Профессиональный блог Евгении Кожановой

Организация совещания

организация совещанияСовещание – один из самых эффективных способов коммуникации в офисе и один из самых распространенных. За один рабочий день руководитель может провести сразу несколько совещаний, начав с утренней пятиминутки и закончив многочасовым заседанием. Помощник руководителя при этом если и не присутствует на каждом из них, то точно знает, с кем и о чем совещается шеф. А чаще всего организация совещания от и до ложится на хрупкие плечи помощника.





Совещания можно поделить на запланированные и срочные. Запланированные совещания могут быть прописаны корпоративным календарем предприятия или быть частью выработанной традиции (например, по вторникам с 9-00 проходят совещания руководителя с производственниками, а по пятницам в 12-00 с отделом продаж и так далее). Срочные совещания могут быть инициированы устным распоряжением руководителя лично или по телефону. Задание на его сбор могут направить электронным письмом.

Организация совещания

Получив задание организовать совещание, секретарь сначала составляет список тех, кто должен на нем присутствовать. Затем нужно определиться с местом проведения – оно зависит от количества участников. Несколько человек уместятся и в кабинете у директора, а для большего числа коллег понадобится свободная переговорная. Дополнительно стоит поинтересоваться у шефа, какие технические средства должны быть доступны: бумага, ручки, раздаточные материалы, доска для презентаций, проектор, стаканы и питьевая вода и так далее. Может быть, нужно дополнительно пригласить переводчика.

Когда число участников и место проведения будут определены, секретарь производит рассылку приглашения по корпоративной почте. В нем должны быть указаны: дата встречи, время начала совещания, место проведения, повестка дня. Иногда к приглашению прикладываются в электронном виде документы для предварительного ознакомления (в случае необходимости).

Если сотрудникам можно электронной рассылкой напомнить о совещании, то приглашенные специалисты в офис из других компаниях могут быть дополнительно проинформированы секретарем по телефону. Если на совещании планируется несколько спикеров, то может быть установлен регламент по времени. Регламент ставится как на само сольное выступление, так и на последующие прения.

Если руководитель не может быть в назначенное время на совещании, и его  подменяет заместитель или иной старший сотрудник, то секретарь ему дублирует на электронную почту (или передает лично из рук в руки) всю необходимую документацию.

Во время совещания

Настал день совещания, до его начала осталось несколько минут. Но организация совещания еще не закончилась. Секретарь сверяет список приглашенных с пришедшими на встречу коллегами. Выясняет причины отсутствия сотрудников и сообщает об этом руководителю. При необходимости приглашает заместителей.

Вполне возможно, что в ходе совещания потребуется ведение протокола. Его ведет либо сам секретарь, либо назначенный на эту функцию участник деловой встречи. Протокол может вестись одновременно с ходом совещания, либо разговоры могут быть записаны на диктофон, расшифрованы, затем в письменном виде представлены руководителю.

Если протокол ведет кто-то другой, то во время совещания секретарь находится на своем рабочем месте в приемной. Покидать рабочее место или (если очень нужно уйти) оставлять его без присмотра не рекомендуется. Может явиться нежданный посетитель, состояться важный звонок, да и руководителю вполне могут понадобиться услуги помощника.

Если секретарь понимает, что директора нужно немедленно отвлечь от участия в совещании – например, если звонит кто-то из руководящей организации или пришел посетитель из категории «везде, всегда, при любых обстоятельствах», – не нужно врываться в переговорную и громогласно объявлять, что случилось. Секретарь пишет всю нужную информацию на листе бумаги, спокойно входит в зону переговоров, не прерывая совещания, передает её своему начальнику и ждет от него устных или письменных указаний.

Ср, Сентябрь 20 2017 » Общаемся на работе

Добавить комментарий