Профессиональный блог Евгении Кожановой

Хранение конвертов в архиве

Хранить или не хранить? – часто возникает вопрос насчет конвертов, в которых пришли письма на почтовый адрес предприятия. Мы уже писали о том, в каких конкретно случаях хранятся конверты. Наша тема сегодня – конверты в делах: хранение конвертов в деле и помещение их во внутреннюю опись.



Любая, даже совсем небольшая организация сталкивается с валом входящей бумажной корреспонденции. Приходят по почте: коммерческие предложения, повестки в суд, письма с объявленной ценностью, образцы продукции, поздравительные открытки и даже оригиналы заявлений на прием или увольнение сотрудников с работы.

Хранение конвертов: когда оставляем

Как правило, делопроизводитель принимает решение хранить конверт, а потом подшивать его в дело в двух случаях:
1) Когда дата, указанная в письме и дата отправки указанная на конверте значительно отличается. Не день-два, а месяц или неделя-две;
2) Если адрес отправителя есть только на конверте, а в тексте письма он отсутствует.
Но бывают и такие начальники-перестраховщики, которые категорически настаивают на том, чтобы конверты хранились и в менее значимых случаях. Секретарю остается тогда только подчиниться и оформить хранение конвертов правильно.

инструкция по работе в архиве
Пока документы не сданы в архив, допустимо конверт прикалывать к письму скрепкой или скобой степлера. Когда делопроизводитель готовит дело к передаче в архив, скобу степлера необходимо снимать с конверта. Далее подшивать отдельно не только письмо, но и конверт. По порядку складываются в дело и нумеруются: письмо, приложения к нему, и только потом конверт. Следите за тем, что бы после подшивки конверта в дело на нем остались читаемы штампы и адреса, ведь только ради них мы его и сохраняем.
А вот как выглядит конверт во внутренней описи дел и документов:хранение конвертов

Пт, Сентябрь 15 2017 » Хранение документов

Добавить комментарий