Профессиональный блог Евгении Кожановой

Документы в личном деле работника

документы в личном деле работникаВести личные дела работников организация не обязана, в отличие от личных карточек. Но если личные дела все-таки ведутся, то Инспекция по труду будет требовать, чтобы это делалось правильно. С июля 2017 года заметно ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Самое время проверить документы в личном деле работника и привести их в идеальный порядок.





У любого дела, и личное дело сотрудника не исключение, есть логика в формировании и должна соблюдаться установленная последовательность в расположении документов. Документы в личном деле работника начинают накапливаться в день его поступления на работу по следующему списку:

— заявление о приеме на работу (оригинал);

— личный листок по учету кадров или анкета (не путайте с личной карточкой Т-2 – это отдельный документ, который не попадает в личное дело!);

— автобиография (если практикуется);

— характеристика, рекомендации (если есть), направление на работу (если принимается молодой специалист);

— копии документов об образовании (диплом о среднем образовании, диплом о высшем образовании и так далее);

согласие на обработку персональных данных (оригинал, экземпляр работодателя);

— трудовой договор (оригинал, экземпляр работодателя);

— обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если есть);

— копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении с ним;

— оригинал или копия должностной инструкции с подписью об ознакомлении с ней.

Сюда же может быть вложена копия паспорта, копии СНИЛС и ИНН. Но имейте в виду – в день увольнения работника все копии его личных документов должны быть изъяты из личного дела и уничтожены: этого требует законодательство о персональных данных.

Документы в личном деле работника: копим в период работы

По мере развития карьеры сотрудника на предприятии увеличивается и его личное дело. Кадровик добавляет в него в порядке создания:

  • дополнительные соглашения к трудовому договору (оригиналы);
  • копии приказов о переводах (исключая временные переводы), изменении формы оплаты труда;
  • акты приема-передачи дел при переводах;
  • аттестационные листы;
  • акты о нарушении трудовой дисциплины и объяснительные записки и т.д.

Обратите внимание, что приказы о взысканиях, сведения о командировках (не превышающих одного календарного месяца) и отпусках в личных делах сотрудников не хранятся. Исключение составляет только, если сотрудник находится в длительной зарубежной командировке.

При увольнении личное дело работника закрывается. Последними документами в нем станут:

  • заявление об увольнении (или соглашение сторон)
  • копия приказа об увольнении.

После этого из дела убираются копии личных документов, нумеруются страницы, составляется внутренняя опись документов личного дела, и оно отправляется на хранение.

Вт, Сентябрь 19 2017 » Отдел кадров

2 Responses

  1. Елена Декабрь 3 2018 @ 15:24

    Добрый день! Работаю секретарем, раньше присвоением табельных номеров занимался бухгалтер, после проверки трудовой инспекции у нас было замечание, что табельные номера должны быть прописаны в приказах и в личной карточке. Начала разбираться, оказалось, что у некоторых сотрудников десятизначные номера (пример 0000000025), а у некоторых трехзначные, причем, когда программа дошла до цифры 999, остановилась и продолжила всем новым сотрудникам присваивать табельный номер 999 (сейчас новый бухгалтер, причину найти не смогла). Читала разную информацию, правила присвоения табельных номеров не регламентируются. Могу ли я создать свои правила и с нового 2019 года пронумеровать всех сотрудников по-новому?

  2. Евгения Кожанова Декабрь 5 2018 @ 20:47

    Здравствуйте, Елена!
    Можете. Нужно издать приказ об этом и составить таблицу (можно прямо в тексте приказа), где был бы указан старый номер и новый.

Добавить комментарий