Профессиональный блог Евгении Кожановой

Электронные документы в делопроизводстве

электронные документы в делопроизводствеМы уже выяснили, какие документы кадрового делопроизводства можно безболезненно перевести в электронный вид. А как быть с канцелярией? Сразу скажу: ситуация намного радужнее по сравнению с кадрами. Какие электронные документы в делопроизводстве могут и уже давно должны существовать, разбираемся в статье.




Понятно, что уровень использования информационных технологий в каждой компании разный. Кто-то уверенно подходит к отказу от бумаги, пока их соседи по этажу осваивают электронные журналы регистрации в Excel… Но независимо от того, какие документы и в каком количестве переводятся в электронный вид, нужно придерживаться следующего правила: оригинал документа всегда один. И он либо бумажный, либо электронный. Оригинальный экземпляр документа на двух носителях существовать не может.

Электронные документы в делопроизводстве: служебная переписка

Докладные и служебные записки вполне можно ввести в электронный документооборот. При этом в компании должна действовать инструкция по делопроизводству, в которой будет установлено, какие именно виды переписки и документов ведутся исключительно в электронном виде.
Было бы большой ошибкой считать, что обычная переписка по электронной почте решит эту задачу. Служебная записка, как и всякий управленческий документ, содержит реквизиты, которые а) придают ей юридическую силу, б) позволяют идентифицировать. Простого электронного сообщения для этого мало.
Если есть финансовая возможность, то лучше сразу на предприятии установить лицензионную СЭД (систему электронного документооборота) и начинать работу на этом специализированном программном обеспечении. Если это пока не возможно, то можно воспользоваться бюджетным вариантом, например технологиями облачных решений в сети Интернет (GoogleDocs).
Протоколы внутренних служебных совещаний (по аналогии со служебными и докладными записками) можно также быстро перевести в цифровую форму.

Электронная подпись внутренних документов

Одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, является подпись. Для электронного документа – электронная подпись. Для внешнего использования у генерального директора есть усиленная квалифицированная, а работникам хватит и простой. Простой электронной подписью работник может подписать служебную записку или другой внутренний документ при условии, что в инструкции по делопроизводству написано, что такая подпись имеет юридическую силу, равную собственноручной подписи, а работник с этой инструкцией ознакомлен.
Ни в коем случае нельзя подписывать простой электронной подписью кадровые документы или расписываться об ознакомлении с ЛНА. Отречься от нее работник может в любой момент, а суд, скорее всего, встанет на его сторону. Простая электронная подпись – только для внутренних информационно-справочных документов!

Журналы регистрации документов

В первую очередь лучше перевести в электронный вид журналы регистрации документов. Сразу станет ощутимой экономия рабочего времени секретаря. Ведь в электронной базе данных в разы быстрее осуществляется поиск. Кроме того, электронные журналы эффективнее в плане информационной безопасности. Бумажные аналоги могут быть потеряны, могут сгореть, быть подвержены механическому разрыву или затоплению, могут быть просто-напросто украдены или сфотографированы на телефон. Электронным документам, тем более хранящимся на облаке, все это не грозит.

Внешняя коммуникация

Переписываться по электронной почте можно и нужно. Важно делать это правильно, позаботившись о юридической силе электронной переписки.
Для того, что бы переписка по электронной почте с клиентами или поставщиками (с организациями-контрагентами) могла иметь юридическую силу, сравнимую с бумажным документооборотом, необходимо этот пункт подробно прописать в договорах.
Например:
5. Прочие условия
5.1. Стороны признают юридическую силу переписки по вопросам исполнения условий настоящего Договора, осуществляемой при помощи электронной почты. Электронные адреса сторон для обмена электронными сообщениями указаны в п. 7 настоящего Договора. Датой передачи электронного сообщения является день его отправления. Автоматическое уведомление программными средствами считается подтверждением получения адресатом электронного письма по электронной почте.

Что оставляем на бумаге

Личные заявления сотрудников (прием и увольнение с работы) и объяснительные записки разумнее оставить в бумажной, классической форме. Это – документы по личному составу, многие из которых вскоре станут основанием для издания приказа по личному составу, который является бумажным документом. Кроме того, подлинность собственноручно написанного заявления работник не сможет оспорить, а электронного документа – вполне.
Акты разумнее также оставить на «бумаге». Напомним, что акты составляются по факту события (авария, прием и передача материальных ценностей, окончание работ, дисциплинарный проступок и так далее). Документ подписывается членами комиссии и не всегда на месте события есть компьютер, а для каждого сотрудника – персональная электронная подпись. Более того, особенно на производстве или в системе жилищно-коммунального хозяйства акты часто полностью составляются от руки. А вести один и тот же вид внутренних документов и в бумажном, и в электронном виде – это усложнять самому себе жизнь.

Чт, Сентябрь 21 2017 » Создаем документы

Добавить комментарий