Профессиональный блог Евгении Кожановой

Подписание документов в отсутствие директора

подписание документов в отсутствие директораКак правильно поступить секретарю, если генерального директора нет на месте, появление не предвидится, а количество документов, ожидающих подписи, только увеличивается? Представим, что шеф уехал в очередной отпуск, в срочную командировку или находится на больничном. Не все бумаги могут долго ждать возвращения первого лица компании. Тема сегодняшнего разговора – подписание документов в отсутствие директора.




Дальнейший разговор имеет смысл только в том случае, если отсутствие генерального директора оформлено документально: есть приказ о том, что он уходит в отпуск, приказ о командировке, больничный и т.п. Если шеф просто «пропал», то остается только его разыскивать: любое подписание документов любым другим работником будет неправильным.

Если документ может дождаться возвращения генерального директора, то лучше так и сделать. Как правило, в отсутствие директора осуществляется подписание самых срочных документов.

Подписание документов в отсутствие директора: правила

Процитируем п. 2.3.1.11 «ГСДОУ. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утверждены приказом № 33 Главного архива СССР от 23 мая 1988 – довольно давно, но их никто не отменял, да и более молодые правила повторяют то же самое):

«Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности».

Итак, правил всего три:

  • Пишем реальную должность и ФИО замещающего;
  • Если проект документа нельзя переделать, вносим должность и ФИО от руки;
  • Не используем никаких косых черт и предлогов «За».

Штатное замещение

Это называется штатное замещение: на предприятии есть человек, на которого так или иначе раз и навсегда возложена обязанность замещать генерального директора в периоды отсутствия последнего. Замена наступает автоматически: в 8:55 секретарь сообщает всем, что шеф заболел и не придет, а в 9:00 место председательствующего на планерке уже занимает штатный заместитель. Никакой дополнительной бюрократии разводить не нужно.

Штатное замещение может быть оформлено приказом по основной деятельности. Кроме того, соответствующая информация вносится в трудовой договор заместителя и в его должностную инструкцию. Не помешает так же выпустить доверенность с перечислением документов, которые этот работник имеет право подписывать. За всеми этими документами надо тщательно следить и вовремя обновлять или отменять.

Исполнение обязанностей

Если штатного замещения нет, то возлагать обязанности придется в реальном времени. Кандидатура замещающего работника, как правило, есть всегда. В крайнем случае можно набрать директора и спросить, на кого возлагать обязанности.

Издается приказ по личному составу. И здесь нужно внимательно следить за формулировками: либо мы пишем

Назначить исполняющим обязанности генерального директора коммерческого директора

Либо

Возложить обязанности генерального директора на коммерческого директора

От того, что будет написано в приказе, зависит оформление реквизита «подпись» на документах

Подписание документов в отсутствие директора: реквизит «Подпись»

Независимо от того, штатное у нас замещение или оно производилось в срочном порядке, реквизит оформляется в зависимости от того, что написано в приказе.

Хорошо внизу дописать, на каком основании документ вместо генерального директора подписывает другой работник. Если замещение оформлено приказом, пишутся регистрационные данные приказа. Если есть доверенность, то данные доверенности.

Подписание документов в отсутствие директора при формулировке «возложить обязанности»:

Коммерческий директор                         Фурман         М.А. Фурман

Приказ от 01.01.2017 №1 «О возложении обязанностей генерального директора на время его отсутствия»

При формулировке «назначить исполняющим обязанности»:

И.о. генерального директора                 Фурман         М.А. Фурман

Доверенность от 13.09.2017 №54

Если проект документа нельзя изменить и в нем уже оформлен реквизит «Подпись»:

Генеральный директор                                                    Е.К. Козлов

И.о. генерального директора          Фурман        М.А. Фурман

Приказ от 13.09.2017 №215-ЛС

Чт, Сентябрь 14 2017 » Реквизиты документов, Создаем документы

Добавить комментарий