Профессиональный блог Евгении Кожановой

Хранение личных карточек

хранение личных карточекЛичные карточки обязательны для ведения работодателем. Эти документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому к ним предъявляются особые, повышенные требования. Хранение личных карточек следует осуществлять или в шкафу, запираемом на ключ (желательно несгораемом) или в сейфе.




С сотрудника, передавшего свои персональные данные, при приеме на работу берется согласие на их обработку. Доступ к его личной карточке имеют только кадровик, секретарь и руководитель предприятия по служебной необходимости. Личная карточка – обязательный документ, вести его обязаны работодатели на своих сотрудников. Предпочтительная форма – унифицированная Т-2.

Личная карточка заводится в день приема нового коллеги на работу, а в последний его рабочий день форма «Т-2» закрывается. Оформляя увольнение работника, не забудьте взять подпись увольняемого в его личной карточке.

Хранение личных карточек

Естественно, не следует разбрасывать личные карточки сотрудников на своем рабочем столе, словно это опавшие осенние листья в городском парке или в лесу. Личные карточки следует хранить в запираемом на ключ шкафу или в сейфе. Категорически запрещается оставлять личные карточки без присмотра. Правило простое: поработали с документами и вернули их обратно «под замок».

Личные карточки формируются в дела по годами увольнения работников. Уволился работник, закрыли его карточку и поместили в дело. Внутри дела личные карточки располагаются по алфавиту. Год закончился – передали в архив папку «Личные карточки уволенных работников за 2017 год».

Личные карточки обычно сшивают в тома, хотя некоторые и оформляют каждую в собственную обложку. Можно и так, и так. Нельзя только увязать личные карточки в связки и хранить их в таком виде. Это документ долговременного (50 лет, ст. 658 Перечня) хранения, так что картонная обложка быть должна.

Таким образом, в одном томе могут быть личные карточки работников, заведенные в разные годы. Объединяет их все год увольнения работника.

Если компания ведет личные дела работников, то хранение личных карточек и личных дел производится отдельно друг от друга! Кажется логичным поместить личную карточку в личное дело, но так делать нельзя.

Вт, Октябрь 10 2017 » Отдел кадров, Хранение документов

Добавить комментарий