Профессиональный блог Евгении Кожановой

Электронные документы в отделе кадров

электронные документы в отделе кадровУправленческие документы организаций переходят в электронный вид буквально с каждым днем. Система кадрового документооборота значительно отстает в этом плане от организационно-распорядительных документов. Многие «продвинутые» руководители задаются вопросом: а можно ли вообще весь документооборот в кадровом делопроизводстве сделать электронным и отказаться от бумаги вообще? Имеют ли право на существование электронные документы в отделе кадров, разбираемся в статье.





К сожалению, ответ отрицательный: документы кадрового делопроизводства перевести в электронный вид в массовом порядке нельзя. По крайней мере, на сегодняшнем этапе развития технологий электронного документооборота в России. Конечно, есть некоторые исключения, но если и у работодателя, и у работников (включая уборщиц и прочий технический персонал) нет усиленных квалифицированных электронно-цифровых подписей (ЭЦП), то весь кадровый документооборот компании ведется исключительно в бумажном виде. Некоторым исключением являются дистанционные работники, но даже в общении с ними кадровики перестраховываются и в 9 случаях из 10 предпочитают электронной подписи Почту России.

Это слишком серьезно

Перечислим документы, для которых электронный документооборот не предусмотрен в принципе:

  • Книга учета движения трудовых книжек (и вкладышей в них);
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Обе книги должны быть в обязательном порядке пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, опломбированы. Это обязывает делать п. 41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

  • Трудовая книжка – по определению бумажный документ;
  • Личная карточка (в прошлом унифицированная форма «Т-2») – обязательный для ведения и бумажный документ, который требует личных подписей кадровика и работника;
  • Другие документы, на которых требуется личная подпись работника и работодателя: трудовые договоры, формы ознакомления с ЛНА, ознакомление с приказами по личному составу.

Электронные документы в отделе кадров

Документы, которые не требуют личных собственноручных подписей, могут быть электронными. Как правило, на сегодняшний день в большинстве организаций это всевозможные учетные формы: журналы регистрации. Например, журнал регистрации кадровых приказов. Их спокойно можно вести в специальной программе для кадровиков, в общей СЭД (системе электронного документооборота) предприятия или в сети Интернет, через облачное хранилище, например, GoogleDocs. Другими словами, регистрировать кадровые документы точно так же, как и управленческие.

Пн, Сентябрь 18 2017 » Отдел кадров

Добавить комментарий