том, как все успевать.





Начнем сразу с главного. Четко провести грань между работой в офисе и личной жизнью: на службе не говорить о своей личной жизни, а дома не докучать своим домочадцам проблемами на работе. Перерыв в несколько часов позволит хотя бы немного отдохнуть дома от работы, а на работе от дома.

Приезжать на работу желательно заранее, за 10-15 минут до начала рабочего дня. Так вы спокойно настроитесь на рабочий лад, будет время спокойно выпить чаю или кофе. Обратите внимание на творческих людей: актеры входят в образ, перед выходом на сцену, а писатели ловят вдохновение от своей музы. Даже боксеры – и те перед выходом на ринг настраивают себя на бой с соперником. Никто не бросается в важные дела прямо с порога.

Высыпайтесь. Старайтесь посвящать сну не менее 6-7 часов. Так, если вам утром вставать в 6 утра, то не позднее 23-00 должен быть отбой. Исключите за час до сна телевизор и просмотр страниц в социальных сетях. Учёные установили, что голубое свечение экранов телевизоров и смартфонов мешают организму отойти в царство Морфея. А вот утром, наоборот – гаджет поможет быстрее проснуться.

Фотография рабочего дня

Распечатайте лист бумаги, в виде таблицы. Пусть каждая строка означает 15 минут вашего рабочего времени. Так, если в вашем графике 8 часов, то в таблице должно быть 32 строки (временные диапазоны: с 9-00 до 9-15, с 9-16 до 9-30, с 9-31 до 9-45 и так далее). Запишите в эту таблицу (в фотографию рабочего дня) то, чем вы занимались в течение этого времени. Часто потери времени наблюдаются из-за досадных мелочей. Плохо работающий компьютер или мышка, затянутые разговоры с коллегами (кто-то плохо формулирует свои мысли и слишком часто злоупотребляет вашим вниманием), частые перекуры или чаепития с коллегами. Как все успевать? Никак, если приходится постоянно отвлекаться на мелочи и тратить время зря. Технику можно попросить отремонтировать IT-отдел, словоохотливым коллегам предложить свои проблемы излагать вам в письменном виде (по электронной почте), а курить можно и бросить. Перед вами – ваше время, и оно уходит каждый час. Жаль тратить его на пустяки.

Если вам мешает сосредоточиться шумное окружение, то при выполнении срочных заданий можно воспользоваться наушниками или принести на работу беруши.

Как все успевать

Многие ошибочно полагают, что можно одновременно сразу сделать несколько дел «на пятерку». Гай Юлий Цезарь, возможно, владел секретом того, как все успевать, но он был один и вошел в историю, а вот большинству людей важна концентрация именно на том деле, которое они выполняют. Здесь снова может пригодиться фотография рабочего дня, но ее вы уже будете вести в ежедневнике. В нем вы четко можете прописать план работы и временные промежутки (каждые пятнадцать минут), чем вы будете заниматься.

Например, с 9-00 до 9-30 вы проверяете электронную почту, отвечаете на письма. Спустя три часа с 12-31 до 13-00 – снова её проверяете. И за час до окончания рабочего дня – отвечаете на входящую корреспонденцию. Можно выделить для себя окна в расписании, которые вы посвящаете телефонным звонкам и служебным разговорам с коллегами. Если вы секретарь или делопроизводитель выделите около часа на работу с архивом или на изучение действующего законодательства. Не стоит пользоваться социальными сетями, в личных целях, на работе. Они незаметно крадут ваше время (по разным оценкам от часа до двух в сутки).

Главный секрет – в концентрации на чем-либо одном. Либо вы говорите по телефону, либо вы пишите служебную записку руководителю, либо вы принимаете входящую корреспонденцию у почтальона, либо регистрируете исходящую документацию, либо вы ведете карточку учета, либо вы проводите расчеты в бухгалтерской программе и так далее.  Беритесь за одно дело, как его выполнили, приступайте к следующему.

Биоритмы

И последний совет о том, как все успевать. А еще понаблюдайте за своим самочувствием (за своим биоритмом), наиболее важные и трудоемкие дела лучше делать в фазу вашей наивысшей физической и психологической активности. Так, если вы «сова» – то во второй половине дня, а если «жаворонок» – то в первой. Оценки по пятибалльной системе, насколько хорошо вы себя чувствуете, в течение дня вы можете проставлять в фотографию рабочего дня, а потом спустя неделю проанализировать.

Сб, Сентябрь 2 2017 » Психология

Добавить комментарий